OFICINA NACIONAL DE SEGURIDAD OR-ASIC

Transcripción

1 OR-ASIC ORIENTACIONES PARA LA PARTICIPACIÓN DE EMPRESAS EN ACTIVIDADES Y CONTRATOS DE GRADO DIFUSIÓN LIMITADA O EQUIVALENTE

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN CONTRATO, PROGRAMA, PROYECTO O ACTIVIDAD CLASIFICADA REGISTRO DE EMPRESAS AUTORIZADAS PARA EL MANEJO DE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE GRADO DIFUSIÓN LIMITADA O EQUIVALENTE OBLIGACIONES DE LA EMPRESA Disponer de un Oficial de seguridad responsable ante la ANS-D Instruir al personal que deba acceder a información clasificada de grado Difusión Limitada o equivalente Constitución de una Zona Administrativa de Protección Inspecciones Incumplimiento TRAMITACIÓN DE LA SOLICITUD CIRCUNSTANCIAS POSIBLES CAMBIO DE CIF DE LA EMPRESA CESE DEL OFICIAL DE SEGURIDAD NECESIDAD DE ACCEDER A INFORMACIÓN CLASIFICADA DE GRADO CONFIDENCIAL O EQUIVALENTE O SUPERIOR ANEXO 1. MODELO DE CARTA DE PARA MANEJAR INFORMACIÓN CLASIFICADA DE GRADO DIFUSIÓN LIMITADA O EQUIVALENTE ANEXO 2. MODELO DE PODER ESPECIAL PARA LA FIRMA DEL COMPROMISO DE SEGURIDAD Pág. 2 de 8 -

3 1. INTRODUCCIÓN El presente documento de Orientaciones para la participación de empresas en actividades y contratos clasificados exclusivamente de grado DIFUSIÓN LIMITADA o equivalente se elabora como complemento de la norma NS/06, sobre Seguridad Industrial, de las Normas de la Autoridad Nacional para la protección de la información clasificada (ANPIC), y conforme se especifica en el apartado 4.3 de la misma. Estas orientaciones son de aplicación para aquellas empresas que, con motivo de su posible participación en actividades, contratos, programas o proyectos clasificados que impliquen el acceso sólo a información clasificada de grado Difusión Limitada o equivalente, carecen de Habilitación de Seguridad de Empresa. 2. CONTRATO, PROGRAMA, PROYECTO O ACTIVIDAD CLASIFICADA Se entiende como contrato, programa o actividad clasificada, aquella actividad encaminadas a proporcionar bienes o servicios en cuya ejecución se genere o sea necesario el acceso o manejo, por parte del personal de la empresa, de información clasificada. Las fases de actividad precontractual (negociación, licitación, presupuesto, propuesta, etc.) así como la actividad posterior (mantenimiento, campañas de exportación, etc.) se consideran parte del contrato clasificado. Cuando el máximo de la Información Clasificada a tratar sea de DIFUSIÓN LIMITADA o equivalente, conforme a lo señalado en las Normas de la ANPIC, no será necesario para el contratista, solicitar una Habilitación de Seguridad de Empresa (HSEM), pero éste si deberá estar dado de alta en el registro de empresas autorizadas para el manejo de dicho grado de información. 3. REGISTRO DE EMPRESAS AUTORIZADAS PARA EL MANEJO DE INFORMACIÓN CLASIFICADA DE GRADO DIFUSIÓN LIMITADA O EQUIVALENTE Como se ha señalado anteriormente, cuando una empresa desee trabajar con información clasificada de grado DIFUSIÓN LIMITADA o equivalente, deberá estar autorizada expresamente por la ANPIC. Para ello, se le exige implantar en su organización unas medidas de seguridad para el manejo de dicha información, que aparecen reflejadas en el apartado 4.3 de la NS06, así como cumplir con una serie de obligaciones que se detallan a continuación. - Pág. 3 de 8 -

