PROCESOS GERENCIALES EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A. p p X X 1 1 X 1 10 X X

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1 PROCESOS GERENCIALES EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A. ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA HOJA No.1 DE: INFORMES COMITÉ DIRECTIVO Actas - presentaciones - soportes ACTAS ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA ACTAS DE PAGO p p 0 Son documentos soporte que van adjuntos a los documentos de cobro que se tramitan por la ruta de pagos de la Empresa (Software de gestión documental), y son generados en medio electrónico y de la misma forma se conservan de manera indefinida.

2 OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL HOJA No.2 DE: ACTAS ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA ACTAS DE PAGO ACTAS COMITÉ DE AREA ENCUESTAS INFORME ENCUESTAS Son documentos soporte que van adjuntos a los documentos de cobro que se tramitan por la ruta de pagos de la Empresa (Software de gestión documental), y son generados en medio electrónico y de la misma forma se conservan de manera indefinida. Son generadas y conservadas en medio electronico (software de Gestión Documental). Se conservan por 2 años en medio fisico, al termino de este tiempo se eliminan y se conservan totalmente en medio electronico. Son generadas y conservadas en medio electronico (Backup Gestión Humana y Administrativa)

3 OFICINA PRODUCTORA: EDICION TV HOJA No.3 DE: ACTAS DE PAGO 0 Son documentos soporte que van adjuntos a los documentos de cobro que se tramitan por la ruta de pagos de la Empresa (Software de gestión documental), y son generados en medio electrónico y de la misma forma se conservan de manera indefinida PIEZAS AUDIOVISUALES 0 Se conservan en medio magnetico. CT: Conservación total Jefe de archivo

4 PROCESOS DE CONTROL CONTROL ORGANIZACIONAL EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A. E.S.P OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE CONTROL INTERNO HOJA No.4 DE: INFORMES INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL AUDITORIA INTERNA Cronograma o programa de trabajo - notificación - formatos de planeación, objetivos y actividades - lista de chequeo - lista de asistencia a reuniones - informes - plan de mejoramiento - cronograma y plan de seguimiento

5 EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A. OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL HOJA No.5 DE: ACTAS ACTAS ASAMBLEA ACTAS JUNTA CONTRATOS CONTRATOS ADQUISICION DE BIENES, SERVICIOS Y CONVENIOS CONCEPTOS JURIDICOS Acta apertura, acta y notificación de adjudicación, adendas o notas aclaratorias, aviso o invitación, evaluación comite evaluador, evaluación juridica, técnica y financiera, formato necesidad conveniencia, polizas, RCDP y reserva presupuestal, suministro, terminos de referencia o especificaciones técnicas, visita obligatoria CONTRATOS ARRENDAMIENTOS Acta apertura, acta y notificación de adjudicación, adendas o notas aclaratorias, aviso o invitación, evaluación comite evaluador, evaluación juridica, técnica y financiera, formato necesidad conveniencia, polizas, RCDP y reserva presupuestal, suministro, Se digitalizan y se conservan totalmente por su valor administrativo y legal. Se digitalizan y se conservan totalmente por su valor administrativo y legal. Se digitalizan y se conservan totalmente por su valor administrativo y legal. Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion digital) Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion terminos de referencia o especificaciones técnicas, visita obligatoria CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES Soporte ne medio digital es de conservación total. digital)

6 CONTRATOS DE OBRA Acta apertura, acta y notificación de adjudicación, adendas o notas Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion digital) aclaratorias, aviso o invitación, evaluación comite evaluador, evaluación juridica, técnica y financiera, formato necesidad conveniencia, polizas, RCDP y reserva presupuestal, suministro, terminos de referencia o especificaciones técnicas, visita obligatoria CONTRATOS DE SUMINISTROS Acta apertura, acta y notificación de adjudicación, adendas o notas Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion digital) aclaratorias, aviso o invitación, evaluación comite evaluador, evaluación juridica, técnica y financiera, formato necesidad conveniencia, polizas, RCDP y reserva presupuestal, suministro, terminos de referencia o especificaciones técnicas, visita obligatoria CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIO Acta apertura, acta y notificación de adjudicación, adendas o notas Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion digital) aclaratorias, aviso o invitación, evaluación comite evaluador, evaluación juridica, técnica y financiera, formato necesidad conveniencia, polizas, RCDP y reserva presupuestal, suministro, terminos de referencia o especificaciones técnicas, visita obligatoria CONTRATOS COMERCIALES PRESTACION DE SERVICIO CONTRATOS ACCESO INTERNET CONTRATOS AULAS VIRTUALES CONTRATOS CANALES DEDICADOS Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion digital)

