Obras Sanitarias del Estado

Transcripción

1 Obras Sanitarias del Estado Proyecto Archivo

2 Resumen ejecutivo Obras Sanitarias del Estado Sra. Myriam Pereyra Secretaria General Jefa de Adm. Documental, Correspondencia, Archivo y Microfilmación CI: Tel: /1224 Correo electrónico: mpereyra@ose.com.uy Dra. Laura de la Iglesia Secretaria General Pro Secretaria General CI: Tel: /1114 Correo electrónico: LauraDeLaIglesia@ose.com.uy Dr. Gustavo Antonio Pérez Vilche Secretaria General Secretario General CI: Tel: /1202 Correo electrónico: gperezvilche@ose.com.uy Secretaria General 2

3 Implementado totalmente: Proceso de mejora continua desde Planificado: Sistematizar y reglamentar la guarda, conservación y recuperación de documentos digitales. Descripción breve: La Administración de las Obras Sanitarias del Estado entendiendo la importancia y valor de la información así como la necesidad de la integridad y disponibilidad de la documentación, ha realizado esfuerzos por mantener y mejorar la gestión de los mismos desde Enero de En este sentido se puede verificar un importante avance en lo que ha sido un impulso inicial por la protección, sistematización y archivado correcto de toda la información generada a través de los años. Coordinadores del Proyecto: Sra. Myriam Pereyra Secretaria General Adm. Documental, Correspondencia, Archivo y Microfilmación CI: Tel: /1224 Correo electrónico: mpereyra@ose.com.uy Jefe de Adm. Documental, Correspondencia, Archivo y Microfilmación A/P. Virginia Ucha CI: Tel: / Correo electrónico: vucha@ose.com.uy Oficina de Información Pública y Datos Personales Analista de Información Pública y Datos Personales Secretaria General 3

4 Datos detallados del proyecto Proyecto Archivo En etapa de planificación * Objeto del proyecto: Sistematizar y reglamentar la guarda, conservación y recuperación de documentos digitales. * Resumen publicable: La Administración de las Obras del estado posee un sistema de gestión documental electrónica que actualizará en el año 2014 discontinuando definitivamente el uso de papel en las tramitaciones. Ello implica un aumento del número de documentos digitales y obliga a asegurar su adecuada guarda, conservación y recuperación. * Fecha prevista de inicio: 15/03/2014 Fecha prevista de finalización: 12/2014 Costo estimado del proyecto: Financiamiento: Fondos Propios Antecedentes: * Descripción: En el año 2013 se está ejecutando un proyecto de mejora de la gestión documental que incluye: la definición de un nuevo modelo documental, nuevas herramientas electrónicas, reestructura organizacional, la migración a ambiente Web de los sistemas documentales en uso y la incorporación de una nueva herramienta de gestión digital del Acuerdo de Directorio. * Trámite o servicio que se propone mejorar: Gestión Documental Archivo. Adecuación a las normas vigentes y preservación de la información. * Problema práctico que la propuesta resuelve o mejora: Mejora de la gestión de archivos digitales y adecuación a las normas vigentes * Justificación: OSE posee un sistema de gestión documental electrónica que actualizará en el año 2014 discontinuando definitivamente el uso de papel en las tramitaciones. Ello implica un aumento del número de documentos digitales y obliga a asegurar su adecuada guarda, conservación y recuperación. Por otra parte existen nuevas normas vigentes que hacen necearía una adecuación sistémica de la clasificación de la documentación. Objetivo General: Asegurar la adecuada guarda, conservación y recuperación de documentos digitales. * Descripción: Indicador verificable de cumplimiento: Procedimientos de guarda, conservación y recuperación aprobados y publicados Medio de verificación: Intranet institucional - Procedimientos publicados Observaciones: Objetivo específicos (máximo 3): Descripción: Indicador verificable de cumplimiento: Medio de verificación: Observaciones: Secretaria General 4

