LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES.

Tamaño: px
Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES."

Transcripción

1 LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. El presente documento contiene la descripción general de los lineamientos de la Universidad Católica de Manizales en cuanto a los procesos de gestión documental llevados en la actualidad, los cuales son necesarios para establecer los criterios de uso del Software de Gestión documental (SGD-UCM). FLUJO DOCUMENTAL 1. El Sistema de gestión documental de la UCM es una herramienta que busca reducir el flujo de documentos físicos y manejo de copias. En este sentido, el usuario será responsable del manejo electrónico de la información. 2. Es responsabilidad de la persona que genera el documento clasificarlo en el expediente correspondiente de acuerdo a la tabla de retención documental. 3. Todos los documentos recibidos, sean de tipo interno o externo, deben tramitarse de acuerdo al tiempo límite asignado, la aplicación brindará información del estado actual del documento. 4. Al recibir una notificación de recepción de un documento en SGD-UCM, cada usuario debe verificar la información y darle trámite. 5. Todos los documentos para trámite interno y externo, serán creados, consultados y tramitados en SGD-UCM. 6. Para distribuir las comunicaciones y correo físico al interior de la universidad se manejará una planilla de entrega generada por SGD-UCM. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS 1. Quienes realizan o aprueban un documento (comunicación interna, externa y actas.) son las únicas personas autorizadas para realizar modificaciones en los mismos. 1. Cuando se elabora un documento desde el sistema, será considerado borrador hasta el momento en que éste sea aprobado mediante firma. 2. Los documentos después de aprobados no podrán ser modificados, salvo aprobación explícita del administrador del sistema en cuyo caso deberá existir registro completo de la solicitud.

2 3. Todo documento debe cumplir con su normal flujo documental, lo que incluye la generación, la respuesta del mismo o la terminación si es el caso. 4. En las comunicaciones externas es responsabilidad de quien las genera, radicarlas en el sistema, imprimir el original en papel membrete y la copia en papel blanco, luego debe remitir las comunicaciones debidamente firmadas a la unidad de correspondencia con su respectivo sobre para su despacho; si las comunicaciones llegan con errores ortográficos o gramaticales, serán devueltos a la dependencia que la generó para iniciar nuevamente el proceso y se anularan en el sistema. RESPONSABILIDADES 1. Cada usuario es responsable del acceso a la aplicación SGD-UCM. El hecho de no acceder a la aplicación no lo exime de la responsabilidad para los trámites requeridos de los documentos. 2. El sistema posee un método de identificación único, que garantiza que quien acceda a éste sea quien posea nombre usuario y contraseña asignada. Esta contraseña es completamente personal, privada e intransferible. 3. Cada usuario es responsable de la información que ingresa al sistema y de las acciones que sean generadas con éste. 4. Cada usuario es responsable de cerrar sesión de la forma adecuada, para evitar que terceras personas accedan al sistema en su sesión de usuario. 5. Todas las acciones generadas en la aplicación serán registradas bajo el usuario que inicia sesión. 6. Cada usuario es responsable de tramitar sus documentos, en los tiempos establecidos en el flujo de trabajo definido en el sistema para dichos documentos. 7. Al quedar un documento en proceso, la responsabilidad del trámite respectivo es del usuario o usuarios a quien (es) le (s) fue transferido. En este punto, se deben realizar consultas de seguimiento por parte de quien inicia el trámite del documento, para determinar en qué estado se encuentra. 8. Los directores, coordinadores, jefes de unidades académico administrativo y los demás asignados, tienen la posibilidad de realizar control sobre las acciones de las personas a su cargo por medio de las opciones que contiene la aplicación habilitadas para este fin.

