Universidad de Puerto Rico en Cayey
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- Guillermo Toro Río
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1 Universidad de Puerto Rico en Cayey PRONTUARIO DE CURSO 1 1. Información que aparecerá en el catálogo 1.1. Departamento: Administración de Empresas 1.2. Codificación: TAOF Título: Administración, Manejo y Conservación de Documentos 1.4. Requisitos: Ninguno. Sesiones en que generalmente se ofrecerá y frecuencia: _X Primer semestre X Segundo semestre Verano 1.6. Créditos: Horas semanales: Descripción: Enseñanza de la importancia de los documentos en las empresas e instituciones públicas y privadas. Aprendizaje de los diferentes sistemas de recibo, clasificación, procesamiento, control, archivo y disposición de los documentos, así como la adquisición de los conceptos teóricos relacionados con la operación de los sistemas manuales, mecánicos y automatizados en el proceso, localización y almacenaje de la información Alineación de los estándares de las Agencias Acreditadoras, si aplica. Este curso cumple con los siguientes CPC s (Common Professional Components, por sus siglas en inglés) que requiere la agencia acreditadora 1 Certificación 25 ( ) del Senado Académico
2 2. Compendio 2 TAOF 3009 Página 2 Accreditation Council for Business Schools & Programs (ACBSP), por lo cual estamos acreditados desde marzo de Objetivos: Gerencia 4 Ambiente empresarial legal 4 Sistemas de Información 10 Ética comercial 15 Experiencias integradoras Generales: Total (Horas Cubiertas Estimadas) 34.5 Al finalizar el semestre del curso, el estudiante: Aplicar correctamente a los ejercicios de práctica los conocimientos generales y fundamentales de los principios básicos y de las técnicas de administración de control de documentos Aplicar correctamente las reglas que correspondan a los distintos sistemas de archivar para ordenar los documentos Demostrar dominio al utilizar el vocabulario técnico de archivo Demostrar buenos hábitos de trabajo que se requieren para el mejor desempeño de sus tareas, tales como: exactitud, rapidez, orden, organización, responsabilidad y confidencialidad Demostrar conocimiento de las leyes que regulan la legalidad y vida útil del uso de los documentos Utilizar un programa de aplicación como instrumento para el manejo de datos Preparar un trabajo de investigación en el cual le permitirá 2 Esta información sirve de punto de partida para la elaboración del Programa que entregará el profesor a los estudiantes matriculados en el curso el primer día de clases (Certificación de la Junta Académica).
3 TAOF 3009 Página 3 ampliar sus conocimientos y puntos de vista sobre los sistemas de archivo utilizados en oficinas modernas Integrar al servicio comunitario, las habilidades, conocimientos y destrezas adquiridas a lo largo de su vida personal y estudiantil Aplicar al servicio comunitario, el liderazgo, la iniciativa y aspectos sociales desarrollados durante su vida personal y estudiantil Específicos: Al concluir el curso, el estudiante: Definir correctamente qué entiende por administración de documentos y el concepto de archivo y reconocer la necesidad que hay de regirse por sistemas y procedimientos bien definidos de hoy en día, en la oficina moderna Aplicar correctamente las reglas de archivar de acuerdo a los sistemas alfabéticos, por asunto, numérico, geográfico y otros Trabajar una serie de ejercicios en los cuales podrán aplicar los principios aprendidos en cada capítulo presentado Conocer las leyes que protegen la privacidad del individuo y las implicaciones legales de la divulgación de información no autorizada Aplicar correctamente los procedimientos de los conceptos de catalogar y ordenar información Establecer un plan de colaboración de los problemas y situaciones que afectan nuestra comunidad Aplicar correctamente los conceptos de administración, manejo y conservación de documentos al servicio de aquellas entidades, sin fines de lucro y de servicio comunitario, que tengan necesidad de los mismos.