5 * Resultado o productos esperados: Manual de Procedimientos de guarda, conservación y recuperación de documentos digitales. * Impacto esperado: Clasificación de la documentación de acuerdo a las normas vigentes, eliminación del papel, trazabilidad de la gestión documental. * Beneficios esperados y beneficiarios: Funcionarios de nivel superior y medio de la organización podrán acceder con seguridad a los documentos digitales conservados. Fundamente la replicabilidad del proyecto: El manual puede servir de ejemplo para otras organizaciones públicas. Metodología: Se prevé la participación de las distintas unidades involucradas a través de un equipo interdisciplinario. Se consultarán mejores prácticas de otros países y organismos nacionales. Se podrá contar con el apoyo de consultoría externa a definir. Plan de trabajo: En elaboración. Recursos para la ejecución del proyecto: Fondos propios. Adjuntar documento del proyecto (opcional): Datos adicionales por rubro Rubro Archivos En etapa de planificación Está planificado realizar un inventario de activos de información? SI, en el primer Semestre del 2014 Criterios de sistematización de la información: Ajustarse a la Normativa vigente en cuanto a clasificación de la información; seguridad de información y archivo digital que conforman los pilares de la transparencia del Organismo. Secretaria General 5

6 Datos detallados del proyecto Proyecto Archivo Implementado * Objeto del proyecto: Ordenar, sistematizar, proteger e institucionalizar la gestión documental del Organismo * Resumen publicable La Administración de las Obras Sanitarias del Estado entendiendo la importancia y valor de la información así como la necesidad preservar su integridad y disponibilidad, ha realizado esfuerzos por mantener y mejorar la gestión documental desde Enero de En este sentido se puede verificar un importante avance en lo que ha sido un impulso inicial por la protección, sistematización y archivado correcto de toda la información generada a través de los años. Partiendo de una gestión medianamente ordenada pero con grandes dificultades de mantenimiento de la integridad, ubicación y disponibilidad de la documentación generada a nivel nacional, se logró sistematizar los trámites internos, preservar su existencia y facilitar la localización a través del desarrollo de un software y de la centralización del archivado, generando instancias de concientización y capacitación del funcionariado a través de los años. Con inversiones no solo a nivel de desarrollo y mantenimiento de software (desarrollo interno), sino de capacitación y mejoras permanentes en lo que hace al archivado físico de la documentación, con la incorporación de metodología, gabinetes móviles, ubicación física adecuada y con cuidados para la correcta preservación de la documentación, teniendo inclusive, procedimientos de sustento de documentación histórica que hacen al patrimonio del organismo. Es así que el Sistema de Gestión Documental, desarrollado a tales efectos, no solo mantiene en línea toda la documentación del corriente año sino que también está disponible, en la modalidad de archivado lógico, todo desde su puesta en producción. *Fecha de inicio: Puesta en producción, enero de * Sigue en curso?: Si, se ha trabajado en con una metodología de mejora continua tanto a nivel del Sistema Informático (Sistema de Gestión Documental) como del Procedimiento de Archivo. Como última mejora se esta realizando la migración de la Gestión Documental Electrónica a ambiente web, incorporando la firma electrónica lo que repercutirá en el procedimiento de guarda física(papel) que se pretende eliminar en el Fecha de finalización: mejora continua. Por este motivo y dadas las obligaciones legales impuestas se planifica su migración para el año Costo total: Fondos propios Antecedentes: Se partió de una Gestión Documental meramente física con grandes volúmenes de papel que transitaban dentro del Organismo con metodología no sistematizada de la gestión de archivos y muchas veces con duplicación de documentos y dificultades de localización. Secretaria General 6

