EVALUACION INDEPENDIENTE AUDITORIA INTERNA ASESORA DE CONTROL INTERNO: MIREYA DEL CARMEN VALLEJO NOMBRE DEL LIDER DEL PROCESO: MYRIAM VALLEJO MOLINA

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1 EVALUACION INDEPENDIENTE AUDITORIA INTERNA FECHA: Junio 11 de 2013 ASESORA DE CONTROL INTERNO: MIREYA DEL CARMEN VALLEJO NOMBRE DEL LIDER DEL PROCESO: MYRIAM VALLEJO MOLINA PROCESO O AREA EVALUADA: PROCESO GESTION DOCUMENTAL PERIODO DE EVALUACION: ENERO MAYO DE 2013 OBJETIVO Comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales desarrollo del proceso gestión documental vigentes en el ALCANCE La auditoría comprende la producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final Serán objeto de control: La implementación del Programa de gestión documental CRITERIOS DE AUDITORIA: Como criterios de auditoria se tiene en cuenta la disposiciones contempladas en la ley 594 de 2000, el decreto 2578 de 2012, el decreto 2609 de 2012, el acuerdo 039 de 2002, el acuerdo 042 de2002, el acuerdo 04 de 2013, el acuerdo 05 de 2013 METODOLOGIA -Entrevista con el funcionario encargado liderar el proceso gestión documental -Observación directa PERIODO DE EJECUCION INICIO junio 26 CIERRE julio 17

2 INFORME DE EVALUACIO AL PROCESO DE GESTION DOCUEMTAL En base a las visitas realizadas a las diferentes dependencias de la Administración Municipal de El Contadero por parte de la oficina de control interno y la encargada del archivo Central con el objeto de verificar el grado de implementación del Programa de Gestión documental, se identifican fortalezas, debilidades y se recomienda algunas acciones como oportunidades de mejora. Programa de gestión documental -Como la principal fortaleza de la gestión documental de la administración Municipal de El Contadero se ha identificado la formulación del Programa de Gestión Documental donde se establecen las directrices para los procesos de producción, recepción, distribución, consulta, recuperación y la disposición final. -Además la alta dirección ha mostrado el interés por fortalecer el proceso de gestión documental de la entidad a través de capacitaciones a los funcionarios encargados del archivo de gestión como a los encargados del archivo central. Además para dar cumplimiento a lo estipulado en los decreto 2578 de 2012 se conformó el Comité Interno de Archivo. -Existe desconocimiento por parte de los funcionarios de la Administración Municipal del programa de gestión Documental -Revisadas las TRD podemos deducir que los códigos de área para UMATA, COMISARIA DE FAMILIA, INSPECCION DE POLICIA no concuerdan con la estructura organizacional de la entidad. Además SISBEN se registra como una dependencia adscrita a planeación pero no se ha encontrado ningún Acuerdo de creación de esta dependencia. -En las series y sub series documentales se encuentran registrados algunos documentos que no se producen en la entidad.

3 Unidad de correspondencia -El despacho Municipal es la dependencia encargada de recibir y enviar la correspondencia. Para la recepción de documentos se registra el remitente, Numero de folios, hora y fecha de recibo. -Para los requerimientos por parte de los entes de control o la ciudadanía en general se remiten de manera interna a la dependencia encargada de resolver o tramitar la petición. (Se recuerda por parte del Señor Secretario Ejecutivo un día antes de la fecha límite de respuesta que debe cumplirse con este compromiso). - El envío de comunicaciones se hace a través de correspondencia certificada para las comunicaciones externas y para las comunicaciones internas se entregan a través del servicio de mensajería que realizan los auxiliares de servicios generales de la entidad. Además se utiliza como medio de recepción los correos electrónicos de institucionales -No se lleva un registro de los correos electrónicos recibidos o enviados. -Las comunicaciones recibidas no se radican. -No se manejan tiempos de alerta para la respuesta a comunicados. : Archivo de Gestión -Para la producción documental se tiene en cuenta las normas ICONTEC para el diseño de documentos, la tinta, gramajes, imagen corporativa etc. -Se utilizan los ganchos y las carpetas adecuadas -En general la mayoría de dependencias de la administración Municipal no han implementado las tablas de retención documental vigentes, no se registra los códigos asignados para las áreas ni para las series y sub series documentales además la organización de las carpetas no se hace de acuerdo a dichas tablas.

4 -No se maneja un control para préstamo de documentos para trámites internos. Archivo Central -Las competencias laborales de los funcionarios del archivo han sido fortalecidas por medio de capacitaciones que han sido patrocinadas por parte de la administración Municipal (Seminario taller gestión documental y sus tablas de retención) -Para el desarrollo de sus actividades de organización y búsqueda las contratistas del archivo central cuentan con tapabocas y guantes. -En cuanto a los medios de embalaje se cuenta con cajas, carpetas y ganchos adecuados, los expedientes se encuentran debidamente foliados. -El archivo central posee un inventario de los documentos bajo su custodia. -El archivo Central de La Alcaldía Municipal de El Contadero se encuentra funcionando en las antiguas instalaciones del Banco Agrario, las condiciones del edificio son deficientes por cuanto existe humedad que deteriora los documentos que se encuentran bajo su custodia. -En cuanto a la estantería no cumple con las especificaciones técnicas estipuladas en el Acuerdo 37 de El equipo de cómputo tiene una baja capacidad de almacenamiento. -Los muebles del archivo central no son los más adecuados. RECOMENDACIONES Convocar una reunión del Comité Interno de Archivo para tomar decisiones con respecto a la actualización de las Tablas de Retención Documental, Considerando que dentro de la institución se ha efectuado cambios en la estructura organizacional y que además los códigos

5 asignados para algunas dependencias no coinciden con el código de la Secretaria a la cual se encuentran adscritas. Continuar implementando las directrices estipuladas en el programa de Gestión Documental Implementar un registro de las comunicaciones recibidas tanto para comunicados físicos como electrónicos y establecer las fechas para su respuesta y tiempos de alerta. Radicar las comunicaciones recibidas para de esta manera garantizar la trasparencia de los trámites que realiza la entidad. Se recomienda implementar un registro de préstamo de documentos para trámites internos donde se establezca: Dependencia productora, firma de la persona que solicita el préstamo y tiempo para su devolución. Además se debe comprometer al funcionario que efectúa el préstamo como responsable de su recuperación. Mejorar las condiciones físicas del establecimiento donde funciona el Archivo Central de la entidad para de esta manera conservar y proteger los documentos en custodia. Dotar al archivo Central de un equipo de cómputo que permita realizar los procedimientos de registro, consulta de una manera efectiva y oportuna; estantería que cumpla con las especificaciones técnicas para este fin, así como de mobiliario que permita realizar las actividades de oficina. MIREYA VALLEJO Asesora de Control Interno