DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA MUNICIPIO DE TURBO RESOLUCION. RESOLUCION No DEL 2015 (16 de junio)

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1 co,,,..0 of,, - Geo 1.+.7: - 1, TRD: RESOLUCION C6digo: D-ALC- DO-02 Version: 2 Fecha de Aprobacion: Pagina: 1 de 1 RESOLUCION No DEL 2015 (16 de junio) "Por medio de la cual se adopta el Sistema lntegrado de Conservacicin Documental SIC-, y el DiagnOstico Integral de Archivos para el municipio de Turbo (Antioquia)." El Alcalde (e) del municipio de Turbo (Antioquia), en use de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Constituci6n Politica de 1991, Ley 136 de 1993, Ley 594 de 2000, Decreto 2609 de 2012, Decreto 2578 de 2012, y en especial lo contenido en el Acuerdo 006 de Octubre 15 de 2014 del Archivo General de la NaciOn, y demas normas concordantes y vigentes, y, CONSIDERANDO: Que Ia Ley 594 de 2000 en su Titulo XI, "Conservacion de Documentos", articulo 46 establece que para la: "[.] conservacion de documentos los archivos de la AdministraciOn Pablica deberan implementar un sistema integrado de conservacion en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos". Que Ia Alcaldia de Turbo (Antioquia), entiende que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestion administrativa, economica, politica y cultural de este municipio. Que para la aplicacion e implementacion de la Ley 1712 de 2014, Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacicin Pablica Nacional y se dictan otras disposiciones, se requiere el cumplimiento de la funci6n archivistica. Que el Decreto 2609 de 2012 en su articulo 9, "procesos de la gesti6n documental", numeral g), define la preservacion a largo plazo como: T..] el conjunto de acciones aplicadas a los documentos durante su gestion para garantizar su preservacion en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento". "RETOMANDO EL CAMINO DEL PROGRESO" Km 01, vfa Apartado. Telefono: , ext qobiernoa,turbo.gov.co TURBO,RETOMANDO El. CAMINO

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3 _ v.% ' o of.? x. % _,.v RESOLUCION COdigo: D-ALC- DO-02 Version: 2 Fecha de Aprobacion: Junin 1 de 2013 Pagina: 2 de 1 Que el Decreto 1100 de 2014, en su articulo 5, "condiciones tecnicas", establece la responsabilidad del Archivo General de la Nacion, de conformidad con las normas vigentes, reglamentar las condiciones tecnicas especiales de los bienes muebles de caracter documental archivistico. Que durante la visita realizada por la Contraloria General de Antioquia se evidenciaron la falta de procesos frente a la protecci6n y preservacion de los documentos, la cual incide en Ia perdida de informacion y deterioro de las fuentes primarias de consulta; lo cual no genera transparencia administrativa, a fin de mitigar la vulnerabilidad de estos factores y para dar cumplimiento al Acuerdo 006 de Octubre de La Alcaldia del municipio de Turbo (Antioquia), en cumplimiento de las normas archivisticas, ha elaborado el Sistema Integral de Conservaci6n Documental "SIC", y el Diagnostico Integral de Archivos, bajo un esquema integral, sistematico y armonizado, con el proposito de dar cumplimiento a todos y cada uno de los procesos que complementan el programa de gestion documental respecto a la produccion, gestion y tramite, organizacion, transferencia, disposici6n, preservacion a largo plazo y valoracion, y cuya responsabilidad se rige bajo el Esquema Organic Funcional de la Unidad de Correspondencia, Archivos de Gesti6n y Archivo Central Hist6rico. Por tal raz6n, la Alcaldia del municipio de Turbo (Antioquia), se ve en la necesidad de aplicar las disposiciones establecidas en el Programa de Gesti6n Documental, en lo relacionado con la ConservaciOn Documental, mediante un Sistema que garantice Ia conservacion, custodia y seguridad de la informacion tanto fisica como electronica, amparados igualmente en el literal g) del articulo 9 del Decreto 2609 de 2012, y los Acuerdos del Archivo General de la Nacion No. 048, 049 y 050 de Que Mediante Acta No. 002 del 27 de Mayo de 2015, se revise) y aprob6 por el Comite Interne) de Archivo del municipio de Turbo, el Plan Institucional de Archivos (PINAR), Sistema integral de Conservacion Documental y el DiagnOstico Integral de Archivos. Por lo anteriormente expuesto, el Alcalde (e) del municipio de Turbo RESUELVE ARTICULO PRIMERO: Adoptese, el Sistema Integrado de Conservacion SIC-, y el Diagnostico Integral de Archivos, como el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservacion documental y "RETOMANDO EL CAMINO DEL PROGRESO" Km 01, via Apartado. Telefono: , ext oobiernoturbo.gov.co TURBO 1,1-7,k1p, pc.. ci,^:.41n1,7

