MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

Tamaño: px
Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL"

Transcripción

1 MANUAL DE GESTION FECHA: Oct / 14 Página 1 de 57 MANUAL DE GESTION

2 Página 2 de 57 CONTENIDO 1 INTRODUCCION GENERALIDADES OBJETIVOS NORMATIVIDAD GLOSARIO JERARQUIA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD IMPLEMENTADO POR LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL TOLIMA EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, EN SUS DIFERENTES SERVICIOS Y PROCESOS, SE HA DOCUMENTADO SIGUIENDO LA JERARQUÍA ESTABLECIDA EN LA PIRÁMIDE (VER FIGURA METODOLOGIA GENERAL PARA EL DISEÑO DE DOCUMENTOS DEL SGC RESPONSABILIDAD DE LA ESTRUCTURA EL PROGRAMA DE GESTION EN LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL TOLIMA EDAT S.A E.S.P. OFICIAL DEFINICIÓN E IMPORTANCIA CONSIDERACIONES BÁSICAS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION PRODUCCION DE DOCUMENTOS: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: TRÁMITE DE DOCUMENTOS: ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO: CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: TIPOS ES ACTOS ADMINISTRATIVOS: RESOLUCION CARTAS U OFICIOS CIRCULAR MEMORANDO BIBLIOGRAFÍA... 57

3 Página 3 de 57 1 INTRODUCCION La gestión eficiente de la información es un área crítica para cualquier organización, bien sea en el sector público como en el privado. Como consecuencia, en las últimas décadas se han desarrollado numerosas iniciativas la mayoría de ellas de carácter tecnológico para mejorar la gestión de la información en las organizaciones. La mayor parte de los esfuerzos de adopción de tecnologías de la información se han orientado a la utilización de bases de datos estructuradas, y se ha prestado menos atención a la gestión documental (es decir, información no estructurada). Sin embargo, gran cantidad de información que gestionamos se encuentra registrada en documentos. La Ley 594 de Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. Con base en lo anterior, se debe implementar una gestión documental, basada en prácticas operativas, que se puedan optimizar y a futuro organizar con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la Entidad y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área. La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL estableció unas políticas y directrices orientadas a una eficiencia en la prestación del servicio teniendo en cuenta el Sistema de Gestión de Calidad (NTCGP 1000), lo cual ha requerido a su vez liderar el proceso de gestión documental, para facilitar el control de los documentos y registros requeridos en la gestión de la Entidad. El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así, en un factor clave para la optimización de los procesos y el desarrollo de las actividades de autoevaluación que conducen a la mejora continua. El presente Manual de Gestión Documental, es una herramienta que ofrece al Servidor Público de La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y normas que se deben aplicar para gestionar los documentos, con un enfoque claro y

4 Página 4 de 57 sencillo, a través del desarrollo de modelos y ejemplos, que van de la mano con la implementación de los procedimientos de control de documentos y de registros, definidos en el Sistema de Gestión de Calidad. El Manual de gestión documental se establece como un instrumento de información en el que se consignan en forma metódica las técnicas de organización de la información registrada en documentos soporte papel; técnicas que se deben seguir para la realización de los procesos de gestión documental de la Institución. Este manual permite establecer un método de manera que las actividades técnicas o procedimientos aplicados desde la producción, hasta la organización de la documentación en las oficinas, siempre se desarrolle de la misma manera; y no se desarrollen de acuerdo a los métodos, apreciaciones, gustos o rutinas de trabajo de las personas. El documento se estructuró teniendo en cuenta lo definidos por la Ley 594 en el Artículo 22, donde se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 1. Producción de documentos 2. Recepción de documentos, 3. Distribución de documentos, 4. Trámite de documentos, 5. Organización de documentos, 6. Consulta de documentos, 7. Conservación de documentos 8. Disposición final de documentos. Este manual está basado entre otros, en la aplicación de la Ley General de Archivos, del Reglamento General de Archivos correspondiente al Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, el Acuerdo 060 de 2001, el Acuerdo 042 de 2002 y el Acuerdo N 004 de 2013 y Acuerdo AGN 005 de 2013 del Archivo General de la Nación y se apoya en el Reglamento de Archivo adoptado por La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, mediante la Resolución No. de 2014.

5 Página 5 de 57 2 GENERALIDADES 2.1 OBJETIVOS Estandarizar las comunicaciones y principales documentos y registros generados en la Entidad, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad. Establecer y difundir normas que reglamenten la administración de las comunicaciones oficiales en La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, así como el recibo, despacho y archivo de la misma. Crear parámetros de aplicación general en la gestión documental que faciliten la comprensión de todos los servidores públicos, utilizando un lenguaje sencillo y común. Proporcionar una herramienta de fácil consulta para el desarrollo de la Imagen Institucional. Tratar los archivos electrónicos conforme a los principios y procesos archivísticos de la gestión documental 2.2 NORMATIVIDAD Constitución Política de Colombia. Artículo 8, Artículo 15, Artículo 20, Artículo 23, Artículo 27, Artículo 63, Artículo 70, Artículo 71, Artículo 72, Artículo 74, Artículo 94, Artículo 95, Artículo 112, Artículo 113. Ley 80 de Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 962 de Ley Antitrámites Ley 190 de 1995.Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos. Ley 527 de Comercio electrónico y firmas digitales Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de Código Disciplinario Único.