4 3.1. Obligaciones de la empresa Disponer de un Oficial de seguridad responsable ante la ANPIC. La empresa deberá designar un Oficial de seguridad responsable ante la ANPIC. No será necesario que dicho oficial tenga Habilitación Personal de Seguridad (HPS), pero deberá estar instruido por la Oficina Nacional de Seguridad (ONS) en el manejo de Información Clasificada. Su nombramiento por parte de la ONS implica que debe cumplir las obligaciones descritas en los apartados siguientes Instruir al personal que deba acceder a información clasificada de grado Difusión Limitada o equivalente. Cuando el personal de la empresa deba acceder a información clasificada de grado DIFUSION LIMITADA o equivalente, el Oficial de seguridad deberá instruir a estas personas en las obligaciones que supone el acceso a información clasificada y en el manejo propiamente dicho de dicha información, previo al acceso. Se aconseja el uso de los siguientes documentos que pueden encontrarse en la página web OR-ASIP Orientaciones para la instrucción de seguridad del personal para acceso a información clasificada, donde se detallan las obligaciones y responsabilidades penales del mal uso de la información clasificada, y OR-ASIP Orientaciones para el Manejo de Información Clasificada con Grado de Difusión Limitada, manual que detalla el uso y tratamiento correcto de la información clasificada. El Oficial de Seguridad deberá mantener un control y registro del documento acreditativo de dicha instrucción firmado por cada uno de los instruidos, a los efectos de poder certificar dicha circunstancia Constitución de una Zona Administrativa de Protección. Cuando se prevea que el personal de la empresa deba manejar la información clasificada de grado Difusión Limitada o equivalente, deberá constituir una Zona Administrativa de Protección, conforme a lo establecido en el documento OR-ASIP Orientaciones para la Constitución de Zonas de Acceso Restringido Inspecciones Esta autorización para el acceso a información clasificada de grado Difusión Limitada o equivalente está sujeta a inspecciones periódicas por parte de la ONS para comprobar que se cumplen las obligaciones contraídas por el contratista con la firma del Compromiso de Seguridad. Las inspecciones serán comunicadas por Oficio de la ONS dirigido al Oficial de seguridad en la empresa. - Pág. 4 de 8 -

5 Incumplimiento El incumplimiento de las obligaciones de la empresa contraídas con la firma del Compromiso de Seguridad, así como de las recomendaciones que se realicen con motivo de una inspección, podrá suponer la retirada de la autorización. Las comunicaciones de los incumplimientos y las retiradas de las autorizaciones serán dirigidas al Oficial de seguridad o al apoderado de la empresa Tramitación de la solicitud La empresa deberá remitir a la Oficina Nacional de Seguridad la siguiente documentación: 1.- Carta formal dirigida a la Autoridad Delegada para la Seguridad de la Información Clasificada, en la que se especifique lo siguiente: a. Identificación de la empresa (nombre y CIF). b. Motivo por el que solicita la autorización para el manejo de información clasificada de grado Difusión Limitada o equivalente. c. Persona propuesta por la empresa como oficial de seguridad responsable ante la ANPIC, junto con sus datos de contacto (teléfono y correo electrónico). d. Ubicación de la zona administrativa de protección, en caso de ser necesaria, así como una explicación de las medidas de protección que posee dicha zona. Esta carta formal deberá ser remitida por el apoderado que represente al contratista. En el anexo 1 de estas orientaciones se presenta un modelo que puede servir de referencia. 2.- Dos copias del Compromiso de Seguridad firmado por el representante legal de la empresa, conforme al modelo que aparece en el anexo 2 de la NS Copia del poder notarial, o fotocopia compulsada, que autorice a la persona designada por el contratista para firmar el compromiso de seguridad. El poder notarial debe ser suficiente para la firma de acuerdos con la Administración (poder general, por ejemplo), no siendo válido aquel poder meramente comercial. En caso de que no exista ninguna persona que tenga poderes generales o suficientes, en el anexo 2 de estas orientaciones aparece un modelo de poder especial para la firma. La documentación deberá ser remitida a la siguiente dirección: Autoridad Delegada para la seguridad de la Información Clasificada. Secretario de Estado Director del CNI Calle Argentona, 20 Madrid Una vez recibida la solicitud por parte de la Oficina Nacional de Seguridad, la persona propuesta por la empresa como oficial de seguridad responsable será convocado a un curso de formación. - Pág. 5 de 8 -

