CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN

Transcripción

1 ISE Andalucía Ente Público Andaluz de Infraestructuras y Servicios Educativos CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN Manual Facturación Electrónica Fecha de Última Actualización: 15/05/ :47:00 Versión: V03

2 Hoja de Control de Documento Documento Versión Actual Elaborado por Formato Electrónico Manual Facturación Electrónica V03 Ente Público Infraestructuras y Servicios Educativos Manual_Facturación_Electronica_V03.pdf Modifica a Fecha Elaboración 01/11/2013 Control de Modificaciones Versión Fecha Resumen de los cambios introducidos Elaborado por Presentación V01 01/10/2009 Documento inicial ISE Andalucía V02 05/02/2011 Cambio contenido ISE Andalucía V03 01/11/2013 Cambio formato aplicación ISE Andalucía 2

3 ÍNDICE 1. ACCESO PORTAL PROVEEDORES ADMINISTRACIÓN DATOS EMPRESA GESTIÓN DE USUARIOS Altas Usuarios Eliminar Usuario Coordinador Cambiar contraseña CERTIFICADOS DE EMPRESAS FACTURACIÓN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA CONSULTA DE FACTURAS INCIDENCIAS

4 1. ACCESO PORTAL PROVEEDORES El acceso a la plataforma se producirá a través de la siguiente dirección Una vez que se haya accedido al portal se podrá acceder mediante dos vías: Mediante certificado digital. Mediante usuario/clave Caso que un usuario no pueda acceder mediante su usuario/contraseña o mediante certificado digital podrá indicarlo mediante llamada telefónica al Centro de Atención al Usuario cuyo teléfono aparece en el portal de proveedores y su horario de atención de lunes a viernes de 9.00 a y de a Una vez que se haya accedido a la aplicación se mostrarán las opciones de menú que tienen disponibles el usuario conectado así como los datos del propio usuario en la cabecera de la pantalla. Estos usuarios al entrar tendrán las siguientes opciones de menú: Inicio: Noticias y documentos de interés para proveedores. Incidencias: Gestor de incidencias. Facturación: Gestión de facturas. Datos Personales: Visualización datos personales usuario. Administración: Información sobre la empresa. 2. ADMINISTRACIÓN 2.1 DATOS EMPRESA El usuario podrá comprobar los datos de su empresa desde la opción AdministraciónDatos Empresa donde se refleja la siguiente información: Datos fiscales: Razón social, CIF, Registro Mercantil, Tipo de Persona, Aplica IRPF. Ubicación: Domicilio, Localidad, Provincia, Código postal, País, Tipo de Residente. Logo: Imagen corporativa. Código de cuenta cliente: Cuenta bancaria y fecha de baja. Desde esta opción tan sólo se permite cambiar el logo de la empresa, si se quiere modificar alguna información de la aquí reflejada el proveedor tiene que crear una incidencia desde la opción Incidencias para que sea ISE Andalucía quien realice la modificación modificando su ficha. 4

5 2.2 GESTIÓN DE USUARIOS Para gestionar los datos del usuario y los servicios a los que tiene acceso lo haremos localizando al usuario Coordinador en el listado y pulsando con el ratón sobre el usuario en cuestión. Se mostrarán sus datos para edición. Al editar los datos del usuario podemos cambiarle la contraseña, añadirle o eliminarle servicios como se explica en el apartado Alta Usuarios. Para modificar la contraseña del usuario se pulsará el botón. Si queremos quitarle acceso a un servicio que anteriormente tan sólo tenemos que seleccionar el servicio en el cuadro Permisos actuales y pulsar el botón. Si se han realizado modificaciones asegurarse antes de salir de la pantalla de grabar los datos pulsando el botón de guardar Altas Usuarios. Los usuarios dados de alta en el portal son aquellos que tienen permisos de Administrador. Estos usuarios podrán dar de alta más usuarios en el portal y otorgarles los perfiles que deseen. Los perfiles disponibles serán: Gestión de Incidencias: Posibilidad de dar de alta incidencias. Gestión de facturas: Consulta de facturas electrónicas así como introducción de facturas las mismas. Gestión de facturas: Consulta de facturas no electrónicas. Firma de facturas: Posibilidad de firmar facturas. Este perfil sólo lo deben tener aquellas personas de la empresa que tengan potestad de firma. Administrador de empresa. Los administradores se corresponden con los representantes legales de la empresa y son dados de alta desde ISE. Tienen acceso a todas las opciones de menú del aplicativo y acceso a todos los centros con los que ha firmado un contrato. Estos usuarios tienen la posibilidad de crear a los usuarios Monitores ISE Eliminar Usuario Coordinador Localizaremos en el listado al usuario Coordinador que queremos eliminar. Una vez localizado el usuario pulsaremos el botón del usuario que desee eliminar. Al pulsar esta opción se pide confirmación al usuario para eliminar el usuario. 5

