PROCESO DEL PLAN DE REVISIÓN Y MANTENIMIENTO

Transcripción

1 PR/SO/2/1 30/11/29 REVISIÓN RESPONSABLE DE ELABORACIÓN RESPONSABLE DE REVISIÓN RESPONSABLE DE NOMBRE PUESTO CONSTANTINO RUÍZ GARCÍA SUBDIRECTOR/A DE ASUNTOS ECONÓMICOS LUIS MATOS GÓMEZ COMISIÓN DE ASUNTOS ECONÓMICOS FRANCICO GONZÁLEZ TORRES EQUIPO DIRECTIVO FIRMA

2 ESCUELA UNIVERSITARIA DE NGENIERÍA PR/SO/2/1 30/11/29 REVISIÓN 1. OBJETO El Objeto de este procedimiento es describir la planificación de tareas periódicas de revisión y mantenimiento necesarias en la Escuela Universitaria de Ingeniería Técnica Agrícola (EUIT Agrícola) y llevar a cabo la resolución de las incidencias presentadas y/u ocasionadas por el uso de instalaciones, equipos y material. 2. ALCANCE Este procedimiento se hace extensivo al PDI, PAS y Alumnos de la EUIT Agrícola, así como a las empresas y/o distribuidores externos relacionados con la misma, con el fin de llevar a cabo la resolución de las incidencias ocasionadas por el uso de las instalaciones, equipos y material. 3. PROPIETARIO Subdirector de Asuntos Económicos. 4. ENTRADAS Solicitud de intervención. Actuación de revisión. 5. SALIDAS Solución de la incidencia producida. Revisión realizada. 6. CLIENTE EUIT Agrícola. 7. PROVEEDOR Servicio de Mantenimiento del Centro, Empresas y/o distribuidores externos. PR/SO/2/1 SGC-E.U.I.T. AGRÍCOLA- Edición 01-30/11/09 2 de 11

3 PR/SO/2/1 30/11/29 REVISIÓN 8. INICIO Se solicita la intervención del Servicio de Mantenimiento para solucionar una posible incidencia ocasionada por el uso de las instalaciones, equipos, material o para realizar una reparación o revisión de materiales o instalaciones. 9. FIN Se soluciona el problema o incidencia presentada o se finalizan satisfactoriamente las actuaciones de reparación o revisión realizadas. 10. ETAPAS DEL PROCESO Se establecen 6 tipos de actuaciones posibles dentro del Plan de Revisión y Mantenimiento: Intervenciones del Servicio de Mantenimiento y actuación del mismo. Realización de tareas periódicas de revisión y mantenimiento. Actuaciones que no pueden ser resueltas por el Servicio de mantenimiento y reformas de mayor envergadura. Actualización de las bases de datos y planos de las instalaciones y equipos del Centro. Revisión, mantenimiento y actualización de la base de datos de los consumos de agua, electricidad, gas, gasóleo y teléfono. Otras tareas del Servicio de Mantenimiento. A) Intervención y actuación del Servicio de Mantenimiento. A.1) Cuando se produce una determinada incidencia, el afectado/interesado solicita la intervención del Servicio de Mantenimiento mediante la solicitud correspondiente (ANX PR/SO/2/1-01), que se entregará en Secretaría de Dirección para conocimiento de la Secretaria Académica. En casos urgentes, se podrá realizar el aviso telefónicamente. PR/SO/2/1 SGC-E.U.I.T. AGRÍCOLA- Edición 01-30/11/09 3 de 11