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5 vt DE?- C> a z. -. a RESOLUCION C6digo: D-ALC- DO-02 Versi6n: 2 Fecha de Aprobaci6n: Pagina: 3 de 1 preservacion digital bajo el concepto de Archivo Total, acorde con Ia politica de gestion documental y demas sistemas organizacionales, tendientes a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de informaci6n, independiente del medio o tecnologia, a fin de la preservacion a largo plazo de la documentacion que tiene bajo su custodia y proteccion la AdministraciOn Municipal. ARTICULO SEGUNDO: Designese como lider y responsable del Sistema Integrado de Conservacion SIC-, a la Secretaria de Gobierno y GestiOn Administrativa, a traves de la Unidad de Archivo y Correspondencia, la cual establecera los mecanismos y acciones que el personal de la Administracion Municipal debera implementar para el correcto manejo, almacenamiento y preservacion de la informaci6n, de conformidad con el ciclo vital de los documentos, a fin de asegurar Ia perdurabilidad y originalidad de los documentos de archivo. ARTICULO TERCERO: InclOyase dentro del Plan de Auditorias Internas de la DirecciOn de Control Interno de Ia Administracion Municipal, el seguimiento y control periodico de verificacion y evaluacion del adecuado cumplimiento de lo establecido en el Sistema Integrado de Conservacion, a fin de mejorar las acciones necesarias para corregir los hallazgos. PARAGRAFO PRIMERO: La DirecciOn de Control Interno, en conjunto con Ia Unidad de Archivo y Correspondencia, presentara un informe periodicamente al Representante legal de la AdministraciOn, con copia al Comite de Archivo, a fin de tomar las decisiones propias del proceso. ARTICULO CUARTO: Publiquese a traves de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Prensa de esta Entidad, en la Pagina Web de la AdministraciOn Municipal, el Plan Institucional de Archivos PINAR-, Sistema integral de Conservacion SIC-, y el Diagnostico Integral de Archivos, y como un instrumento de obligatorio cumplimiento, segun lo estipula en la ley 594 de 2000, Decretos 2609 de 2012 y 2578 de ARTICULO QUINTO: ConsidOrese parte integral de la presente ResoluciOn el Anexo Numero 1 -SIC-. ARTICULO SEXTO: Enviese copia de Ia presente ResoluciOn a las diferentes dependencias de la Administracion Municipal para la estricta aplicacion y cumplimiento. "RETOMANDO EL CAMINO DEL PROGRESO" Km 01, via Apartadd. Telefono: , ext qobiernoturbo.gov.co TURBO

6 _...,5. 0 DE.,_...#', c. -s, 4..-., D Vr--, RESOLUCIoN C6digo: D-ALC- DO-02 VersiOn: 2 Fecha de Aprobacion: Pagina: 4 de 1 ARTiCULO SEPTIMO: La presente ResoluciOn rige a partir de la fecha de su expedici6n y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. COMUNIQUESE Y COMPLASE. Dada en el municipio de Turbo (Antioquia) a los dieciseis (16) dias del mes de junio del dos mil quince (2015). RUBEN OYO PALACIOS. Alcalde (e) de municipio de Turbo. at obierno Aprob Edward Lopez Sec. Gobierno "RETOMANDO EL CAMINO DEL PROGRESO" Km 01, via ApartadO. Telefono: , ext gobiernoaturbo.gov.co TURBO