4 2.2. Temas y tiempo aproximado que se dedicará a cada uno: TAOF 3009 Página 4 Temas 1. Historia del manejo de los documentos a. Archivo históricos b. Tipos de documentos c. Importancia de los documentos d. Clasificación de los documentos 2. Sistema de manejo de expedientes a. Sistema manual y electrónico b. Ciclo de vida de los documentos c. Costos del sistema 3. Manejo de documentos, aspectos legales y éticos a. Características del personal de oficina Aspectos éticos que reglamentan el manejo de la información b. Aspectos legales de la administración de documentos 4. Tarjeteros y formularios a. Utilidad y propósito de los tarjeteros b. Tipos de tarjeteros 5. Reglas para la codificación alfabética a. Aspectos y conceptos básicos de las reglas b. Reglas de codificación (ARMA) c. Sistema alfabético i. Nombre de individuos, Nombre de instituciones, organizaciones y Agencias de gobierno estatal y federal d. Sistema Numérico e. Sistema Geográfico f. Sistema por Asunto g. Sistema de archivo cronológico h. Referencias 6. Base de datos electrónica Tiempo Aprox. (Horas) a. Archivo y sistemas electrónicos b. Planificación de bases de datos c. Manejo de archivos en una base de datos electrónica d. Copias de respaldo
5 TAOF 3009 Página 5 7. Procedimientos y sistemas de archivo a. Sistema de archivo alfabético b. Sistema de archivo numeric c. Sistema de archivo por asunto d. Sistema de archivo geográfico 8. Control, localización y préstamos de documentos a. Sistema de cargo b. Métodos de protección c. Sistema de seguimiento 9. Protección, transferencia, retención y disposición de los documentos a. Protección y seguridad b. Métodos, materiales y equipo para transferir c. Métodos de disposición 10. Equipo y materiales a. Materiales b. Equipo 11. Sistema electrónico de imágenes y la oficina electrónica a. Área de trabajo electrónica b. Micrografía c. Sistema electrónico de imagen d. Comunicación y privacidad electrónica 12. Manual de Procedimientos 13. Exámenes Servicio Comunitario Total de horas Ley ADA/Ley 51: La Universidad de Puerto Rico en Cayey cumple con la Ley ADA (Americans with Disabilities Act) y con la Ley 51 (Ley de Servicios Integrales para Personas con Impedimento) para garantizar igualdad tanto en el acceso al salón de clases como en la experiencia de enseñanza y aprendizaje. Todo estudiante con impedimento puede informarle y solicitarle al profesor de cada curso el que se le provea acomodo razonable a tono con sus necesidades especiales. Es prerrogativa del estudiante solicitar el acomodo razonable al Programa de Servicios a Estudiantes con Impedimento localizado en el Decanato de Estudiantes. Esta información es de carácter confidencial y está protegida por la Ley HIPAA.
6 TAOF 3009 Página Estrategias instruccionales 3 : Conferencia, discusión, práctica individual y supervisada, recursos en línea 2.5. Instrumentos de avalúo formativo: Rúbrica, Diario Reflexivo, Pre y post prueba 2.6. Métodos de evaluación sumativa y valor porcentual de cada factor en la calificación final: Cuatro pruebas formales 100 pts. c/u Trabajo de investigación 100 pts. Asignaciones 50 pts. Participación en clase y Asistencia 50 pts. Tarjetero y ejercicios 50 pts. Servicio Comunitario 100 pts. Examen final 100 pts Sistema de calificación: Curva estándar de evaluación: A B C D 59-0 F 2.8. Textos y otros materiales: Textos Correa, C. M. y Díaz Colón, A. (2010) Administración de Documentos: Enfoque Manual y Electrónico, Segunda Edición, McGraw-Hill Materiales: libreta para tomar apuntes caja de archivo 3 X tarjetas de archivo 3 X guías de archivo 3 X bandas elásticas 3 Este modelo se utilizará solo para cursos en modalidad presencial.
7 TAOF 3009 Página Otros: 2.9. Bibliografía: Libros Demostración de materiales de mayor uso en la oficina Programa de Base de Datos Henne, A. (2007). Intensive Records Management. South-Western, Cengage Learning. 5th Edition Morales, H. (2007). Access 2007 y sus funciones. Publicaciones Puertorriqueñas Morales, H. (2010). Access 2010 y sus funciones. Publicaciones Puertorriqueñas Read, J.; Ginn. (2011) Bundle: Records Management. South-Western, Cengage Learning. 9th + Simulation Smallwood, R.F.; Williams, R. F. (2013) Managing Electronic Records: Methods, Best Practices, and Technologies. John Wiley & Sons Stewart, J.; Trent, B. (2007) Gregg Quick Filing Practice Kit. McGraw Hill. 5th Edition 3. Justificación para la creación o revisión del curso y cómo responde a los objetivos del departamento y de la institución Este curso se crea como parte del currículo del Programa de Bachillerato en Tecnología y Administración de Oficina. Es requisito de graduación para todos los estudiantes del Programa de Bachillerato en Tecnología y Administración de Oficina; cumpliendo así con los objetivos del departamento y de la institución. 4. Información analítica 4.1. Recursos necesarios Cupo máximo de estudiantes: 20 estudiantes Espacio y sus características: _X _ salón auditorio _X_ laboratorio otro (explique)
8 TAOF 3009 Página Equipo y materiales requeridos: Proyector digital, material audiovisual preparado por el profesor, Programa recomendado para la creación de la Base de Datos. (Se puede adquirir parte de este material de las casas publicadoras.) Personal Personal docente y su preparación: Un profesor con Maestría en Educación Comercial o Doctorado en Educación Técnicos y otro personal de apoyo, con sus calificaciones: Un técnico de laboratorio Número de profesores en la UPR-Cayey calificados para impartir la asignatura y, si aplica, del personal de apoyo disponible: Tres (3) profesoras 4.2. Relación con otros cursos Del mismo departamento: Ninguno De otros departamentos: Ninguno Registro de aprobación (indique fechas de las revisiones más recientes): Aprobado por Comité de Currículo Departamental en: Aprobado por Departamento en: 11 de abril de 2000 Aprobado por Comité de Currículo Institucional en: Otras instancias de aprobación (si aplica): 1. Decanato de Asuntos Académicos: 11 de abril de Vicepresidencia de Asuntos Académicos: 12 de abril de 2000 Revisado, año académico
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