6 Página 6 de 57 Ley 43 de Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Art Código Penal Sobre la falsificación de los documentos públicos. Art. 231 sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos, Código de Procedimiento Penal Art. 261, 352 sobre el valor probatorio de documento público. Art sobre valor probatorio de documento privado. Art. 373 solicitud de copias Decreto 147 de Reglamenta la Ley 527 de 1999.Se refiere al intercambio electrónico de datos), e Internet Decreto 4124 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. GTC 185 ICONTEC. Documentación Organizacional Norma ISO Programa de Gestión Documental articulado con el sistema de Gestión de Calidad. Circular AGN No. 1 de Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia. Circular AGN No. 2 de Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esféros de tinta húmeda. Acuerdo AGN 060 de Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Art. 4.6, 9, 14 Circular 004 del 6 de junio de 2003: Organización de las historias laborales. Departamento Administrativo de la función Pública y el Archivo General de la Nación. Circular 012: Reglamenta la Circular No. 004 del 2003 sobre el manejo y administración de las historias laborales. Circular 035 del 12 de junio de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la función Pública y de Archivo General de la Nación. Decreto 2578 de Diciembre de 2012 del Ministerio de Cultura "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de

7 Página 7 de 57 Archivos, deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado", Acuerdo AGN 004 de 2013: Por la cual se reglamenta los Decretos de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Acuerdo AGN 005 de 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Acuerdo AGN 002 de 2014: Por el cual se establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. 2.3 GLOSARIO ACTAS: Relación de participantes y actividades desarrolladas en el transcurso de una reunión oficial. Documento final como resultado de una actividad específica donde quedan consignadas decisiones importantes. ACUERDO: Documento oficial aprobado por varios miembros de la Institución. Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno. BASES DE DATOS: Es una herramienta de captura y consulta de la información con fines específicos BOLETÍN: Documento informativo, breve, claro y conciso de diversos temas. CERTIFICADO: Documento que confirma un hecho real. CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. COMUNICACIÓN: Documento informativo de interés público para determinada comunidad. COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. CONSERVACIÓN PREVENTIVA: Se refiere a las estrategias de orden político u operativo, que directa o indirectamente contribuyen al mantenimiento de los bienes de archivo sin entrar a intervenir su materia, contempla manejos administrativos, uso de materiales adecuados,

8 Página 8 de 57 sistemas de almacenamiento y depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico. CONTRATO: Documento legal que involucra dos partes, contratistas y contratados. El contrato se aplica a todo acuerdo de voluntades reconocido por el derecho civil, dirigido a crear obligaciones civilmente exigibles. CONVOCATORIA: Llamado con un propósito definido de acuerdo con las exigencias propias del evento. CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. DIGITALIZAR: Tecnología de imágenes Es transformar por medio de un dispositivo llamado escáner, la imagen de un documento para que esta pueda ser almacenada, visualizada y consultada DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es todo registro de información que ha sido grabada en cualquier soporte y medio, elaborado en razón a unas funciones administrativas legalmente establecidas a un funcionario que produce los documentos. DOCUMENTO ELECTRONICO: Es toda información procesada a través de un computado mediante señales electrónicas plasmadas en un soporte de forma magnética u óptica. DOCUMENTOS FISCALES: Documentos legales que pueden formar parte de una Historia Laboral, de un Contrato, de un Proceso. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de la información, con todos los rasgos y características que permitan garantizar su autenticidad DOCUMENTO PRIVADO: Es aquel elaborado por persona natural o jurídica de carácter privado y no tienen relación con funciones o servicios públicos DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. FAX: Es un medio de comunicación de información recibida o entregada de forma mucho más rápida que el correo normal. FOLIACION: Es el procedimiento de asignación de un número a cada documento que permite el control al interior de la carpeta, operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. FORMATO: Documento preestablecido para desarrollar determinado proceso. Esquema establecido para consignar el desarrollo de una actividad específica.

9 Página 9 de 57 HISTORIA: Carpeta que contiene varios documentos relacionados con un mismo tema. HISTORIA LABORAL: Es la carpeta que contiene los documentos soportes de cada una de las novedades administrativas del funcionario público. INDICADOR: Herramienta de medición para determinar el rendimiento de una actividad específica. Medida porcentual y en tiempo que se le da a una actividad desarrollada. INFORME: Relación detallada de las actividades desarrolladas o por desarrollarse dentro de una función asignada. LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación. MEMORANDO: Comunicación interna que puede ser sustantiva o facilitativa. Escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se emplea para transmitir información, orientación, pautas y recordatorios que agilicen la gestión institucional. MENSAJE ELECTRÓNICO: Comunicación escrita a través del Internet. NOTA INTERNA: Es un formato preimpreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias del AGN y sus funcionarios. NOVEDAD: Hecho o suceso que no se presenta con frecuencia.documento que lo informa: OFICIO: Documento externo de carácter oficial. Escrito utilizado para establecer comunicación con entidades externas. Internamente pueden sustentar certificaciones y otras formalizaciones de carácter específico de interés interno o externo. PRESUPUESTO: Es una proyección para calcular los recursos requeridos en el desarrollo de una actividad, durante un tiempo determinado. PROPUESTA: Documento inicial tendiente a implementar un proyecto. Documento elaborado con el fin de mejorar o iniciar una actividad respectiva. PROYECTO: Actividad programada para realizarse a mediano o largo plazo. REGISTRO: Series de datos que identifican o conforma un documento. RESOLUCIÓN: Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno y de los altos mandos institucionales. Norma que se establece a través de una decisión dada por un supervisor o un grupo directivo.