7 c" 7.nly.. COdigo: D-OAJ-DO-01 Version: 2 Fecha de aprobacion: ca, 1. INTRODUCCION DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Pagina: 1 de 22 COPIA CONTROLADA En cumplimiento al anexo Requerido en el decreto 2609 de 2012, Diagnostico de gestion documental, y a fin de lograr que la AdministraciOn Municipal avance en sus procesos archivisticos y de conservacion documental, el Tecnico Administrativo de GestiOn Documental de Ia entidad, realizo un diagnostico integral de la gestion documental y archivo, en el cual se identificaron las condiciones, avances y posibles deficiencias o vacios en materia de organizacion archivistica, para lo cual la ADMINISTRACION MUNICIPAL DE TURBO, debera implementar los procesos y procedimientos con el objetivo de dar cabal cumplimiento con lo establecido la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" y las de mas normas que de esta Ley se desprendan. MetodolOgicamente, el DiagnOstico Integral se realizo siguiendo los criterios establecidos por el Archivo General de la Nacion, para la recoleccion y analisis pormenorizado de Ia informacion obtenida durante el diagnostico realizado al archivo central y Ia unidad de correspondencia de la administracion, y en Ia interrelacion de los aspectos particulares que fueron identificados. El levantamiento de la informacion se realizo mediante Ia aplicacion del listado de verificacion de archivos y una encuesta a Ia auxiliar administrativa de la unidad de correspondencia la cual custodia las historias laborales, de igual forma se obtuvo Informacion por observacion directa y registro fotografico, asi como datos de medicion de las condiciones ambientales del deposito del archivo central, que complementa la evaluacion de las areas fisicas y de la documentacion en general. Posteriormente se realizo la recopilacion y analisis de Ia informacion obtenida, lo cual permitio establecer las debilidades, oportunidades, amenazas y fortalezas del archivo de la entidad, de una manera global. Con base en lo anterior se establecieron unas acciones de mejora y una propuesta de ruta de accion, esta enmarca las prioridades en materia de gestion documental, para ser tenidas en cuenta por la entidad. Unidad de Archivo y Correspondencia Correo: ArchivoATurbo.00v.co TURBO

8 if* Dar I. COdigo: D-OAJ-DO-01 VersiOn: 2 Fecha de aprobacion: DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Pagina: 2 de JUSTIFICACION COPIA CONTROLADA La Administraci6n Central del Municipio de Turbo, es una entidad publica del orden Territorial, que pertenece a la Rama Ejecutiva del poder public con autonomia politica, fiscal y administrativa, dentro de los limites que le sefialen la ConstituciOn y la ley y cuya finalidad es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacion en su respectivo territorio, es Ia responsable de la administracion, planificacion, formulacion, direccion, adaptaci6n, coordinacion y ejecutar de los planes y proyectos en materia de obras, desarrollo economic, Social, ambiental y prestar los servicios poblicos que determine la ley. Todo lo anterior orientado a proporcionar a la poblacion en general, la SoluciOn de las necesidades insatisfechas de salud, educacion, saneamiento ambiental, agua potable, servicios pciblicos domiciliarios, vivienda recreacion y deporte, con especial enfasis en la niriez, la mujer, la tercera edad y los sectores discapacitados, directamente y en concurrencia, complementariedad y coordinacion con las demas entidades territoriales y Ia Nacion, en los terminos que defina la ley. De esta manera, La AdministraciOn Central del Municipio de Turbo, tiene como objetivo primordial, en el marco de la ley y sus competencias, velar por el cumplimiento y desarrollo de sus responsabilidades, teniendo en cuenta las condiciones de acceso a Ia informaci6n y protecci6n de los datos y documentos, relacionados con la ejecucion de los procesos administrativos y contractuales. Derivados del cumplimiento de lo dispuesto en la ley sobre la SoluciOn de las necesidades insatisfechas de salud, educacion, saneamiento ambiental, agua potable, servicios publicos domiciliarios, vivienda recreacion y deporte. Por lo tanto, los archivos y expedientes que hacen parte del objeto de este Diagn6stico, son de suma importancia para desarrollo de la gesti6n administrativa de la administracion porque contienen informacion sobre los, contratos, proyectos y pagos que se ejecutan a nivel Territorial y forman parte del patrimonio documental por sus valores culturales, historicos y sociales, ademas de ser fundamentales para garantizar los derechos a la verdad y al acceso a Ia informacion. Por esto y frente a la necesidad de adoptar medidas que garanticen la preservacion del acervo documental del ADMINISTRACION CENTRAL DEL, se realiz6 el diagnostico integral contenido en este documento, como parte de las funciones tecnicas en marcadas, para asi Unidad de Archly() y Correspondencia Correo: ArchivoATurbo.00v.co 4,34t 4: r.?al

