PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES Y ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y DOCUMENTALES

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1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES Y ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y DOCUMENTALES OCTUBRE 2014

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 MARCO DE REFERENCIA... 4 MARCO LEGAL ALCANCE PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO REQUERIMIENTOS a. Tecnológicos b. Administrativos c. Económicos LINEAMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL FASE DE IMPLEMENTACIÓN a. Política de Gestión Documental b. Objetivos Generales c. Indicadores de Gestión PROGRAMAS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS PAGINA 2/47 FECHA DE APROBACIÓN:

3 INTRODUCCIÓN Diversas normas evidencian la constante preocupación por respaldar legalmente la adecuada gestión de documentos, la cual incluye la forma de conservación, seguridad y acceso a los mismos. En este orden de ideas se hace necesario el fortalecimiento de una cultura archivística que permita desvirtuar el concepto de archivo como depósito de papeles sin ningún valor u organización, por uno más moderno que contemple la gestión documental desde la planeación de los documentos pasando por la producción, organización, conservación, recuperación y difusión de la información contenida en ellos. El Programa de Gestión Documental ayudará a optimizar la organización documental en el Fondo, así como a racionalizar y normalizar la generación, recepción y envío de documentos dentro y fuera de la institución. PAGINA 3/47 FECHA DE APROBACIÓN:

4 MARCO DE REFERENCIA La sociedad de la información se caracteriza por tener la capacidad de crear y administrar información, permitir el uso y acceso a ella, disminuir distancias y permitir interacción entre personas sin restricciones, mediante el intercambio de grandes volúmenes de datos e información. Por lo tanto el documento ha sido desde hace varios años uno de los medios más importantes en la historia para la recuperación de información. Este soporte registra sucesos y acontecimientos de una sociedad, los cuales son trasmitidos y puestos como prueba y testimonio. A los documentos se les ha asignado el ciclo vital, el cual fue desarrollado por la teoría archivística tradicional, definiendo tres etapas, y a la vez estableciendo tres tipos de archivo, según la etapa donde se encuentren 1. La primera etapa llamada archivo de gestión es la que inicia desde que el documento es creado hasta el cumplimiento de su función que le dio origen. En la segunda etapa se encuentra el archivo administrativo, cuando el documento ha cumplido su fin y se conserva como soporte para la administración que le dio origen y a la vez por razones fiscales, contables o técnicas. Y por último la tercera etapa histórica donde los documentos pierden su valor administrativo para la organización que los creó pero pasan a tener un valor histórico e investigativo y que se denomina archivo histórico 2. Sin embargo; existen problemas documentales causados por el erróneo manejo de los documentos en sus tres fases debido a las siguientes razones: Falta de coordinación de los documentos impresos como electrónicos. 1 Zapata Cárdenas C. A. Planteamiento de la Documentación. Recuperado de 2 Zapata Cárdenas Carlos Alberto. Et al. PAGINA 4/47 FECHA DE APROBACIÓN:

5 Falta de establecer y coordinar adecuadamente el sistema de información y todas las funciones documentales. Falta de acceso a los documentos y entrega oportuna de la información 3. Estos síntomas son la respuesta de la falta de un sistema de gestión documental apropiado, ya que día tras día los documentos físicos, electrónicos y digitales crecen en volumen, generando grades cantidades de información importante para la organización. Además es importante que el sistema de gestión de documentos físicos, electrónicos y digitales permita identificar todos los procesos dentro de la organización y los documentos que se generen dentro de los mismos por medio de un flujo de trabajo, y así poder identificar quien lo origina, quien lo consulta, quien lo modifica y que grado de búsqueda y utilización presenta dentro de una organización, y de esta forma gestionar no solo la información sino también el conocimiento, por ser uno de los recursos de vitalidad para una organización y facilitar la posibilidad de trasmitir ese conocimiento. Por lo tanto las organizaciones deben preocuparse por la gestión de documentos tanto en papel como electrónicos, estos últimos resultan importantes ya que son los que se generan con más frecuencia dentro de una entidad. De esta forma se podrá tener control sobre toda la documentación dentro de la organización y así evitar la entrega inoportuna de la información para los usuarios. Este sistema también debe ofrecer la conservación, recuperación, clasificación y difusión de los documentos para llegar a tener un buen manejo de los archivos (Papel, Electrónicos). 3 Zapata Cárdenas C. A. Directrices para estructurar un programa de gestión de documentos en las organizaciones. Recuperado de Documentos_en_las_Organizaciones.pdf PAGINA 5/47 FECHA DE APROBACIÓN:

6 De acuerdo con lo anterior, el Archivo General de la Nación como principal ente regulador de la gestión documental en Colombia, creado mediante la Ley 80 de 1989 señala lo siguiente: La gestión de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50 4 y de acuerdo con Llanso 5 fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto del ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico. Con la promulgación de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, (Ley General de Archivos) el Archivo General de la Nación estableció reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, señalando a las entidades públicas en sus diferentes niveles, que deben contar con las herramientas necesarias para hacer de los archivos verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. La Ley General de Archivos (2000), define la Gestión documental como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 6 Los documentos son la evidencia de la gestión de las organizaciones, que en cumplimiento de sus funciones los producen, para el Archivo General de la Nación 4 Doyle. M., Freniere, A. (1991). La preparación de manuales de gestión de documentos para administraciones públicas. París. UNESCO. 5 Llanso S. J. (1991). Gestión de Documentos: Definición y análisis de modelos. Bergara: Irargi. 6 Colombia. Archivo General de la Nación. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Recuperado de: PAGINA 6/47 FECHA DE APROBACIÓN:

7 (2003) es documento toda la información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado 7 El archivo es la memoria institucional, por esta razón es importante salvaguardar toda la información de manera ordenada y de fácil ubicación, el Archivo General de la Nación (2003) define el archivo como un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. 8 Así mismo, es importante conocer que la gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, mediante la creación, mantenimiento y actualización de los procesos de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, valoración y disposición final. Por lo tanto, y de acuerdo con la Ley 594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2012 y lo anteriormente planteado, es necesario elaborar el Programa de Gestión Documental en Fogafín, PGD herramienta (Documento) estratégica de la gestión documental, en el que se establecen las estrategias a corto, mediano y largo plazo con relación a la ejecución y el mejoramiento de la prestación de servicios, el desarrollo de los procedimiento y la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. 9 Con la implementación del Programa de Gestión Documental se busca lo siguiente: Acceso a la información sin importar el soporte Control de la producción documental 7 Colombia. Archivo General de la Nación. Programa de Gestión Documental. Recuperado de: 8 Ibid. p Colombia. Archivo General de la Nación. Programa de Gestión Documental. Recuperado de: PAGINA 7/47 FECHA DE APROBACIÓN:

8 Trazabilidad de los documentos Reducción de pérdida y deterioro de documentos en soporte papel Agilidad en la consulta Ahorro en costos administrativos (Papel, fotocopias, tiempos y bodegas) Acceso en línea a documentos y procesos (clientes internos y externos) Seguridad, autenticidad y fiabilidad de la información En este orden de ideas, el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras en cumplimiento de la Ley General de Archivos de 2000, Título V y el Decreto 2609 de 2012, requiere la creación de un documento técnico que recopile y sincronice los procesos de gestión documental y la inclusión de actividades a corto, mediano y largo plazo, las cuales estarán ligadas al Plan Institucional de Gestión Documental. Dentro del proceso de elaboración del Programa de Gestion Documental se realizará un diagnóstico para conocer la situación actual del Fondo frente a la Ley General de Archivos, el Decreto 2609 de 2013 y los Acuerdos 004 y 005 de De igual forma se diseñará un banco terminológico para normalizar los términos relacionados con el Seguro de Depósito. PAGINA 8/47 FECHA DE APROBACIÓN:

9 MARCO LEGAL NORMA Constitución Política de Colombia de Artículos 23 y 74. DESCRIPCION Consagra el derecho que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución; así mismo, a acceder a documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley. Constitución Política de Colombia de Artículo 209. señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones La Ley 80 de 22 de diciembre de 1989 Crea el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística a nivel nacional, que debe velar por la organización, conservación y difusión del patrimonio documental del país. El Acuerdo 07 de 1994 Adopta y expide el Reglamento General de Archivos emitido por, la Junta Directiva del Archivo General de La Nación de Colombia, suministra las pautas y principios que regulan la PAGINA 9/47 FECHA DE APROBACIÓN:

10 función archivista. Circular N 2 de 1997 La Ley 527 de 18 de agosto 1999 Por la cual establece los parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y establece las entidades de certificación y dicta otras disposiciones, En sus artículos 6 y 9, establece la aplicación de los requisitos jurídicos de los mensajes de datos. La Ley 594 del 14 de julio de 2000 Dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones, relacionadas entre otras con las responsabilidades que tienen los funcionarios en pro de su función así como las implicaciones jurídicas, disciplinarias, civiles y hasta penales, por la conservación o no de los documentos. Decreto 1747 del 11 de septiembre de 2000 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales. El Acuerdo 60 de 2001 Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, expedido por el Archivo General de La Nación. Circular N 4 de 2003 La Ley 1341 del 30 de julio de 2009 Organización de Historias Laborales Define los principios y los conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC, en especial el PAGINA 10/47 FECHA DE APROBACIÓN:

11 principio orientador de neutralidad tecnológica. La Ley 1437 de 18 enero de 2011 en el Título III, Capítulo IV El Decreto 2364 de 2012 Autoriza la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos. Reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y dictan otras disposiciones. Decreto-Ley enero de 2012 El Decreto 2578 de 2012 de diciembre 13 de 2012 El Decreto 2609 de 14 de diciembre de 2012 El Acuerdo 004 de 15 de marzo de 2013 Dicta normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Establece en los artículos 4 y 14 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y en particular, el uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública. Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, establece la Red Nacional de Archivos, y dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Dicta disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Reglamenta y fija el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación, e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. PAGINA 11/47 FECHA DE APROBACIÓN:

12 El Acuerdo 005 de 15 de marzo de 2013 Decreto 1515 de 19 de julio 2013 La Ley 1712 de 2014 Establece los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y dictan otras disposiciones Por el cual se reglamenta la Ley 80 de Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional. MARCO CONCEPTUAL 10 A continuación se presentan los conceptos relacionados con la gestión documental y la terminología archivística, con el fin de contextualizar a los funcionarios el Fondo y así facilitar la lectura y compresión del presente programa. Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión. Archivo de Gestión. Es aquel que corresponde al de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten. Archivo Central. Es la unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, 10 Colombia. Archivo General de la Nación. Ley 594 de Recuperado en PAGINA 12/47 FECHA DE APROBACIÓN:

13 una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objetos de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo Histórico. Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Archivo Público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarados de interés público. Caja. Elaborada en cartón corrugado para garantizar la preservación de la información. Carpeta. Cubierta con la que se resguardan por áreas y por temas, los documentos para su conservación. Clasificar. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que comprende cada agrupación documental de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la Entidad. Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Es una instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en donde se discutirán todos los temas referentes a las Políticas de Desarrollo Administrativo, la gestión de la seguridad de la información, la gestión ambiental, la gestión documental y demás componentes del Modelo, la cual direcciona el estudio, análisis y formulación de políticas tendientes a la implementación, elaboración, cumplimiento y seguimiento del mencionado Modelo. Conservación de archivos. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. PAGINA 13/47 FECHA DE APROBACIÓN:

14 Conservación de documentos. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos y el acceso fácil y adecuado a la información allí contenida. Métodos usados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos. Consulta de documentos. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general, a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. Copia. Reproducción puntual de otro documento. Disposición final de documentos. Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. Digitalización. Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento de Apoyo. Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo. Registro de información que debe ser objeto de conservación y, que ha sido producida o recibida por la persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, y además contiene un valor administrativo, fiscal o legal o, valor científico, económico, histórico o cultural. PAGINA 14/47 FECHA DE APROBACIÓN:

15 Documento Cifrado. Cuentan con un procedimiento que utiliza un algoritmo cifrado, es decir una clave, la cual transforma los datos con una estructura lingüística diferente, de tal forma que sea incomprensible. Documento Digital. Contiene información codificada en bits para ser leída, visualizada o grabada. Requiere de un dispositivo que convierta, codifique, trasmita y grabe en bits la información. Documento Electrónico. Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. 11 Documento Electrónico de Archivo. Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. 12 Documento Histórico. Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país. Documento inactivo. Aquél que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. Documento oficial. El que produce, posee o maneja una entidad estatal. 11 Congreso de Colombia. Ley 527 de Artículo 2. La definición de documento electrónico corresponde con la de Mensaje de datos. 12 Colombia. Archivo General de la Nación (30 de octubre de 2001). Acuerdo N.º Archivo General de la Nación. PAGINA 15/47 FECHA DE APROBACIÓN:

16 Documento privado. El perteneciente a personas naturales o jurídicas, entidades, instituciones y organismos que no tienen carácter oficial. Eliminaciones Primarias. Son aquellas que se efectúan en los archivos de gestión aplicando los tiempos y procedimientos de las Tablas de Retención de documentos. Eliminaciones Secundarias. Las efectuadas en el Archivo Central de acuerdo a la Tabla de Retención Documental. Expediente. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Foliación. Acción de numerar hojas. Acto de enumerar los folios solo por su cara recta Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. Folio. Es la hoja de libro, de cuaderno o de expediente al que corresponde dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las hojas de un expediente o carpeta. Función Archivística. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión de documentos. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación PAGINA 16/47 FECHA DE APROBACIÓN:

17 producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. Legislación archivística. Es el conjunto de normas que regulan y reglamentan la conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país. Memoria institucional. Conjunto de todos los documentos que constituyen el archivo. Microfilmación. Técnica de conservación de información, que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Ordenar. Ubicación física de los documentos dentro de la carpeta o expediente. Organización. Proceso mediante el cual se desarrollan las actividades de clasificación, ordenación y descripción documental Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e Informes, entre otros. Serie Documental Simple. Es una serie documental conformada por un mismo tipo documental, la cual comparte los mismos rasgos estructurales o formales. Ejemplo: Serie: Actas Subserie: Actas de Comité de Archivo Tipos Documentales: Actas de Comité de Archivo No. 1, Actas de Comité de Archivo No. 2, Actas de Comité de Archivo No. 3, Actas de Comité de Archivo No. PAGINA 17/47 FECHA DE APROBACIÓN:

18 4, entre otros. Serie Documental Compleja. Es una serie documental compuesta por varios tipos documentales diferentes entre, sí pero relacionados en razón a un trámite determinado. Ejemplo: Serie: Historias Laborales Tipos Documentales: hoja de vida, pasado judicial, examen médico entre otros. Subserie Documental. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla De Retención Documental. Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento. Unidad administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución. Unidad archivística. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras, un expediente. Unidad de conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras: una caja, un libro, o un tomo. Unidad Documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo PAGINA 18/47 FECHA DE APROBACIÓN:

19 documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. Valor administrativo. Aquél que posee un documento para la administración que lo originó, o para aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor contable. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor fiscal. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. Valor jurídico. Aquél del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común. Valor legal. Aquél que tienen los documentos que sirven de prueba ante la ley. Valor primario. Es aquél que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora o al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. Valor Secundario. Es el que interesa a los investigadores de información. 1. ALCANCE El Programa de Gestión Documental de Fogafín contempla desde la política de gestión documental, los procesos de planeación, producción, gestión y trámite, distribución, organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo valoración documental de todos los documentos producidos y recibidos hasta la conjunta PAGINA 19/47 FECHA DE APROBACIÓN:

20 armonización con los sistemas de gestión de calidad, seguridad de la información y ambiental. 2. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO Este documento está dirigido a todas aquellas personas e instituciones que quieran conocer el Programa de Gestión Documental del Fondo. 3. REQUERIMIENTOS a. Tecnológicos Teniendo en cuenta la estrategia de Cero Papel de Gobierno en línea se hace necesario plantear los lineamientos generales para la creación, recepción, captura, almacenamiento, organización, búsqueda y preservación de los documentos electrónicos que produce Fogafín. No obstante, es importante aclarar que el término cero papel no significa desaparecer el documento físico o digitalizar todos los documentos. Cero papel plantea que hay documentos que nacen electrónicos, permanecen electrónicos para su consulta y que por lo tanto deben culminar su ciclo como electrónicos. Esta estrategia ayuda a disminuir notables costos en papelería, custodia de cajas de archivo y preservación en el tiempo. Se definió que los documentos electrónicos de Fogafín cuentan con las siguientes características: Fiabilidad. PAGINA 20/47 FECHA DE APROBACIÓN:

21 o Ha sido creado y enviado por la persona que indica hacerlo y en la fecha que se afirma. o Tiene responsables de producción, tramite y permisos de acceso a las carpetas en los servidores y aplicativos donde se encuentran ubicados, de manera tal que los documentos no puedan ser alterados por roles no autorizados. Autenticidad. o El documento debe estar protegido para modificaciones o adiciones no autorizadas. o Cada cambio en el documento debe estar documentada y argumentada. o Documentos firmados electrónicamente Integridad o Su contenido debe reflejar las acciones y decisiones de las operaciones y actividades que dieron lugar a la creación del documento electrónico y por lo tanto es testimonio de las actuaciones. Disponibilidad y Conservación o Se puede recuperar, localizar, leer e interpretar fácilmente la información contenida. Debe mostrar la actividad que produjo el documento de forma clara, para facilitar la compresión de las operaciones. Confidencialidad o El documento debe ser accesible únicamente a personal autorizado a tener acceso. Los documentos electrónicos tienen la siguiente estructura: PAGINA 21/47 FECHA DE APROBACIÓN:

22 Contenido. Son el conjunto de datos e información contenida en el documento independientemente de su formato. Firma. De acuerdo con la Ley 5127 de 1999 para Colombia están establecidas dos firmas: la Electrónica y la Digital. Fogafín usa la firma electrónica adquirida a través de Certicamara para algunos funcionarios. Metadatos. Son los datos que se describen en los documentos electrónicos y los cuales permiten su futura recuperación. Clases de metadatos: o Información. Entidad que lo produce, entidad a la que se remite, proceso o procedimiento al que pertenece, etc. o Gestión. Información de la radicación, tipo de documento y trámite. o Seguridad. Control, seguridad y acceso al documento electrónico (perfiles y permisos). o Trazabilidad. Acciones que se han realizado sobre el documento. Adicionalmente la localización física del documento (si lo hubiere). o Firma. Cargo y nombre de las personas que firman el documento. o Fecha. Fecha en la que se firmó el original del documento. Los requisitos para la administración de archivos electrónicos son: o Cuadro de clasificación documental o Controles y seguridad (niveles y perfiles) o Conservación y eliminación o Búsquedas y recuperación de información (multidatos) o Administración Trazabilidad de los documentos o Tabla de Retención Documental - TRD o Eliminación o Transferencias o Captura de metadatos PAGINA 22/47 FECHA DE APROBACIÓN:

23 o Interfaz gráfica para hacer el ambiente visual agradable o Gestión de usuarios o Informes o Auditorias Es importante tener en cuenta que es necesario: Establecer permisos de elaboración, modificación y consulta a través de roles para los documentos digitales y electrónicos. La búsqueda de información debe ser flexible para todo tipo de usuario,, a través de los servicios y aplicaciones que el Fondo pone a disposición para la recuperación de los documentos requeridos. Los catálogos e inventarios deben ser simples de manejar para que la búsqueda no sea rutinaria o compleja para el usuario. La arquitectura informativa debe reflejar los marcos legales, económicos y sociales de la infraestructura informativa. Compartir información a través de recursos tecnológicos de forma interoperable. Mantenimiento del Sistema de Seguridad de la Información - NTC ISO Contar con una herramienta de software que permita incluir funcionalidades como la búsqueda y recuperación de información de manera automatizada, consulta digital de imágenes, gestión de usuarios (registro, petición de documentación original, impresiones, etc.), acceso del usuario a la información PAGINA 23/47 FECHA DE APROBACIÓN:

24 (interfaces), visualización en monitor y manejo y tratamiento digital de imágenes (ampliaciones, reducciones, rotaciones, marcar zonas, etc.). Se requiere de un sistema de información que permita la gestión de documentos electrónicos (elaboración, trámite, consulta) teniendo medidas de protección (autenticidad, integridad, interoperabilidad), firmas digitales y electrónicas y cifrado. De igual forma y teniendo en cuenta los requerimientos en el Decreto Ley 019 de 2012 para el uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites en la función pública y el uso de tecnologías de la información para la gestión y trámites judiciales, así como la conformación y archivo de los expedientes según lo dispuesto en la Ley 1564 de Se requiere establecer un proceso de digitalización certificada, foliado de los documentos electrónicos y la elaboración y actualización de los índices en los expedientes electrónicos en la fase activa que aseguren la integridad y completitud del mismo. Se requiere atestiguar mediante metadatos los procesos de encriptación y descifrado utilizados, para garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos. Los archivos digitalizados deben estar en formato PDF tipo A con OCR para la totalidad de los documentos recibidos y enviados. La resolución mínima de escaneo es de 200 dpi o superior y en color que asegure las características de legibilidad, fidelidad y calidad y el reconocimiento de caracteres. PAGINA 24/47 FECHA DE APROBACIÓN:

25 Los expedientes tendrán los siguientes metadatos: 1. Nombre de la Entidad 2. Nombre de la Dependencia 3. Código de la Dependencia 4. Nombre de la Serie Documental 5. Código de la Serie Documental 6. Nombre del Expediente 7. Número del documento de identidad 8. Número de Carpeta 9. Número de caja 10. Fecha inicial del expediente 11. Fecha final del expediente 12. Ubicación del expediente 13. Número de rollo de microfilm (campo de notas inventario) 14. Número de fotograma en el rollo de microfilm (campo de notas inventario) 15. Posición en el rollo de microfilm (campo de notas inventario) 16. Ubicación de rollo (campo de notas inventario) 17. Proceso 18. Procedimiento 19. Recurso de información 20. Tipo documental 21. Autor/cargo 22. Tema/asunto 23. Valores 24. Ubicación 25. Alcance 26. Información complementaria PAGINA 25/47 FECHA DE APROBACIÓN:

26 27. Nombre de responsable 28. Fecha 29. Norma usada Para los expedientes de historias laborales, se deberá incorporar en el archivo PDF, los siguientes metadatos: Asunto: el número de identificación de quien corresponda la historia laboral Palabras clave: apellidos y nombres de quien corresponda la historia laboral Para los expedientes de contratos, se deberá incorporar en el archivo PDF, los siguientes metadatos: Asunto: Número del contrato Palabras clave: nombres del contratista Con el fin de tener registro de los metadatos de contenido, contexto y estructura de todos los documentos electrónicos, los productores documentales deben identificar sus carpetas ubicadas en el servidor Hermes de acuerdo con la Tabla de Retención Documental. A partir de esa identificación se levantará el inventario documental y las fichas de descripción. Tanto para expedientes, físicos, electrónicos y mixtos. Para esto se requiere que las personas del Departamento de Servicios Administravos y Documentales tengan acceso a todas las carpetas en Hermes, este acceso con permisos únicamente de lectura. Serán los productores documentales los responsables de la creación de carpetas en Hermes y de tipos documentales, así como de la información que sobre esos PAGINA 26/47 FECHA DE APROBACIÓN:

27 documentos y carpetas se proporcione al Departamento de Servicios Administravos y Documentales y al Departamento de Desarrollo Institucional y Riesgo Operativo. Se debe registrar en SADE en la pestaña características, campo observaciones, el nombre y cargo de la persona que solicita el cambio de un documento electrónico y nombre y cargo de quien autoriza el cambio, fecha, motivo hora del evento. La solicitud de cambio debe estar soportada mediante un correo electrónico dirigido al Departamento de Servicios Administrativos y Documentales. b. Administrativos Publicación del Programa de Gestión Documental (PGD en la página web del Fondo, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Fortalecer la cultura archivística enfatizando en el cumplimiento de políticas, procesos y procedimientos de gestión documental como responsabilidad del talento humano. Establecer los procesos de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos y valoración. El Programa de Gestión Documental debe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos en el Fondo y los establecidos por ley tales como el Sistema Nacional de Archivos. c. Económicos PAGINA 27/47 FECHA DE APROBACIÓN:

28 Recursos presupuestales para adquisición y mantenimiento de software de gestión documental, mensajería, mantenimiento de lectores de microfilmación, fotocopiadoras y fax, mantenimiento del sistema de control de humedad y temperatura del archivo y la custodia de archivo histórico. Los requerimientos presupuestales para la vigencia de 2015 de Gestión documental para el Fondo son: CANTIDAD COMPONENTE $ Software de Gestión Documental $ Proceso microfilmación $ Mantenimiento de fax, fotocopiadoras, lectores de $ microfilmación y scanner Mantenimiento SADE $ Mantenimiento del Sistema Control de Humedad y Temperatura del archivo 4. LINEAMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fogafín tiene documentados los procesos de gestión documental en el Macroproceso de Gestión de Archivo Documental y Mensajería, el cual está enfocado a garantizar integralmente el patrimonio documental de Fogafín, así como, la entrega oportuna y segura de la correspondencia tanto interna como externa. Está constituido por los siguientes procesos de piso: Valoración documental Objetivo: Valorar todos los documentos producidos y recibidos por el Fondo mediante el análisis de funciones y construcción de la Tabla de Retención Documental y la Tabla de Valoración Documental. PAGINA 28/47 FECHA DE APROBACIÓN:

29 Recepción correspondencia externa Objetivo: Radicar y asignar la correspondencia recibida de personas naturales y/o jurídicas a los destinatarios responsables de adelantar el trámite. Recepción y radicación de correspondencia producida internamente Objetivo: Recibir y radicar todas las comunicaciones dirigidas a personas jurídicas y/ó naturales y todos los memorandos del Fondo, siguiendo los lineamientos establecidos por FOGAFÍN. Entrega de correspondencia a destinatario externo Objetivo: Enviar las comunicaciones proyectadas por el Fondo dirigidas a personas jurídicas y/ó naturales, y realizar las acciones necesarias para asegurar la entrega efectiva al destinatario. Archivo de documento electrónico Objetivo: Disponer de carpetas virtuales actualizadas para consulta de archivos de gestión, central e histórico por parte de los usuarios a través del aplicativo de Servicios Documentales. Actualización libros y publicaciones Objetivo: Mantener actualizado las publicaciones periódicas que llegan a FOGAFÍN, para que sirvan de consulta a los usuarios de la Biblioteca. Préstamo de libros y publicaciones Objetivo: Suministrar información, tanto a usuarios internos como externos, contenida en los libros y publicaciones periódicas. PAGINA 29/47 FECHA DE APROBACIÓN:

30 Archivo y documentación y control de registros Objetivo: Contar con la información y los documentos disponibles, para atender en forma oportuna la consulta por parte de los diferentes usuarios del servicio y mantener los registros y documentos legibles, fácilmente identificables y recuperables, teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental. Atención de requerimientos de archivo o Gestión del sistema de archivo documental SADE Objetivo: Determinar los lineamientos para una adecuada actualización del Aplicativo de radicación de correspondencia. o Consulta y préstamo de documentos Objetivo: Facilitar la consulta de documentos de archivo en medio magnético y físico en los casos que se requiera. o Atención a servicios complementarios Objetivo: Atender las solicitudes de anillado de documentos y fotocopias que tengan que estén relacionadas con actividades del Fondo. Disposición final o Microfilmacion de documentos Objetivo: Garantizar la conservación de la memoria documental institucional, a fin de poseer recursos para la ciencia, la historia y la administración. o Eliminación de documentos PAGINA 30/47 FECHA DE APROBACIÓN:

31 Objetivo: Eliminar los documentos que han cumplido su tiempo de retención, producto del proceso de valoración documental del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras. Transferencias secundarias Objetivo: Transferir los documentos con valores secundarios o históricos al Archivo General de la Nación, producto del proceso de valoración documental del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras. 5. FASE DE IMPLEMENTACIÓN El Fondo cuenta con el Programa de Gestión Documental aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo (CIDA). Desarrollado por un equipo de trabajo interdisciplinario (Jefe del Departamento de Servicios Administrativos y Documentales, un Especialista y un Analista en Servicios Documentales, tres auxiliares administrativos y dos mensajeros). El PGD está articulado con el Sistema Integrado de Gestión (SIG) compuesto por el Modelo estándar de control Interno MECI, el Sistema de Gestión de Calidad bajo la NTCGP-1000 e ISO 9001, el Sistema de Administración de Riesgo Operativo SARO, el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (ISO 27000) y el Sistema de Gestión Ambiental bajo la NTC ISO a. Política de Gestión Documental El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras en el marco de su cultura archivística orienta la política en materia de gestión documental al cumplimiento de las normas que regulan la función archivística, mediante la efectiva administración de la documentación física, electrónica y digital durante su ciclo vital, la articulación con los productores de la misma y el uso de nuevas tecnologías que garantizan seguridad, PAGINA 31/47 FECHA DE APROBACIÓN:

32 autenticidad, integridad, interoperabilidad con otras entidades y disponibilidad de la información institucional para el ciudadano, como testimonio del cumplimiento de los procesos misionales del Fondo. b. Objetivos Generales Fortalecer la cultura archivística enfatizando en el cumplimiento de políticas, procesos, procedimientos y el Programa de Gestión Documental en cada una de las actividades de los funcionarios como productores y gestores de información. Crear, estandarizar, controlar y articular los procesos de planeación, producción, trámite, organización, valoración y consulta para documentación física, electrónica y digital, preservando el patrimonio documental del Fondo, en cumplimiento de su misión. Establecer y mantener los criterios de seguridad, confiabilidad, autenticidad e integridad de la documentación física, electrónica y digital. Facilitar a los ciudadanos el acceso físico y en línea de la información propia de la gestión documental del Fondo, así como el uso e intercambio de datos con otras entidades. PAGINA 32/47 FECHA DE APROBACIÓN:

33 c. Indicadores de Gestión Nombre Descripción Fórmula Meta Limites Frecuencia Documentación, articulación e implementación de procesos de la función archivística Mide el porcentaje de documentación e implementación de procesos de la función archivística de manera (Número de procesos documentados, articulados e implementados/numero de procesos establecidos para la función archivística)* % 95%- 100% Trimestral Criterios de seguridad y autenticidad de la documentación implementados Información de gestión documental de interés para el ciudadano publicada en la página articulada Mide el nivel de implementación de criterios de seguridad y autenticidad de la documentación Número de quejas o reclamos que se reporten en un período determinado por parte de usuarios internos o externos en donde se manifieste o evidencie la vulnerabilidad de estos criterios Mide el nivel de la disponibilidad de la información de archivo de interés Criterios de seguridad y autenticidad implementados/ Criterios de seguridad y autenticidad requeridos 100% 95%- 100% Semestral Número de quejas o reclamos 0 0 Trimestral (Temas de gestión documental de interés para el ciudadano publicados en la página Web/ Temas de gestión documental 90% 80%- 100% Trimestral

34 Web del Fondo Cultura archivística adoptada para el ciudadano en la página Web del Fondo de interés para el ciudadano)*100 Número de solicitudes atendidas / Número de solicitudes de información recibidas 100% 100% Mensual ** Este indicador es cualitativo, por lo que la adopción de la cultura se medirá mediante observación e indagación esporádica a algunos colaboradores PAGINA 34/47 FECHA DE APROBACIÓN:

35 6. PROGRAMAS 6.1 Programa de Documentos Vitales El Fondo cuenta con un Plan de Continuidad del Negocio y tiene establecido los siguientes riesgos que podrían afectar la continuidad de la operación del Fondo: Ataques informáticos. Interrupciones o daños en la plataforma tecnológica. Incendio. Sismo y/o terremoto. Inundación. Estos riesgos se han analizado, evaluado y documentado con sus respectivos controles, y mecanismos de monitoreo. Los resultados de su monitoreo son documentados en el Sistema de Administración del Riesgo Operativo (SARO). Los anteriores riesgos se encuentran asociados a los macroprocesos de Gestión de Tecnología Informática y Gestión de Infraestructura Locativa, y pueden ser consultados en el submenú Mapa de riesgos del Menú Sistema Integrado de Gestión de la Intranet. De otra parte, el Fondo cuenta con procesos de copias de respaldo de la información contenida en el Sistema de Administración Documental (SADE), esta información es grabada semanalmente en cintas custodiadas posteriormente por la compañía Memory Corp. Así mismo, la documentación física y los rollos de microfilmación generados por el Fondo son entregados por el custodia cada que se requiere hacer un proceso de microfilmación.