3 OTROS LINEAMIENTOS 1. La Unidad de Correspondencia es el área autorizada para el recibo, envío y registro de toda la correspondencia movilizada en la Universidad. 2. Todo tipo de comunicación que ingrese a la Institución será abierta, radicada y digitalizada en la ventanilla única, esto con el fin de dar trámite en la dependencia competente. 3. La información recibida tiene carácter Institucional y está protegida por protocolos de confidencialidad que deben observar todos los funcionarios que se relacionan con el proceso de Gestión Documental. 4. En la unidad de correspondencia no se recibe documentación personal. 5. Los Documentos que llegan encuadernados o argollados no se digitalizan, estos se radican y se envían como anexos de forma física a la dependencia correspondiente 6. En el caso del correo que ingresa para la comunidad de las Hermanas Dominicas de la Presentación y el Fondo de empleados no se hará la apertura de este, solo se registrara en la planilla de entrega correspondiente. 7. Las Guías anexas que llegan con todo tipo de mercancía no se digitalizan, se registran en el módulo de correspondencia y se guarda en la unidad de correspondencia por 6 meses, pasado este tiempo se eliminan. 8. Con el objeto de generar una verdadera cultura de ahorro de papel en la institución, no se imprimirán los documentos de carácter informativo que circulen a través del SGD-UCM, debido a que este permite llevar una trazabilidad y consulta de la información en tiempo real.

4 GLOSARIO Acta: Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. Comunicación externa: Tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo. Comunicación interna: Es una comunicación escrita de carácter interno; la comunicación interna se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Universidad. Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento electrónico: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos que permanece en estos medios durante su ciclo vital. Esta información es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento Informativo: Medio que sirve para dar a conocer información sobre un acontecimiento de interés institucional, bien sea académico o administrativo. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Flujo Documental: Asignación de los documentos a los flujos electrónicos, a través criterios de distribución, actividades y tiempos de atención definidos para cada proceso. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o

5 destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Sesión de usuario: Período de tiempo que un usuario se relaciona con una aplicación. La sesión de usuario comienza cuando el usuario accede a la aplicación y termina cuando sale de la misma Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO TRAMITE DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA E INTERNA ENVIADA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO TRAMITE DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA E INTERNA ENVIADA Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para el control de la oficial interna y externa, su distribución y el envió por correo físico y/o electrónico a sus destinatarios. 2. ALCANCE

Más detalles

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO VERIFICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DIGITALES

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO VERIFICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DIGITALES Versión 2.0 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Garantizar que las comunicaciones oficiales de entrada, internas y de salida, radicadas en la ventanilla de correspondencia de Sede de la Dirección General, Regionales

Más detalles

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: PSC06 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Fecha Aprobación: agosto 30 de 2010 Nro. de páginas: 6 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de aprobación: agosto 30 de 2010 1.1. DEFINICIÓN El proceso de

Más detalles

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS El

Más detalles

producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.

producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado. 1. OBJETIVO PROCEDIMIENTO PARA EL Página 1 de 6 Controlar la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales internas y externas que llegan a la Administración Municipal, y que son

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DGD-005 00 2 de 9 1. OBJETIVO Establecer el documento que permita definir de forma sistemática las actividades inherentes al proceso de gestión documental que incluyen: producción,

Más detalles

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL Página 1 de 12 ALCALDIA MUNICIPAL PÁEZ - CAUCA DE GESTION DOCUMENTAL 2014 INTRODUCCIÓN Página 2 de 12 Siguiendo los lineamientos del archivo General de la Nación, la ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias,

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal Cucunubá Cundinamarca Comité Interno de Archivo Personero Municipal Víctor Alfonso Poveda Sánchez Secretaria de Personería Luz Elena

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Personería Municipal de Berbeo Boyacá Comité Interno de Archivo Personero Municipal Jorge Enrique Chaparro Mora 06 de Febrero de 2015 1 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN

Más detalles

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS PROCEDIMIENTO PARA EL Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer el control de los registros de tal manera que permita la identificación, acceso, almacenamiento, protección y consulta de la información que se

Más detalles

COMUNICACIONES MASIVAS GESTIÓN ADMINISTRATIVA

COMUNICACIONES MASIVAS GESTIÓN ADMINISTRATIVA 1. OBJETIVO: Proporcionar los lineamientos generales para la gestión de comunicaciones externas masivas de la Contaduría General de la Nación en el Sistema de Gestión Documental Orfeo. 2. DEFINICIONES:

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal de Choachí Cundinamarca Comité de Archivo Personero Municipal VICTOR ARCENIO PRIETO GONZALEZ Secretaria de Personería YOLANDA IBAGÓN