9 e DI' Ilni" ' 40., Cocli9o: D-OAJ-D0-01 Versi6n: 2 Fecha de aprobacion: DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Pagina: 3 de 22 COPIA CONTROLADA garantizar la protecci6n y conservacion de los archivos del de la alcaldia, partiendo del interes de asegurar la integridad de los mismos. En este sentido, el DiagnOstico Integral de los Procesos Archivisticos y del Sistema de GestiOn Documental del Alcaldia es una herramienta fundamental para guiar las siguientes fases de intervencion de los archivos de la entidad, en cumplimiento de lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos. 3. OBJETIVOS 3.1. OBJETIVO GENERAL Identificar las condiciones en las que se encuentran los archivos para detectar deficiencias y oportunidades de manejo y formular estrategias de mejoramiento 0 mantenimiento de dichas condiciones. Incluye Ia identificacion del archivo, de las caracteristicas de su infraestructura fisica y el estado en el que se encuentran los documentos OBJETIVOS ESPECIFICOS Establecer el estado actual en materia archivistica y de conservacion, de la documentacion de la administracion. Determinar los factores que afectan Ia conservacion de los soportes documentales y la preservacion de Ia informacion a largo plazo de Ia administracion Presentar las condiciones medioambientales y microbiologicas, en el archivo central y la unidad de correspondencia. 4. ALCANCE. Comienza con la identificaci6n de todos los factores y condiciones medioambientales y microbiologicas que afectan la conservacion de los soportes documentales y la preservacion de Ia informaci6n a largo plazo de Ia administracion y termina con Ia presentaci6n al comite de archivo para su aprobacion mediante acto administrativo, a fin de aprobar el diagn6stico de archivo de la Entidad. Unidad de Archly y Correspondencia Correo: ArchivoRTurbo.00v.co TILI RISC..7