10 Página 10 de JERARQUIA El Sistema de Gestión de Calidad implementado por La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, en sus diferentes servicios y procesos, se ha documentado siguiendo la jerarquía establecida en la pirámide documental (Ver Figura 1 Figura1.Jerarquía Documental en el SGC Los documentos que se encuentran en la parte superior de la pirámide son de mayor importancia por su impacto en la Entidad. Así mismo, estos prevalecen sobre los tipos documentales de menor nivel. Los documentos que se encuentran en la base de la pirámide impactan de manera específica en las actividades. 2.5 METODOLOGIA GENERAL PARA EL DISEÑO DE DOCUMENTOS DEL SGC La metodología para el diseño de los documentos correspondientes al Sistema de Gestión de Calidad, como Caracterizaciones de Proceso, Manuales, Procedimientos, Matrices, Formatos, entre otros, se encuentra descrita en el Procedimiento PRO-MC-001 Elaboración de documentos, el cual se encuentra disponible en la página web de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, en el enlace SGC.

11 Página 11 de RESPONSABILIDAD DE LA ESTRUCTURA La estructura documental pretende unificar los criterios para la elaboración, revisión, aprobación y difusión de los diferentes tipos documentales generados en el Sistema de Gestión de Calidad de La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL : DOCUMENTO Responsable de la Elaboración Responsable Revisión Responsable Aprobación Responsable de la Difusión Resolución Gerencia o Despacho de la Secretaría General y Jurídica Secretaría General y Jurídica Gerente, Secretario General y Jurídico Secretaría General y Jurídica Circular Comunicación oficial Reglamento Manual Documentos del Sistema de Gestión de Calidad *** Ver Procedimiento PRO-MC-004 Control de Documentos Circular externa Gerencia Circular interna: Secretaría General y Jurídica Auxiliares Administrativos, Secretarias Técnicos operativos, Profesionales Universitarios, y contratistas Gerencia Despacho de la Secretaría General y Jurídica Subgerencia Técnica División Técnica, División Financiera y Tesorería Gerencia Despacho de la Secretaría General y Jurídica Subgerencia Técnica División Técnica, División Financiera y Tesorería Equipo de trabajo del área Secretaría General y Jurídica Coordinador de área Comité de Calidad Comité de Calidad Comité de Calidad Circular externa Gerente Circular interna: Gerente, Secretario General y Jurídico Coordinador de área Gerente Gerente Gerente Secretaría General y Jurídica Área donde se generó la comunicación Representante de la dirección Representante de la dirección Representante de la dirección

12 Página 12 de 57 3 EL PROGRAMA DE GESTION EN LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL TOLIMA EDAT S.A E.S.P. OFICIAL 3.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación del programa de gestión documental en La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, se pretende alcanzar los siguientes objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

13 3.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS MANUAL CÓDIGO: GD-MA-01 Página 13 de 57 Para elaborar el programa de gestión documental en La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos: Administrativos: Se contemplaron las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: Se analizaron las situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original: Archivo total: son las fases del ciclo vital de los documentos, desde que nace hasta que se determina su destinación final. comprende las fases de archivo de gestión, en el cual tenemos los documentos en trámite; archivo central o intermedio, para los documentos que se transfieren desde el archivo de gestión; y el archivo histórico, que recibe los documentos que poseen valores secundarios. Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por la que atraviesan los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final. Principio de procedencia: Principio archivístico por el cual se establece que los documentos producidos por una Institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Principio Orden original: Principio archivístico que establece que los documentos de archivo deberá conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.

14 Página 14 de 57 4 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION 4.1 PRODUCCION DE DOCUMENTOS: Es el proceso de generación de los documentos en la entidad en el cumplimiento de sus funciones, la Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia y la normalización de la producción documental. Es necesario tener en cuenta que los archivos electrónicos deben ser tratados conforme a los principios y procesos archivísticos (Principio de procedencia y principio de orden original) ACTIVIDADES La producción comprende aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos. Creación y diseño de documentos. Determinación y selección de soportes documentales (CD-ROM, discos duros, UBS, TRD). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso, control de la producción y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografía- Número de copias PAUTAS PARA EL MANEJO DEL CORREO ELECTRÓNICO: Establecer carpetas para organizar el correo en. Urgente: documentos que tienen menos de 30 días, Tramitados: documentos que tienen más de 30 días y Copias: llegan como C.C, no son de nuestra responsabilidad. Clasificar los por asuntos para que se puedan consultar por remitente o por fecha Cancelar los mensajes publicitarios colocando una inicial en ellos, para tenerlos en cuenta o eliminarlos. Mantener cuentas separadas para asuntos de oficina y asuntos personales. Administrar la información respondiendo oportunamente a las solicitudes. Correcta selección de encabezados, deben ser muy claros y precisos, mensajes cortos y efectivos, evitar el envío de documentos muy voluminosos permitirá el efectivo manejo del correo y se enviará la información de forma ágil. Almacenamiento de información en bases de datos e imágenes de los documentos que se deben guardar, pero también se debe resguardar el documento físico. Se tiene un soporte que es la información digitalizada, unas bases de datos y la conservación física del papel.

15 Página 15 de 57 Se cuenta con una configuración de la tecnología, a partir de una estación de digitalización e indización, se escanean los documentos y se van a tener en discos duros para luego enviarlos al servidor. Distintas dependencias reciben la información a través de un servidor de fax, , o en la misma web para disponerla al servicio público. 4.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una Institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. VENTANILLA ÚNICA: Es el sitio donde se reciben, radican y clasifican las comunicaciones oficiales recibidas y/o enviadas para ser distribuidas acorde con los trámites establecidos por la Entidad en cumplimiento de sus funciones o con los destinatarios según la ubicación. La ventanilla única se encuentra ubicada en la recepción de la EDAT S.A. ESP Oficial, Cra. 3 Calle 11 Edificio Banco de la Republica 8 Piso o donde sea su sede, su horario de atención. El horario para la recepción de las comunicaciones al público se establece de 8:00 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 5:00 pm, de lunes a Jueves y los Viernes de de 8:00 am a 12:00 M y de 2:00 pm a 4:00 pm en días hábiles laborales. Para los casos en los que la jornada laboral se reduzca, la recepción de los documentos para ser radicados como comunicaciones oficiales recibidas o enviadas se realizará hasta 30 minutos antes de la finalización del horario que haya sido indicado. Cada uno de los documentos del peticionario que llega a La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, se radicará a través de la Secretaria Ejecutiva con un número único de entrada, con el propósito de oficializar el trámite; este proceso permite hacer seguimiento al trámite de respuesta, tanto por la Entidad como por el mismo ciudadano; y a la vez, tener control sobre los documentos recibidos en la Institución. Y de esta manera cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Es importante que las comunicaciones no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales, ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados. ACTIVIDADES En la recepción de documentos se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico o página web. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