Más detalles

Manual de Usuario General Sistema de Administración Integral de Archivos (SAIA)

Manual de Usuario General Sistema de Administración Integral de Archivos (SAIA) Manual de Usuario General Sistema de Administración Integral de Archivos (SAIA) Página de 33 . Ingreso a SAIA c. d. a. b... Inicio de Sesión: El funcionario debe ingresar su nombre de usuario y la clave

Más detalles

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL Versión 5.0 Página 1 1.OBJETIVO: Establecer actividades para la organización de la documentación e información generada en las oficinas en los diferentes soportes de conformidad con lo establecido en la

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 01 23-12-2013 1. Introducción Una de las prioridades para cualquier Entidad, es el fortalecimiento del manejo de sus archivos, ya que estos representan la memoria

Más detalles

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD,

Más detalles

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES Página 1 de 10 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la organización, consulta, almacenamiento de los documentos del, de modo que permitan conservar y recuperar la información de manera

Más detalles

DEPARTAMENTO DE ARAUCA ALCALDIA MUNICIPAL ARAUQUITA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

DEPARTAMENTO DE ARAUCA ALCALDIA MUNICIPAL ARAUQUITA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DEPARTAMENTO DE ARAUCA ALCALDIA MUNICIPAL ARAUQUITA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO APOYO GESTION TECNOLOGICA Y DE LA INFORMACION CÓDIGO:AA-GTI-10-01 FECHA: FEB 09 VERSION: 0 Proceso: Responsable: Objeto:

Más detalles

HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Bogotá D.C, Junio de 2015 1 1 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E FECHA DE APROBACION: JUNIO DE 2015 FECHA

Más detalles

MANUAL DE IMPLEMENTACION DE LA VENTANILLA UNICA DOCUMENTAL

MANUAL DE IMPLEMENTACION DE LA VENTANILLA UNICA DOCUMENTAL Versión 01 Página 1 de 19 MANUAL DE IMPLEMENTACION DE LA VENTANILLA UNICA INSTITUTO TÉCNICO NACIONAL DE COMERCIO SIMÓN RODRIGUEZ Santiago de Cali, Valle 2011 ELABORÓ REVISÓ Y APROBÓ FIRMA NOMBRE María

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 29 de Septiembre de 2010 Colombia, Bogotá D.C. 1 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1) DEFINICION E IMPORTANCIA DE UN PGD

Más detalles

Manual de Quipux para usuarios finales

Manual de Quipux para usuarios finales Quipux, gestiona la documentación digital y/o impresa, dicha documentación puede se interna, es decir aquella que se remite y se recibe en los departamentos de la misma organización. Asimismo, el Quipux

Más detalles

MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CA-SGI-03-P01-01

MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CA-SGI-03-P01-01 MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CA-SGI-03-P01-01 Versión 0.1 29/06/2015 Página: Página 1 de 12 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA... 2 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO... 3 3. ROLES... 5 4. GLOSARIO

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 1 DE 50 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de Vigencia: CONTROL DE REVISIONES

Más detalles

UNIDAD DE NEGOCIO ENERJUBONES

UNIDAD DE NEGOCIO ENERJUBONES UNIDAD DE NEGOCIO ENERJUBONES PÁGINA 1 DE 19 CONTENIDO 1. OBJETO... 3 2. ALCANCE... 3 3. IDENTIFICACIÓN... 3 4. REFERENCIAS... 3 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD... 3 6. DEFINICIONES... 4 7. DESCRIPCIÓN

Más detalles

MANUAL VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA Y SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA Y SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL MANUAL VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA Y SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD080 R4- M01 2014 Página 1 de 42 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 5 2. OBJETIVO... 5 3. ALCANCE... 5 4. DEFINICIÓN Y SIGLAS...

