MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

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1 MANUAL DE GESTION FECHA: Oct / 14 Página 1 de 57 MANUAL DE GESTION

2 Página 2 de 57 CONTENIDO 1 INTRODUCCION GENERALIDADES OBJETIVOS NORMATIVIDAD GLOSARIO JERARQUIA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD IMPLEMENTADO POR LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL TOLIMA EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, EN SUS DIFERENTES SERVICIOS Y PROCESOS, SE HA DOCUMENTADO SIGUIENDO LA JERARQUÍA ESTABLECIDA EN LA PIRÁMIDE (VER FIGURA METODOLOGIA GENERAL PARA EL DISEÑO DE DOCUMENTOS DEL SGC RESPONSABILIDAD DE LA ESTRUCTURA EL PROGRAMA DE GESTION EN LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL TOLIMA EDAT S.A E.S.P. OFICIAL DEFINICIÓN E IMPORTANCIA CONSIDERACIONES BÁSICAS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION PRODUCCION DE DOCUMENTOS: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: TRÁMITE DE DOCUMENTOS: ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: TIPOS ES ACTOS ADMINISTRATIVOS: RESOLUCION CARTAS U OFICIOS CIRCULAR MEMORANDO BIBLIOGRAFÍA... 57

3 Página 3 de 57 1 INTRODUCCION La gestión eficiente de la información es un área crítica para cualquier organización, bien sea en el sector público como en el privado. Como consecuencia, en las últimas décadas se han desarrollado numerosas iniciativas la mayoría de ellas de carácter tecnológico para mejorar la gestión de la información en las organizaciones. La mayor parte de los esfuerzos de adopción de tecnologías de la información se han orientado a la utilización de bases de datos estructuradas, y se ha prestado menos atención a la gestión documental (es decir, información no estructurada). Sin embargo, gran cantidad de información que gestionamos se encuentra registrada en documentos. La Ley 594 de Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. Con base en lo anterior, se debe implementar una gestión documental, basada en prácticas operativas, que se puedan optimizar y a futuro organizar con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la Entidad y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área. La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL estableció unas políticas y directrices orientadas a una eficiencia en la prestación del servicio teniendo en cuenta el Sistema de Gestión de Calidad (NTCGP 1000), lo cual ha requerido a su vez liderar el proceso de gestión documental, para facilitar el control de los documentos y registros requeridos en la gestión de la Entidad. El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así, en un factor clave para la optimización de los procesos y el desarrollo de las actividades de autoevaluación que conducen a la mejora continua. El presente Manual de Gestión Documental, es una herramienta que ofrece al Servidor Público de La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y normas que se deben aplicar para gestionar los documentos, con un enfoque claro y

4 Página 4 de 57 sencillo, a través del desarrollo de modelos y ejemplos, que van de la mano con la implementación de los procedimientos de control de documentos y de registros, definidos en el Sistema de Gestión de Calidad. El Manual de gestión documental se establece como un instrumento de información en el que se consignan en forma metódica las técnicas de organización de la información registrada en documentos soporte papel; técnicas que se deben seguir para la realización de los procesos de gestión documental de la Institución. Este manual permite establecer un método de manera que las actividades técnicas o procedimientos aplicados desde la producción, hasta la organización de la documentación en las oficinas, siempre se desarrolle de la misma manera; y no se desarrollen de acuerdo a los métodos, apreciaciones, gustos o rutinas de trabajo de las personas. El documento se estructuró teniendo en cuenta lo definidos por la Ley 594 en el Artículo 22, donde se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 1. Producción de documentos 2. Recepción de documentos, 3. Distribución de documentos, 4. Trámite de documentos, 5. Organización de documentos, 6. Consulta de documentos, 7. Conservación de documentos 8. Disposición final de documentos. Este manual está basado entre otros, en la aplicación de la Ley General de Archivos, del Reglamento General de Archivos correspondiente al Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, el Acuerdo 060 de 2001, el Acuerdo 042 de 2002 y el Acuerdo N 004 de 2013 y Acuerdo AGN 005 de 2013 del Archivo General de la Nación y se apoya en el Reglamento de Archivo adoptado por La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, mediante la Resolución No. de 2014.

