PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR VSSC-GD-PLN-001 VERSIÓN 01. Páginas 10 (Octubre de 2014)

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1 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR VSSC-GDC-PLN-001 Página 1 de 17 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR VSSC-GD-PLN-001 VERSIÓN 01 Páginas 10 (Octubre de 2014) REVISIÓN FECHA CAMBIO MOTIVO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE JOSÉ ANGEL BUSTAMANTE SALGADO ALBA LUCIA MARTINEZ RIVERA MARIO ALBERTO BAENA QUINCHÍA CARGO PROFESIONAL SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROFESIONAL SERVICIOS ADMINISTRATIVOS JEFE DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL FIRMA FECHA OCTUBRE 24 DE 2014 OCTUBRE 31 DE 2014 OCTUBRE 31 DE 2014

2 SSC-GDC-PLN-001 Página 2 de 10 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO MARCO NORMATIVO ETERNO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ASPECTOS CRITICOS PRIORIDADES POLÍTICA OBJETIVOS PLANES MAPA DE RUTA MEDICIÓN... 10

3 SSC-GDC-PLN-001 Página 3 de INTRODUCCIÓN En este documento se describe el PINAR o Plan institucional de Archivos, el cual un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.

4 SSC-GDC-PLN-001 Página 4 de OBJETIVO Establecer el plan de acción para el mejoramiento del archivo corporativo. 3. MARCO NORMATIVO ETERNO Ley 594 de 2000, por medio de la cual se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado: Artículo 21, Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Decreto 2609 de 2012, por medio de la cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, en especial el artículo 21sobre programas de gestión documental. La Política y los lineamientos establecidos, deben ser la base para facilitar el adecuado control de la documentación de las Empresas Públicas de Medellín E.S.P, desde su producción o captura hasta la disposición final. Las disposiciones internas (circulares y decretos) que históricamente han reglamentado la gestión de documentos en la empresa, han sido tenidas en cuenta para la definición de esta política, sus lineamientos y reglas de negocio, razón por la cual con la entrada en vigencia de esta manual, entran en obsolescencia.

5 4. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS SSC-GDC-PLN-001 Página 5 de DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ELEMENTOS A INCLUIR Gestión de Documentos DESCRIPCIÓN Actividades técnicas y administrativas que interactuan para alcanzar el control de la documentación de la empresa desde su producción o recepción hasta su disposición final. Propósito empresarial Estrategia Misión del Grupo EPM El Grupo EPM busca permanecer en el tiempo, creando valor para sus grupos de interés, a través de una actuación que equilibre los resultados financieros, económicos, sociales, y ambientales y favorezca el desarrollo con equidad en una relación de beneficio mutuo en las sociedades donde actúa. El Grupo EPM busca crecer en clientes, mercados, productos y servicios a través del impulso de la productividad de sus negocios, de tal manera que el rendimiento de sus inversiones genere los recursos necesarios para su desarrollo empresarial, garantizando el cumplimiento de las expectativas de sus dueños, buscando un equilibrio entre los resultados financieros, económicos, sociales y ambientales, contribuyendo así a la sostenibilidad empresa-sociedad-medio ambiente. Somos un Grupo Empresarial multilatino, de origen colombiano y naturaleza pública, que genera bienestar y desarrollo con equidad en los entornos donde participa, mediante la prestación responsable e integral de soluciones en electricidad y gas, agua, aseo y tecnología de la información y las comunicaciones TIC. Valores corporativos Grupo EPM Resonsabilidad, Transparencia, Calidez, Innovación, Compromiso, Confiabilidad, Servir. Visión Grupo EPM En el 2022 el Grupo Empresarial EPM habrá logrado posicionarse entre las 50 primeras multilatinas por ingresos, con énfasis en Colombia, Centroamérica, Brasil, Chile, Perú y México, siendo referente en excelencia operativa, reputación y transparencia; ofreciendo a los clientes y al mercado un portafolio integral de soluciones competitivas en electricidad y gas, agua, aseo y tecnología de la información y las comunicaciones TIC, fundamentadas en prácticas socialmente responsables con todos los grupos de interés.