6 Para ello, se le remitirá por correo electrónico la documentación correspondiente a la fase de formación on-line, junto con un cuestionario de evaluación. La persona propuesta como oficial de seguridad deberá remitir el cuestionario cumplimentado según las instrucciones que reciba en el correo electrónico. La superación de la fase on-line supondrá la convocatoria del candidato a la fase de formación presencial, mediante correo electrónico. Superado el curso, la persona propuesta como oficial de seguridad será el punto de contacto en la empresa con la ONS, y recibirá un Oficio con la autorización para el acceso a información clasificada de grado DIFUSION LIMITADA, junto con una copia sellada del Compromiso de Seguridad firmado por la empresa. La Oficina Nacional de Seguridad dará de alta a la empresa en el Registro de Empresas autorizadas para el manejo de información clasificada de grado DIFUSION LIMITADA o equivalente. 4. CIRCUNSTANCIAS POSIBLES 4.1. Cambio de CIF de la empresa Si la empresa cambia de CIF por fusión o absorción por otras empresas, o debido a cambios societarios, se deberá actuar a todos los efectos como si fuera una empresa nueva Cese del oficial de seguridad En el caso de que la empresa desee proponer a otra persona, por cese de la anterior, se deberá comunicar de manera previa a su cese a la Oficina Nacional de Seguridad, al objeto de que se pueda formar al candidato antes del cese del anterior. Una vez superada la fase de formación, el nuevo oficial de seguridad recibirá un oficio con su nombramiento. La fecha del oficio determinará la responsabilidad del oficial de seguridad con respecto a las obligaciones que contrajo la empresa con la firma del Compromiso de Seguridad Necesidad de acceder a información clasificada de grado Confidencial o equivalente o superior Si se diese la circunstancia de que la empresa, una vez dada de alta en el Registro de Empresas autorizadas para el manejo de información de grado DIFUSION LIMITADA o equivalente, se le requiera el acceso, por parte de su personal, a información clasificada de grado superior, el jefe de seguridad deberá tramitar una solicitud de HSEM, conforme se establece en las orientaciones OR-ASIC Pág. 6 de 8 -

7 5. Anexo 1. Modelo de carta de solicitud de autorización para manejar información clasificada de grado Difusión Limitada o equivalente Nombre de la Organización C/ Dirección, Nº, 2º, 1ª 1002 Xxxx Fecha: xx.xx.xxxx Autoridad Delegada para la seguridad de la Información Clasificada. Secretario de Estado Director del CNI Calle Argentona, 20 Madrid ASUNTO: PARA PARTICIPAR EN ACTIVIDADES O CONTRATOS DE GRADO DIFUSIÓN LIMITADA O EQUIVALENTE Excmo.Sr.: El objeto de esta carta de intenciones es solicitar la autorización para participar en actividades o contratos de grado Difusión Limitada o equivalente para la empresa XXXX con CIF: X por ser necesario el acceso a Información Clasificada de XXX (Organismo, Ministerio, OTAN, UE, ESA, país con acuerdo bilateral, etc), por parte de nuestro personal, para participar en el desarrollo de XXXX (contrato / proyecto), y de acuerdo con las Normas de la Autoridad Nacional de Seguridad Delegada. Se propone para el desempeño del cargo de oficial de seguridad responsable ante la ANS-D a D. Aaaa Bbbb Cccc (datos de contacto y correo electrónico). Se adjunta la siguiente documentación: 1.- (Carta de invitación / pliego de condiciones...) por parte del contratista, donde se especifica la necesidad de acreditación en grado (R /NS/ S-UE/ ESA-S,...) con objeto de justificar nuestras expectativas. 2.- Dos copias del Compromiso de Seguridad firmado por nuestro representante legal, D. XXXX. 3.- Copia del poder notarial que acredita a dicha persona que dispone de poder suficiente para la firma del Compromiso de Seguridad. 4.- Ubicación y descripción de las medidas de seguridad de la Zona Administrativa de Protección, en donde se va a almacenar la información clasificada a la que pudiera tener acceso la empresa. Atentamente, D. Xxxx Yyyy Zzzz (Director General / Presidente / Administrador / Apoderado)

8 6. Anexo 2. Modelo de poder especial para la firma del Compromiso de Seguridad DICE Y OTORGA Que la sociedad XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, según está representada, confiere y otorga Poder Especial, pero en su especialidad tan amplio y bastante como en derecho se requiera y sea menester, a favor de D. XXXXXXXXXXXXXX mayor de edad, con DNI.: XXXXXXXX, para que, por sí solo y en nombre y representación de la Sociedad poderdante, pueda realizar y ejercitar los actos y facultades seguidamente determinados, FACULTADES: Firmar ante la Autoridad Nacional de Seguridad un Compromiso de Seguridad al efecto de realizar los actos, gestiones, y diligencias que sean necesarios o estime convenientes, suscribiendo aparte de dicho compromiso, cuantos documentos, tanto públicos como privados, instancias, solicitudes, etc., se requieran o precisen, así como obligarse a lo que sea necesario o conveniente, todo ello sin excepción alguna, en especial en todo lo referente al Compromiso de Seguridad.