16 Página 16 de 57 Identificación de medios de recepción: entrega personalizada, correo tradicional, correo electrónico, página web. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (Radicado de la Secretaria Ejecutiva, firma de recibido en la planilla de cada área). 4.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La distribución de la documentación en soporte físico, se realiza por parte de la Secretaria Ejecutiva, llegando a cada una de las dependencias de La Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, diligenciando la planilla de control de entrega de la correspondencia. ACTIVIDADES La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos. 2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos. 3. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento.

17 Página 17 de 57 Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documentos. 4.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 2. Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. 4.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas, cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Los documentos se deben guardar o archivar en expedientes o carpetas, que reúnan el conjunto de documentos relacionados con un mismo asunto, que sirvan como antecedentes y fundamentos de la

18 Página 18 de 57 actuación administrativa; estos se deben organizar sucesivamente en el orden en que se producen las actuaciones administrativas que dan lugar a su producción. Las Tablas de Retención Documental se adoptará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos, tanto vigentes, como los producidos con anterioridad a la aprobación siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD. El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: 1. Clasificación documental. Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. Actividades: Identificación de unidades administrativas y funcionales. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención yo valoración y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organización de los documentos. 2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades: Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación: para esta actividad se debe utilizar lápiz de mina blanda, tipo HB o B previniendo posibles modificaciones en el momento de las transferencias; el número se registrará en el folio recto (primera cara del folio), en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto del documento, se debe numerar de manera consecutiva sin omitir ni repetir números, no se deben foliar las pastas ni las hojas- guarda en blanco. 3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación. Actividades: Análisis de información y extracción de contenidos.

19 Página 19 de 57 Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. Actualización permanente de instrumentos ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO:

20 Página 20 de ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION El Archivo de Gestión, como el lugar donde se encuentra al alcance la documentación e información de primera mano y que día a día se maneja por parte de los funcionarios de la dependencia generadora de documentos, es la fase del archivo que cobra vital relevancia para la organización, pues es allí donde se crea el documento y donde prácticamente se define el destino del mismo, además de ser la primera evidencia del desempeño y funcionamiento de la administración. El funcionario de cada dependencia de la entidad es responsable al momento de elaborar los diferentes documentos (oficios, memorandos, resoluciones, actas, etc) de adelantar el proceso de la apertura de series documentales, con base en las tablas de retención documental, definidas para cada proceso y dependencia. A continuación se muestra el procedimiento para su aplicación de acuerdo a las normas del Archivo General de la Nación. Acuerdo 042 de AGN de Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, formula en su Artículo 4: Criterios para la organización de archivos de gestión. 1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada. 2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. 3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. 4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. 5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso. 6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Página 1 de 9 1. OBJETIVO Brindar pautas para garantizar una adecuada gestión, conservación y manejo del patrimonio documental de la administración municipal y establecer parámetros para la realización

Más detalles

Contraloría Distrital

Contraloría Distrital HOJA: Página 1 de 20 1. OBJETIVO Establecer las directrices generales para normalizar y racionalizar la producción y el manejo de los documentos que produce y recibe la entidad, a través de procedimientos

Más detalles

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL Versión 5.0 Página 1 1.OBJETIVO: Establecer actividades para la organización de la documentación e información generada en las oficinas en los diferentes soportes de conformidad con lo establecido en la

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 01 23-12-2013 1. Introducción Una de las prioridades para cualquier Entidad, es el fortalecimiento del manejo de sus archivos, ya que estos representan la memoria

Más detalles

MANUAL DE ARCHIVO M-DOC-01. Versión 01 20-11-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN

MANUAL DE ARCHIVO M-DOC-01. Versión 01 20-11-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN MANUAL DE ARCHIVO Versión 01 20-11-2013 1. Objetivo Por medio de este manual se dictan las pautas y lineamientos para el manejo del archivo y la ordenación de los documentos que sean producidos, recepcionados,

Más detalles

GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2013 GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Elaborado por: Universidad del Valle Sede Yumbo Sección de Gestión Documental Sede Yumbo GA 04 REGYU V 01-2013 Revisado por: Kelly Marcela González González Aprobado por:

Más detalles

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD,

Más detalles

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO:

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: GESTION DOCUMENTAL CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Personería Municipal de Berbeo Boyacá Comité Interno de Archivo Personero Municipal Jorge Enrique Chaparro Mora 06 de Febrero de 2015 1 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN

Más detalles

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. CIRCULAR No.004 DE 2003

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. CIRCULAR No.004 DE 2003 1 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBCA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION CIRCULAR No.004 DE 2003 PARA: DE: ASUNTO: Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias,

Más detalles

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Versión: 00 Página 1 de 17 Código: PR GDO - 001 PD - 001 1. Objeto: Presentar la metodología para identificar, agrupar, ordenar y archivar los documentos