Más detalles

POLITICAS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL. Proceso: GESTION DOCUMENTAL

POLITICAS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL. Proceso: GESTION DOCUMENTAL POLITICAS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Proceso: GESTION DOCUMENTAL ALCALDIA MUNICIPAL DE SARAVENA DICIEMBRE 2014 APROBADO POR EL COMITÉ DE ARCHIVO ACTA No. 6 de 2014 CONTENIDO 1 OBJETIVO 4 2 ALCANCE

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. 30-09-2013/V1 NUMERAL 3/ 5.2/ 6.3/ 6.6/ 6.7/ 6.11 DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se ajustó la denominación del cargo

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO FECHA DE DIAGNÓSTICO: GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: RESPONSABLES: Comité Interno de Archivo 1. OBJETIVO Realizar el análisis del archivo de la Personería Municipal de Choachi,

Más detalles

MANUAL PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES

MANUAL PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES Bogotá D.C., Junio de 2014 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Más detalles

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PRCD.5.1.3.1.1 VERSION: 02 DOCUMENTO CONTROLADO 1. PROPÓSITO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PRCD.5.1.3.1.1 VERSION: 02 DOCUMENTO CONTROLADO 1. PROPÓSITO 1. PROPÓSITO Establecer el procedimiento para la creación, actualización, revisión, aprobación y puesta en práctica de los documentos internos y externos requeridos para un adecuado funcionamiento del

Más detalles

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP Departamento Nacional de Planeación Bogotá D.C., 2014 PAGINA: 2 de 10 VERSIÓN: 5 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 3 2. OBJETIVO GENERAL... 3 3. ALCANCE... 3 4. REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 5. DOCUMENTOS

Más detalles

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 0.0 20 de diciembre 2013 PÁGINA 2 de 43 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa)

Más detalles

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS OBJETIVOS ALCANCE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los archivos de gestión

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: AUXILIAR ADMINISTRATIVO ARCHIVO DE GESTION JEFE DE PROCESO SECRETARÍA GENERAL Fecha de Aprobación: DD: 14 MM: 10

Más detalles

Área de Gestión Documental Programa gestión documental

Área de Gestión Documental Programa gestión documental Código: PA-GA-2.1.1-PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización:04-09-2015 Página 1 de 16 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO 2. RESPONSABLE(S): Administrativa / Secretaría general de la Universidad del Cauca

Más detalles

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1 1 EL ALCALDE MUNICIPAL, EN USO DE SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, EN ESPECIAL LAS CONFERIDAS POR LA LEY 594 DE 2000 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS Y CONSIDERANDO Que conforme a la ley 594 de

Más detalles

EN EL HIMFG. Unidad de Enlace. Instructor: Susana Gabriel López

EN EL HIMFG. Unidad de Enlace. Instructor: Susana Gabriel López ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE TRÁMITE EN EL HIMFG Unidad de Enlace Instructor: Susana Gabriel López Temas Administración de documentos Administración i ió de correspondencia Documento Expediente Clasificación

Más detalles

COPIA NO CONTROLADA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

COPIA NO CONTROLADA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ADMINISTRACIÓN DEL STEMA DE GESTIÓN INTEGRADO PROPOTO Código: SGI-PR-02 Fecha: 04 de Septiembre de 2012 Página: 5 El procedimiento tiene por objeto establecer las actividades para la gestión de los de

Más detalles

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS TABLA CONTROL DE CAMBIOS Fecha Cambio Descripción 30/09/2014 Parcial Ajuste en la estructura documental y codificación de acuerdo a los lineamientos del manual de archivo y ajustes en el contenido del

Más detalles

Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011)

Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011) Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011) Por medio de la Cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Contraloría General del Departamento de Córdoba EL CONTRALOR GENERAL DEL DEPARTAMENTO

Más detalles

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL 1. Objetivo Definir las actividades necesarias y parámetros para la creación, modificación y eliminación de los documentos que integran el Sistema de de la Calidad en el Sanatorio de Contratación E.S.E.

