PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER

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1 PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER MARZO DE 2015

2 1. OBJETIVO Presentar el Programa de Gestión Documental de CENS S.A. E.S.P. donde se puntualiza la normatividad archivística, los recursos físicos y tecnológicos y los procedimientos e instructivos que hacen parte del Sistema de Gestión Documental en CENS. 2. ALCANCE El Sistema de Gestión Documental, permite obtener eficiencia en el manejo documental; brindar confiabilidad, oportunidad y disponibilidad de los documentos; agilizar procesos de investigación y juicios fiscales, y apoyar el desarrollo de los procesos misionales y administrativos de la Organización. 3. GLOSARIO Previo al inicio de las actividades propias del Programa de Gestión Documental y a fin de que el producto final sea óptimo, para tales fines se debe establecer un acuerdo en la conceptualización, interpretación e integración de una serie de conceptos archivísticos. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida o recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. La aplicación de este concepto dentro de la noción de Archivo Total, es el que permite considerar la función archivística como un todo desde el momento de la producción del documento hasta cuando se decide su disposición final. ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el

3 transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir de testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública en razón de sus actividades o funciones, la asimilación de este concepto es fundamental para definir y delimitar el campo de acción de la función archivística, lo que evitará que se apliquen métodos propios de disciplinas afines como la Bibliotecología para la clasificación de los fondos documentales o darle tratamiento archivístico al material bibliográfico. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución. ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia a la vez a todos los soportes documentales y al proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final. INSTRUMENTO DE CONTROL: es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos; y en la fase de valoración relaciones, tablas de retención documental, registros general de entrada y salida, relaciones y actas de eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo. NORMALIZACIÓN: unificación simplificadora de los productos y de los métodos, a fin de facilitar las tareas, mejorar los rendimientos y disminuir los costos de un proceso. NEUTRALIZACIÓN DEL PAPEL: operación de restauración con soluciones especiales, ligeramente alcalinas, para eliminar el exceso de acidez del papel. NORMA: regla de conducta imperativa o usual. Disposición legal, Ley como cuerpo orgánica, precepto dispositivo de orden jurídico menor.

4 REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS: obtención de copias de documentos por diferentes métodos. REPROGRAFÍA: conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fotografía y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y la digitalización. IDENTIFICACIÓN: Consiste en una operación previa a la clasificación que conduce al conocimiento del órgano y de las unidades administrativas que producen los documentos y sus funciones a través, si es posible, de la normativa que los origina y también de los tipos documentales producidos como consecuencia y expresión de las actuaciones de ese órgano en el ejercicio de sus funciones. FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. SECCIÓN: es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. SUBSERIE DOCUMENTAL: Son todas aquellas subdivisiones que se desprenden de las series y que reúnen documentos de estructura y contenido homogéneos conformando los expedientes. EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y recibidos orgánica y funcionalmente por una proceso o área productora en la resolución de un mismo asunto. Siendo los expedientes los que materializan el concepto de serie documental, su correcta conformación será la que garantice la organización de los archivos, permita evidenciar el estado de los trámites su correcto cumplimiento y el ágil acceso a la documentación. TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple, con características internas y externas que lo definen y distinguen como tal.

5 UNIDAD DOCUMENTAL: Los tipos documentales producidos en desarrollo de los trámites administrativos, conforman la unidad documental, simple cuando se habla de un tipo documental o compleja cuando la unidad documental esta compuesta por varios tipos documentales, por ejemplo Orden de Comisión: Solicitud, certificado de permanencia, reporte e gastos. LEGAJO: en los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental. ORGANIGRAMA: representación gráfica de la estructura organizacional. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: proceso archivístico que cosiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. ARCHIVO DE GESTIÓN: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO HISTÓRICO: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, ciencia y la cultura. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Consiste en la ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental

6 (fondo, sección, y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. ORDENACIÓN: operación mediante la que se unen los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. FOLIACIÓN: numeración consecutiva que se asigna en la parte superior derecha a cada una de las hojas que componen un expediente y que se realiza con lápiz de mina negra para la foliación primaria. TRASFERENCIAS PRIMARIAS: remisión de los documentos de archivo de gestión al central, de conformidad con lo señalado en la Tabla de Retención Documental correspondiente. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: remisión desde el archivo de gestión o central al histórico de los documentos declarados como de valor histórico, de conformidad con lo señalado en la tabla de retención documental o tabla de valoración correspondientes. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: proceso de análisis de los documentos de archivo de sus agrupaciones, materializando en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. INSTRUMENTO DE CONSULTA: documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos del que deriven los instrumentos se pueden distinguir, instrumentos de control (fases de identificación y valoración e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión) NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIPCION ARCHIVISITICA ISAD (G): adoptada por el Consejo Internacional de Archivos en 1993 con el propósito de normalizar la descripción de documentos de archivo, facilitar la recuperación e intercambio de información, propiciar la existencia de puntos de acceso o encabezamientos autorizados. Es aplicable en su totalidad a los archivos históricos. Incluyéndole algunas adiciones, a través del ICONTEC Colombia.

