DEPARTAMENTO DE ARAUCA ALCALDIA MUNICIPAL ARAUQUITA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

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1 DEPARTAMENTO DE ARAUCA ALCALDIA MUNICIPAL ARAUQUITA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO APOYO GESTION TECNOLOGICA Y DE LA INFORMACION CÓDIGO:AA-GTI FECHA: FEB 09 VERSION: 0 Proceso: Responsable: Objeto: Alcance: Base legal: Política de OPeracion: GESTION DE SECRETARIA DE GOBIERNO MUNICIPAL Cumplir con el programa de Gestion documental en la recepcion,distribucion, seguimiento y control de la correspondencia que ingresa en la Alcaldia de Arauquita. de carácter oficial Ley , Acuerdo ,-No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. 2,- Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma Jefe de la unidad de correspondencia. 3,-Las comunicaciones oficiales que ingresen a la Alcaldia se revisara, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación mismo. 4,-Comunicacionoficial enviada: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales, 5.-Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración, 6,- por Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. ORIGEN ENTRADA QUE REGULA EL PROCESO PRODUCTO CLIENTE ACTIVIDADES P.H.V.A. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE Unidad de FormatoNo.AA-GTI CONTROL DE TIEMPO DE RESPUESTA DE LA 1.-En el Formato AA-GTI , Se identifica la correspondencia proxima a contestar. 2,-Se procede a informar al funcionario responsable tramite, Nota: la correspondencia que no se le dio contestacion en el tiempo asignado, se remite el informe a control interno. Formato AA-GTI AA-GTI Secretaria Control de tiempo de respuesta a la correspondencia, Secretaria de Gobierno.. Organismos de Control Dependencias de la Alcaldia Entidades gubernamentales Empresas privadas Correo electronico Fax RECEPCION DE 1,-Se le asigna un número consecutivo, a la No. De Radicacion correspondencia recibidas o producidas, dejando Secretaria Documento constancia de la fecha y hora de recibo, No. De Oficial folio, anexos. radicada Dependencias Alcaldia Radicada CLASIFICACION Y ASIGNACION DE LA 1,-Registro de la comunicación oficial en el formato AA-GTI ,-Se clasifica la correspondiente con base al numero de radicacion. Formato 3,-Con base a su contenido se distribuye la correspondencia al area competente de su contestacion. AA-GTI- Secretaria Clasificada y asignada Dependencias Alcaldia Radicada en formato AA-GTI DISTRIBUCION DE LA 1,-Se registra la correspondencia en el formato AA- GTI Distribucion de correspondencia y se Formato le entrega al funcionario responsable para el tramite. AA-GTI- Secretaria distribuida Funcionario reponsable tramite

2 Dependencias Radicada en formato AA-GTI Formato AA-GTI Oficio de contestacion GENERAR RESPUESTA DE LA 1,-En el Formato AA-GTI , se determina la fecha de respuesta la cual ira acorde al tiempo de contestacion, identificado en el formato AA-GTI Nota: el responsable de la Unidad de correspondencia o quien haga sus veces, informara dos dias antes al funcionario responsable tramite, la fecha limite de contestacion de la correspondencia. Formato AA-GTI ,-El funcionario responsable tramite de la AA-GTI Secretaria correspondencia, entregara a la unidad de Oficio de correspondencia un dia antes de la fecha de Respuesta de contestacion el documento el cual tendra original y dos copias, Respuesta de Contestacion Organimos de control Generada entidades gubernamentales, 3,-La unidad de correspondencia radicara el documento en formato AA-GTI Envio de la oficial, verificando No, de folios, anexos. Unidad de Radicada en formato AA-GTI Oficio Respuesta de ENVIAR RESPUESTA DE 1,-La unidad de correspondencia procede cerrar el sobre de correspondencia. Formato 2,-Se procede tiquetear el sobre con los datos AA-GTI destinatario y remitente, No. De Guia de la 3,-Se entrega el sobre a la empresa transportadora. Transportadora, 4,-Se procede archivar el No.de guia de la transportadora, radicando el numero de laguia, la fecha y la hora en el formato AA-GTI Secretaria Respuesta de enviada. Organimos de control entidades gubernamentales, Secretaria de Gobierno Organismos de Control Auditoria Interna Autoevaluacion a la gestion REALIZAR SEGUIMIENTO Y MEDICION AL PROCESO 1,-Se Verifica el registro Formato AA-GTI ,02,03 con los documentos soportes, Control interno Seguimiento a la gestion Secretaria de Gobierno Organismo de control Informe de Auditoria interna Plan de mejoramiento suscrito por el organismo de control o el de controlinterno. GENERAR ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y MEJORAS, 1,-Elaboracion Plan de mejoramiento 2,-Presentacion de acciones preventivas, Plan de correctivas, o mejoras, mejoramiento 3,-Acciones preventivas, de mejoramiento, acciones suscrito coorectivas aprobadas. 4,-Plan de mejoramiento suscrito Control interno Secretaria de Gobierno Plan de mejoramiento suscrito Organismo de Control ORIGEN DOCUMENTOS SOPORTES DOCUMENTOS SOPORTES DESTINO Organismos de Control Dependencias de la Alcaldia Entidades gubernamentales Empresas privadas en medio fisico, electronico, via fax. contestada Guia de remesa No. Del radicado de la correspondencia, Formato AA-GTI Formato AA-GTI Formato AA-GTI Dependencias Alcaldia Organismo de Control

