Facturación Electrónica. Alta de proveedor y envío de documentos electrónicos

Transcripción

1 Facturación Electrónica Alta de proveedor y envío de documentos electrónicos 1

2 Contenido Introducción Requerimientos Ingreso al portal Proceso de Alta Subir Facturas Ejemplo de APERAK Preguntas Frecuentes 2

3 Introducción De acuerdo a la disposición Fiscal de cumplir con Facturación Electrónica en vigor desde el pasado 1 de Enero de 2011, Productos Rich se ve obligado a implementar un nuevo proceso que tiene como objetivo la recepción y resguardo de las facturas electrónicas (XML) a través de un portal web de manera automática. Este proceso es de aplicación para todos los proveedores que emitan documentos electrónicos tipo CFD o CFDi, por lo que también entendiendo la diversidad de nuestros proveedores no se estará solicitando ningún tipo de ADDENDA (información adicional que se puede anexar a un documento tipo XML) El proceso es el siguiente El proveedor se da de alta (única vez) El Proveedor sube sus documentos al portal web Productos Rich descarga los documentos correctos para su resguardo dos veces por día. Envía aviso APERAK para ser consultado en el portal sobre si el documento esta correcto. Envía la confirmación al contacto interno para proceder con su pago. 3

4 Requerimientos El único requisito de Productos Rich es no incluir ninguna ADDENDA en sus documentos. Para quien maneja Ordenes de compra y diferentes contactos de compradores pueden agregar el siguiente complemento dentro del Comprobante estándar... <Complemento> <detallista:detallista> <detallista:requestforpaymentidentification> <detallista:entitytype>invoice</detallista:entitytype> TIPO DE DOCUMENTO </detallista:requestforpaymentidentification> <detallista:orderidentification> <detallista:referenceidentification type = "ON"> </detallista:referenceIdentification> ORDEN DE COMPRA <detallista:referencedate> </detallista:referencedate> FECHA PUEDE SER LA MISMA DE LA FACTURA </detallista:orderidentification> <detallista:additionalinformation> <detallista:referenceidentification type = "ON">N/A</detallista:referenceIdentification> VALORES FIJOS </detallista:additionalinformation> <detallista:buyer> <detallista:gln>000</detallista:gln> VALOR FIJO 000 ó CONSEGIR EL PURCHASING GROUP DE TU COMPRADOR <detallista:contactinformation> <detallista:personordepartmentname> <detallista:text>ctovar@rich.com</detallista:text> DEL CONTACTO O COMPRADOR </detallista:personordepartmentname> </detallista:contactinformation> </detallista:buyer> </detallista:detallista> </Complemento> </Comprobante> 4

5 Ingresando al Portal Abrir en su navegador la pagina de Rich Ingrese a la sección de Proveedores con un click 5

6 Proceso de alta Si eres un proveedor nuevo selecciona la opción de Registro a facturación electrónica Rich s 6

7 Proceso de alta Llenar el formulario con la información requerido, anexar el certificado digital (archivo.cer) y por ultimo seleccionar la casilla Declaro haber leído los términos de uso, y acepto las condiciones. Se enviará un 7

8 Subir Facturas Llenar el formulario con la información requerido, anexar el certificado digital (archivo.cer) y por ultimo seleccionar la 8

9 Subir Facturas Llenar los campos usuario(rfc) y contraseña, que fueron confirmados vía correo electrónico. 9

10 Subir Facturas Seleccionar Importar en la sección de Documentos 10

11 Subir Facturas Presionamos el botón Examinar para subir los archivos XML máximo 10 archivos y confirmamos con el botón Aceptar y aparecerá una pantalla de confirmación. 11

12 Subir Facturas Presionamos el botón Examinar para subir los archivos XML máximo 10 archivos 12

13 Subir Facturas Cada vez que se desea sincronizar la información hay que seleccionar de la barra de menú la opción de conectar. 13

14 Subir Facturas Una vez sincronizado podrás ver los documentos de respuesta seleccionándolos y dando click en el icono de visualizar (hoja con lupa) 14

15 Ejemplo de APERAK Este es un ejemplo de la confirmación donde aparece una factura sin errores 15

16 Preguntas Frecuentes Como me doy de alta en el portal de Productos Rich? Tienen que llenar el formulario de ALTA DE NUEVO USUARIO, es muy importante que consideren que el tipo de comprobante que seleccionen sea el que corresponde al que ustedes emiten, es decir, CFD o CFDI. Al ingresar el CERTIFICADO DIGITAL este debe de ser el mismo con el que sellan cada una de sus facturas electrónicas. Que hago si me manda un error en el proceso de alta indicándome que el certificado no es valido? Al ingresar el CERTIFICADO DIGITAL deben verificar que sea el mismo con el que sellan cada una de las facturas electrónicas Que sigue después de que me doy de alta? Recibirán una notificación vía correo electrónico de confirmación de Alta de Usuario de parte de Productos Rich, con su usuario y contraseña. El correo al que se envía es el mismo que dieron de alta al registrarse. Como subo mis facturas al portal? Tienen que seleccionar desde la barra en su bandeja de entrada, Documentos> Importar y seleccionaran los archivos a subir. Qué tipo de errores pueden presentarse? Cuando en la bandeja de entrada, en Documentos pendientes de tratar verán los documentos de respuesta y los podrán visualizar, cada documento indicara si presentaron errores ó no. Para minimizar los errores, es importante que consideren: Que sus archivos no lleven ningún tipo de ADENDA, esto no está siendo requerido por Productos Rich por el momento. Que sus certificados no estén caducos, esto lo detecta el sistema y no deja pasar la factura Si tienen proveedor de servicios de facturación (casos CFDI) deben revisar los errores con ellos En los casos de CFD los pueden revisar con su área de sistemas 16