5 Página 5 de 57 2 GENERALIDADES 2.1 OBJETIVOS Estandarizar las comunicaciones y principales documentos y registros generados en la Entidad, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad. Establecer y difundir normas que reglamenten la administración de las comunicaciones oficiales en La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, así como el recibo, despacho y archivo de la misma. Crear parámetros de aplicación general en la gestión documental que faciliten la comprensión de todos los servidores públicos, utilizando un lenguaje sencillo y común. Proporcionar una herramienta de fácil consulta para el desarrollo de la Imagen Institucional. Tratar los archivos electrónicos conforme a los principios y procesos archivísticos de la gestión documental 2.2 NORMATIVIDAD Constitución Política de Colombia. Artículo 8, Artículo 15, Artículo 20, Artículo 23, Artículo 27, Artículo 63, Artículo 70, Artículo 71, Artículo 72, Artículo 74, Artículo 94, Artículo 95, Artículo 112, Artículo 113. Ley 80 de Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 962 de Ley Antitrámites Ley 190 de 1995.Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos. Ley 527 de Comercio electrónico y firmas digitales Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de Código Disciplinario Único.

6 Página 6 de 57 Ley 43 de Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Art Código Penal Sobre la falsificación de los documentos públicos. Art. 231 sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos, Código de Procedimiento Penal Art. 261, 352 sobre el valor probatorio de documento público. Art sobre valor probatorio de documento privado. Art. 373 solicitud de copias Decreto 147 de Reglamenta la Ley 527 de 1999.Se refiere al intercambio electrónico de datos), e Internet Decreto 4124 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. GTC 185 ICONTEC. Documentación Organizacional Norma ISO Programa de Gestión Documental articulado con el sistema de Gestión de Calidad. Circular AGN No. 1 de Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia. Circular AGN No. 2 de Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esféros de tinta húmeda. Acuerdo AGN 060 de Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Art. 4.6, 9, 14 Circular 004 del 6 de junio de 2003: Organización de las historias laborales. Departamento Administrativo de la función Pública y el Archivo General de la Nación. Circular 012: Reglamenta la Circular No. 004 del 2003 sobre el manejo y administración de las historias laborales. Circular 035 del 12 de junio de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la función Pública y de Archivo General de la Nación. Decreto 2578 de Diciembre de 2012 del Ministerio de Cultura "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de

7 Página 7 de 57 Archivos, deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado", Acuerdo AGN 004 de 2013: Por la cual se reglamenta los Decretos de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Acuerdo AGN 005 de 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Acuerdo AGN 002 de 2014: Por el cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. 2.3 GLOSARIO ACTAS: Relación de participantes y actividades desarrolladas en el transcurso de una reunión oficial. Documento final como resultado de una actividad específica donde quedan consignadas decisiones importantes. ACUERDO: Documento oficial aprobado por varios miembros de la Institución. Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno. BASES DE DATOS: Es una herramienta de captura y consulta de la información con fines específicos BOLETÍN: Documento informativo, breve, claro y conciso de diversos temas. CERTIFICADO: Documento que confirma un hecho real. CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. COMUNICACIÓN: Documento informativo de interés público para determinada comunidad. COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. CONSERVACIÓN PREVENTIVA: Se refiere a las estrategias de orden político u operativo, que directa o indirectamente contribuyen al mantenimiento de los bienes de archivo sin entrar a intervenir su materia, contempla manejos administrativos, uso de materiales adecuados,