3 RECURSO DEL TALENTO HUMANO RECURSO FISICO Y TECNOLOGICO (RECURSOS, EQUIPOS, HARDWARE, SOFTWARE, COMUNICACIONES) CONDICIÓN QUE DEBE CUMPLIR Tecnico Apoyo profesional, tecnico o auxiliar, con conocimiento en el manejo documental y archivistico INDICADORES NOMBRE RELACIÓN MATEMÁTICA NIVEL DE SATISFACCION NIVEL DE SATISFACCION RESPONSABLE QUE MIDE FRECUENCIA DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE REPORTE REQUISITOS DEL SISTEMA CON EL CUAL SE RELACIONA EFICIENCIA EFECTIVIDAD EFICACIA No.de distribuida x100 No. Total de correspondencia radicada a distribuir No. De Usuarios que recibieron respuesta a su correspondencia en el periodo programado No de Usuarios que solicitaron respuesta a su correspondencia en un periodo programado No.de contestada en el tiempo de respuesta x100 Total de correspondencia a contestar en tiempo de respùesta EXCELENTE REGULAR DEFICIENTE Mayor o igual a 80 Menor o igual a 100 Mayor o igual a 60 Menor o igual a 80 Menor a 60 SECRETARIA DE GOBIERNO MUNICIPAL Unidad de Distribucion de la correspondencia % Oportunidad en la prestacion servicio. Grado de cumplimiento, de dar respuesta a la correspondencia en el tiempo programado. MENSUAL 12 MENSUAL 12 MENSUAL 12 NTCG 1000:2004 4,2,1,(D) 4,2,4 5,6,2 5,6, (B) MECI 1000:2005 Componente de Informacion: Fuente de informacion secundaria-sistema de informacion, Controlar el Tiempo de respuesta de la correspondencia Preventivo No. Contestada en el tiempo de respuesta No. a contestar en tiempo de respuesta 1,- No. De Radicacion de la correspondencia, 2,-Formato AA-GTI Formato AA-GTI Formato AA-GTI Cumplimiento plan de mejoramiento suscrito entre la oficina de control y/o organismo de control Correctivo No. de acciones de mejoramiento cumplidas plan de mejoramiento suscrito x100% Total de acciones de mejora suscritas plan de mejoramiento Plan de mejoramiento suscrito QUE SE COMUNICA Radicada en la Unidad de. Envio de la contestada, Elaborado por: Sandra Mireya Robles Casanova Revizado por:tony Efren Murillo Bravo/Rojas Gomez Josefa Aprobado por: JOSE FRANCISCO VARGAS DIAZ TIPO DE COMUNICACIÓN Informativa Informativa COMUNICACIÓN Y DIFUSION INSTITUCIONAL MEDIOS DE COMUNICACIÓN Formatos de Control y distribucion de la correspondencias No. De guia de Remesa, Recibido de la corespondencia Cargo: Consultora Administradora publica y especialista en control interno TP: T Cargo: SECRETARIO DE GOBIERNO MUNICIPAL/SECRETARIA DE DESPACHO Cargo: ALCALDE MUNICIPAL Fecha de Aprobacion: Dependencias de la Alcaldia Firma Firma Firma DESTINATARIO Funcionario Responsable de su tramite Entidades gubernamentales que solicitaron respuesta.

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