: Microsoft Outlook 2007.pdf

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1 de Chile Microsoft Outlook 2007 Instructivo Básico Versión : 1.00 Preparado por Preparado para Autor : Subdirección de Telecomunicaciones y Servicios : : Bárbara Orellana Lavoz Fecha de creación : 23 de Septiembre 2009 Revisado por Nombre de archivo : Gerardo Donoso Contreras : Microsoft Outlook 2007.pdf STS- Subdirección de Telecomunicaciones y Servicios

2 Tabla de Contenidos 1.- Introducción Funciones básicas de Microsoft Outlook Comprobar recepción y envío de mensajes: Redactar Mensaje Herramientas de Microsoft Outlook Firma: Adjuntar archivos: Cómo responder un mensaje Reenviar mensajes Cómo buscar correos por remitente o asunto Configuración de la bandeja de entrada Procedimiento Área de Soporte 2

3 1.- Introducción Microsoft Outlook es un cliente de correo que nos permite administrar y gestionar nuestros mensajes de correo electrónicos. Para ello, es fundamental conocer las funciones básicas de uso, como el envío y recepción de los mensajes. Esta guía ofrece una rápida descripción de las funciones básicas de Microsoft Outlook 2007; el envío y redacción de los correos, además de su recepción y organización de los mensajes. Área de Soporte 3

4 2.- Funciones básicas de Microsoft Outlook Comprobar recepción y envío de mensajes: Para comprobar el buen funcionamiento de nuestro cliente de correo, debemos pinchar el ícono superior Enviar y Recibir (Fig 1). Fig 1 De esta forma, se extenderá una ventana más pequeña, la cual nos presentará el proceso de envío y recepción de los mensajes. Asimismo, nos indicará si se produce algún error en cualquiera de los dos procesos (Fig2). Fig 2 Área de Soporte 4

5 3.- Redactar Mensaje Para escribir un nuevo mensaje en MS Outlook, debemos pinchar en la parte superior izquierda, Nuevo (Fig 1). Fig 1 Posteriormente, debemos completar la siguiente ventana que se despliega: Fig 2 - Para: Dirección de correo electrónico a la cual enviaremos directamente el mensaje. - Con Copia (CC): Se refiere a la dirección de correo electrónico a la cual enviaremos una copia del mensaje original, junto a la persona que directamente lo recibirá. Esta opción se utiliza con el propósito de informar a otros acerca del contenido del mensaje redactado. - Asunto: Motivo del mensaje que se enviará. Para redactar el mensaje, la aplicación cuenta con una barra de herramientas que se presentan de similar forma, en Microsoft Word Área de Soporte 5

6 4.- Herramientas de Microsoft Outlook 2007 La barra de herramientas de MS Outlook, nos permite redactar el correo con diferentes opciones como lo es la letra en negrilla, cursiva, subrayada, entre otras. No obstante, lo más relevante es que presenta las opciones más utilizadas al redactar un mensaje, lo que nos da la posibilidad de adjuntar tanto archivos como correos (reenviar), pegar imágenes ya recortadas, comprobar la libreta de Direcciones, adjuntar una firma y realizar una revisión ortográfica Firma: Para adjuntar una firma, debemos hacer clic en la parte superior de la ventana (Fig 1). Fig 1 Luego, creamos una nueva firma en la opción Nueva (Fig 2). Fig 2 Establecemos un nombre para la nueva firma asignada. Posteriormente, aceptamos el cambio (Fig 3). Área de Soporte 6