Más detalles

ALCALDIA DE MONTERIA SECRETARIA DE EDUCACION PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE GESTION CONTENIDO

ALCALDIA DE MONTERIA SECRETARIA DE EDUCACION PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE GESTION CONTENIDO PAGINA:1/12 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 2 2. OBJETIVO... 3 3. ALCANCE... 3 4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO N02.01 ARCHIVO DE GESTIÓN... 4 5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES DE CADA

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal de Choachí Cundinamarca Comité de Archivo Personero Municipal VICTOR ARCENIO PRIETO GONZALEZ Secretaria de Personería YOLANDA IBAGÓN

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal Cucunubá Cundinamarca Comité Interno de Archivo Personero Municipal Víctor Alfonso Poveda Sánchez Secretaria de Personería Luz Elena

Más detalles

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL Página 1 de 12 ALCALDIA MUNICIPAL PÁEZ - CAUCA DE GESTION DOCUMENTAL 2014 INTRODUCCIÓN Página 2 de 12 Siguiendo los lineamientos del archivo General de la Nación, la ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER MARZO DE 2015 1. OBJETIVO Presentar el Programa de Gestión Documental de CENS S.A. E.S.P. donde se puntualiza

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 29 de Septiembre de 2010 Colombia, Bogotá D.C. 1 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1) DEFINICION E IMPORTANCIA DE UN PGD

Más detalles

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES Página 1 de 10 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la organización, consulta, almacenamiento de los documentos del, de modo que permitan conservar y recuperar la información de manera

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA PROGRAMA DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE DOCUMENTAL Bogotá, Diciembre de 2014 Contenido 1. ASPECTOS GENERALES... 4 1.1 Introducción... 4 1.2 Contexto

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DGD-005 00 2 de 9 1. OBJETIVO Establecer el documento que permita definir de forma sistemática las actividades inherentes al proceso de gestión documental que incluyen: producción,

Más detalles

Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011)

Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011) Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011) Por medio de la Cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Contraloría General del Departamento de Córdoba EL CONTRALOR GENERAL DEL DEPARTAMENTO

Más detalles

Custodia y preservación de la Historia Laboral

Custodia y preservación de la Historia Laboral 1. Objeto Administrar, custodiar y actualizar las historias laborales de los empleados de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana con el fin de contar con la información oportuna para adelantar

Más detalles

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 0.0 20 de diciembre 2013 PÁGINA 2 de 43 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa)

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA APROBACIÓN: DICIEMBRE 28 DE 2012 VIGENCIA: DICIEMBRE 27 DE 2015 COMITÉ DE ARCHIVO VERSIÓN 1 1. ASPECTOS GENERALES

Más detalles

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS OBJETIVOS ALCANCE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los archivos de gestión

Más detalles

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Pág. 1 de 17 SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO S I G A 2013 LA TERMINAL Pág. 2 de 17 CONTENIDO 1. Introducción 3 2. Política del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la

Más detalles

CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE Y RESPONSABLES... 3 2.1 ALCANCE... 3 2.2 RESPONSABLES... 4 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 6

CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE Y RESPONSABLES... 3 2.1 ALCANCE... 3 2.2 RESPONSABLES... 4 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 6 CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE Y RESPONSABLES... 3 2.1 ALCANCE... 3 2.2 RESPONSABLES... 4 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 6 4. NORMATIVIDAD LEGAL Y APLICABLE... 10 4.1 NORMAS Y POLÍTICAS DE ARCHIVO...

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DE NORTE DE SANTANDER

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DE NORTE DE SANTANDER PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUTO FINANCIERO PARA EL DESARROLLO DE NORTE DE SANTANDER CONTENIDO Página Presentación. 2 Marco Conceptual...3 Objetivo General..3 Objetivos Específicos... 3 Marco Normativo

Más detalles

Organiza tu archivo. Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA

Organiza tu archivo. Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA Organiza tu archivo Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA Organiza tu archivo Tablas de retención documental del Instituto para el Desarrollo de Antioquia -

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Dar a conocer las políticas y procedimientos de Archivo en la Universidad del Pacífico.

PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Dar a conocer las políticas y procedimientos de Archivo en la Universidad del Pacífico. Código: ES-MC- PR09 Pagina: 1 de 21 1. OBJETIVO Dar a conocer las políticas procedimientos de en la Universidad del Pacífico. 2. ALCANCE Aplica para los s de Gestión, Central e Histórico de la Universidad

Más detalles

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES.

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. El presente documento contiene la descripción general de los lineamientos de la Universidad Católica de Manizales en

Más detalles

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION El Gerente de la EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P.-TELEBUCARAMANGA,

Más detalles

LISTA DE CHEQUEO GESTION DOCUMENTAL

LISTA DE CHEQUEO GESTION DOCUMENTAL Procedimiento : TIC-S3P1-V3 Transferencia_Documental En el mes de noviembre se analizan las actividades y proyectos realizados en el Comité de TIC presente año y la proyección de los requerimientos del

Más detalles

Seminario taller en Gestión Documental

Seminario taller en Gestión Documental Seminario taller en Gestión Documental Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad 23/09/2014 Gestión Documental 1 Contenido Fundamentación Gestión Documental Organización de archivos 23/09/2014 Gestión

Más detalles

Gestión Documental CONTENIDO

Gestión Documental CONTENIDO CONTENIDO Pág. Introducción 2 Objetivo del Manual 3 Objetivos Específicos 3 Glosario 3 Marco Legal 5 1. Introducción a los Archivos 5 1.1Documento de Archivo 5 1.2 Expediente 5 1.3 Ciclo Vital de los Documentos

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA VERSIÓN 2.0

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA VERSIÓN 2.0 DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Página 1 de 133 DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA VERSIÓN 2.0 DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Página 2 de 133 TABLA DE CONTENIDO PÁG INTRODUCCIÓN 4 OBJETIVOS

