"La Gestión documental y su alineación con la operación, un reto del día a día"

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2 "La Gestión documental y su alineación con la operación, un reto del día a día" Preparado por: Ing. Keyla Soteldo K y M Consultores - INLAC - Venezuela Caracas, Venezuela 28/05/2013 2

3 Keyla Soteldo: Mba, Socio director de K y M Consultores. Consultor, facilitador y auditor con más de 30 años de experiencia en los Sistemas de Gestión de la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Metrología a Nivel Nacional e Internacional, Profesor de la Universidad Simón Bolívar en el Programa de estudios avanzados en las áreas de Calidad y Sistemas Integrados de Gestión. Experto técnico en la reunión de los grupos de trabajo ISO/176 y ISO/STTF/207. Expositor Nacional e Internacional, auditora certificada IRCA Calidad y Medio Ambiente. Facilitador curso del IRCA Calidad y Medio Ambiente. Auditor contratado FONDONORMA Y AFNOR; Miembro de INLAC Venezuela 3

4 CONTENIDO Presente y Realidad de la Gestión Documental (Fundamentos, principios, vocabulario, ISO / 30301) Que tenemos que hacer? Beneficios de un sistema de gestión documental Conclusiones. 4

5 Objetivos Particulares Conocer los Requisitos de un Sistema de Gestión, estructura de la norma UNE-ISO (presente, realidad y futuro. VIDEO Carlota Bustelo), Conocer los puntos críticos, las amenazas y oportunidades con el fin de implementar mejoras, Conocer los errores comunes que se cometen a la hora de gestionar los documentos físicos y electrónicos, Norma ISO y (Liderazgo, planificación, soporte, operación, evaluación y mejora), conocer cuáles son los riesgos de no almacenar la información 5

6 6

7 ISO FUNDAMENTOS Enfoque a consecución de resultados y a la gestión de riesgo. Orientación y comunicación Procesos apropiados y su interacción Enfoque, liderazgo, decisión, mejora Personal, Proceso, sistema. Alta dirección Enfoque por procesos Principios Relación entre SGD y SG Alcanzar objetivos, requisitos rendición de cuenta, expectativas Políticas, objetivos, Eficiencia, responsabilidades, recurso Revisar periódicamente el sistema y decidir las acciones de mejora Sistema de Gestión Documental Éxito en la implementación del SGD Propósito, documento fiable Integro y usables Necesidad de un SGD Recurso de información, son activos, capital intelectual Tamaño, complejidad, Riesgo, motivación y expectativas Crear y controlar documentos Contexto de la organización SGD y Sistema de gestión Requisitos, legislación, reglamentación y normas Política, objetivos y directrices 7

8 Principios básicos Enfoque al cliente y otras partes interesadas. Centrarse en las necesidades actuales y futuras de los clientes y en las expectativas de otras partes interesadas, integrándolas en los requisitos de las aplicaciones de gestión documental establecidas bajo el SGD. Liderazgo y responsabilidad. Liderazgo para establecer el propósito, la dirección y la gobernanza ética de la organización en un entorno en que el personal comprende y tiene motivación para implementar las buenas prácticas de la gestión documental con los objetivos de la organización y los requisitos de la asunción de responsabilidades. Toma de decisiones basada en la evidencia. El establecimiento de un SGD posibilita la creación, captura y control de los activos de información de la organización en forma de documentos fiables y auténticos que permiten la toma de decisiones basada en la evidencia en toda la organización. 8