7 * Descripción: En el año 1996 se comienzan a realizar una serie de mejoras y avances en los sistemas de información que tienen un fuerte componente de integración de la gestión del Organismo. Dentro de ese marco y como uno de los pilares se desarrolló el Sistema de Gestión Documental y el Sistema de Acuerdos de Directorio. Se utilizó una herramienta propiamente Documental (Lotus Notes) en la que se desarrollaron e integraron los sistemas entre si y con el correo corporativo de forma tal de conectar transversal y longitudinalmente toda la gestión a nivel nacional. Dentro de la sistematización se dio un orden y se trato de eliminar redundancia y papel así como optimizar rapidez, eficiencia y transparencia de la gestión. Es así que el Sistema de Gestión Documental, desarrollado a tales efectos que se pone en producción en enero de 1998, no solo mantiene en línea toda la documentación del vigente año, sino que también está disponible en la modalidad de archivado lógico, toda la documentación desde su puesta en producción. Con una clasificación que consta del tipo de documento (Expedientes, Oficios, Notas, Memorandos y Circulares, en línea o archivados), por Unidad (que genera el documento), fecha de creación y estado del documento para cada Unidad ( A decretar ; En generación ; Para revisar ; Recibidos sin confirmar ; Remitidos sin confirmar ) y Tema que trata. * Trámite o servicio mejorado: Gestión de la documentación del Organismo a nivel nacional. * Justificación: Se trato de utilizar el empuje y desarrollo que se comenzaba a vislumbrar con el avance de los Sistemas Integrados de Gestión que podían facilitar la unicidad y eficiencia en los diferentes procesos y procedimientos que hacían a el funcionamiento del Organismo teniendo una gestión centralizada y descentralizada a la vez. Objetivo General: Unificar los procedimientos a nivel nacional, viabilizar la gestión documental rápida y disponible en todo momento. Indicador verificable de cumplimiento: Toda la gestión documental quedo sistematizada no existiendo ninguna gestión fuera del procedimiento establecido. Como ejemplo de esto en lo que va del año 2013 se gestiona un volumen de información que consta de 983 Expedientes, 577 Oficios, 7176 Notas, 4723 Memorandos y 3 Circulares en línea. Documentación archivada por sistema informático y físico desde 1998 a Anterior a enero de 1998, se posee toda la información en papel archivada por fecha y tipo de documento que se remonta hasta la creación del Organismo. Medio de verificación: La constatación del cumplimiento, en toda la organización, de los procedimientos establecidos a través de los años. Consulta al sistema informático y visita al Archivo General del Organismo. Observaciones: Objetivo específicos (máximo 3): Descripción: Indicador verificable de cumplimiento: Medio de verificación: Valor medido: Observaciones: * Resultado o productos alcanzados: Un sistema informático que permitió ordenar la Gestión documental del Organismo. * Mejoras alcanzadas aplicando este proyecto: Protección de la documentación, rápido acceso a la documentación en papel y disponible informáticamente. Impacto esperado: Orden, Protección y rápida gestión de la Documentación. Impacto obtenido: En el transcurso de los 15 años que lleva en producción no existe ningún documento que se trámite por fuera del procedimiento establecido y sistematizado. Secretaria General 7

8 * Beneficios obtenidos y beneficiarios: Los beneficios obtenidos han sido varios que se han consolidado y arraigado a través de los años. Fundamentalmente: rápida localización de la información, orden y control, seguridad e integridad de la información, etc. Los beneficiarios han sido principalmente en el ámbito interno dando seguridad y eficiencia en la Gestión Documental de las diferentes unidades del Organismo, pero también en el ámbito externo facilitando la localización y tramitación de la información en sus diferentes formas documentales antes consultas de ciudadanos, proveedores, etc. Fundamente la replicabilidad del proyecto: La metodología aplicada es viable para cualquier organización ya que se basa en la sistematización de los Documentos por un criterio único y homogéneo para todas las unidades del Organismo teniendo su Administración y Archivo Centralizado. Esto hace que se pueda aplicar tanto a instituciones grandes, medianas o pequeñas. Estrategia o metodología seguida en la implementación: Si bien la Gestión es Centralizada, la estrategia para su implantación fue en forma escalonada por aéreas regionales del país a medida que se iban aj ustando la adquisición e instalación del parking informático. Las mejoras que se han ido realizando a través de los años ha tenido un tratamiento similar. Plan de trabajo: El Proyecto comenzó en 1997 con un análisis y estudio de la situación de la Gestión Documental del Organismo. Se depuraron, ajustaron y corrigieron procedimiento y se sistematizó la Gestión Documental tratando de eliminar el papel, cosa que no se logró pero se mejoró sustancialmente. En la actualidad se está realizando la última mejora que consta en la migración a sistemas web y la incorporación de la firma electrónica que repercute directamente en la sistémica de Archivo al eliminarse cada vez más el uso del papel. Recursos empleados en la ejecución del proyecto: Recursos propios y apoyo de una Consultora en el año Mantenimiento informático y logístico a cargo de recursos propios desde el año 2000 a la fecha. Adjuntar documento del proyecto (opcional): --- Adjuntar nota de satisfacción (opcional): ---- Datos adicionales por rubro Rubro Archivos Implementado Se realizó un inventario de activos de información?: NO Criterios de sistematización de la información: La información se encuentra dentro de un sistema documental por: tipo de documento: Expedientes, Oficios, Notas, Memorandos, Circulares, en línea y Expedientes, Oficios, Notas, Memorandos, Circulares, archivados. Dentro de esto por Fecha y Tema. Con la puesta en producción de etapa actual se eliminará notoriamente el uso del papel quedando prontos para el nuevo sistema a desarrollarse en el 2014 que incluirá una metodología netamente digital. Secretaria General 8