10 " COdigo: D-OAJ-D0-01 VersiOn: 2 Fecha de aprobacion: DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Pagina: 4 de METODOLOGIA COPIA CONTROLADA El DiagnOstico Integral del archivo de Ia AdministraciOn Central del Municipio de Turbo, se baso en la normatividad archivistica vigente expedida por el Archivo General de la NaciOn. Para realizar el levantamiento de Ia informacion de manera ordenada se aplicaron "Listas de verificacion de archivos", en aspectos archivisticos como en aspectos de conservacion y de igual manera se realizo observacion directa y registro fotografico de los aspectos más relevantes encontrados. Asi mismo, se realizo la medicion de condiciones ambientales, la cual incluyo medicion de iluminacion, Humedad Relativa y Temperatura, contaminantes microbiologicos y contaminantes atmosfericos, teniendo en cuenta lo estipulado en el Acuerdo 049 de 2000, Acuerdo 050 de 2000 y dernas normatividad relacionada. A continuacion se presenta de manera general el resultado de los aspectos observados en el Diagnostico. 1: INFORMACION INSTITUCIONAL 1.1. Datos Generales Nombre de Ia Entidad: DirecciOn de la Entidad: Pagina Web de la Entidad: Alcaldia Municipal de Turbo KilOrnetro 1 Via Medellin, Antiguas Instalaciones Ica VVWW.Turbo-Antioquia.gov.co 1.2. Unidad Administrativa Responsable de Archivo y Correspondencia Nombre de la Dependencia: Secretaria de Gobierno y GestiOn Administrativa Responsable: Edward Lopez Deniz Correo ElectrOnico: Telefono: ext. 126 DirecciOn: KilOmetro 1 Via Medellin, Antiguas Instalaciones Ica Unidad de Archivo y Correspondencia Correo: ArchivoATurbo.gov.co TURBO

11 C pit C6digo: D-OAJ-DO-01 Versi6n: 2 Fecha de aprobacion: DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Pagina: 5 de 22 COPIA CONTR LADA 1.3. Talento Humano del Area de Archivo y Correspondencia Nombres y apellidos responsable: Jhon Arley Copete Ortiz Cargo: Tecnico Administrativo Gesti6n Documental ProfesiOn: Archivista Tipo de vinculacion: Provisionalidad Telefono y extension: Correo electronico: Nombre y cargo Danna Santacruz Ad. Archivo y Correspondencia Josefina Vergara Orozco Ad. Archivo y Correspondencia Rol que desempena Profesion Tipo de vinculacion Ventanilla Unica Tecnica en Turismo Provisionalidad Consulta y Prestamo Archivo Central Tecnica en Secretariado Provisionalidad Consulta: Prestamo: Copias: 1.4. Servicios de Consulta, Prestamo y Copias N Promedio Mensual: 250 Documentos N Promedio Mensual: 50 Expedientes; Contratos y Libros Contables N Promedio Mensual: 320 Documentos Equipe): 1.5. Herramientas y Equipos Tecnologicos Area Archivo y Correspondencia Computadores Fax Telefono: Fotocopiadora Escaner Cajas Cubiertas Legajadoras DescripciOn 1. Computador: el Cual es insuficiente dificulta los Servicios de Archivo debido al gran volumen de Consulta, Prestamo e Inventarios que debe realizar la unidad. 1. La Unidad de no Cuenta con Este Servicio para Ia RecepciOn de los documentos por este medio 1. No Cuenta con este Servicio lo cual dificulta Ia consulta por este canal de comunicaci6n 1. No Posee esta herramienta Fundamental para contrarrestar Ia perdida de documentos No existe para comenzar con Ia Digitalizacion de documentos No Existen Cajas X 200 para Almacenar los Documentos No Existen Cubierta legajadoras para Ia proteccion de los documentos Unidad de Archivo y Correspondencia Correo: ArchivoTurbo.00v.co lres rrawoqvc.; Rua *

12 f E COdigo: D-OAJ-D0-01 Versi6n: 2 Fecha de aprobacion: DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Pagina: 6 de 22 a. COPIA CONTROLADA 1.5. Herramientas Informaticas o producto de apoyo a Ia gesti6n documental: Sinap Version 6 en ImplementaciOn 1.6.Fondo Documental Denominaci6n: metros lineales de documentacion Tipos de Soportes Archivo Central 78 ML Papel FECHAS EXTREMAS, SERIES DOCUMENTALES FECHAS EXTREMAS El analisis de este item se realize) mediante la revision puntual e inventario de los documentos existentes en el archivo central y las historias laborales de la unidad de correspondencia, Las fechas extremas identificadas en el Diagnostico son las siguientes: Fechas Extremas Inicial Final SERIES DOCUMENTALES Ver 1. Anexo Cuadro de Clasificacion Documental 6. SISTEMAS DE INFORMACION 0 APLICATIVOS INFORMATICOS De acuerdo a la informacion levantada durante el diagnostico, se logro evidenciar que Ia alcaldia cuenta con los aplicativos de informacion que se describen a continuacion: APLICATIVOS INFORMATICOS Hoja de Calculo de Microsoft Excel Documentos en Microsoft Word Unidad de Archivo y Correspondencia Correo: ArchivoRTurboxiov.co : 1111 R60