7 CONVENIOS SERVICIOS COMERCIALES DIRECTIVAS Internas, externas POLIZAS DE SEGUROS Actas de comité de seguros, siniestros, polizas 2 5 Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion digital) Se manejan por medio digital y son de conservación total. Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion digital)

8 OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION MERCADEO HOJA No.6 DE: INVESTIGACIONES DE MERCADO Plan de mercadeo - tactico - presupuesto de gasto ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA Se conservan por 2 años en medio fisico, al termino de este tiempo se eliminan y se conservan totalmente en medio electronico.

9 PROCESOS MISIONALES EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A. E.S.P OFICINA PRODUCTORA: EQUIPO DE ATENCION AL CLIENTE HOJA No.6 COMUNICACIONES INTERNAS Carta documento interno (traslado saldos a favor) - copia de cedula - factura cancelada - carta usuario ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA FORMATO DEVOLUCIÓN DE EQUIPOS formato devolución QUEJAS ESCRITAS Formato de queja, carta solicitud QUEJAS VERBALES Formato de queja SOLICITUDES DE SERVICIOS diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de. diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de. diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de.

10 SOLICITUD ANULACION PETICIONES Formato de anulación - carta usuario SOLICITUD FINANCIACION Formato de financiación - copia cedula - copia factura SOLICITUD CAMBIO DE NUMERO Formato de solicitud SOLICITUD DE CESION Formato de solicitud - carta solicitud - copia cedula - certificado de defunsión - certificado de sucesión - certificado tradición SOLICITUD DE REINSTALACION Copia factura cancelada - formato de reintalación -copia de cedula SOLICITUD DE SERVICIOS SUPLEMENTARIOS - OTROS SERVICIOS diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de. diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de. diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de. diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de. diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de. diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de.

11 Formato de solicitud (Cambio de ancho de banda -telefonia virtual - citofonia virtual - modificación datos clientes - suspensión voluntaria - cambio plan componentes - cambio de condiciones de facturación - cambio clase de servicio - cambio de dirección de cobro - cambio privacidad - cambio tecnologia - cambio de equipo - cambio de velocidad - cambio codigo secreto - cambio de categoria - cobro accesorios - activación y desactivación de servicios suplementarios - adición extensiones - adición componentes - adición extensiones - adjudicación servicios - bloqueo de llamadas - cambio de datos de contrato - cambio de estrato - cambio de plan - cambio de diercción - retiro de componentes - separación de cuentas - suspenciones) - copia de cedula SOLICITUDES DE SILENCIOS ADMINISTRATIVOS Carta usuario - soportes SOLICITUD DE RETIROS Formato de solicitud - carta de solicitud - copia de cedula SOLICITUD DE RETENCIONES Formato de solicitud - formato continuidad de servicio - copia de cedula SOLICITUD DE TRASLADOS Formato solicitud de traslado - copia cedula diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de. diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de. diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de. diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de.

12 SOLICITUD DE VENTA DE SERVICIOS Formato de solicitud - lista de chequeo - anexo - copia de cedula RECLAMOS Formato reclamos, factura diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de. diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de.

