Programa de Gestión Documental

Transcripción

1 Programa de Gestión Documental Julio de 2014

2 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL AUTORIDAD NACIONAL DE TELEVISIÓN 1. INTRODUCCIÓN La Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), establece en su título quinto la gestión de documentos y la obligación que tienen las entidades públicas, de elaborar, implementar y hacer seguimiento a los programas de gestión de documentos. Igualmente, la Ley 594 de 2000, en el artículo 19 establece que Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos; b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema., así mismo, en el artículo 21 establece que Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. En cumplimiento de lo anterior, la Autoridad Nacional de Televisión establece el siguiente programa basado en el manejo eficiente, efectivo y eficaz de la documentación que produce la ANTV, desde su inicio hasta su fin, a la cual se hace seguimiento a través de la implementación de herramientas tecnológicas especializadas para tal fin, con el ánimo de facilitar su producción, preservación y conservación. El Programa de Gestión Documental implementado en la Autoridad tiene una visión de las diferentes funciones y servicios que presta, expresado en un sistema que garantiza el flujo y la disposición de la información en forma ágil y oportuna. Página 2 de 5

3 Siendo así, y en cumplimiento a la normatividad archivística vigente, el Programa de Gestión Documental de la Entidad, está compuesto por tres procesos, cada uno de ellos interrelacionados, como se muestra a continuación. 2. CORRESPONDENCIA DE INGRESO El procedimiento inicia cuando un usuario externo necesita radicar algún documento propio de la función de la Entidad con el ánimo de solicitar algún tipo de trámite dentro de la misma, por cualquier tipo de medio establecido para tal fin. A saber: - Físicamente. - Correo electrónico. - Servicios de correo como 472, Servientrega, etc. En el momento de recepción de dicha documentación, los usuarios responsables de radicar la correspondencia diligencian en el sistema de radicación la información básica del documento, correspondiente al origen, el remitente, un resumen del documento y el tipo de asunto, entre otros. Como resultado, se asigna un número de radicado de entrada consecutivo, único e irrepetible, el cual identifica el documento. Alineándose con la iniciativa de cero papel, se escanean los documentos y sus adjuntos para ser posteriormente asignados por medio de la herramienta, al Coordinador responsable de gestionar dicha documentación recibida. Solo para casos específicos, en donde se tiene que realizar la gestión con la documentación física, como facturas, tutelas, códigos cívicos y descargos de resoluciones, entre otros se entregan adicionalmente los físicos a la persona responsable. 3. GESTIÓN DOCUMENTAL Una vez asignados los registros de entrada a los Coordinadores responsables de cada área, éstos analizan la documentación, para definir quién es la persona idónea dentro de su área para gestionar y tramitar dicha correspondencia. Página 3 de 5

4 Según el tema solicitado en la documentación, se tiene términos por ley manejados dentro de la Entidad, para la generación de las respuestas correspondientes. Para PQR se cuenta con 15 días hábiles a partir de la recepción de la documentación para la proyección de la respuesta. Para otros trámites y solicitudes se cuenta con 10 días hábiles a partir de la recepción de la documentación para la proyección de la respuesta. Con el objetivo de controlar el cumplimiento de la generación de respuestas a término, la herramienta proporciona avisos de trámites próximos a vencer al responsable de la correspondencia. Adicional a la documentación recibida, dentro de la herramienta se encuentra tanto el documento de respuesta generado, como el documento final firmado. Con esto, toda la documentación manejada y generada dentro de la entidad se encuentra en el sistema de gestión documental, en donde se pueden realizar búsquedas de acuerdo a perfiles y nivel de confidencialidad de los documentos. 4. CORRESPONDENCIA DE SALIDA Con respecto a la correspondencia de salida, igualmente las personas responsables reciben por parte de los funcionarios la documentación que va a salir de la entidad; ya sea respuestas a peticiones o requerimientos, traslados de competencias a otras entidades, entre otros. En el sistema de correspondencia, las personas responsables diligencian la información básica del documento, correspondiente al origen, el destinatario, un resumen del documento y el tipo de asunto. Adicionalmente, asocian el documento si éste es una respuesta a un documento de entrada. Esto con el fin de poder tener el historial de documentación que hace referencia a un mismo tema, para búsquedas posteriores. Como resultado, se asigna un número de radicado de salida consecutivo, único e irrepetible, el cual identifica el documento. Página 4 de 5

5 Igualmente, se escanean los documentos y sus adjuntos para ser ingresados a la herramienta. Finalizado dicho procedimiento, se realiza el envío de la correspondencia por el medio respectivo, a saber correo electrónico o correo certificado. Página 5 de 5