9 Principios básicos Implicación del personal. Se deberían definir claramente las responsabilidades sobre los documentos y la formación apropiada para todos los empleados de la organización que crean, manejan o utilizan documentos. Esto se aplica a los contratistas, otras partes interesadas y personal de otras organizaciones que comparten procesos de negocio o actividades y sus correspondientes documentos. El conocimiento de los documentos en toda la organización mejora su base de información y la toma efectiva de decisiones. Enfoque sobre procesos. La gestión de las actividades y programas de la organización como procesos en los que la creación de documentos y las actividades de negocio están integradas aumenta la eficiencia tanto para las actividades documentales como para las de negocio. Enfoque sistemático de la gestión. La integración de la gestión de documentos en el contexto más amplio de un sistema de gestión incluye de forma regular el análisis de los requisitos y planes y la implementación, revisión y mejora de sus políticas y procedimientos. Mejora continua. La supervisión, revisión y mejora continua del desempeño del SGD alimenta la revisión y mejora del sistema de gestión de la organización. 9

10 Definiciones de documentos Fiable: Es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de lo que da testimonio y al que se pueda recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades Autentico Aquel que se puede probar: que es lo que afirma ser que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado Que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma. Integro: hace referencia a su carácter completo e inalterado. Es necesario que un documento este protegido contra modificaciones no autorizadas Usable: Aquel que pueda ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debería mostrar la actividad u operación que lo produjo 10

11 El Sistema de Gestión Documental determina los requisitos de gestión documental y las expectativas de las partes interesadas y mediantes los procesos necesarios produce como resultados documentos que cumplen con los requisitos y las expectativas 11

12 Conocimiento, información y tecnología Las herramientas informáticas: la web, cloud computing, teléfonos celulares, inteligencia artificial 12

13 Gestión del conocimiento Las organizaciones existen en un ambiente dinámico y cambiante, donde los recursos son escasos, la productividad, la eficacia, la eficiencia y los beneficios, toman el curso de sus acciones. Se necesita información acerca del entorno externo, de sus recursos materiales, económicos, tecnológicos, humanos, datos e informaciones que permitan conocer estos aspectos y apoyen las decisiones. La información generalmente se registra en soportes, físicos o electrónicos y su manejo se ve complementado por la gestión documental. 13

14 Aspectos a considerar El conocimiento no es datos ni información, aunque se relaciona con ambos. Puede existir confusión en los conceptos de datos, información y conocimiento, Cual es la diferencia?, qué significan?. Cuál necesitamos?, cuáles tenemos?. 14

15 Norma ISO En dónde estamos, cual es el contexto de la organización? Cómo es el liderazgo? Cómo se planifica? Cuáles son los soportes que se tiene? Cómo se realiza la operación? Cómo se evalúa el desempeño del SGD? Cómo se hace la mejora? 15

16 Prólogo Introducción 1. Objeto y campo de aplicación 2. Referencias normativas 3. Términos y definiciones 4. Contexto de la organización 1. Comprensión de la organización 2. Requisitos de negocio, legales y de otra índole 3. Definición del alcance del SGD 5. Liderazgo 1. Compromiso de la dirección 2. Política 3. Roles organizativos, responsabilidades y competencias 6. Planificación 1. Acciones para el tratamiento de riesgos y oportunidades 2. Objetivos de gestión documental y planes para alcanzarlos 7. Soporte 1. Recursos 2. Capacitación 3. Concienciación y formación 4. Comunicación 5. Documentación 8. Operación 1. Planificación y control de operaciones 2. Diseño de los procesos de gestión documental 3. Implementación de las aplicaciones de gestión documental 9. Evaluación del desempeño del SGD 1. Supervisión, medición, análisis y evaluación 2. Sistema de auditoría interna 3. Revisión por la dirección 10. Mejora 1. Control de las no conformidades y acciones correctivas 2. Mejora continua Anexo A (Normativo) Procesos y controles Anexo B (Informativo) Interrelaciones entre las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC e ISO Anexo C (Informativo) Lista de verificación para la autoevaluación. Bibliografía 16

17 Contexto de la organización a) tamaño y complejidad de la organización o las organizaciones o de los procesos que requieren controlar documentos; b) el nivel de riesgo que supone un inadecuado control de los documentos; c) la motivación interna para mejorar en la satisfacción de la demanda actual o potencial de las partes interesadas; y d) las demandas o expectativas específicas de las partes interesadas 17