6 4.2 ASPECTOS CRITICOS SSC-GDC-PLN-001 Página 6 de 10 ASPECTOS CRITICOS El modelo de procesos para el Grupo EPM se encuentra en implementación RIESGO Que algunos procesos implementen Soluciones de Gestión de Documentos específicas, sin contar con las que ofrece el proceso Gestión de Documentos para el Grupo EPM Los aplicativos informaticos para gestión de documentos en el Grupo EPM, no son incluidos en la planificación del control de documentos de los proyectos Ineficiencia operacional Pérdida de información no estructurada Instrumentos archivísticos sin implementar en el Grupo EPM Sanción por incumplimiento de la normatividad archivística Colombiana. 4.3 PRIORIDADES EJES ARTICULADORES ASPECTO CRITICO Administración de archivos Acceso a la información Preservación de la información Aspectos tecnológicos y de TOTAL Fortalecimiento y articulación seguridad Ʃ El modelo de procesos para el Grupo EPM se encuentra en implementación Los aplicativos informaticos para gestión de documentos en el Grupo EPM, no son incluidos en la planificación del conrol de documentos de los proyectos Instrumentos archivísticos sin implementar en el Grupo EPM TOTAL Ʃ

7 SSC-GDC-PLN-001 Página 7 de POLÍTICA ASPECTOS CRITICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR El modelo de procesos para el Grupo EPM se encuentra en implementación 13 FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN 5 Los aplicativos informaticos para gestión de documentos en el Grupo EPM, no son incluidos en la planificación del conrol de documentos de los proyectos 20 ACCESO A LA INFORMACIÓN 5 Instrumentos archivísticos sin implementar en el Grupo EPM 11 PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN 5 POLÍTICA PARA GESTIÓN DE INFORMACIÓN: El Grupo EPM gestiona su información implementando acciones en los componentes de organización, procesos, normatividad y tecnología, considerando los requerimientos de sus Grupos de Interés, con el fin de proporcionar información íntegra, confiable y disponible para una adecuada y oportuna toma de decisiones que apalanquen el crecimiento y la sostenibilidad empresarial 4.5 OBJETIVOS ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS El modelo de procesos para el Grupo EPM se encuentra en implementación Incorporar el proceso Gestión de Docuentos a Modelo de Procesos de Grupo EPM Implementación del software para modelamiento de procesos Los aplicativos informaticos para gestión de documentos en el Grupo EPM, no son incluidos en la planificación del control de documentos de los proyectos Implementar la Gestión Electrónica de Documentos, como estrategia para alcanzar el flujo de información confiable para la toma de decisiones y la articulación de los procesos y proyectos del Grupo EPM con el proceso Gestión de Documentos. Proyecto Gestión de Información Instrumentos archivísticos sin implementar en el Grupo EPM Implementar los instrumentos archivísticos establecidos por el Archivo Geneal de La Nación, como medios para el mejoramiento del proceso y su articulación con la normatividad archivística Colombiana. Actualización e implementación de las TRD y TVD. Publicar el PGD. Implementación del Inventario Único de Documentos (MERCURIO). Reglamento Interno de Archivos.