4 PR/SO/2/1 30/11/29 REVISIÓN A.2) Recibido el aviso y, en función de la urgencia del mismo, se actúa o planifica el momento de la intervención, siendo éste de forma inmediata si: Supone un riesgo para las personas. Supone un riesgo en las instalaciones. Existe un fallo en el suministro de energía eléctrica, agua, aire, calefacción, etc. Se produce una rotura de tuberías de agua, calefacción, desagües, etc. Se impide la impartición de clases, cursos u otros eventos. A.3) La Secretaria/o envía a un técnico del Servicio de Mantenimiento de la E.U.I.T. Agrícola al lugar donde se ha solicitado el servicio por la incidencia producida para realizar la revisión, instalación y/o reparación correspondiente. En caso de no poder ser solucionada por un técnico del Servicio de Mantenimiento del Centro, éste lo comunica a la Secretaria Académica y/o al Subdirector de Asuntos Económicos de E.U.I.T. Agrícola, por si fuera necesario contactar con una empresa externa. A.4) En el caso de que el trabajo lo haga el personal de mantenimiento de la E.U.I.T. Agrícola, una vez finalizada la actuación, éste rellena el parte de ejecución, incluido en el mismo impreso de solicitud de intervención (ANX PR/SO/2/1-01: Parte de trabajo), indicando los trabajos realizados y el material utilizado y lo entrega en la Secretaría de Dirección para ser supervisado por la Secretaria. Posteriormente, se archiva por dependencias, en el fichero anual de intervenciones. B) Realización de tareas periódicas de revisión y mantenimiento Periódicamente, se realiza una serie de actuaciones preventivas, tales como inspección de terrazas y cubiertas, limpieza y cambio de filtros de aire, purgado de instalaciones de calefacción, revisión de presiones y/o comprobación de niveles, entre otras, que están planificadas según los períodos de mantenimiento preestablecidos. PR/SO/2/1 SGC-E.U.I.T. AGRÍCOLA- Edición 01-30/11/09 4 de 11

5 PR/SO/2/1 30/11/29 REVISIÓN Para ello, el Subdirector de Asuntos Económicos solicita, cuando estas tareas no son realizadas por el personal del Servicio de Mantenimiento, la intervención de las empresas contratadas al efecto en los momentos que previamente se han acordado. C) Actuaciones que no pueden ser resueltas por el personal técnico del Servicio de Mantenimiento y reformas de mayor envergadura. Para este tipo de actuaciones, el Director del Departamento o Coordinador de la Unidad Docente que lo requiera deberá solicitar por escrito una petición de dicha actuación, detallando los motivos y necesidades de su ejecución. Estas actuaciones se realizan cuando se trate de obras o reparaciones que no puedan ser resueltas por el personal técnico del Servicio de Mantenimiento. El procedimiento que se lleva a cabo es el siguiente: Puesta en común con el Subdirector de Asuntos Económicos y/o con el Coordinador del Área de Recursos Humanos y Materiales del Comité de Gestión de la Comisión de Calidad, para solicitar la posible actuación y tratar la propuesta a realizar a empresas externas. Puesta en contacto con empresas y distribuidores externos para que valoren y oferten los trabajos a realizar. Revisión de los presupuestos y adjudicación con o sin concurso, dependiendo de la cuantía de la actuación, a una Empresa fijándose la fecha de inicio, conclusión y detalles de la misma. Realización y tramitación de la documentación sobre Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad y Salud. Seguimiento y control de la obra. Recepción de la obra. Tramitación de la factura correspondiente. PR/SO/2/1 SGC-E.U.I.T. AGRÍCOLA- Edición 01-30/11/09 5 de 11

6 PR/SO/2/1 30/11/29 REVISIÓN D) Actualización de bases de datos y planos de las instalaciones y equipos de la E.U.I.T. Agrícola. Como consecuencia de la variación en la base de datos del personal de la Escuela o por los cambios sufridos debido a obras, revisiones, ampliaciones, partes de mantenimiento, etc., se deberá actualizar la siguiente documentación: Planos de la Escuela. Planos y listado de los detectores de incendios. Planos y listado de extintores, bocas de incendio equipadas (BIE s) e hidrantes. Planos y fichas de revisión y mantenimiento de los equipos de aire acondicionado Planos y esquemas de los cuadros eléctricos. Planos de ubicación de llaves de corte de agua. Listado de personal. Listado y ubicación de extensiones de teléfono. Listado y ubicación de llaves. La actualización de los planos y bases de datos de las Instalaciones de la E.U.I.T. Agrícola la viene realizando anualmente, desde el año 28, la Empresa I.S. Servicios. E) Revisión, mantenimiento y actualización de los datos de los consumos de agua, electricidad, gas, gasóleo y teléfono. Existe una base de datos del sistema contable relativa al consumo y facturación de agua, electricidad, gas, gasóleo y teléfono, donde el Jefe de Sección de Gestión Económica de la E.U.I.T Agrícola contabiliza las facturas del suministro de los diferentes proveedores de estos servicios. La facturación de los mismos se realiza mensualmente. El consumo de agua es facturado directamente por el servicio del Canal de Isabel II a la E.U.I.T Agrícola. En cuanto al suministro de electricidad, PR/SO/2/1 SGC-E.U.I.T. AGRÍCOLA- Edición 01-30/11/09 6 de 11