13 OFICINA PRODUCTORA: VENTAS SUBGERENCIA HOGARES Y PERSONAS HOJA No.7 ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA FORMATO VISITAS USUARIOS INFORMES DE VENTAS MENSUALES Reportes - presentaciones INFORMES INDICADORES MENSUALES Reportes - presentaciones REPORTE PAGO COMISIONES SOLICITUDES VENTA DE SERVICIOS Formato de solicitud (internet - telefonia - televisión) - lista de chequeo - anexo - copia de cedula PLANILLAS REPORTE VENTAS 1 Se digitaliza y cada mes se elimina el fisico, la consulta del documento se efectua a traves de Mercurio Su manejo es digital, quedan en informe de junta y son indexados en mercurio por parte de la Gerencia Su manejo es digital, quedan en informe de junta y son indexados en mercurio por parte de la Gerencia Reporte que se maneja en medio digital y que se envian sus totales para pagar enun radicado interno a traves de Mercurio. diligenciado y firmado por el usuario, se indexa la imagen al software de gestión documental y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de. Se digitaliza y se elimina fisico un año despues de estar en custodia en el archivo central. Se custodia en medio digital en el software de GD de la Empresa.

14 OFICINA PRODUCTORA: PETICIONES QUEJAS RECURSOS Y RECLAMOS HOJA No.8 ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA AVISOS A CLIENTES DE LAS PQRS Se digitaliza y se elimina fisico un año despues de estar en custodia en el archivo central. Se custodia CITACIONES Y RESPUESTAS DE LA PQRS en medio digital en el software de GD de la Empresa. Se digitaliza y se elimina fisico un año despues de estar en custodia en el archivo central. Se custodia COMUNICADOS A CLIENTES en medio digital en el software de GD de la Empresa. Se digitaliza y se elimina fisico un año despues de estar en custodia en el archivo central. Se custodia EDICTOS DE LA PQRS en medio digital en el software de GD de la Empresa. Se digitaliza y se elimina fisico un año despues de estar en custodia en el archivo central. Se custodia NOTIFICACION OPERADORES en medio digital en el software de GD de la Empresa. Se digitaliza y se elimina fisico un año despues de estar en custodia en el archivo central. Se custodia en medio digital en el software de GD de la Empresa.

15 OFICINA PRODUCTORA: FACTURACION HOJA No.9 LISTADOS SOPORTE FACTURACION OPERADORES Y TERCEROS Se digitalizan y se elimina a los 5 años MODIFICACIONES MANUALES 1 5 Se digitalizan y se elimina a los 5 años CT: Conservación total Jefe de archivo

16 EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A. ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A OFICINA PRODUCTORA: DIVISION DE EPANSION (EQUIPO INTERVENTORIA - SIG - DISEÑO -INGENIERIA) HOJA No.10 ACTAS DE PAGO ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA 0 Son documentos soporte que van adjuntos a los documentos de cobro que se tramitan por la ruta de pagos de la Empresa (Software de gestión documental), y son generados en medio electrónico y de la misma forma se conservan de manera indefinida FORMATOS Son de manejo digital a traves de process maker FORMATO ENTREGA DE DISEÑO (DISEÑO Y PRESUPUESTO EN OBRAS Son de manejo digital en carpeta de compilacion de CIVILES) archivo impresos de entrega de diseño. Proyecto de ensanche y mejoramiento - Diseño obras de obras civiles FORMATO REQUERIMIENTO SOLUCIÓN ESPECIAL FORMATO DE DISEÑO DE PROYECTO LISTA DE MATARIALES Y EQUIPOS REPORTE DE CONSTRUCCION (A ASIGNACIONES E INSTALACIONES) REPORTE DE CONSTRUCCION (AL SIG) SOLICITUDES DE INCIDENTES EN MANTIS SOPORTE SE SEGUMIENTO A INTERVENTORIAS PLANILLAS DE REPORTES ALFANUMERICOS PLANOS * Reporte graficos, diseño de redes, Son de manejo digital en carpeta de compilacion de archivo impresos de entrega de diseño. Son de manejo digital en carpeta de compilacion de archivo impresos de entrega de diseño. Son de manejo digital en carpeta de compilacion de archivo impresos de entrega de diseño. Son de manejo digital en carpeta de compilacion de archivo impresos (por contrato), Son de manejo digital en carpeta de compilacion de archivo impresos al SIG, Son de manejo digital Historial de Incidencias Mantis Son digitales y van anexos como soportes al radicado interno del suministro en la ruta de contratación en Mercurio permenece digital como es tan poco el tiempo no requiere retencion Se manejan de forma digital y son de conservación total por su valor administrativo.