Más detalles

REGLAMENTO DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DE SUCRE

REGLAMENTO DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DE SUCRE REGLAMENTO DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA ODO-CO-001 VER 0 OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL NOVIEMBRE 2014 PAGINA: 2 de 12 CONTENIDO PRESENTACIÓN 3 1 OBJETIVO. 3 2 ALCANCE 3

Más detalles

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1 1 EL ALCALDE MUNICIPAL, EN USO DE SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, EN ESPECIAL LAS CONFERIDAS POR LA LEY 594 DE 2000 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS Y CONSIDERANDO Que conforme a la ley 594 de

Más detalles

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS El

Más detalles

Sistema de Gestión de la Calidad GUIA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Sistema de Gestión de la Calidad GUIA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Sistema de Gestión de la Calidad Versión 1 Código: IG.2.19.03.04 Proceso: Innovación a la Gestión - IG Enero 2015 Página 2 de 26 1. OBJETIVO Implementar criterios para la organización de los archivos de

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA 2014 INTRODUCCIÓN Cada día resulta más evidente el reconocimiento que las entidades le han dado al recurso de la información en términos

Más detalles

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS PROCEDIMIENTO PARA EL Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer el control de los registros de tal manera que permita la identificación, acceso, almacenamiento, protección y consulta de la información que se

Más detalles

Con el objeto de cumplir con los estándares de calidad, constituidos como requisito dentro de la Ley 594 Ley General de Archivos

Con el objeto de cumplir con los estándares de calidad, constituidos como requisito dentro de la Ley 594 Ley General de Archivos 1. Introducción Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las entidades públicas o las privadas que

Más detalles

COMISION DE REGLAMENTOS Y DIRECTIVAS

COMISION DE REGLAMENTOS Y DIRECTIVAS MINISTERIO PÚBLICO COMISION DE REGLAMENTOS Y DIRECTIVAS REGLAMENTO DE LA CARPETA FISCAL (Aprobado por Resolución Nº 748-2006-MP-FN del 21.junio.2006) INDICE Presentación Capítulo I Capítulo II Capítulo

Más detalles

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Código: I-GD-02 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Conocer la forma de diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental para la entrega y recibo de los documentos al ser vinculado, trasladado, desvinculado

Más detalles

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación (acuerdo 027 de 2006).

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación (acuerdo 027 de 2006). UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 1 de 6 1. PROPÓSITO Determinar las actividades necesarias para ofrecer el servicio de consulta, préstamo y devolución de los documentos que administra los Archivos

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Vigencia: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha actualización: Página: 1 de 37 Vigencia: ASPECTOS GENERALES Introducción. De acuerdo a la necesidad generada por el Fondo de Desarrollo de la Educación Superior

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. 30-09-2013/V1 NUMERAL 3/ 5.2/ 6.3/ 6.6/ 6.7/ 6.11 DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se ajustó la denominación del cargo

Más detalles

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Página: 1 de 77 MANUAL DE DE GOBERNACIÓN DEL VALLEDUPAR, JULIO DE 2010 Página: 2 de 77 TABLA DE CONTENIDO Numeral INTRODUCCIÓN Detalle No. Pag. 1. OBJETIVOS 6 2. MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL 7 3. 9 3.1 ORGANIZACIÓN

Más detalles

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL S.A. Versión 1.0 Octubre de 2015 PÁGINA 2 de 56 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa) Descripción 1 07/10/2015 Se dio un nuevo orden al contenido total

Más detalles

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: PSC06 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Fecha Aprobación: agosto 30 de 2010 Nro. de páginas: 6 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de aprobación: agosto 30 de 2010 1.1. DEFINICIÓN El proceso de

Más detalles

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8)

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) "Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio". EL CONSEJO DIRECTIVO DEL

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL NOMBRE DE LA ENTIDAD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL FECHA DE APROBACIÓN: JUNIO 2 DE 2015 ACTA No. 02 del Comité de archivo FECHA DE VIGENCIA: 2015 2016

Más detalles

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se

Más detalles

TABLA DE CONTENIDO 20. BIBLIOGRAFIA VGHRA_GSA_M001_V02 2

TABLA DE CONTENIDO 20. BIBLIOGRAFIA VGHRA_GSA_M001_V02 2 TABLA DE CONTENIDO 1. Presentación 2. Introducción 3. Glosario 4. Marco legal 4.1 Normas internas 4.2 Normas externas diferentes entidades reguladoras 5. Principios de la función archivistica 6. Principios

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS. 08/P2 Versión: 5

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS. 08/P2 Versión: 5 PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS 08/P2 Versión: 5 Elaborado por: Revisado por: Aprobó: Gerente Administrativo y Financiero Comité Coordinador de Control Interno y calidad. Gerente Firma: Firma:

Más detalles

Código: GA-GD-RE-001 Versión: 0 Vigencia: 29/07/2015 Página 1 de 9 GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN DOCUMENTAL REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO.

Código: GA-GD-RE-001 Versión: 0 Vigencia: 29/07/2015 Página 1 de 9 GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN DOCUMENTAL REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO. Página 1 de 9 Contenido 1. Objetivos. 2. Objetivos Específicos. 3. Marco Legal y Conceptual. 4. Alcance. 5. Definiciones. 6. Políticas. 7. Procesos del PGD. 1. Objetivo Página 2 de 9 Establecer la reglamentación

Más detalles

4. DEFINICIONES CAD: Centro de Administración Documental: Lugar donde se manejan los documentos al interior de la Entidad.

