LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES.

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1 LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. El presente documento contiene la descripción general de los lineamientos de la Universidad Católica de Manizales en cuanto a los procesos de gestión documental llevados en la actualidad, los cuales son necesarios para establecer los criterios de uso del Software de Gestión documental (SGD-UCM). FLUJO DOCUMENTAL 1. El Sistema de gestión documental de la UCM es una herramienta que busca reducir el flujo de documentos físicos y manejo de copias. En este sentido, el usuario será responsable del manejo electrónico de la información. 2. Es responsabilidad de la persona que genera el documento clasificarlo en el expediente correspondiente de acuerdo a la tabla de retención documental. 3. Todos los documentos recibidos, sean de tipo interno o externo, deben tramitarse de acuerdo al tiempo límite asignado, la aplicación brindará información del estado actual del documento. 4. Al recibir una notificación de recepción de un documento en SGD-UCM, cada usuario debe verificar la información y darle trámite. 5. Todos los documentos para trámite interno y externo, serán creados, consultados y tramitados en SGD-UCM. 6. Para distribuir las comunicaciones y correo físico al interior de la universidad se manejará una planilla de entrega generada por SGD-UCM. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS 1. Quienes realizan o aprueban un documento (comunicación interna, externa y actas.) son las únicas personas autorizadas para realizar modificaciones en los mismos. 1. Cuando se elabora un documento desde el sistema, será considerado borrador hasta el momento en que éste sea aprobado mediante firma. 2. Los documentos después de aprobados no podrán ser modificados, salvo aprobación explícita del administrador del sistema en cuyo caso deberá existir registro completo de la solicitud.

2 3. Todo documento debe cumplir con su normal flujo documental, lo que incluye la generación, la respuesta del mismo o la terminación si es el caso. 4. En las comunicaciones externas es responsabilidad de quien las genera, radicarlas en el sistema, imprimir el original en papel membrete y la copia en papel blanco, luego debe remitir las comunicaciones debidamente firmadas a la unidad de correspondencia con su respectivo sobre para su despacho; si las comunicaciones llegan con errores ortográficos o gramaticales, serán devueltos a la dependencia que la generó para iniciar nuevamente el proceso y se anularan en el sistema. RESPONSABILIDADES 1. Cada usuario es responsable del acceso a la aplicación SGD-UCM. El hecho de no acceder a la aplicación no lo exime de la responsabilidad para los trámites requeridos de los documentos. 2. El sistema posee un método de identificación único, que garantiza que quien acceda a éste sea quien posea nombre usuario y contraseña asignada. Esta contraseña es completamente personal, privada e intransferible. 3. Cada usuario es responsable de la información que ingresa al sistema y de las acciones que sean generadas con éste. 4. Cada usuario es responsable de cerrar sesión de la forma adecuada, para evitar que terceras personas accedan al sistema en su sesión de usuario. 5. Todas las acciones generadas en la aplicación serán registradas bajo el usuario que inicia sesión. 6. Cada usuario es responsable de tramitar sus documentos, en los tiempos establecidos en el flujo de trabajo definido en el sistema para dichos documentos. 7. Al quedar un documento en proceso, la responsabilidad del trámite respectivo es del usuario o usuarios a quien (es) le (s) fue transferido. En este punto, se deben realizar consultas de seguimiento por parte de quien inicia el trámite del documento, para determinar en qué estado se encuentra. 8. Los directores, coordinadores, jefes de unidades académico administrativo y los demás asignados, tienen la posibilidad de realizar control sobre las acciones de las personas a su cargo por medio de las opciones que contiene la aplicación habilitadas para este fin.

3 OTROS LINEAMIENTOS 1. La Unidad de Correspondencia es el área autorizada para el recibo, envío y registro de toda la correspondencia movilizada en la Universidad. 2. Todo tipo de comunicación que ingrese a la Institución será abierta, radicada y digitalizada en la ventanilla única, esto con el fin de dar trámite en la dependencia competente. 3. La información recibida tiene carácter Institucional y está protegida por protocolos de confidencialidad que deben observar todos los funcionarios que se relacionan con el proceso de Gestión Documental. 4. En la unidad de correspondencia no se recibe documentación personal. 5. Los Documentos que llegan encuadernados o argollados no se digitalizan, estos se radican y se envían como anexos de forma física a la dependencia correspondiente 6. En el caso del correo que ingresa para la comunidad de las Hermanas Dominicas de la Presentación y el Fondo de empleados no se hará la apertura de este, solo se registrara en la planilla de entrega correspondiente. 7. Las Guías anexas que llegan con todo tipo de mercancía no se digitalizan, se registran en el módulo de correspondencia y se guarda en la unidad de correspondencia por 6 meses, pasado este tiempo se eliminan. 8. Con el objeto de generar una verdadera cultura de ahorro de papel en la institución, no se imprimirán los documentos de carácter informativo que circulen a través del SGD-UCM, debido a que este permite llevar una trazabilidad y consulta de la información en tiempo real.

4 GLOSARIO Acta: Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. Comunicación externa: Tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo. Comunicación interna: Es una comunicación escrita de carácter interno; la comunicación interna se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Universidad. Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento electrónico: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos que permanece en estos medios durante su ciclo vital. Esta información es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento Informativo: Medio que sirve para dar a conocer información sobre un acontecimiento de interés institucional, bien sea académico o administrativo. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Flujo Documental: Asignación de los documentos a los flujos electrónicos, a través criterios de distribución, actividades y tiempos de atención definidos para cada proceso. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o

5 destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Sesión de usuario: Período de tiempo que un usuario se relaciona con una aplicación. La sesión de usuario comienza cuando el usuario accede a la aplicación y termina cuando sale de la misma Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

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