17 EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A. ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A OFICINA PRODUCTORA: DIVISION PLANTA INTERNA (EQUIPO CONMUTACIÓN - AGRGACIÓN Y BACK BONE - COORDINACION FUERZA HOJA No.11 ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA ACTAS DE PAGO FORMATOS HOJAS DE VIDA EQUIPOS DE VERIFICACION DE EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION MANUALES DE INFORMACIÓN TECNICA REGISTRO DE FALLAS SOPORTE SE SEGUMIENTO A INTERVENTORIAS 0 Son documentos soporte que van adjuntos a los documentos de cobro que se tramitan por la ruta de pagos de la Empresa (Software de gestión documental), y son generados en medio electrónico y de la misma forma se conservan de manera indefinida. Archivo de gestión de laboratori se tiene carpeta fisica y documentos en excell es de consulta permanente Archivo de gestión de laboratori se tiene carpeta fisica y documentos en excell es de consulta permanente Se tiene información fisica y digital es de conservación total, tenien den cuenta la importancia de memoria tecnica para la Empresa. Es de manejo digital se conserva en base de datos del NOC. Son digitales y van anexos como soportes al radicado interno del suministro en la ruta de contratación en Mercurio

18 EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A. OFICINA PRODUCTORA: DIVISION SOPORTE Y SERVICIOS EMPRESARIALES - DIVISION VENTAS HOJA No. 12 ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA ACTAS DE PAGO CONTRATOS DE INTERCONEIÓN Actas de comité mixtos de interconexión, actas de reunión, soportes de pago SOLICITUD DE VENTA DE SERVICIOS Formato de solicitud de venta - lista de chequeo - anexo -fotocopia de cédula CONVENIOS SERVICIOS COMERCIALES INTERNET AULAS VIRTUALES ADMINISTRADORES INMOBILIARIAS CANALES DEDICADOS Son documentos soporte que van adjuntos a los documentos de cobro que se tramitan por la ruta de pagos de la Empresa (Software de gestión documental), y son generados en medio electrónico y de la misma forma se conservan de manera indefinida. Se entregan para procesar a Gestión Documental, se digitalizan y se indexan en el expediente del usuario en el software de Gestión Documental Mercurio. Se dejan 1 año fisicos para gestión despues se eliminan y queda la copia exacta digitalmente. Se entregan para procesar a Gestión Documental, se digitalizan y se indexan en el expediente del usuario en el software de Gestión Documental Mercurio. Se dejan 1 año fisicos para gestión despues se eliminan y queda la copia exacta digitalmente. Se entregan para procesar a Gestión Documental, se digitalizan y se indexan en el expediente del usuario en el software de Gestión Documental Mercurio. Se dejan 1 año fisicos para gestión despues se eliminan y queda la copia exacta digitalmente.

19 FORMATO VISITAS USUARIOS INFORMES DE VENTAS MENSUALES INFORMES INDICADORES MENSUALES REPORTE PAGO COMISIONES Se digitaliza y se elimina cada mes el fisico, la consulta sel documento se efectua a traves de Mercurio Su manejo es digital, quedan en informe de junta y son indexados en mercurio por parte de la Gerencia Su manejo es digital, quedan en informe de junta y son indexados en mercurio por parte de la Gerencia Reporte que se menja digital y que se envian sus totales para pagar enun radicado interno a atrves de Mercurio.

20 EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE PEREIRA S.A. OFICINA PRODUCTORA: DIVISION SOLUCIONES ESPECIALES HOJA No.13 ACTA DE ENTREGA EQUIPOS A USUARIOS Se entregan para procesar a Gestión Documental, se digitalizan y se indexan en el expediente del usuario en el software de Gestión Documental Mercurio. Se dejan 1 año fisicos para gestión despues se eliminan y queda la copia exacta digitalmente. INFORMES PLANES DE NEGOCIO Su manejo es digital y se encuentra en SHARE POINT Solo es de acceso para el Jefe de División. OFERTA PLANES DE NÚMERACIÓN Su manejo es digital y se encuentra en SHARE POINT Solo es de acceso para el Jefe de División.