18 Capitulo 4 ENTORNO = combinación de factores internos y externos y de condiciones que pueden afectar al logro de los objetivos de una organización, y a su comportamiento hacia las partes interesadas Factores internos factores externos Mejora, innovación Aprendizaje Eficiencia, eficacia Globalización Mercados 18

19 Riesgos en los Sistemas de Gestión Efecto de la Incertidumbre sobre los objetivos Fuente Suceso Consecuencia Objetivos + - Incertidumbres 19

20 Procesos de la gestión del riesgo Comunicación y consulta Evaluación del riesgo Establezca el contexto Identifique el riesgo Analice el riesgo Evaluación del riesgo Tratamiento del riesgo Revisión y seguimiento 20

21 ISO Liderazgo Planificación Soporte Compromiso de la dirección Política de Gestión Documental Responsabilidades Objetivos Sistema de Gestión Documental Planes para alcanzarlos Riesgos y oportunidades Recursos Formación Documentación del sistema 21

22 ISO Operación Evaluación Mejora Planificación y control Diseño proceso Gestión Documental (creación y control documental ver anexo A) Implementación de aplicaciones Supervisión, medición, análisis y evaluación Sistema de auditorias internas Revisión por la dirección Control de las no conformidades Mejoras continuas (las acciones de mejora deben priorizarse según el análisis de riesgo) 22

23 Anexo A (Normativo) Procesos y controles 23

24 ISO Captura A Determinar métodos de captura A,1.2.2 Identificar los momentos de captura A Identificar requisitos específicos Creación y recepción A Crear documentos fiables A identificar requisitos específicos Disposición y eliminación A Implementar la disposición A Autorizar la disposición A Transferir A Trasladar A Destruir Identificación A Identificar la información descriptiva y de contexto: Tecnología A Selección de tecnología Reglas y condiciones para el uso A.2.2 Implementar reglas de acceso Análisis A Determinar la necesidad de información A Determinar requisitos A Determinar la conservación A Establecer calendario A1. Creación Procesos y Controles 24

25 ISO Interrelaciones entre las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, ISO/TC 27001:2005 e ISO Proceso de gestión documental en anexo A de la Norma ISO ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 ISO/TEC 27001:2005 Creación Control A.1.1 A.1.2 A.1.3 A.1.4 A.2.1 A.2.4 A.2.3 A.2.4 A Requisitos de la documentación Generalidades La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir: a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad, b) un manual de la calidad, c) los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma internacional, y d) os documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos Documentación la documentación del sistema de ggestión ambiental debe incluir: a) la política, objetivos y metas ambientales; b) la descripción del alcance del sistema de gestión ambiental; c) la descripción de los elementos principales del sistema de gestión ambiental y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados; d) los documentos, incluyendo los registros requeridos en esta Norma Internacional; y e) los documentos, incluyendo los registros determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de procesos relacionados con sus aspectos ambientales significativos. 4.3 Requisitos de la documentación Generalidades La documentación del SGSI debe incluir: a) declaraciones documentadas de la política (véase 4.1 b) y de los objetivos del SGSI b) el alcance del SGSI (véase a) c) los procedimientos y mecanismos de control que soportan al SGSI. d) una descripción de la metodología de la evaluación de riesgo (véase c) e) el informe de la evaluación de riesgo (véase / g). f) el plan de tratamiento de riesgo (véase b). g) los procedimientos documentados que necesita la organización para asegurar una correcta planificación, operación y control de sus procesos de seguridad de la información y para describir como medir la eficacia de los controles (véase c). * h) los registros requeridos por esta norma internacional (véase y i) la declaración de aplicabilidad. 25

26 Cuáles son los puntos que tenemos que considerar? Realizar una autoevaluación Con quiénes? Gestión de los Documentos Conocer los errores gestión documentos físicos y electrónicos Dónde estamos? Nuestros resultados? 26