Más detalles

A. REGISTRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN: B. GLOSARIO

A. REGISTRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN: B. GLOSARIO Del proceso: Atención al Ciudadano Código: ATE-INS-04 Versión: 1 Página 1 de 10 A. REGISTRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN: B. GLOSARIO - Archivo Es la unidad que se encarga del resguardo, cuidado y manejo de

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE REPROGRAFÍA Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Grupo de Gestión

Más detalles

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia Página 1 de 7 TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Apoyo Gestión Documental (DOC) Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia OBJETIVO ALCANCE Administrar y conservar la documentación

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: AUXILIAR ADMINISTRATIVO ARCHIVO DE GESTION JEFE DE PROCESO SUBDIRECCION DE PLANEACION Fecha de Aprobación: DD: 25 MM: 10 AAAA: 2010 CONTINUA PÁGINA:

Más detalles

-Los documentos de carácter urgente serán entregados inmediatamente después de la radicación en la ventanilla de correspondencia.

-Los documentos de carácter urgente serán entregados inmediatamente después de la radicación en la ventanilla de correspondencia. Página 1 de 16 1. POLITICAS -Los documentos de carácter urgente serán entregados inmediatamente después de la radicación en la ventanilla de correspondencia. -La recepción, radicación, distribución y envío

Más detalles

RECEPCIÓN, ORGANIZACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL INFORME DE PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN, ORGANIZACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL INFORME DE PROCEDIMIENTO TABLA DE CONTENIDO INFORME DE PROCEDIMIENTO 1 DATOS BÁSICOS DEL PROCEDIMIENTO 2 ASPECTOS GENERALES 3 GLOSARIO DE TÉRMINOS 4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 5 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 2 1. DATOS BÁSICOS

Más detalles

Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL,

Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL, Página 1 de 6 Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL, en uso de sus facultades estatutarias, y CONSIDERANDO: Que la Ley 594

Más detalles

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Tratamiento de documentos electrónicos aplicados a documentación de la Universidad Nacional de Colombia (Actualizada

Más detalles

ACUERDO 43/2004, DICTADO POR EL H. CONSEJO TÉCNICO DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL.

ACUERDO 43/2004, DICTADO POR EL H. CONSEJO TÉCNICO DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL. ACUERDO 43/2004, DICTADO POR EL H. CONSEJO TÉCNICO DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL. Al margen un logotipo, que dice: Instituto Mexicano del Seguro Social.- Secretaría General. D. O. F. 03 de marzo

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA APROBACIÓN: DICIEMBRE 28 DE 2012 VIGENCIA: DICIEMBRE 27 DE 2015 COMITÉ DE ARCHIVO VERSIÓN 1 1. ASPECTOS GENERALES

Más detalles

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos A. cidentificacion DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: CARACTERIZACION GESTION DOCUMENTAL 2. Tipo de Proceso: GESTION DOCUMENTAL 3. Responsable del Proceso: Secretario General Jefe Unidad de Gestión

Más detalles

PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO Establecer los criterios básicos para la producción, identificación, revisión aprobación, actualización y cambios de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad SGC del FONDO DE RESTAURACION,

Más detalles

Seminario taller en Gestión Documental

Seminario taller en Gestión Documental Seminario taller en Gestión Documental Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad 23/09/2014 Gestión Documental 1 Contenido Fundamentación Gestión Documental Organización de archivos 23/09/2014 Gestión

Más detalles

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8)

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) "Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio". EL CONSEJO DIRECTIVO DEL

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD,

Más detalles

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Logo de la organización PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Responsable del Proceso: Controlador/a de Fecha de Efectividad: Junio 2010 Requerimiento: 4.2.3 Código: PD-CDC-01 No. Revisión: 02 Hoja:

Más detalles

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS HATO COROZAL- CASANARE 2014 OBJETIVO GENERAL Implementar dentro de la Alcaldía del Municipio de Hato Corozal Casanare Una estrategia de gestión de documentos electrónicos para la

Más detalles

Metodología del Sistema de Gestión de Información

Metodología del Sistema de Gestión de Información Metodología del Sistema de Gestión de Información Septiembre, 2010 Contenido Contenido Sección Página Control de cambios 3 Objetivo 6 Alcance y propósitos 7 Definiciones 8 Ciclo de vida de los documentos

Más detalles

GUÍA PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y DEPURACIÓN DE ARCHIVOS

GUÍA PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y DEPURACIÓN DE ARCHIVOS Revisó Dir. Certificación y Gestión Documental PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Aprobó Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación Agosto 10 de 2012 Resolución No. 1225 1. OBJETIVO Definir los lineamientos necesarios