4. DEFINICIONES CAD: Centro de Administración Documental: Lugar donde se manejan los documentos al interior de la Entidad. 1. PROPOSITO Proporcionar una guía de orientación a todos los funcionarios de la Entidad en normas técnicas y prácticas para administrar el flujo de documentos en cualquier etapa de su ciclo vital de una

Más detalles

CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA

CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA PROGRAMA DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE DOCUMENTAL Bogotá, Enero 2016 Contenido 1. ASPECTOS GENERALES... 4 1.1 Introducción... 4 1.2 Contexto o Marco

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 2

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 2 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Versión No. 2 2013 1 CONTENIDO Página Presentación.. 2 Marco Conceptual 3 Objetivo General 3 Objetivos Específicos. 3 Marco Normativo

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 de 58 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA ARCHIVO MUNICIPAL 2015 2 de 58 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) 2015-2018 MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA RESPONSABLES DE

Más detalles

ACUERDO 038 de 2002 (Septiembre 20) Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

ACUERDO 038 de 2002 (Septiembre 20) Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 ACUERDO 038 de 2002 (Septiembre 20) Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación En uso de las facultades que

Más detalles

EN EL HIMFG. Unidad de Enlace. Instructor: Susana Gabriel López

EN EL HIMFG. Unidad de Enlace. Instructor: Susana Gabriel López ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE TRÁMITE EN EL HIMFG Unidad de Enlace Instructor: Susana Gabriel López Temas Administración de documentos Administración i ió de correspondencia Documento Expediente Clasificación

Más detalles

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN OBJETIVO Definir los lineamientos para la organización de los Archivos de Gestión de cada Unidad Académica y/o Administrativa de la Universidad Surcolombiana,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Pág:1 de 40 Contraloría Municipal Tuluá, Valle del Cauca Versión No. 1 2014 Pág:2 de 40 TABLA DE CONTENIDO Pág. 1. PRESENTACIÓN... 3 2. MARCO CONCEPTUAL... 3 3. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO... 5 4. CONSIDERACIONES

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 3

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 3 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Versión No. 3 2014 1 CONTENIDO Página Introducción. 3 1. Aspectos Generales 4 1.1 Descripción del Programa de Gestión Documental

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIO REALIZADO SOLICITADO POR 01 2005-09-26 Ajuste y actualización No aplica 02 2009-06-26 03 2010-12-09 Cambio de código del manual de MGSOR01 a MDI001. Modificación

Más detalles

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión revisada No. 1 Marzo de 2014 Jorge Iván Zapata Henao Técnico de archivo TABLA DE CONTENIDO PAGINA Presentación Marco conceptual

Más detalles

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP Departamento Nacional de Planeación Bogotá D.C., 2014 PAGINA: 2 de 10 VERSIÓN: 5 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 3 2. OBJETIVO GENERAL... 3 3. ALCANCE... 3 4. REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 5. DOCUMENTOS

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 1 DE 50 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de Vigencia: CONTROL DE REVISIONES

Más detalles

MANUAL PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES

MANUAL PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES Bogotá D.C., Junio de 2014 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Más detalles

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 1 OBJETIVO 5 2 ALCANCE 5 3 DEFINICIONES 5

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN 1 OBJETIVO 5 2 ALCANCE 5 3 DEFINICIONES 5 Código: M-404-01 Versión: 01 Fecha de aprobación: 30-DIC-09 Página: 1 DE 56 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO 5 2 ALCANCE 5 3 DEFINICIONES 5 3.1 Acervo Documental 5 3.2 Archivo 5 3.3 Archivo Central 5 3.4

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA DE VIGENCIA: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VIGENCIA VERSIÓN Elaboración Primera Versión Yolanda Ramírez Suárez 2013 01 CONTROL DE APROBACIÓN

Más detalles

INSTRUCTIVO IMPLEMENTACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA GOBERNACIÓN DEL QUINDÍO

INSTRUCTIVO IMPLEMENTACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA GOBERNACIÓN DEL QUINDÍO INSTRUCTIVO IMPLEMENTACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA GOBERNACIÓN DEL QUINDÍO DICIEMBRE DE 2012 1 CONTENIDO OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD 1. PROGRAMA GESTIÒN DOCUMENTAL 1.1

Más detalles

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL CALIDAD - MECI PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA. PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACION : Res.

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL CALIDAD - MECI PROCESO GESTIÓN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA. PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL APROBACION : Res. PAGINA 1 DE 123 MANUAL Y PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PAGINA 2 DE 123 MISION DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Velar por la organización, conservación, consulta y protección del patrimonio documental

Más detalles

ALCALDÍA MUNICIPAL ILES - NARIÑO

ALCALDÍA MUNICIPAL ILES - NARIÑO CONTROL, REVISIÓN Y APROBACIÓN ELABORACIÓN EQUIPOS DE ALTO IMPACTO Nombre: Cargo: REVISIÓN APROBACIÓN Firma: CONTROL DE COPIAS: Dependencia: Responsable: Firma: Original en: Secretaria de Gobierno CONTENIDO

Más detalles

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA MANUAL PARA ARCHIVOS DE GESTIÓN I.U. CESMAG

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA MANUAL PARA ARCHIVOS DE GESTIÓN I.U. CESMAG ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA MANUAL PARA ARCHIVOS DE GESTIÓN I.U. CESMAG APROBADO CON RESOLUCIÓN DE RECTORÍA 101 DE 2010 ACTUALIZADO 2015 Elaboró: T. Hugo Díaz Pinto Revisó: Téc. Alvaro Trujillo Tabla de

Más detalles

Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo y Financiero

Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo y Financiero Elaborado por: Archivista Gladys Rodríguez López Fecha: Mayo, 2014 1. OBJETIVO Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Departamento Administrativo y Financiero Servicios

Más detalles

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL 1. Objetivo Definir las actividades necesarias y parámetros para la creación, modificación y eliminación de los documentos que integran el Sistema de de la Calidad en el Sanatorio de Contratación E.S.E.