13 Da.. :, ,,.. COdigo: D-OAJ-D0-01 VersiOn: 2 Fecha de aprobacion: DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Pagina: 7 de 22 COPIA CONTROLADA 7. ANALISIS DE LOS OCHO (8) PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTION Con base en lo estipulado en el Decreto No 2609 del 14 de diciembre de 2012, a continuaci6n se presentan las generalidades encontradas en la aplicacion de los procesos del Programa de Gesti6n Documental: PROCESO OBSERVACIONES GENERALES No existen lineamientos en materia de archivos en la administracion, referente a una politica de Gest& Documental. No se evidencian estandares para produccion de documentacion fisica y electronica. Debe existir articulacian de las areas de Sistemas, control interno, para el desarrollo del PGD. No existe un plan presupuestal priorizado para cada necesidad en cuanto a gestion documental, de acuerdo a debilidades detectadas y prioridades requeridas (infraestructura, procesos de gestion, refuerzo de programas en gestion documental y otros). Aunque la entidad cuenta con personal con experiencia en gestion documental, es necesario reforzar el recurso humano tanto en la parte tecnica como en la profesional, para acompanar los distintos procesos en la entidad. PLANEACION La entidad no cuenta con manuales, reglamentos y procedimientos para regularizar las actividades de gestion documental ( Recepcion, radicacion, distribucian y envio de las comunicaciones oficiales; OrganizaciOn de archivos de gestion; Transferencia de archivos; Consulta y prestamo de documentos; NotificaciOn actos administrativos y Reglamentos interno archivo y correspondencia) No se ha diseriado, publicado e implementado un Sistema Integrado de ConservaciOn, con sus distintos programas, para asi regular y controlar el monitoreo a condiciones ambientales; almacenamiento, custodia y mantenimiento de los documentos de archivo; reprografia; y capacitacian. Se requiere establecer una politica de digitalizacion asociada al use de nuevas tecnologias. Unidad de Archivo y Correspondencia Correo: ArchivoATurboxiov.co as.l.. 4.r

14 del Dat i. Codigo: D-OAJ-DO-01 Versi6n: 2 Fecha de aprobacion: DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Pagina: 8 de 22 COPIA CONTROLADA PROCESO PRODUCCION OBSERVACIONES GENERALES Aunque la entidad cuenta con formatos estandarizados para los procesos de gestion documental, como, formato de planillas, es necesario revisar y complementar dichos formatos; de la misma manera, se deben complementar los formatos establecidos para procesos internos, integrado a los sistemas de calidad de la entidad. PROCESO OBSERVACIONES GENERALES La entidad cuenta con Ventanilla Unica de correspondencia. Pero no Existe un procedimiento establecido para la recepci6n, distribucion y tramite de comunicaciones y los formatos de Entrega de correspondencia interna deben ser actualizado con la implementacion de los requisitos de ley. GESTION Y TRAMITE Se ejerce control del recibo y envio de las comunicaciones por medio de planillas. Los funcionarios responsables del tramite de documentos conocen los periodos de vigencia y tiempos de respuesta, pero la distribucion echa por parte de despacho vuelve los procesos lentos. Unidad de Archivo y Correspondencia Correo: ArchivoTurbo.qov.co TAM R80