6 Si se pulsa la opción Si el usuario quedará eliminado del aplicativo mostrándose el siguiente mensaje de aviso: Cambiar contraseña El usuario Administrador puede cambiar la contraseña del usuario Coordinador a través de esta pantalla, localizaremos en el listado al usuario al que queremos modificarle su clave. Una vez localizado el usuario pulsaremos sobre el usuario en cuestión y se mostrarán sus datos para edición y pulsaremos el botón. Si el usuario conectado no es administrador y quiere modificar su contraseña no tiene que crear ninguna incidencia puede cambiarla desde la opción Datos personales pulsando el botón. Se cumplimenta la contraseña actual en el campo Antigua contraseña y la nueva contraseña en los campos Nueva Contraseña y Repetir Nueva contraseña, para confirmar los cambios se pulsará el botón. Si un usuario ha olvidado su contraseña, desde el inicio del portal de proveedores en el cuadro de acceso se pulsará sobre la opción. Se cumplimenta el nombre de usuario y el texto de verificación que aparezca en la imagen y se pulsa el botón, si se ha enviado la contraseña aparece este mensaje, la nueva contraseña generada será enviada al registrado en los datos personales del usuario. 6

7 2.3 CERTIFICADOS DE EMPRESAS Esta subida se gestiona desde la opción AdministraciónCertificados de Empresas. Desde esta opción pueden consultar, eliminar y exportar los certificados existentes así como adjuntar nuevos certificados. : Dar de alta un nuevo certificado de empresa. Se indica el tipo de certificado (agencia tributaria, hacienda autonómica o seguridad social) la fecha hasta de validez y se adjunta el documento pulsando el botón. El formato debe ser pdf y puede ser eliminado por la empresa siempre y cuando no se haya validado por ISE Andalucía. 3. FACTURACIÓN Se mostrará la facturación electrónica y no electrónica presentada por el proveedor también se podrán introducir y firmar facturas electrónicas. 3.1 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Se podrán visualizar todas las facturas electrónicas presentadas por el proveedor. Este listado podrá filtrarse por diversos campos y exportarse a Excel. 7 Número de factura: Consultar un número de factura determinado. Serie: Consultar una factura por su número de serie. Estado: Consultar una factura por el estado en que se encuentra (Pendiente de firmar, Pendiente de aceptación por parte de ISE Andalucía, Aceptada por ISE Andalucía, Rechazada por ISE Andalucía).

8 Expediente: Consultar una factura por el expediente al que está vinculada en ISE Andalucía. Fecha emisión desde hasta: Consultar facturas por intervalo de fecha de emisión. Al pulsar el botón Nueva Factura se podrá introducir la factura de la manera habitual a la de los años anteriores. Al pulsar el botón Consultar se actualiza el listado mostrándose las facturas que cumplan los criterios establecidos, sino se ha cumplimentado ningún criterio de búsqueda se mostraran todas las facturas del proveedor. Entre las Acciones a realizar con una factura están: : Ver la factura. : Ver la factura en formato pdf. : Exportar la factura a formato XML. : Ver o adjuntar documentación a la factura. : Copiar la factura y crear una nueva a partir de esta. : Validar o firmar la factura para ser aceptada o rechazada por parte de ISE Andalucía. Si al firmar la factura se produce algún tipo de error comuníquelo a través del gestor de incidencias para realizar las comprobaciones oportunas desde ISE Andalucía. : Ver los motivos de rechazo por parte de ISE Andalucía. Para crear una nueva factura pulsar el botón y seleccionar el tipo de factura. Según los expedientes adjudicado al proveedor tendrá acceso a un tipo u otro de factura. 8