Más detalles

LISTA DE CHEQUEO GESTION DOCUMENTAL

LISTA DE CHEQUEO GESTION DOCUMENTAL Procedimiento : TIC-S3P1-V3 Transferencia_Documental En el mes de noviembre se analizan las actividades y proyectos realizados en el Comité de TIC presente año y la proyección de los requerimientos del

Más detalles

ACUERDO No. 027-2006

ACUERDO No. 027-2006 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 017 del 27 de febrero de 2001 ACUERDA:

Más detalles

ACUERDO No. 6 ( de 30 de enero de 1999) Por el cual se adopta el Reglamento de Administración de Archivos de la Autoridad del Canal de Panamá.

ACUERDO No. 6 ( de 30 de enero de 1999) Por el cual se adopta el Reglamento de Administración de Archivos de la Autoridad del Canal de Panamá. ACUERDO No. 6 ( de 30 de enero de 1999) Por el cual se adopta el Reglamento de Administración de Archivos de la Autoridad del Canal de Panamá. LA JUNTA DIRECTIVA DE LA AUTORIDAD DEL CANAL DE PANAMA CONSIDERANDO:

Más detalles

C I R C U L A R N 1.878

C I R C U L A R N 1.878 Montevideo, 2 de octubre de 2003 C I R C U L A R N 1.878 Ref: INSTITUCIONES DE INTERMEDIACIÓN FINANCIERA - NORMAS SOBRE CONSERVACIÓN Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS. (Expediente B.C.U. N 2003/3177) - Se pone

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Vigencia: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha actualización: Página: 1 de 37 Vigencia: ASPECTOS GENERALES Introducción. De acuerdo a la necesidad generada por el Fondo de Desarrollo de la Educación Superior

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO 1. OBJETIVO Establecer los criterios básicos para la producción, identificación, revisión aprobación, actualización y cambios de los documentos, que deben controlarse en la Administración Central del Municipio

Más detalles

Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA

Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA OBJETIVO DEL INFORME Presentar el avance para el tercer trimestre del 2013 en cuanto a la implementación

Más detalles

MANUAL DE BANDEJA DE SALIDA

MANUAL DE BANDEJA DE SALIDA Licencia MANUAL DE BANDEJA DE SALIDA SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUIPUX Usted es libre de: Copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra Hacer obras derivadas Condiciones: Reconocimiento. Debe

Más detalles

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores Página 1 de 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE 14/03/2014 Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Más detalles

Municipio de Paipa Nit 891.801.240-1 BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL USO DEL PAPEL EN LA ALCALDÍA DE PAIPA.

Municipio de Paipa Nit 891.801.240-1 BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL USO DEL PAPEL EN LA ALCALDÍA DE PAIPA. BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL USO DEL PAPEL EN LA ALCALDÍA DE PAIPA. 1. INTRODUCCIÓN En cumplimiento al propósito del Gobierno nacional de implementar estrategias para reducir el consumo de papel, en

Más detalles

COHESIÓN DE DIVERSIDADES PARA LA SUSTENTABILIDAD, A.C. REGLAMENTO INTERNO DE TRANSPARENCIA E INFORMACIÓN PÚBLICA

COHESIÓN DE DIVERSIDADES PARA LA SUSTENTABILIDAD, A.C. REGLAMENTO INTERNO DE TRANSPARENCIA E INFORMACIÓN PÚBLICA COHESIÓN DE DIVERSIDADES PARA LA SUSTENTABILIDAD, A.C. REGLAMENTO INTERNO DE TRANSPARENCIA E INFORMACIÓN PÚBLICA CAPÍTULO PRIMERO Disposiciones Generales Artículo 1.- El presente Reglamento tiene por objeto

Más detalles

INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA ESE CÓDIGO: GAD-P02-M-01 GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL VERSIÓN: 04 MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA ESE CÓDIGO: GAD-P02-M-01 GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL VERSIÓN: 04 MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Página 1 de 27 GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL ELABORADO POR: COORDINADORA GRUPO ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA GRUPO ÁREA GESTIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA

Más detalles

Programa de Gestión Documental

Programa de Gestión Documental Programa de Gestión Documental Julio de 2014 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL AUTORIDAD NACIONAL DE TELEVISIÓN 1. INTRODUCCIÓN La Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), establece en su título quinto

Más detalles

CARGO : DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III No. HOJA: 018 DIRECTOR GENERAL No. CAP : 019 D5-05-295-3 F - 4

CARGO : DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III No. HOJA: 018 DIRECTOR GENERAL No. CAP : 019 D5-05-295-3 F - 4 SECRETARÍA GENERAL 1. ORGANIGRAMA FUNCIONAL DIRECCIÓN NACIONAL SECRETARIA GENERAL DIRECCIÓN TÉCNICA DE LA BIBLIOTECA NACIONAL DEL PERU 2.FUNCIONES GENERALES. Son funciones de la Secretaría General: a.

Más detalles

Anexo RESOLUCIÓN AI.05.2011 DEL 25 DE ABRIL DE 2011

Anexo RESOLUCIÓN AI.05.2011 DEL 25 DE ABRIL DE 2011 Anexo RESOLUCIÓN AI.05.2011 DEL 25 DE ABRIL DE 2011 Lineamientos para la legalización de libros de actas del Directorio Legislativo que lleva la Dirección Ejecutiva AUDITORÍA INTERNA ASAMBLEA LEGISLATIVA

Más detalles

CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Henry Giraldo Gallego Angela Viviana Echeverry Díaz Armando Rodríguez Jaramillo Cargo: Profesional Universitario

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL NOMBRE DE LA ENTIDAD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL FECHA DE APROBACIÓN: JUNIO 2 DE 2015 ACTA No. 02 del Comité de archivo FECHA DE VIGENCIA: 2015 2016

Más detalles

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores Página 1 de 7 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE 18/03/2014 Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS. GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS. GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01 1. OBJETIVO Asegurar que los registros que constituyen una evidencia de la conformidad del Sistema de Gestión de la Fundación Universitaria de Popayán con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001: 2008,

Más detalles

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente! Versión 2.0 Pág. 1 de 7 1. OBJETIVO: Establecer y regular los parámetros para el manejo, registro y control de los documentos de Apoyo y/o duplicidad. 2. ALCANCE: Inicia con la identificación de documentos

Más detalles

Custodia y preservación de la Historia Laboral

Custodia y preservación de la Historia Laboral 1. Objeto Administrar, custodiar y actualizar las historias laborales de los empleados de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana con el fin de contar con la información oportuna para adelantar

Más detalles

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Página 1 de 9 1. OBJETIVO Brindar pautas para garantizar una adecuada gestión, conservación y manejo del patrimonio documental de la administración municipal y establecer parámetros para la realización

Más detalles

División de Gestión Financiera Conciliaciones bancarias y saldos de tesorería y contabilidad

División de Gestión Financiera Conciliaciones bancarias y saldos de tesorería y contabilidad Código: PA-GA-5.2-PR-1 Versión: 4 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 1 de 11 1. PROCESO/ SUB PROCESO RELACIONADO Gestión Administrativa Gestión Financiera 2. RESPONSABLE(S): Universitario 3. OBJETIVO:

Más detalles

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión revisada No. 1 Marzo de 2014 Jorge Iván Zapata Henao Técnico de archivo TABLA DE CONTENIDO PAGINA Presentación Marco conceptual

Más detalles

INSTRUCTIVO PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES A USUARIOS INTERNOS CONTENIDO

INSTRUCTIVO PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES A USUARIOS INTERNOS CONTENIDO Página 1 de 12 CONTENIDO 1 OBJETIVO... 2 2 DEFINICIONES... 2 3 PASOS PARA LA SOLICITUD DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES.... 3 3.1 Solicitud Préstamo de Expedientes.... 3 3.2 Búsqueda y envío de expedientes...