15 ot COdi9o: D-OAJ-D0-01 VersiOn: 2 Fecha de aprobacion:, DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Pagina: 9 de 22 COPIA CONTROLADA PROCESO OBSERVACIONES GENERALES Las TRD estan en proceso de ActualizaciOn por motivo de Ia reestructuracion Administrativa, Por lo tanto las dependencias realizan procesos tecnicos archivisticos de manera parcial, sin tener plena claridad de las series documentales reflejadas en cada una de las oficinas productoras. No existe aplicacion uniforme de las herramientas de descripcion y control como el Formato Unico de Inventario Documental (FUID), en los archivos de gestion. ORGANIZACION En la mayoria de las dependencias no se cumple con los lineamientos para la foliaci6n de documentos (doble foliacion, con marcador o esfero, indebida ubicaci6n de la numeracion) o no se realiza foliacion. Hay inconvenientes en Ia identificacion de las unidades documentales, ya que no se estan utilizando los rotulos de cajas y carpetas que tiene codigo asignado establecidos en el sistema de calidad de la entidad; esto con respecto a la disponibilidad, recuperacion, acceso para consulta de la documentacion. El espacio destinado para la custodia y administraci6n de los archivos de gesti6n no es suficiente, se requiere evaluar una medida de contingencia que permita tener acceso a Ia documentacion de manera inmediata, conservando debidamente los diferentes soportes. Unidad de Archivo y Correspondencia Correo: ArchivoRTurbo.gov.co TURBO Afaht

16 f Dt. COdigo: D-OAJ-D0-01 VersiOn: 2 Fecha de aprobacion: Juni 1 de 2013 DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Pagina: 10 de 22 PROCESO TRANSFERENCIA PROCESO DISPOSICION COPIA CON OBSERVACIONES GENERALES Se han realizado transferencias documentales al (Archivo Central), pero estas no se han realizado de acuerdo a parametros establecidos, por lo que se han tenido inconvenientes en el procesos (no se especifican las series, no se conocen las fechas extremas, y los documentos referidos no coinciden. OBSERVACIONES GENERALES No existe una correcta aplicacion de las TRD, debido a que, no se ha realizado capacitaciones, para un adecuado proceso de disposicion final de la documentaci6n. PROCESO OBSERVACIONES GENERALES Ya que no hay un sistema Integrado de ConservaciOn, la documentacion no tiene garantras para la preservacion a largo plazo. En caso de siniestro, la entidad no cuenta con un plan de atenci6n de emergencias para la documentacion, donde se prioricen las acciones para la documentacion susceptible, lo que la hace vulnerable PRESERVACION A LARGO PLAZO No existe un plan de riesgos que permita determinar los riesgos en Seguridad de InformaciOn La documentacion del archivo central esta en alto riesgo, tanto por las condiciones de infraestructura, como por la falta de acciones en conservacion preventiva y correctiva (filtraciones, roedores, suciedad, humedad relativa y temperatura fuera de los parametros normales, contaminantes atmosfericos, ataque biologico). Lo anterior hace que gran parte de la documentacion tenga un alto riesgo de perdida a mediano plazo, y a corto plazo si la que esta afectada no se trata debidamente. Unidad de Archivo y Correspondencia Correo: ArchivoTurbo.nov.co TURBO Lt L.t L