8 SSC-GDC-PLN-001 Página 8 de PLANES Nombre: Pan de mejoramiento del proceso Gestión de Documentos Objetivo: Articular el proceso gestión de documentos con la normatividad archivística Colombiana y los lineamientos del Grupo EPM para Gestión de Documentos y Gestión por procesos. Alcance: Instrumentos archivísticos, Tecnología Inormatica para Gestión de Dcumentos y Articulación con la Gestión por procesos. Responsable del Plan: MARIO ALBERTO BAENA QUICHÍA, Jefe del Departamento Gestión ACTIVIDAD Responsable Fecha de Inicio Fecha Final Entregable Observaciones Modelar el proceso Gestión de José Angel Bustamante Febrero 04 de Junio 01 de 2014 Mapa del proceso aprobado El modelamento obedece a la metodología Documentos Salgado 2014 de gestión por procesos de EPM Implementar la Gestión Electrónica de Documentos en el grupo EPM Mario Alberto Baena Quinchía Marzo 22 de 2009 Diciembre 31 de 2015 Integración de los aplicativos informaticos: MERCURIO ENTER NEON ONEWORLD VAULT MEMORANDO Poner en marcha el Inventario Julian Esteban Santamaria Junio 03 de 2014 Diciembre 31 de 2015 Inventario Único de único de Documentos Sanchez Documentos en producción Elaborar el Programa de José Angel Bustamante Abril 22 de 2014 Septiembre 30 de Documento word: Programa Gestión Salgado /Elizabeth Soto A Gestión Avances: Interfase NEON-MERCURIO. Interfase ENTER-MERCURIO. Vault en producción en proyecto PETAR. Vault en prueba piloto en proyecto Ituango. Expedientes electrónicos de instalaciones y clientes. Expedientes electrónicos de historias laborales. Historias medico ocupacionales electrónicas. Archivo intermedio electrónico. Iniciativa de integración NEON -ENTER - MECURIO - PÁGINA WEB. Actos administrativos en ENTER. Flujos de trabajo facturas,pqrs y entes de control en MERCURIO Este plan se encuentra en fase de desarrollo por parte de TI Se encuentra en fase de revisión para aprobación Actualizar las Tablas de Retención José Angel Bustamante Salgado Junio 03 de 2014 Diciembre 15 de 2014 Tablas de retención Debido a cambios en la estructura actualizadas y entregadas al administrativa de EPM a partir del 04 de Comité Evaluador del Consejo agosto, se dificultó el avance de las tareas Departamental de Archivos Elaborar el Manual Interno de Archivo y Comunicaciones Oficiales José Angel Bustamante Salgado Noviembre 01 de Junio30 de Documento word: Manual Interno de Archivo y Comunicaciones Oficiales Sedebe actualizar el documento original de acuerdo con el estado actua de proceso. INDICADORES INDICADOR INDICE SENTIDO META Modelar el proceso Gestión de Caracterización y Mapa Mapa del proceso GD Documentos del proceso GD aprobado Implementar la Gestión Electrónica de Documentos en el grupo EPM Inventario Único de Documentos Programa de Gestión Actualizar las Tablas de Retención Elaborar el Manual Interno de Archivo y Comunicaciones Oficiales TIPO Horas nómina Aplicativos informaticos para GD en producción. Lieamientos para Gestión Electrónica de Documementos. Actos administrativos y expedientes electrónicos Inventario Documento Documento Documento Equipos de computacíón Windows 7 u 8 Red de datos Correo electrónico e internet Aplicativos informaticos para gestion de documentos incoporados a los procesos y proyectos del Grupo EPM Inventario en producción Documento Aprobado TRD entregadas al CDA Documento Aprobado RECURSOS CARACTERISTICAS OBSERVACIONES Conocedores del proceso Son personas que laboran en el proceso Gestión de Documentos y Gestion de Documentos y dedican parte de su jornada laboral a esta actividad la normatividad archivistica Son los equipos de computación de dotación que la empresa Es la red de datos e intenet corporativa.

9 SSC-GDC-PLN-001 Página 9 de MAPA DE RUTA Plan o Proyecto Tiempo Modelar el proceso Gestión de Docuentos Implementar la Gestión Electrónica de Documentos Poner marcha en el el grupo Inventario EPM ünico de Documetos Elaborar el Programa de Gesitión Actualizar las Tablas de Retención Elaborar el Manual Interno de Archivo y Comunicaciones Oficiales Corto plazo (1 año) Mediano plazo (1 a 4 años) Largo plazo (4 años en adelante)

10 SSC-GDC-PLN-001 Página 10 de MEDICIÓN PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS Modelar el proceso Gestión de Docuentos Implementar la Gestión Electrónica de Documentos en el grupo EPM INDICADORES Mapa del proceso aprobado Integración de los aplicativos informaticos: MERCURIO ENTER NEON VAULT MEMORANDO Medicion Anual META GRAFICO OBSERVACIONES Aprobado Aplicativos en marcha. Expediente Instalaciones y Clientes. Expediente Laboral. Inclusión en proyecto Cadena de Suministro. Poner en marcha el Inventario Inventario ünico de Único de Documetos Documetos en producción Elaborar el Programa de Gesitión Actualizar las Tablas de Retención Elaborar el Manual Interno de Archivo y Comunicaciones Oficiales Documento word: Programa Gestión Tablas de retención actualizadas y entregadas al Comité Evaluador del Consejo Departament al de Archivos Documento word: Manual Interno de Archivo y Comunicacion es Oficiales En desarrollo En elaboración En eaboración En elaboración

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