36 6.2 Programa de Normalización de formas y formularios electrónicos Fogafín ha establecido un proceso de Control de Documentos en el cual se encuentra la Planeación de la producción documental por parte de los usuarios, y adicionalmente se trabaja en conjunto con el Departamento de Desarrollo Institucional y Riesgo Operativo para la aprobación y denominación de series y subseries documentales, tiempos de retención y valoración. 6.3 Programa de Gestión de Documentos Electrónicos El Fondo cuenta con un programa Sistema de Servicios Documentales - SADE que permite la gestión de los documentos electrónicos, a través de la radicación, trámite, consulta, verificación, almacenamiento y aplicación de las TRD. Así mismo, cuenta con el Sistema de Servicios Documentales SSD. creado para facilitar la consulta de documentos. En la página web un sistema de PQRS y un servidor de almacenamiento de archivos exclusivo para guardar documentos electrónicos. Actualmente los documentos electrónicos cuentan con las siguientes características: Cuentan con atributos como trámite o asunto, fechas de creación, nombres de interviniente, niveles de acceso, privilegios de acceso. El aplicativo Sistema de Administración de Documentos Electrónico SADE genera una copia del documento original para el proceso de consulta para mantener la integralidad de los documentos electrónicos antes y después de la consulta. PAGINA 36/47 FECHA DE APROBACIÓN:

37 Cuentan con metadatos para la consulta tales como: Clase de correspondencia, medio de recepción, destinatario, dependencia, asunto, remitente, dirección, ciudad, número de comunicación y fecha de remisión. De igual forma los expedientes a los que pertenecen tienen ficha de descripción con los siguientes metadatos: Fondo, unidad administrativa, Oficina productora, proceso, procedimiento, serie, recurso de información, tipo documental, título del expediente, autor/cargo, tema/asunto, objeto oficina productora, valores, ubicación, alcance, información complementaria, notas, área responsable, nombre de responsable, firma, fecha y norma usada. Los documentos que Fogafín recibe cifrados están en CD ROM y por lo tanto la información no se descifra. Sin embargo es importante aclarar que la información cifrada del formato de depósitos individuales llega por el canal a un servidor, esta información se destruye cuando es cargada en la base de datos. Existe una política en el Manual de Seguridad de la Información en relación al control de acceso a las aplicaciones y a la información para la destrucción de datos mediante el uso de un formato establecido para tal proceso. Se dará alcance a lo establecido en la Tabla de Retención Documental en cuanto a la disposición final de dicha información. (eliminación). 6.4 Programa de Descentralización El proceso de custodia de la información del Fondo se encuentra tercerizado a través de la compañía Memory Corp S.A, a partir del año 2010, esto con el fin de preservar y recuperar la información ante la materialización de riesgos externos como desastres, incendios e inundaciones. La compañía se encuentra ubicada en la zona industrial de Montevideo en la ciudad de Bogotá, esta cuenta con barreras fotoeléctricas para detección de movimiento, sistemas de detección de incendio y extinción, y sensores sísmicos y de inundación. PAGINA 37/47 FECHA DE APROBACIÓN:

38 La documentación custodiada es de carácter inactivo comprendida entre los años de 1997 a 2004 así: Un total de 1981 cajas (40 x-300 y 1941 x-200) y 1820 rollos de microfilmación, los cuales están identificados con códigos de barras para las cajas con un número consecutivo para cada división (efal, efras y administrativo) de los rollos de microfilmación. MemoryCorp cuenta con protocolos de seguridad de la información para los procesos de entrega, recepción, solicitud y recolección de los archivos custodiados. Los servicios adquiridos con MemoryCorp son: Codificación. Se identifican las cajas de archivo con un código de barras y un número consecutivo para los rollos de microfilmación y así facilitar su ubicación. Consulta y recuperación de información. Permite consulta en sala, préstamos para consulta en las instalaciones de Fogafín y referencias telefónicas para requerimientos inmediatos. Descripción El mismo día de la recolección de la información las cajas son ingresadas al sistema. Adicionalmente, Memory Corp debe tener documentada una breve reseña histórica de Fogafín y del proceso de custodia que se ha llevado a cabo, en donde se mencionen las normas que aplican a las entidades de prestación de servicios de custodia de archivo inactivo, entre ellas las aplicadas en la descripción archivística adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA). Los inventarios de información custodiados por Memory Corp S.A están compuestos por los siguientes campos de descripción tanto para cajas de archivo y rollos de microfilmación y medios magnéticos: 1. Código de barra o de referencia. 2. Título PAGINA 38/47 FECHA DE APROBACIÓN:

39 3. Descripción general del contenido de las cajas y rollos 4. ID alterno o número de caja asignado por el proveedor anterior o por FOGAFÍN - Signaturas antiguas 5. Código de procedencia Signaturas de procedencia 6. Autor responsable del contenido Nombre del productor 7. Fuentes de información 8. Fechas extremas del productor desde-hasta. ( Solo si está debidamente identificada en la caja) 9. Fecha de ingreso al archivo. 10. Status IN-OUT según sea el caso 11. Ubicación física 12. Soporte 13. Signatura de soporte 14. Volumen de cajas y/o rollos 15. Forma de ingreso Transferencia 16. Lugar de emisión 17. Idioma 18. Dimensiones de las cajas 19. Estado de conservación 20. Características físicas y características técnicas de las cajas y de los rollos 21. Ubicación topográfica de cajas y rollos localización 22. Reproducciones (para documentos físicos en rollos de microfilmación) 23. Notas del archivero persona que realiza la descripción. Adicionalmente, se tiene establecido un Acuerdo de Servicios para el manejo archivos físicos inactivos y rollos originales de microfilmación, en el que se especifican las políticas y procedimientos para hacer uso de los servicios adquiridos con MemoryCorp. PAGINA 39/47 FECHA DE APROBACIÓN:

40 6.5 Programa de Auditoría y control El Departamento de Servicios Administrativos y Documentales realizará verificación y seguimiento al cumplimiento de políticas y directrices establecidas en el Programa de Gestión Documental. De otra parte como parte de los procesos de evaluación independiente, el Departamento de Auditoría Interna, realiza la verificación y evaluación de los procesos, procedimientos y actividades para garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas por la alta dirección en relación a la gestión documental del Fondo. 6.6 Programa de Capacitación Fogafín realiza sensibilización, socialización y capacitación del Programa de Gestión Documental de acuerdo con el cronograma y objetivos establecidos por el Departamento de Servicios Administrativos y Documentales, así como las necesidades del Fondo. El programa de capacitación tiene por objeto aclarar los conceptos de los funcionarios en lo relacionado a la Tabla de Retención Documental, Programa de Gestión Documental y políticas establecidas en el Reglamento de Servicios Documentales. PLAN DE CAPACITACIONES Y SOCIALIZACIONES 2014 Tema Medio Fecha Dirigido a Metodología Políticas y objetivos Programa de Gestión Documental Presencial Políticas nuevas y refuerzo de las que hay lugar, documentadas en el Reglamento de Servicios Documentales y de los procesos lo pertinente Presencial 16 de septiembre al 3 de octubre Todo el personal Por departamentos Temas de interés para los productores de documentos establecidos en el Programa de Gestión Documental Presencial Tablas de Retención Documental Presencial Intranet, correo electrónico Refuerzo de políticas Concursos de Match Point Información masiva 15 de octubre al 31 de diciembre Todo el personal Intranet, correo electrónico virtual Refuerzo Tablas de Retención Documental Concursos Match Point PAGINA 40/47 FECHA DE APROBACIÓN:

41 6.7 Programa de Reprografía En el Fondo existen políticas, manuales, procesos, entre otros en los que se establece los lineamientos para el proceso de reprografía. Fotocopiado El servicio de fotocopiado es estrictamente institucional. Se tramitará la orden de servicio previo diligenciamiento de la solicitud en el aplicativo de Servicios Documentales con la respectiva justificación, siempre que ésta sea aprobada por el funcionario encargado del Departamento de Servicios Administrativos y Documentales. (Ver Reglamento de Servicios Documentales). Únicamente se reproducen los documentos necesarios para dar un trámite. No se reproducen documentos para duplicar información en los expedientes del archivo central o que se encuentren físicas, electrónica o digitalmente. Transmisión de fax La solicitud de transmisión de fax se hará mediante solicitud al Departamento de Servicios Administrativos y Documentales con el diligenciamiento completo del formato SOLICITUD TRANSMISIÓN DE FAX establecido para este fin. Tendrán firma autorizada para acceder al servicio los siguientes funcionarios: Director, Subdirectores, Jefes y Asistentes Administrativos Los Jefes de Departamento podrán delegar esta función en alguno de los profesionales del área a su cargo, remitiendo correo electrónico al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos y Documentales informando la autorización. (Ver Reglamento de Servicios Documentales). Digitalización PAGINA 41/47 FECHA DE APROBACIÓN:

42 Se digitaliza toda la información recibida, enviada y producida por el Fondo. Los documentos digitalizados son de tipo PDF/A-1 con OCR, con una resolución de 300 dpi a blanco y negro, sin embargo cuando se requiera se hace a escala de grises o a color. Impresión Se imprimen únicamente en papel reciclable o papel limpio los documentos que por su naturaleza deban estar en papel para su entrega o diligenciamiento y para los cuales no exista otra alternativa o mecanismo de divulgación o información (digital o magnético). Las revisiones de los documentos y/o correcciones, se hacen a través del monitor del computador y el envío debe realizarse a través del correo electrónico. Se utilizará como papel reciclable todo papel impreso no usado para su disposición final y que no contenga información clasificada como reserva legal, privilegiada y confidencial. El Fondo cuenta con escáneres, con el fin de generar y mantener copias digitalizadas de documentos para su distribución o utilización. (Ver Manual del Sistema de Gestión Ambiental). Microfilmación Se microfilma todo la documentación que sea objeto de conservación de acuerdo con lo establecido en la Tabla de retención Documental y la Tabla de Valoración Documental. Este proceso se realiza de acuerdo con las pautas señaladas en las normas técnicas NTC 3723 y NTC 4080 para la reproducción de microfilmes. PAGINA 42/47 FECHA DE APROBACIÓN:

43 ANEXOS ANEXO 1. Diagnóstico de Gestión Documental DECRETO 2609 DE 2013 PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL 50% 42% 40% 32% 30% 20% 10% 20% 6% CUMPLIMIENTO 0% ACUERDO 005 DE 2013 DESCRIPCION DE ARCHIVOS 40% 36% 40% 20% 21% 0% 2% CUMPLIMIENTO PAGINA 43/47 FECHA DE APROBACIÓN:

44 SI CUMPLE NO CUMPLE PARCIALMENTE NO APLICA SI CUMPLE NO CUMPLE PARCIALMENTE NO APLICA SI CUMPLE NO CUMPLE PARCIALMENTE NO APLICA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ACUERDO 004 DE 2013 TRD Y TVD 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 58% 34% 7% 1% CUMPLIMIENTO MATRIZ DE DATOS CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD AGN GESTIÓN DOCUMENTAL 60% 40% 20% 0% 42% 20% 32% 6% 36% 40% 21% 2% 58% 34% 7% 1% DECRETO ACUERDO ACUERDO PAGINA 44/47 FECHA DE APROBACIÓN:

45 ANEXO 2. Banco terminológico

46 ANEXO 3. Mapa de Procesos

47 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE CAMBIO dd/mm/aa 1 22/07/ /10/2014 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Versión inicial Aprobación Se incluyeron requerimientos económicos para la vigencia 2015 y tecnológicos según el Decreto Ley 019 de 2012 y la Ley 1564 de Adicionalmente se incluyó el cronograma de capacitaciones y sensibilizaciones del año Aprobación ELABORADO POR Norela Briceño Jefe Departamento de Servicios Administrativos y Documentales / Bernardo Chinchilla Castellanos Pasante Departamento de Desarrollo Institucional Y Riesgo Operativo Andrea Luque Analista del Departamento de Servicios Administrativos y Documentales PAGINA 47/47 FECHA DE APROBACIÓN:

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