7 PR/SO/2/1 30/11/29 REVISIÓN están en vigor tres contratos entre la E.U.I.T Agrícola y la compañía eléctrica Iberdrola. Dos de los mismos corresponden a los Edificios A y B y el tercero, al Edificio C y a la Biblioteca. La contratación del suministro del gasóleo, correspondiente a la calefacción de los edificios A y B de la Escuela, se realiza a través del Rectorado de la UPM, remitiendo la empresa suministradora la factura correspondiente a la Sección de Gestión Económica del Centro. La factura del suministro de gas de las instalaciones de la cafetería y de los laboratorios del Edificio A y de la calefacción del edificio C y de la Biblioteca, es abonada directamente por la Sección de Gestión Económica de la Escuela. Referente al servicio telefónico, el Rectorado de la UPM informa mensualmente del consumo total del mismo y descuenta del presupuesto asignado al Centro el gasto originado. Además, informa de manera independiente del consumo producido por las llamadas realizadas desde cada una de las extensiones telefónicas de la E.U.I.T. Agrícola, diferenciando si han sido llamadas nacionales, internacionales o a móviles. F) Otras tareas del Servicio Mantenimiento. Coordinación para la adecuación, por parte de los técnicos del Servicio de Mantenimiento del Centro, de las instalaciones para actos y eventos en la Escuela, especialmente el Salón de Actos. Supervisión y apoyo a las actuaciones contratadas directamente por los Departamentos o las Unidades Docentes. Actuación en determinados momentos en las actividades que puedan necesitar colaboración del personal de limpieza, Cafetería, Fundaciones, Seguridad, etc. Programación y control de las revisiones que son obligatorias para cumplir la normativa en centros: ascensores, salva-escaleras, calderas de calefacción, plataforma elevadora, aljibe contra incendios, extintores, detectores y gas. Lectura mensual de los contadores de los suministros de agua, gas y electricidad de la cafetería, que efectúa un técnico del Servicio de Mantenimiento y que es comunicada a la Sección de Gestión Económica del PR/SO/2/1 SGC-E.U.I.T. AGRÍCOLA- Edición 01-30/11/09 7 de 11

8 PR/SO/2/1 30/11/29 REVISIÓN Centro, para que efectúe el cálculo de la cuota correspondiente al consumo producido y se facture a la contrata del servicio de cafetería. PR/SO/2/1 SGC-E.U.I.T. AGRÍCOLA- Edición 01-30/11/09 8 de 11

9 PR/SO/2/1 30/11/29 REVISIÓN 11. FLUJOGRAMA PR/SO/2/1 SGC-E.U.I.T. AGRÍCOLA- Edición 01-30/11/09 9 de 11

10 ESCUELA UNIVERSITARIA DE NGENIERÍA PR/SO/2/1 30/11/29 REVISIÓN 12. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No procede. 13. EVIDENCIAS O REGISTROS Plan de Revisión y mantenimiento del Centro Solicitud de Intervención y parte de ejecución (ANX- PR/SO/2/1-01). 14. INDICADORES Número de incidencias. Número de actuaciones. Tiempo medio de resolución de la incidencia o actuación. Número de incidencias resueltas. 15. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO La revisión del presente procedimiento se realizará según lo previsto en el Procedimiento de Revisión y Actualización del Sistema Documental (PR/SO/6/1). La necesidad de revisar este procedimiento puede surgir, además, como consecuencia de modificaciones producidas en el proceso, identificadas a raíz del desarrollo de una Autoevaluación (PR/ES/1.3/2), Auditoría Interna (PR/ES/1.3/3) o del propio funcionamiento del proceso. 16. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS No procede. 17. ANEXOS ANX PR/SO/2/1-01: Impreso de solicitud de intervención de mantenimiento. PR/SO/2/1 SGC-E.U.I.T. AGRÍCOLA- Edición 01-30/11/09 10 de 11

11 PR/SO/2/1 30/11/29 REVISIÓN ANX-PR/SO/3-01: Impreso de solicitud e intervención del Servicio de Mantenimiento. PR/SO/2/1 SGC-E.U.I.T. AGRÍCOLA- Edición 01-30/11/09 11 de 11