Más detalles

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS HATO COROZAL- CASANARE 2014 OBJETIVO GENERAL Implementar dentro de la Alcaldía del Municipio de Hato Corozal Casanare Una estrategia de gestión de documentos electrónicos para la

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN... 3 2 ALCANCE... 3 3 OBJETIVO GENERAL... 4 3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 4 4 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 5 4.1 REQUISITOS NORMATIVOS...

Más detalles

Área de Gestión Documental Programa gestión documental

Área de Gestión Documental Programa gestión documental Código: PA-GA-2.1.1-PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización:04-09-2015 Página 1 de 16 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO 2. RESPONSABLE(S): Administrativa / Secretaría general de la Universidad del Cauca

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL "P.G.D" DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE EL GUAMO - TOLIMA 2013

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL P.G.D DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE EL GUAMO - TOLIMA 2013 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL "P.G.D" DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE EL GUAMO - TOLIMA 2013 Versión 1 INTRODUCCION La Alcaldía Municipal del Guamo Tolima TODOS UNIDOS POR EL GUAMO ha promovido la integración,

Más detalles

MINI-MANUAL. Aplicación de la Tabla de Retención Documental y Organización de Archivos de Gestión en el ICBF

MINI-MANUAL. Aplicación de la Tabla de Retención Documental y Organización de Archivos de Gestión en el ICBF MINI-MANUAL Aplicación de la Tabla de Retención Documental y Organización de Archivos de Gestión en el ICBF La Gestión Documental con calidad garantiza el acceso a la información contenido INTRODUCCIÓN

Más detalles

HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Bogotá D.C, Junio de 2015 1 1 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) HOSPITAL DE USME I NIVEL E.S.E FECHA DE APROBACION: JUNIO DE 2015 FECHA

Más detalles

MANUAL DE IMPLEMENTACION DE LA VENTANILLA UNICA DOCUMENTAL

MANUAL DE IMPLEMENTACION DE LA VENTANILLA UNICA DOCUMENTAL Versión 01 Página 1 de 19 MANUAL DE IMPLEMENTACION DE LA VENTANILLA UNICA INSTITUTO TÉCNICO NACIONAL DE COMERCIO SIMÓN RODRIGUEZ Santiago de Cali, Valle 2011 ELABORÓ REVISÓ Y APROBÓ FIRMA NOMBRE María

Más detalles

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Aprobado en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, 2 de octubre de

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO FECHA DE DIAGNÓSTICO: GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: RESPONSABLES: Comité Interno de Archivo 1. OBJETIVO Realizar el análisis del archivo de la Personería Municipal de Choachi,

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL GUÍA PARA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL GUÍA PARA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 1 de 34 Para la Implementación de las tablas de Retención Documental de la administración debe tener en cuenta e implementado: 1. El programa de Gestión Documental 2. La Tabla de Retención Documental

Más detalles

ACUERDO No. 027-2006

ACUERDO No. 027-2006 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 017 del 27 de febrero de 2001 ACUERDA:

Más detalles

Publicada en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado, número 35 octava sección el 29 de agosto de 2015.

Publicada en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado, número 35 octava sección el 29 de agosto de 2015. Publicada en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado, número 35 octava sección el 29 de agosto de 2015. NORMA PARA LA INTEGRACION DEL ARCHIVO FISCAL DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN

Más detalles

MANUAL VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA Y SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA Y SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL MANUAL VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA Y SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD080 R4- M01 2014 Página 1 de 42 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 5 2. OBJETIVO... 5 3. ALCANCE... 5 4. DEFINICIÓN Y SIGLAS...

Más detalles

Departamento de Cundinamarca Municipio de Tenjo Dirección de Control Interno

Departamento de Cundinamarca Municipio de Tenjo Dirección de Control Interno INFORME DEFINITIVO AUDITORIA INTERNA GESTION DOCUMENTAL FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME Día: 10 Mes: 06 Año: 015 Macroproceso/Dependencia: Proceso: Líder de Proceso / Jefe(s) Dependencia(s): Objetivo de la

Más detalles

ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales

ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios

Más detalles

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES Página 1 de 64 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES DIRECCIÓN ADMINSTRATIVA ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL BOGOTÁ 2014 Página 2 de 64 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVOS GENERAL

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL NIT 800095961-2 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL NIT 800095961- TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION 4 1.- FORMULACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5 1.1 Sujetos Obligados 5 1.2 Que es el Programa de Gestión

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Página 1 de PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDÍA MUNICIPAL SONSÓN 2014 Página 2 de Elaborado por: Diana Beatriz Morales Patiño Revisado Yeisson Orozco Orozco Página 3 de CONTENIDO Pág. 1. INTRODUCCIÓN...

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL RETIRO DEL SERVICIO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. CÓDIGO PROCEDIMIENTO: 6017 VERSIÓN 3.

PROCEDIMIENTO PARA EL RETIRO DEL SERVICIO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. CÓDIGO PROCEDIMIENTO: 6017 VERSIÓN 3. SERVIDORES PÚBLICOS DE LA CONTRALORÍA DE. CÓDIGO PROCEDIMIENTO: 6017 VERSIÓN 3.0 FECHA 24 DE NOVIEMBRE DE 2011 REVISADO POR: Director Técnico Talento Humano Dra. Jazmín del Socorro Eslait Masson CARGO

Más detalles

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVOS DE OFICINA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVOS DE OFICINA 3 Archivo General Universidad Carlos III de Madrid MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVOS DE OFICINA SUMARIO 1. POR QUÉ HA DE EXISTIR UN ARCHIVO EN LA UNIVERSIDAD?. 2. QUÉ

Más detalles