7 Fig 3 Automáticamente, nos dará la opción para ingresar el texto que irá en la firma, bajo nuestro mensaje. Además, se muestran variadas opciones para añadir al texto, como lo es el tipo de fuente, la letra negrita, cursiva, subrayado, colores o el formato para ellas (Centrar, Alinear a la izquierda o Derecha). Una vez que esté lista nuestra firma, hacemos clic en Aceptar para continuar (Fig 4). Fig 4 Ahora, para que la firma aparezca bajo el contenido, debemos pinchar en Firma y seleccionar la casilla del nombre que anteriormente designamos. En este caso, será Firma y estará bajo la casilla de Firma, en la parte superior. De esta forma, aparecerá bajo el texto automáticamente y en todos los mensajes que redactemos nuevamente (Fig 5). Área de Soporte 7

8 Fig Adjuntar archivos: Para enviar archivos adjuntos en Microsoft Outlook, debemos pinchar en el clip de la parte superior, tal como lo muestra la imagen (Fig 6). Fig 6 Posteriormente, se desplegará una ventana con la carpeta que por defecto selecciona Microsoft Outlook, la cual generalmente será Mis Documentos (Fig 7). Fig 7 Área de Soporte 8

9 En esta etapa, el cliente de correo nos permite escoger la ubicación y el archivo que enviaremos. Luego, hacemos doble clic sobre el archivo o pinchamos en Insertar para confirmar la elección (Fig 8). Fig 8 Luego de seleccionar el archivo que enviaremos, aparecerá su descripción en la parte superior del mensaje, en la misma ubicación que se encuentran los destinatarios (Fig 9). Fig 9 Área de Soporte 9

10 5.- Cómo responder un mensaje Al momento de responder un mensaje, seleccionaremos primeramente el mensaje que precisa de una respuesta (Fig 1). Fig 1 Luego, pinchamos en la opción que se encuentra más arriba, Responder. Cabe destacar que si el mensaje presenta más destinatarios, podemos seleccionar la opción Responder a todos (Fig 2). Fig 2 Área de Soporte 10

11 Inmediatamente, se desplegará una nueva ventana, la cual constará del mensaje inicial bajo nuestra futura respuesta. Para efectos de respuesta, el cursor se posará sobre el mensaje inicial, además estarán separados por una línea sobre los detalles del correo (Fig 3). Fig 3 Área de Soporte 11

12 6.- Reenviar mensajes La opción Reenviar, nos permite volver a enviar un mensaje ya recibido, a otra dirección. Para ello, pinchamos primeramente el mensaje que queremos reenviar, luego hacemos clic en el ícono superior Reenviar (Fig 1). Fig 1 Luego, al igual que cuando respondemos un mensaje, se desplegará una ventana con los destinatarios y con el asunto. En este último, estarán de manera predeterminada, las letras RV (reenviar) y el contenido. Además, el mensaje aparecerá en la parte inferior del nuevo correo, en el cual podremos escribir un nuevo texto sobre la línea que se crea entre los dos (Fig 2). Fig 2 Área de Soporte 12

13 7.- Cómo buscar correos por remitente o asunto Para buscar algún mensaje en específico dentro de nuestras carpetas, debemos pinchar en primer lugar, la carpeta a la cual creemos que pertenecer el correo (Fig 1). Fig 1 Luego, pinchamos en la barra superior Buscar, la cual muestra una pequeña lupa en el final de la barra. Fig 2 En esta ocasión, intentaremos buscar un mensaje dentro de la carpeta Soporte, el cual contiene la palabra Prueba. De esta forma, las coincidencias serán destacadas con color amarillo, en el mensaje y su asunto (Fig 3). Fig 3 Área de Soporte 13

14 8.- Configuración de la bandeja de entrada La bandeja de entrada nos permite recibir todos nuestros mensajes de manera generalizada, sin embargo, es posible organizarlos respecto del remitente, asunto, mensaje, entre otros; para que sean almacenados en una capeta diferenciada dentro de la misma Bandeja de entrada Procedimiento Visualice la Bandeja de Entrada para revisar los mensajes que han sido recibidos (Fig 1) Fig 1 En la parte superior de la pantalla, debemos dirigirnos a la opción Herramientas y hacer clic en Organizar (Fig 2). Fig 2 Área de Soporte 14