21 OFICINA PRODUCTORA: EQUIPO CARTERA PAGARES PAGARES ACTIVOS HOJA No. 14 ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA PAGARES RETIRADOS 1 5 Se digitaliza y se entrega al usuario cuando haya pagado en su totalidad la deuda, si no se conserva totalmente. Si se efectua el pago total de la deuda se elimina. Se digitaliza y se entrega al usuario cuando haya pagado en su totalidad la deuda, si no se conserva totalmente.si se efectua el pago total de la deuda se elimina.

22 OFICINA PRODUCTORA: EQUIPO DE IMPUESTOS HOJA No CERTIFICACIONES DE RETENCION DE ICA DE RETENCION EN LA FUENTE DE RENTENCION EN LA FUENTE POR IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS DECLARACIONES DECLARACCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO DECLARACION DE IVA DECLARACION DE RENTA Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central. Se conervan en medio digital por tiempo indefinido Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central. Se conervan en medio digital por tiempo indefinido Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central. Se conervan en medio digital por tiempo indefinido

23 OFICINA PRODUCTORA: TESORERIA HOJA No.16 ACTAS DE COMITÉ DE AREA ACTAS DE INVERSION Analisis de oferta - cotizaciones - informe de oferta - recomendaciones - seguimiento a la inversión - valoración de la inversión CHEQUES DEVUELTOS Reporte del sistema incial, final y acta de entrega Copia de cheques devueltos, nota devolución, reconsignación CONCILIACIONES BANCARIAS CONTRATOS CONTRATOS CON BANCOS Contrato, oficios, otrosí, traslados de fondos, polizas y anexos CONTRATOS CON BANCAS VIRTUALES Contrato, oficios, otrosí, polizas y anexos CONTRATOS CON REDES Contrato, oficios, otrosí, polizas y anexos COMPROBANTES DE EGRESO Formato de comprobante - soporte de pago 0 0 Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central, y se conserva la información en medio digital en el sistema de GD de la Empresa de. Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central, y se conserva la información en medio digital en el sistema de GD de la Empresa de. Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central, y se conserva la información en medio digital en el sistema de GD de la Empresa de. Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central, y se conserva la información en medio digital en el sistema de GD de la Empresa de. Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central, y se conserva la información en medio digital en el sistema de GD de la Empresa de.

24 COMPROBANTES DE INGRESO Consignaciones, Notas crédito INFORMES DEUDA PUBLICA Oferta de finanaciación de las entidades - informe de analisis de las ofertas recibidas - contrato de emprestito de la entidad - informe entes de control FLUJOS DE CAJA * Reporte SFI * Presupuestos de caja y flujos mensuales MENSUALES DE RECAUDOS * Ajustes notas credito - traslados saldos a favor - conciliación del recaudo por año y por mes MENSUALES POR SUBGERENCIAS OPERACIONES EFECTIVAS DE CAJA ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA MOVIMIENTOS DE RECAUDO Reportes - notas bancarias - soportes cruces de cuentas - soporte Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central, y se conserva la información en medio digital en el sistema de GD de la Empresa de. Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de Se digitalizan y se eliminan a los 5 años de haber permanecido en el archivo central Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central convenios especiales - recarga prepago

25 OFICINA PRODUCTORA: EQUIPO ANALISIS FINANCIERO HOJA No.17 INFORMES INFORMES FINANCIEROS INTERNOS Y ETERNOS INFORMES EJECUCIÒN PRESUPUESTAL Cronograma - presupuesto - resoluciones - CDP - registros presupuestales -informe ejecución por areas - informe por entidades de control y fiscalización - comprobante de cuentas cero INFORMES ENTIDADES DE CONTROL INFORMES JUNTA DIRECTIVA ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de