8 Página 8 de 57 sistemas de almacenamiento y depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico. CONTRATO: Documento legal que involucra dos partes, contratistas y contratados. El contrato se aplica a todo acuerdo de voluntades reconocido por el derecho civil, dirigido a crear obligaciones civilmente exigibles. CONVOCATORIA: Llamado con un propósito definido de acuerdo con las exigencias propias del evento. CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. DIGITALIZAR: Tecnología de imágenes Es transformar por medio de un dispositivo llamado escáner, la imagen de un documento para que esta pueda ser almacenada, visualizada y consultada DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es todo registro de información que ha sido grabada en cualquier soporte y medio, elaborado en razón a unas funciones administrativas legalmente establecidas a un funcionario que produce los documentos. DOCUMENTO ELECTRONICO: Es toda información procesada a través de un computado mediante señales electrónicas plasmadas en un soporte de forma magnética u óptica. DOCUMENTOS FISCALES: Documentos legales que pueden formar parte de una Historia Laboral, de un Contrato, de un Proceso. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de la información, con todos los rasgos y características que permitan garantizar su autenticidad DOCUMENTO PRIVADO: Es aquel elaborado por persona natural o jurídica de carácter privado y no tienen relación con funciones o servicios públicos DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. FAX: Es un medio de comunicación de información recibida o entregada de forma mucho más rápida que el correo normal. FOLIACION: Es el procedimiento de asignación de un número a cada documento que permite el control al interior de la carpeta, operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. FORMATO: Documento preestablecido para desarrollar determinado proceso. Esquema establecido para consignar el desarrollo de una actividad específica.

9 Página 9 de 57 HISTORIA: Carpeta que contiene varios documentos relacionados con un mismo tema. HISTORIA LABORAL: Es la carpeta que contiene los documentos soportes de cada una de las novedades administrativas del funcionario público. INDICADOR: Herramienta de medición para determinar el rendimiento de una actividad específica. Medida porcentual y en tiempo que se le da a una actividad desarrollada. INFORME: Relación detallada de las actividades desarrolladas o por desarrollarse dentro de una función asignada. LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación. MEMORANDO: Comunicación interna que puede ser sustantiva o facilitativa. Escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se emplea para transmitir información, orientación, pautas y recordatorios que agilicen la gestión institucional. MENSAJE ELECTRÓNICO: Comunicación escrita a través del Internet. NOTA INTERNA: Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias del AGN y sus funcionarios. NOVEDAD: Hecho o suceso que no se presenta con frecuencia.documento que lo informa: OFICIO: Documento externo de carácter oficial. Escrito utilizado para establecer comunicación con entidades externas. Internamente pueden sustentar certificaciones y otras formalizaciones de carácter específico de interés interno o externo. PRESUPUESTO: Es una proyección para calcular los recursos requeridos en el desarrollo de una actividad, durante un tiempo determinado. PROPUESTA: Documento inicial tendiente a implementar un proyecto. Documento elaborado con el fin de mejorar o iniciar una actividad respectiva. PROYECTO: Actividad programada para realizarse a mediano o largo plazo. REGISTRO: Series de datos que identifican o conforma un documento. RESOLUCIÓN: Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno y de los altos mandos institucionales. Norma que se establece a través de una decisión dada por un supervisor o un grupo directivo.

10 Página 10 de JERARQUIA El Sistema de Gestión de Calidad implementado por La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, en sus diferentes servicios y procesos, se ha documentado siguiendo la jerarquía establecida en la pirámide documental (Ver Figura 1 Figura1.Jerarquía Documental en el SGC Los documentos que se encuentran en la parte superior de la pirámide son de mayor importancia por su impacto en la Entidad. Así mismo, estos prevalecen sobre los tipos documentales de menor nivel. Los documentos que se encuentran en la base de la pirámide impactan de manera específica en las actividades. 2.5 METODOLOGIA GENERAL PARA EL DISEÑO DE DOCUMENTOS DEL SGC La metodología para el diseño de los documentos correspondientes al Sistema de Gestión de Calidad, como Caracterizaciones de Proceso, Manuales, Procedimientos, Matrices, Formatos, entre otros, se encuentra descrita en el Procedimiento PRO-MC-001 Elaboración de documentos, el cual se encuentra disponible en la página web de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, en el enlace SGC.