27 Qué tenemos que hacer? Garantizar que se entienden y se toman en consideración los intereses de las partes involucradas. Enseñar las virtudes, recompensa y beneficio del SGD. Fomentar la gestión adecuada del cambio durante el proceso para la gestión documental. Desarrollar un plan adecuado de comunicación y consulta externo e interno y de divulgación donde se gane la confianza de la alta gerencia para su implementación. Promover dentro de las organizaciones un enfoque sistemático para la creación y control de la documentación. Entender el desafío en el cual estamos viviendo con un entorno cambiante (VUCA) y digital. Promover que los sistemas de gestión de la organización estén interconectados con las actividades operacionales y estratégicas de la gestión de la información y los documentos. 27

28 A la hora de implementar un sistema de gestión de documental tenemos que tener en cuenta: Crea valor a la organización. Forma parte de la toma de decisiones. Trata explícitamente el riesgo de no contar con este SGD. Esta basada en la mejor información disponible. Esta hecha a la medida de la organización. Es dinámica, interactiva y sensible al cambio. Facilita la mejora continua de la organización. Toma en cuenta a los factores humanos y culturales. 28

29 Beneficios de un sistema de gestión documental 1. Elimina la información redundante y duplicada 2. Asegura la recuperación de la información en casos de desastre 3. Protección en casos de litigio. 4. Mejorar la posición para hacer frente a las auditorías. 5. Cumplir con las exigencias legales y reglamentarias y las normas internacionales 6. Mejorar la información financiera 29

30 Beneficios de un sistema de gestión documental 7. Mejorar la gobernabilidad 8. Mejorar la confianza de los grupos de interés (stakeholder) 9. Establecer una base confiable para la toma de decisiones y la planificación 10. Mejorar los controles 11. Efectivamente asignar y utilizar recursos para el tratamiento del riesgo 12. Mejorar la eficacia y eficiencia operativa 30

31 Beneficios de un sistema de gestión documental 13. Captura y control de documentos 14. Establecer una base confiable para la toma de decisiones y la planificación 15. Mejorar los controles 16. Efectivamente asignar y utilizar recursos para el tratamiento del riesgo 17. Mejorar la eficacia y eficiencia operativa 31

32 El estándar ISO se perfila para ser el más utilizado por las organizaciones que desean gestionar sus documentos, es compatible e integrable a con otros sistemas de Gestión. Actualización y formación continua en gestión de los documentos para la organización y los auditores. Incentivar eventos de difusión con la finalidad de informar los beneficios que se tiene al implementar este sistema de gestión documental Conclusiones SGSYSO SGC SGA Por su relación con los diferentes sistemas de gestión, se incrementará el uso de Sistemas de Gestión documental en las organizaciones. Sistema de Gestión Documental: EL CORAZÓN de los SG 32

33 Tenemos que considerar la importancia estratégica de la buena gestión de los documentos y de las evidencias, en todas las actividades que realizamos en nuestras organizaciones, EL CAMINO HACIA EL FUTURO estamos preparados? Keyla SOTELDO KYM Consultores /INLAC VENEZUELA / Teléfonos: /

34 Bibliografía ISO30300:2011 Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos Fundamentos y vocabularios. ISO 30301:2011 Información y documentación. Sistema de gestión para los documentos. Requisitos. BLOG ISO (http://www.iso30300.es). Claves de las Normas UNE-ISO para profesionales de la gestión de documentos Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. Madrid, 21 de Mayo de 2012 El papel de los profesionales ante la serie de normas ISO Carlota Bustelo. Serie ISO Sistema de Gestión para los documentos.octubre 2011 SEDIC Autora Carlota Bustelo. Jornada La norma UNE ISO aplicaciones en la empresa Madrid 20 de Marzo del 2012 AENOR.. 34

35 Bibliografía Carlota Bustelo Records, information and document management Independent Consultant Spain T. (34) M. (34)

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