Más detalles

Modelo de Procedimientos para Archivos de Trámite

Modelo de Procedimientos para Archivos de Trámite Modelo de Procedimientos para Archivos de Trámite Alicia Barnard Amozorrutia Directora del Centro de Documentación Institucional, Secretaría a de Salud Primera Reunión n de Archivos del Poder Ejecutivo

Más detalles

OPIA NO CONTROLADA PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL 1 OBJETIVO(S)

OPIA NO CONTROLADA PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL 1 OBJETIVO(S) OBJETIVO(S) PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL TIPO DE PROCESO: APOYO TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO Versión: 02 MBRE DEL DOCUMENTO: PRODUCCION Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS Página: de 7 Garantizar la distribución

Más detalles

Sistema de Administración de Recursos de Información

Sistema de Administración de Recursos de Información Sistema de Administración de Recursos de Información La Información es un aspecto de enorme trascendencia dentro de la Administración, pues de ella depende en gran parte el correcto planteamiento de sus

Más detalles

Secretaria de Finanzas y Administración Despacho del Secretario

Secretaria de Finanzas y Administración Despacho del Secretario Página 2 de 5 1. OBJETIVO Agilizar los trámites en las solicitudes y/o peticiones de las dependencias o es recibidas en el Despacho de la Secretaría de Finanzas y Administración mediante un adecuado Registro,

Más detalles

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION MECI- CALIDAD MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA III.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION MECI- CALIDAD MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA III. III. CONTENIDO 1. PRELIMINARES 1.1 Introducción 1.2 Objetivo General 1.3 Objetivos Específicos 2. ESTRUCTURA DE LA DEPENDENCIA DE ARCHIVO Y 2.1 Estructura Organizacional 2.2 Funciones de la dependencia

Más detalles

PAGO DE NÓMINA Y CONEXOS

PAGO DE NÓMINA Y CONEXOS PAGO DE NÓMINA Y CONEXOS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Decio Castro Granados Blanca Estela Rodríguez Arango Osbaldo Morales Robi Cargo: Cargo: Tesorero General

Más detalles

Archivo General de la Nación

Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Dirección del Sistema Nacional de Archivos Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos Índice Introducción 3 Objetivo general 4 Objetivos específicos.. 5

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD - 2014

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD - 2014 DOCUMENTAL PGD - 2014 1. TABLA DE CONTENIDO 1. TABLA DE CONTENIDO... 1 2. INTRODUCCIÓN... 2 3. DEFINICIONES... 4 4. REQUERIMIENTOS LEGALES U OTROS REQUISITOS... 14 5. OBJETIVOS... 15 OBJETIVOS ESPECÍFICOS...

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS TABLA DE CONTENIDO

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS TABLA DE CONTENIDO Página 1 de 10 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS... 2 4. DOCUMENTOS APLICABLES... 3 5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES... 4 6. ANEXOS... 8 7. CONTROL DE CAMBIOS...

Más detalles

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO:

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: GESTION DOCUMENTAL CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en

Más detalles

CONSERVACIÓN Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS. -Última comunicación incorporada: A 3035-

CONSERVACIÓN Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS. -Última comunicación incorporada: A 3035- CONSERVACIÓN Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS -Última comunicación incorporada: A 3035- Texto ordenado al 11/12/1999 TEXTO ORDENADO DE LAS NORMAS SOBRE CONSERVACION Y REPRODUCCION DE DOCUMENTOS - Índice -

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD Página 1 de 49 Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada, se garantiza su vigencia si este documento corresponde a la versión publicada

Más detalles

Versión No.: 1.0 Fecha: 22/01/09

Versión No.: 1.0 Fecha: 22/01/09 1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO "Procedimiento para Manejo de Envíos 2. OBJETIVOS 2.1. Garantizar que los documentos enviados por error a una Delegación u Oficina de la RNEC, sean transferidos a la Delegación

Más detalles

Nº Pág.: 08. 2- FINALIDAD Optimizar el servicio informativo al público interno y externo.

Nº Pág.: 08. 2- FINALIDAD Optimizar el servicio informativo al público interno y externo. S E N C I C O DIRECTIVA CODIGO: GG-SG-00 5-2004 TITULO: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRAMITE DOCUMENTARIO DE LA SEDE CENTRAL DEL SERVICIO NACIONAL DE NORMALIZACION, CAPACITACIÓN E INVESTIGACIÓN PARA LA

Más detalles