15 Se desplegará un pequeño menú, el cual nos indicará las Formas de Organizar la Bandeja de Entrada, según los siguientes criterios: Mediante Carpetas, Mediante Colores y Mediante Vistas. En este caso, seleccionaremos la opción Mediante Carpetas. Hacemos clic en Otra carpeta y pinchamos Bandeja de entrada (Fig 3). Fig 3 Posteriormente, debemos hacer clic en Nueva, y escribir el nombre del filtro. En cuanto al nombre que deseamos asignar, se recomienda establecer uno acorde a una persona en especial o la organización; de los cuales desea recibir mensajes diferenciados (Fig 4 y 5). Fig 4 Área de Soporte 15

16 Fig 5 Para aceptar de manera definitiva la incorporación de la carpeta agregada, hacemos clic en Aceptar, creándose la nueva carpeta (Fig 6). Fig 7 Ahora, de vuelta al menú y con la carpeta nueva habilitada, diríjase a Reglas y Alertas, para así configurar detalladamente las opciones de filtro (Fig 8). Fig 8 En la pantalla desplegada, seleccione Nueva Regla (Fig 9). Área de Soporte 16

17 Fig 9 Para efectos de un mayor entendimiento del proceso, se desplegará el asistente de para reglas, que en primera parte nos dará a conocer las opciones generales de filtro. En este paso, marque la opción Mover a una carpeta los mensajes de una persona y luego más abajo haga clic en Personas o listas de distribución (Fig 10). Fig 10 Área de Soporte 17

18 En esta etapa, debe ingresar el nombre de la Regla y a la dirección de correo elctrónico a la cual desea aplicar dicho filtro. Cabe destacar, que si desea aplicar esta asignación a más direcciones de correo electrónico, debe separarlas mediante el punto y coma (;). Posteriormente, haga clic en Aceptar (Fig 11). Fig 11 Posteriormente, hacemos clic en Especificada (Fig 12). Fig 12 Área de Soporte 18

19 Una vez que se despliegue un segundo menú, debe seleccionar la carpeta creada en la Bandeja de Entrada, puesto que en ella se recibirán los futuros mensajes de las direcciones establecidas (Fig 13). Fig 13 Podrá observar los parámetros establecidos anteriormente. Luego, hacemos clic en Siguiente (Fig 14). Fig 14 Durante esta etapa podemos seleccionar las opciones bajo las cuales se cumplirá la regla. Por defecto, están seleccionadas las dos primeras, por ello, se recomienda conservarlas así. Finalmente, hacemos clic en siguiente (Fig 15). Área de Soporte 19

20 Fig 15 Marque las opciones que desea aplicar a estos correos. Al igual que el criterio anterior, aparecerá marcada la primera opción en forma automática, la cual nos permitirá recibir los mensajes de las direcciones establecidas anteriormente, en la carpeta creada. Posteriormente, hacemos clic en Siguiente (Fig 16). Fig 16 Durante esta etapa, seleccione las excepciones que no rigen para esta Regla (Fig 17). Área de Soporte 20

21 Fig 17 Registre el nombre de la regla y complete los siguientes parámetros: Ejecutar esta regla ahora con los mensajes que ya se encuentren en la Bandeja de Entrada: esto le permitirá archivar inmediatamente todos los mensajes que cumplan los requisitos establecidos en la regla y que ya se encuentren en la Bandeja de Entrada. Activar esta regla: esto hará posible que la regla se ejecute correctamente con los mensajes que reciba en el futuro. De esta manera, para que sean efectivos dichos parámetros, hacemos clic en Finalizar (Fig 18). Área de Soporte 21

22 Fig 18 Por último, hacemos clic en Aplicar y luego Aceptar (Fig 19). Fig 19 Así, la nueva regla se aplicará en todos los mensajes que se recibirán, almacenándolos en una carpeta diferenciada. Área de Soporte 22