9 A continuación se cumplimentan los apartados: Datos de la factura: Información de la cabecera de la factura. Número de factura: Indicar la numeración de la factura. Serie: Indicar el número de serie de la factura. Fecha: Fecha de emisión de la factura. Fecha inicio y Fin: Periodo de facturación. Revisar que este periodo es correcto porque luego puede tener problemas al aceptar la factura por parte de ISE Andalucía. En facturas de construcción escolar no se solicita el periodo de facturación. Expediente: Seleccionar el expediente/contrato al que está vinculado la factura pulsando el botón. Si no aparece el expediente contratado con ISE contacte con ISE Andalucía a través del gestor de incidencias. Tipo Certificación: Esta información se cumplimenta para las facturas de construcción. Lote: Seleccionar el lote del expediente desde el botón lotes se puede seleccionar el cero. Retención IRPF: Indicar la retención que se aplicará a la factura.. Si el expediente no tiene CCC: Seleccionar de la lista el código de cuenta bancaria, a partir del 01/02/2014 este código de cuenta bancaria debe reflejar el IBAN. Si su número de cuenta no le aparece, aparece sin IBAN o quiere registrar una nueva cuenta bancaria contacte con ISE Andalucía a través del gestor de incidencias adjuntando certificado de cuenta corriente. Para pasar al siguiente apartado deben estar cumplimentados los campos obligatorios marcados con asterisco y en el formato correcto sino es así al pulsar el botón le aparecerá el siguiente mensaje. 9

10 Detalles: Información de las líneas de las facturas. Dependiendo del tipo de factura en este apartado se refleja una información u otra. Importe Totales: Información resumen del importe total a facturar. Al firmar una factura se realiza una serie de comprobaciones antes de integrar la factura en la contabilidad de ISE Andalucía, si se produce algún tipo de error se debe solventar para que la factura pueda pasar a pendiente de aceptación por parte de ISE Andalucía. Dependiendo de la tipología del error podrá ser subsanado por parte del Proveedor o bien Comunicarlo a la Gerencia Provincia de ISE Andalucía a través del gestor de incidencias indicando el expediente, lote si procede para realizar las comprobaciones oportunas. 3.2 CONSULTA DE FACTURAS Se podrán visualizar todas las facturas no electrónicas dadas de alta en la Contabilidad de ISE Andalucía. Los campos mostrados serán: 10 Ejercicio: Ejercicio contable de la factura. Nº factura. Fecha recepción: En el caso de facturas electrónicas será la fecha de firma de la factura. Fecha factura: Fecha contable de la factura. Importe: Importe total de la factura. Base: Importe base de la factura. IVA: Importe IVA de la factura. %IVA: Porcentaje de IVA aplicado. IRPF: Retención aplicada. Expediente: Expediente al que se imputa la factura.

11 Lote: 0 en el presente caso. Tipo Servicio: En el presente caso Actividades Extraescolares Estado: Estado de la factura: Aceptada (Conformada por ISE), Parcialmente Pagada o Pagada. 4. INCIDENCIAS Para cualquier incidencia que tengan referente a la gestión de los servicios de actividades extraescolares pueden crear una incidencia desde la opción Incidencias Se pueden establecer como criterios previos de consulta de incidencias: Nº Inc.: Número de la incidencia. Estado: Consultar las incidencias en función de su estado. Creada: Ha sido creada por el proveedor pero no tiene ningún personal asignado para su resolución. En proceso: Esta siendo gestionada por el técnico asignado. Resuelta: Incidencia resuelta. Si el motivo por el cual se creó la incidencia no está resuelto el proveedor puede reabrirla, si el problema es una cuestión diferente a motivo inicial debe de crear una nueva incidencia. Cerrada: Incidencia cerrada, no puede ser reabierta. Fecha de creación desde/hasta: Consultar las incidencias en función de la fecha de creación, se puede establecer sólo la fecha de creación desde Para crear una nueva incidencia pulsar el botón y se cumplimentarán la información de la incidencia que quieren registrar para ser atendida por ISE Andalucía. 11

12 Tipo: Tipología de la incidencia. Importante porque en función del tipo de incidencia se requiere indicar una información u otra en el apartado Descripción mostrándose mensajes de este tipo Unidad Organizativa: Se indica a que unidad (Gerencia Provincial o Servicios Centrales) se asigna la incidencia. Descripción: Descripción de la incidencia. Indicar aquella información que se le requiera en función de la tipología. Persona de contacto, teléfono y Estos datos aparece cumplimentado al mostrar la ventana según lo registrado en los datos personales del usuario. Puede ser modificado. Estos datos son los que se tendrán en cuenta por el personal de ISE Andalucía por si tuviésemos que ponernos en contacto con el proveedor en relación a la incidencia. Documentación: Se puede adjuntar documentos aclaratorios o solicitados por ISE Andalucía a pulsando el botón. Los campos marcados con la incidencia pulsar el botón se deben cumplimentar para registrar la incidencia. Para registrar 12