11 Página 11 de RESPONSABILIDAD DE LA ESTRUCTURA La estructura documental pretende unificar los criterios para la elaboración, revisión, aprobación y difusión de los diferentes tipos documentales generados en el Sistema de Gestión de Calidad de La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL : DOCUMENTO Responsable de la Elaboración Responsable Revisión Responsable Aprobación Responsable de la Difusión Resolución Gerencia o Despacho de la Secretaría General y Jurídica Secretaría General y Jurídica Gerente, Secretario General y Jurídico Secretaría General y Jurídica Circular Comunicación oficial Reglamento Manual Documentos del Sistema de Gestión de Calidad *** Ver Procedimiento PRO-MC-004 Control de Documentos Circular externa Gerencia Circular interna: Secretaría General y Jurídica Auxiliares Administrativos, Secretarias Técnicos operativos, Profesionales Universitarios, y contratistas Gerencia Despacho de la Secretaría General y Jurídica Subgerencia Técnica División Técnica, División Financiera y Tesorería Gerencia Despacho de la Secretaría General y Jurídica Subgerencia Técnica División Técnica, División Financiera y Tesorería Equipo de trabajo del área Secretaría General y Jurídica Coordinador de área Comité de Calidad Comité de Calidad Comité de Calidad Circular externa Gerente Circular interna: Gerente, Secretario General y Jurídico Coordinador de área Gerente Gerente Gerente Secretaría General y Jurídica Área donde se generó la comunicación Representante de la dirección Representante de la dirección Representante de la dirección

12 Página 12 de 57 3 EL PROGRAMA DE GESTION EN LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL TOLIMA EDAT S.A E.S.P. OFICIAL 3.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación del programa de gestión documental en La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, se pretende alcanzar los siguientes objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

13 3.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS MANUAL CÓDIGO: GD-MA-01 Página 13 de 57 Para elaborar el programa de gestión documental en La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos: Administrativos: Se contemplaron las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: Se analizaron las situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original: Archivo total: son las fases del ciclo vital de los documentos, desde que nace hasta que se determina su destinación final. comprende las fases de archivo de gestión, en el cual tenemos los documentos en trámite; archivo central o intermedio, para los documentos que se transfieren desde el archivo de gestión; y el archivo histórico, que recibe los documentos que poseen valores secundarios. Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por la que atraviesan los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final. Principio de procedencia: Principio archivístico por el cual se establece que los documentos producidos por una Institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Principio Orden original: Principio archivístico que establece que los documentos de archivo deberá conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.

14 Página 14 de 57 4 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION 4.1 PRODUCCION DE DOCUMENTOS: Es el proceso de generación de los documentos en la entidad en el cumplimiento de sus funciones, la Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia y la normalización de la producción documental. Es necesario tener en cuenta que los archivos electrónicos deben ser tratados conforme a los principios y procesos archivísticos (Principio de procedencia y principio de orden original) ACTIVIDADES La producción comprende aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos. Creación y diseño de documentos. Determinación y selección de soportes documentales (CD-ROM, discos duros, UBS, TRD). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso, control de la producción y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografía- Número de copias PAUTAS PARA EL MANEJO DEL CORREO ELECTRÓNICO: Establecer carpetas para organizar el correo en. Urgente: documentos que tienen menos de 30 días, Tramitados: documentos que tienen más de 30 días y Copias: llegan como C.C, no son de nuestra responsabilidad. Clasificar los por asuntos para que se puedan consultar por remitente o por fecha Cancelar los mensajes publicitarios colocando una inicial en ellos, para tenerlos en cuenta o eliminarlos. Mantener cuentas separadas para asuntos de oficina y asuntos personales. Administrar la información respondiendo oportunamente a las solicitudes. Correcta selección de encabezados, deben ser muy claros y precisos, mensajes cortos y efectivos, evitar el envío de documentos muy voluminosos permitirá el efectivo manejo del correo y se enviará la información de forma ágil. Almacenamiento de información en bases de datos e imágenes de los documentos que se deben guardar, pero también se debe resguardar el documento físico. Se tiene un soporte que es la información digitalizada, unas bases de datos y la conservación física del papel.