7 GUÍA: instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación. INDICE: lista alfabética o numérica de términos de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como instrumentos de descripción. INVENTARIO: instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final. RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la Tabla de Retención de Documentos TRD y Tabla de Valoración Documental TVD

8 RESERVA LEGAL: restricción legal al acceso a ciertos documentos. El artículo 13 de la ley 57 de1985 determina que la reserva sobre documentos de archivos públicos cesará a los 30 años DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, este concepto se encuentra claramente reflejado en una de las columnas de la TRD y/o TVD. ELIMINACIÓN: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. DEPURACIÓN: operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen MUESTREO: Proceso por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros. SELECCIÓN DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. De acuerdo con la serie que se este analizando, puede ser cualitativa es decir que tenga en cuenta características internas o externas de los expedientes, o cuantitativa cuando se realiza con la ayuda de técnicas matemáticas y estadísticas. SERVICIOS DE ARCHIVO: proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información. PLAN DE CONTINGENCIA: conjunto de estrategias diseñadas con el ánimo de ser aplicadas, durante y luego de la presentación de una emergencia a fin de minimizar los daños que pueden ocasionarse tanto al personal a cargo como archivos. PROYECTO DE DESCRIPCION: formulación de actividades en tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y descripción de una determinada unidad archivística, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en fuentes primarias: El plan contempla, entre otros aspectos, evaluación de requerimientos de términos descriptivos, aspectos físicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatización de los datos propios de la descripción archivística.

9 ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución público o privada, en el transcurso de su gestión. CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite para las instituciones. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. 4. PROCEDIMIENTOS 4.1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS Recibir y controlar la documentación impuesta en CENS con el fin de garantizar su trazabilidad e integración con los procesos de la empresa logrando así un desempeño organizacional competitivo. Alcance: Inicia en: Recibir y verificar requisitos del documento o registro y Termina en: Recibir, verificar y archivar reporte Radicación de documentos: Consiste en registrar y controlar cada una de las actividades relacionadas con la radicación de documentación recibida, para lograr una óptima utilización de los recursos tecnológicos y humanos que permitan eficiencia en la funcionalidad del proceso así como también el registro oportuno de la documentación. Alcance: Recibir y verificar la documentación determinando los requisitos exigidos por la Empresa. Termina en entregar al técnico Administrativo el reporte para su verificación y archivo.

10 Digitalización e indexación de documentos: Digitalizar e indexar la documentación radicada con el fin de disponer en línea de la imagen del documento para su oportuna gestión. Alcance: Alistamiento de documentos, termina en asociar la imagen en el sistema de datos de registro de radicación PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS Elaborar la documentación de los procesos de la empresa con el fin de asegurar su gestión integral y lograr un desempeño empresarial que permita la materialización de la estrategia definida por CENS. Alcance: Inicia en: Identificar la necesidad de crear un documento o registro o modificar o eliminar un documento y termina en: Aprobar la solicitud de Cambio de Documento Notificaciones: Controlar el flujo de las notificaciones impuestas por el proceso de atención clientes PQR, con destino a los usuarios del servicio de energía eléctrica. Alcance: Iniciar WorkFLow de notificaciones en el sistema de Gestión Documental, termina en dar siguiente paso al WorkFLow de notificaciones Gestión y operación externa de documentos: Realizar despacho de la documentación impuesta por los diferentes procesos de CENS, para apoyar la gestión administrativa en la trazabilidad de los documentos producidos por las diferentes áreas y procesos de CENS. Alcance: Generar el documento de acuerdo con las herramientas ofimáticas, termina en devolver al gestor del documento devuelto por la empresa de mensajería, diligenciando la respectiva plantilla control de entrega de devoluciones documentos despachados Radicación de documentos en el sistema de gestión documental: Realizar la radicación de documentos internos y externos en el sistema de gestión documental, garantizando la optimización de los procesos de la organización y asegurando la trazabilidad de la información. Alcance: Ingresar al sistema de información documental Mercurio en la opción radicación elegir documento interno o externo; termina: en acceder al menú gestión finalizar documento, si se trata de un documento externo.

11 4.3. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS Gestionar y controlar la documentación de CENS con el fin de garantizar su disponibilidad, conservación y preservación e integridad para la toma de decisiones. Alcance: Inicia en: Gestionar Tabla de Retención Documental y termina en: Identificar y otorgar privilegios de acceso a los documentos y/o registros PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS Y/O REGISTROS Publicar los documentos y/o registros generados por los procesos en los Sistemas de Información de CENS con el fin de garantizar su disponibilidad en la gestión, mejora y toma de decisiones de los procesos. Alcance: Inicia en: Acceder a los documentos publicados en los diferentes medios y termina en: Socializar al equipo de trabajo los documentos y registros pertinentes. 5. INDICADORES NIVEL DE EFECTIVIDA EN LA RADICACION DE DOCUMENTOS RECIBIDOS Objetivo: Medir el nivel de efectividad de la radicación de los documentos que se reciben en CENS PLAN OPERATIVO SGD ULTIMO.xlsx Nota Importante: Se aclara que este programa es un preliminar, debido al cambio de la nueva estructura organizacional de CENS, fue necesario realizar ajustes.

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