26 OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION CONTABILIDAD HOJA No.18 CUENTAS DE COBRO CLIENTES FACTURAS, CUENTAS DE COBRO DE PROVEEDORES Y 0 CONCILIACIONES OPERADORES 0 Ordenes de pago - acta de pago - notas credito - notas debito - soportes (contrato - orden de compra - orden de servicio) ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL Se digitalizan y se eliminan fisicos a los 10 años de haber permanecido en el archivo central, se conservaran de en medio electronico en el SGD de la Empresa. Se digitalizan y se eliminan fisicos a los 10 años de haber permanecido en el archivo central, se conservaran de en medio electronico en el SGD de la Empresa. Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de LIBRO DE INVENTARIOS Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central LIBRO DIARIO Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central LIBRO MAYOR Y BALANCE Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central LIBROS OFICIALES Se digitalizan y se eliminan a los 10 años de haber permanecido en el archivo central

27 OFICINA PRODUCTORA: CONTRATACION HOJA No ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA ORDENES DE COMPRA Suministro - solicitudus de elementos - formato de justificación de necesidad y conveniencia - terminos de referencia - CDP certificado de disponibilidad presupuestal - aviso (solicitud publica de oferta) - precontrato - invitación a cotizar - propuestas - acta de apertura - acta de homologación - evaluación tecnica, evaluación economica y/o financiera - evaluación juridica - acta de evalución - acta de adjudicación - acta de comite de compras -, poliza - acta de aprobación de polizas - acta de modificación - otro si - adición ORDENES DE SERVICIO Suministro - solicitudus de elementos - formato de justificación de necesidad y conveniencia - terminos de referencia - CDP certificado de disponibilidad presupuestal - aviso (solicitud publica de oferta) - precontrato - invitación a cotizar - propuestas - acta de apertura - acta de homologación - evaluación tecnica, evaluación economica y/o financiera - evaluación juridica - acta de evalución - acta de adjudicación - acta de comite de compras -, poliza - acta de Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion digital) Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion aprobación de polizas - acta de modificación - otro si - adición digital)

28 OFICINA PRODUCTORA: COORDINACION REURSOS FISICOS CONTRATOS VENTA CABLE HOJA No. 20 ACTAS DE RETIRO ELEMENTOS ALMACEN ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA Acta de entrega solicitud de factura VENTA PAPEL RECICLABLE Acta de entrega solicitud de factura VENTAS BIENES EMPRESA Acta de retiro * Carta adjudicación ESCRITURAS PREDIOS DE LA EMPRESA HOJAS DE VIDA BIENES * Actas de traslado INVENTARIO ELEMENTOS EMPLEADOS 5 10 Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion digital) Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion digital) Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion digital) Se digitalizan y se conservan totalmente por su valor administrativo

29 * Actas de entrega VALES VALE DE ENTRADA VALE DE REINTEGRO VALE SALIDA DE ALMACEN

30 OFICINA PRODUCTORA: GESTION DOCUMENTAL HOJA No. 21 ACTAS COMITE DE ARCHIVO ACTAS DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ACTAS DE PAGO PLANILLAS ACTAS REUNIÓN PROVEEDORES COMUNCACIONES DESPACHADAS (Acuses de recibido) COMUNICACIONES RECIBIDAS CARTAS Y SOLICITUDES FORMATO UNICO DE INVENTARIO ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA INFORME INDICADORES MENSUALES 0 Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de Son documentos soporte que van adjuntos a los documentos de cobro que se tramitan por la ruta de pagos de la Empresa (Software de gestión documental), y son generados en medio electrónico y de la misma forma se conservan de manera indefinida. Se digitalizan y se indexan en el expdiente del contrato en el sistema de GD de la Empresa diligenciado y firmado por el usurio, se indexa la imagen al software Mercurio y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de diligenciado y firmado por el usurio, se indexa la imagen al software Mercurio y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de