17 COdigo: D-OAJ-DO-01 Version: 2 Fecha de aprobacion: DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Pagina: 11 de 22 COPIA CONTROLADA PROCESO OBSERVACIONES GENERALES Ya que no hay un sistema Integrado de ConservaciOn, la documentacion no tiene garantias para la preservacion a largo plazo. En caso de siniestro, la entidad no cuenta con un plan de atenci6n de emergencias para Ia documentacion, donde se prioricen las acciones para la documentacion susceptible, lo que la hace vulnerable PRESERVACION A LARGO PLAZO No existe un plan de riesgos que permits determinar los riesgos en Seguridad de InformaciOn La documentacion del archivo central esta en alto riesgo, tanto por las condiciones de infraestructura, como por la falta de acciones en conservacion preventiva y correctiva (filtraciones, roedores, suciedad, humedad relativa y temperatura fuera de los parametros normales, contaminantes atmosfericos, ataque biologico). Lo anterior hace que gran parte de Ia documentacion tenga un alto riesgo de perdida a mediano plazo, y a corto plazo si la que esta afectada no se trata debidamente. PROCESO VALORACION OBSERVACIONES GENERALES La entidad debe tener un proceso de evaluacion de Ia documentacion, constante y continuo, para determinar sus valores primarios y secundarios. 8. ASPECTOS ARCHIVISTICOS DE GESTION Y ORGANIZACION IDENTIFICADOS. Conforme lo establecido en el Acuerdo 042 de 2002 referente a los "Criterios de organizacion de los Archivos de Gestion" y, Ia reglamentacion del formato unico de inventario documental-fuid, Se procede a evaluar los procesos de ClasificaciOn, OrdenaciOn y DescripciOn descritos en Ia Ley 594 de 2000 "Ley General de Arch ivos". Unidad de Archivo y Correspondencia Correo: ArchivoATurbo.00v.co TUR I

18 I..:1. COdigo: D-OAJ-D0-01 Versi6n: 2 Fecha de aprobacidn: DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Pagina: 12 de CLASIFICACION COPIA CONTROLADA La totalidad de Ia documentacion que reposa en el Archivo Central y Ia unidad de correspondencia de Ia administracion se encuentran clasificada, teniendo en cuenta lo que reflejan las Tablas de RetenciOn Documental, que se encuentran pendientes por su actualizacion debido a Ia reestructuracion administrativa. Antes, Actualidad ORDENACION En cuanto al proceso de ordenacion documental, se observo que Ia documentacion se encuentra ordenada. Antes, Actualidad. Unidad de Archivo y Correspondencia Correo: ArchivoRTurbo.gov.co Tail RISCO ILL ',P.M+

19 SC 1)4 "e, COdigo: D-OAJ-D0-01 Versi6n: 2 Fecha de aprobacion: DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS Pagina: 13 de FOLIACION COPIA CON En los archivos de gestion, se evidencio que el proceso de foliacion tiene un porcentaje de aplicacion del 25.2%. Es conveniente aclarar, que dentro de este proceso, se encontraron algunas particularidades, tales como: en Ia Secretaria Juridica, se realiza Ia foliacion de los expediente de forma inversa es decir, en orden descendente. Asi mismo, en las de demas oficinas, la foliacion se realiza de manera continua por serie documental y no por unidad documental DESCRIPCION DOCUMENTAL En este proceso se determina si los archivos de gestion, tiene algun tipo de inventario de Ia documentacion que tienen en su custodia, durante el diagnostico, se pudo determinar que existen inventarios en un 30% de Ia entidad, referentes a los archivos que reposan en cada una de las oficinas ROTULACION DE CARPETAS Conforme Ia rotulacion de carpetas, se observa que los archivos de gestion de las diferentes oficinas, cuentan con un mayor nivel de cumplimiento, evidenciado en un 50, %. Por otra parte, se observa que en el archivo central, Unicamente se cumple este criterio en un 21%. 9. EVALUACION DE ASPECTOS DE CONSERVACION ARCHIVO CENTRAL A continuacion se presentan algunos Avances e irregularidades de las situaciones que se evidenciaron en el Archivo Central y Ia Unidad de Correspondencia, enfocadas en aspectos de aplicacion de procesos archivisticos, almacenamiento de Ia documentaci6n, seguridad, etc. En los dos fondos documentales cuentan con Ia seguridad minima necesaria, pertinente a la jornada laboral, los archivos rodantes y mobiliario de oficina permanecen Cerrados. De igual manera, se evidencio documentacion en el piso, suelta sobre y debajo de los escritorios, esto debido a la falta de implementos de archivo, pero su restriccion es totalmente segura, y no esta propensa a perdidas y sustracciones. Unidad de Archivo y Correspondencia Correo: ArchivoRTurbo.00v.co

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