15 Página 15 de 57 Se cuenta con una configuración de la tecnología, a partir de una estación de digitalización e indización, se escanean los documentos y se van a tener en discos duros para luego enviarlos al servidor. Distintas dependencias reciben la información a través de un servidor de fax, , o en la misma web para disponerla al servicio público. 4.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una Institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. VENTANILLA ÚNICA: Es el sitio donde se reciben, radican y clasifican las comunicaciones oficiales recibidas y/o enviadas para ser distribuidas acorde con los trámites establecidos por la Entidad en cumplimiento de sus funciones o con los destinatarios según la ubicación. La ventanilla única se encuentra ubicada en la recepción de la EDAT S.A. ESP Oficial, Cra. 3 Calle 11 Edificio Banco de la Republica 8 Piso o donde sea su sede, su horario de atención. El horario para la recepción de las comunicaciones al público se establece de 8:00 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 5:00 pm, de lunes a Jueves y los Viernes de de 8:00 am a 12:00 M y de 2:00 pm a 4:00 pm en días hábiles laborales. Para los casos en los que la jornada laboral se reduzca, la recepción de los documentos para ser radicados como comunicaciones oficiales recibidas o enviadas se realizará hasta 30 minutos antes de la finalización del horario que haya sido indicado. Cada uno de los documentos del peticionario que llega a La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, se radicará a través de la Secretaria Ejecutiva con un número único de entrada, con el propósito de oficializar el trámite; este proceso permite hacer seguimiento al trámite de respuesta, tanto por la Entidad como por el mismo ciudadano; y a la vez, tener control sobre los documentos recibidos en la Institución. Y de esta manera cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Es importante que las comunicaciones no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales, ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados. ACTIVIDADES En la recepción de documentos se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico o página web. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

16 Página 16 de 57 Identificación de medios de recepción: entrega personalizada, correo tradicional, correo electrónico, página web. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (Radicado de la Secretaria Ejecutiva, firma de recibido en la planilla de cada área). 4.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La distribución de la documentación en soporte físico, se realiza por parte de la Secretaria Ejecutiva, llegando a cada una de las dependencias de La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, diligenciando la planilla de control de entrega de la correspondencia. ACTIVIDADES La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos. 2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos. 3. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento.

17 Página 17 de 57 Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documentos. 4.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 2. Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. 4.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas, cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Los documentos se deben guardar o archivar en expedientes o carpetas, que reúnan el conjunto de documentos relacionados con un mismo asunto, que sirvan como antecedentes y fundamentos de la

18 Página 18 de 57 actuación administrativa; estos se deben organizar sucesivamente en el orden en que se producen las actuaciones administrativas que dan lugar a su producción. Las Tablas de Retención Documental se adoptará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos, tanto vigentes, como los producidos con anterioridad a la aprobación siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD. El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: 1. Clasificación documental. Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. Actividades: Identificación de unidades administrativas y funcionales. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organización de los documentos. 2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades: Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación: para esta actividad se debe utilizar lápiz de mina blanda, tipo HB o B previniendo posibles modificaciones en el momento de las transferencias; el número se registrará en el folio recto (primera cara del folio), en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto del documento, se debe numerar de manera consecutiva sin omitir ni repetir números, no se deben foliar las pastas ni las hojas- guarda en blanco. 3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación. Actividades: Análisis de información y extracción de contenidos.

19 Página 19 de 57 Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. Actualización permanente de instrumentos ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO:

20 Página 20 de ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION El Archivo de Gestión, como el lugar donde se encuentra al alcance la documentación e información de primera mano y que día a día se maneja por parte de los funcionarios de la dependencia generadora de documentos, es la fase del archivo que cobra vital relevancia para la organización, pues es allí donde se crea el documento y donde prácticamente se define el destino del mismo, además de ser la primera evidencia del desempeño y funcionamiento de la administración. El funcionario de cada dependencia de la entidad es responsable al momento de elaborar los diferentes documentos (oficios, memorandos, resoluciones, actas, etc) de adelantar el proceso de la apertura de series documentales, con base en las tablas de retención documental, definidas para cada proceso y dependencia. A continuación se muestra el procedimiento para su aplicación de acuerdo a las normas del Archivo General de la Nación. Acuerdo 042 de AGN de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, formula en su Artículo 4: Criterios para la organización de archivos de gestión. 1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. 2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. 3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. 4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. 5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. 6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del

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