31 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA INTERNA ENTREGA DE CORRESPONDENCIA ETERNA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Se digitalizan y se eliminan al año de estar en el archivo de gestión, los soportes digitales quedan en el sistema de GD de la Empresa de manera indefinida. Se digitalizan y se eliminan al año de estar en el archivo de gestión, los soportes digitales quedan en el sistema de GD de la Empresa de manera indefinida. Son generadas en medio digital y permanecen de igual manera en el sistema de GD de la Empresa de

32 OFICINA PRODUCTORA: EQUIPO SERVICIOS GENERALES HOJA No. 21 HOJAS DE VIDA VEHICULOS PARQUE AUTOMOTOR ETP ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA ACTAS DE PAGO COMUNICACIONES DESPACHADAS ACTAS COMITES DE AREA 0 0 Se digitaliza y se elimina en el momento que el vehiculo deje de pertenecer a la empresa, si no se conserva totalmente. Son documentos soporte que van adjuntos a los documentos de cobro que se tramitan por la ruta de pagos de la Empresa (Software de gestión documental), y son generados en medio electrónico y de la misma forma se conservan de manera indefinida. diligenciado y firmado por el usurio, se indexa la imagen al software Mercurio y se elimina despues de haber permanecido en el archivo central 1 año. Posterior se custodia en medio electronico de

33 OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA DE TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN HOJA No.22 ACTAS ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y DE MEJORA ACTAS DE PAGO INFORME INDICADORES MENSUALES LICENCIAS DE SOFTWARE PROYECTOS 0 0 Son documentos soporte que van adjuntos a los documentos de cobro que se tramitan por la ruta de pagos de la Empresa (Software de gestión documental), y son generados en medio electrónico y de la misma forma se conservan de manera indefinida. Se digitalizan los soportes fisicos y se eliminan los 5 años, aclarando que se seleccionan las que esten activas al cumplir los 10 años; las cuales quedarian en el archivo central hasta que se deje de utilizar el software

34 OFICINA PRODUCTORA: SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL HOJA No. 23 ACTAS COMITE PARITARIO Se digitalizan se indexan en el expdiente en mercurio x x y despues del año se elimina fisicos y queda el soporte en el sistema de GD de la Emptrsa de manera indefinida. ACTAS DE PAGO Son documentos soporte que van adjuntos a los documentos de cobro que se tramitan por la ruta de pagos de la Empresa (Software de gestión documental), y son generados en medio electrónico y de la misma forma se conservan de manera CUADRO PANORAMA RIESGOS Se indefinida. digitalizan se indexan en el expdiente en mercurio x x y despues del año se elimina fisicos y queda el soporte en el sistema de GD de la Emptrsa de manera indefinida. Riesgos ocupacionales puestos de trabajo FICHAS CLINICAS OCUPACIONALES x Tienen el mismo manejo de las historias laborales. Exámenes resultados de exámenes Valoraciones registró consultas INFORMES PLAN MAESTRO DE EMERGENCIAS Programa de salud ocupacional - Visitas de inspección SIMULACROS REPORTE ACCIDENTES (RIESGOS PROFESIONALES) x x x x Se digitalizan se indexan en el expdiente en mercurio y despues del año se elimina fisicos y queda el soporte en el sistema de GD de la Emptrsa de manera indefinida. Se digitalizan se indexan en el expdiente en mercurio y despues del año se elimina fisicos y queda el soporte en el sistema de GD de la Emptrsa de manera indefinida. Se digitalizan se indexan en el expdiente en mercurio x x y despues del año se elimina fisicos y queda el soporte en el sistema de GD de la Empresa de REPORTES AUSENTISMOS Y ACCIDENTALIDAD Generados en medio electronico y se conservan de igual manera por tiempo indefinido.

35 OFICINA PRODUCTORA: RELACIONES LABORALES HOJA No. 24 ACTAS DE PAGO CONVENIOS EMPRESAS TEMPORALES FORMATO DE CONCEPTO LABORAL HISTORIAS LABORALES Soportes de ingreso - evaluaciones de desempeño - descuentos - evaluacion de capacitaciones - soportes de ausentismos - soportes de auxilios - soportes de estudios - soportes de novedades - soporte de vacaciones Embargos, incapacidades, demandas, becas, prestamos (calamidad, vivienda, educación y libre inversión),solicitudes liquidación cesantias - actas comite de conciliación - actas comite obrero patronal SOPORTES Y NOVEDADES DE NOMINA Son documentos soporte que van adjuntos a los documentos de cobro que se tramitan por la ruta de pagos de la Empresa (Software de gestión documental), y son generados en medio electrónico y de la misma forma se conservan de manera indefinida. Se digitalizan desde su inicio Se tendran en el archivo de gestión durante la vigencia y un año mas; cuando termina este año se entregan al Archivo central para su disposicion final (eliminacion fisica conservacion digital) Soportes adjuntos en el expdiente de historia laboral del trabajador, se conserva fisico y digital Su conservación es total por su carácter legal. Las historias laborales de personal activo permanecera en el archivo de gestión de Gestión Humana y las hojas de vida de retirados y jubilados estan bajo custodia del Equipo de Gestión Documental de la Empresa se digitalizan y se eliminan despues de los 7 años de estar en el archivo central, el tiempo de retención es por su carácter legal (demandas), la eliminación es para los que se encuentren fisicos y no deban ir a hojas de vida. Reporte horas extras - viaticos - comisiones - seguridad social

36 OFICINA PRODUCTORA: EQUIPO GESTION INTEGRAL HOJA No.25 ACTAS DE PAGO Son documentos soporte que van adjuntos a los documentos de cobro que se tramitan por la ruta de pagos de la Empresa (Software de gestión documental), y son generados en medio electrónico y de la misma forma se conservan de manera indefinida. FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO Generados en medio electronico y se conservan de igual manera por tiempo indefinido INFORMES INFORMES AUTORIAS ETERNAS Generados en medio electronico y se conservan de igual manera por tiempo indefinido. INFORMES AUDITORIAS INTERNAS Generados en medio electronico y se conservan de igual manera por tiempo indefinido. INFORMES REVISIONES POR LA DIRECCIÓN Generados en medio electronico y se conservan de igual manera por tiempo indefinido. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Generados en medio electronico y se conservan de igual manera por tiempo indefinido. NORMOGRAMA Generados en medio electronico y se conservan de igual manera por tiempo indefinido. SOLICITUDES DOCUMENTALES Generados en medio electronico y se conservan de igual manera por tiempo indefinido. CT: Conservación total Jefe de archivo

37 OFICINA PRODUCTORA: EQUIPO DESARROLLO HUMANO HOJA No ACTAS COMITÉ DE CONVENCION COMITÉ DE EVALUCION FORMATO EVALUACION DE DESEMPEÑO SOPORTES DE PROCESOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL * Requerimiento de personal, convocatoria, resultados, actas. SOPORTE CAPACITACIONES Encuestas (Necesidades de capacitación) - evaluación (Medición de se digitalizan y se eliminan a los 5 años de estar en el archivo central se digitalizan y se eliminan a los 5 años de estar en el archivo central Generados en medio electronico y se conservan de igual manera por tiempo indefinido. se digitalizan y se eliminan a los 6años de estar en el archivo central Generados en medio electronico y se conservan de igual manera por tiempo indefinido. impacto) - listados de asistencia

ACTAS 1 ACTAS ASAMBLEA 1.1 ACTAS DE COMITES 1.5 COMITÉ CONVENCION 1.11 COMITÉ EVALUCION 1.12 COPASO 1.13 OBRERO PATRONALES 1.14 TIPO DE DOCUMENTO

ACTAS 1 ACTAS ASAMBLEA 1.1 ACTAS DE COMITES 1.5 COMITÉ CONVENCION 1.11 COMITÉ EVALUCION 1.12 COPASO 1.13 OBRERO PATRONALES 1.14 TIPO DE DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO CODIGO ACTAS 1 ACTAS ASAMBLEA 1.1 ACTAS COMITE DIRECTO 1.2 ACTAS COMITE DE ARCHIVO 1.3 ACTAS COMITE PARITARIO 1.4 ACTAS DE COMITES 1.5 ACTAS DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS 1.6 ACTAS DE

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