Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para Realizar el procedimiento que se describe

Transcripción

1 Pagina 1 1. Introducción Se ha diseñado el procedimiento aceptación de servicios prestados de reparación de mobiliario o equipo centralizado, se ha definido este proceso con el fin de definir las instancias que intervienen en la realización del proceso. Este procedimiento identifica la actividad general del proceso y el grado de detalle de los mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de operaciones que deben realizarse para efectuar el proceso para la aceptación de servicios de reparación de mobiliario o equipo centralizados, identificando el responsable de cada actividad El grado de detalles con el que fue elaborado, es útil para actividades de capacitación e inducción sobre todo cuando se trata de empleados de recién ingreso al Instituto y permite tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a nivel institucional 2. Objetivo Establecer los mecanismos necesarios para llevar a cabo el procedimiento para realizar la aceptación de servicios de reparación centralizados Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para Realizar el procedimiento que se describe 3. Alcance Este documento es aplicable a nivel Central Regional, nivel Hospitalario, a nivel central regional en la Dirección Regional del norte de San Pedro Sula y a nivel Regional en todas las regionales 4. Definiciones IHSS: Instituto Hondureño de Seguridad Social SOLICITUD DE COMPRA (SOLICITUD DE PEDIDO): Es la petición u orden para comprar con el fin de obtener uno o varios bienes o servicios en un momento dado 617-UPEG-13 2-

2 Pagina 2 SERVICIOS: Son actividades identificables, intangibles y perecederas que son el resultado de esfuerzos humanos o mecánicos que producen un hecho, un desempeño o un esfuerzo que implica generalmente la participación del cliente y que no es posible poseer físicamente ni transportarlo ni almacenarlo pero que pueden ser ofrecidos a la venta, por tanto pueden ser el objeto principal de una transacción ideada para satisfacer las necesidades o deseos de los clientes. FACTURA: Documento con valor probatorio y que constituye un titulo valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma ACTA DE RECEPCIÓN: Documento extendido por una unidad Ejecutora que solicito el servicio de reparación comprobando haber recibido el servicio 5. Referencias Documentos Externos Disposiciones Generales del Presupuesto vigente Documentos Internos Factura Acta de recepción Expediente de la compra 6. Responsabilidad y Autoridades Son responsables de la supervisión y velar por la correcta implementación de este procedimiento el Gerente Financiero de Tegucigalpa. Son responsables de la correcta implementación de este procedimiento, el Sub-Gerente de Suministros, Materiales y Compras, las Unidades Ejecutoras que soliciten el servicio y sea beneficiaria directa del servicio prestado, Coordinadora de compras de la Subgerencia de Suministros, Materiales y Compras de Tegucigalpa y el personal operativo que interviene en el proceso 617-UPEG-13 2-

3 Pagina 3 La Unidad de Auditoria Interna de Tegucigalpa y San Pedro Sula efectuará fiscalizaciones para verificar que el mismo se ha implementado. 7. Procedimiento PROVEEDOR 7.1 Entrega factura y Acta de Recepción por prestación de servicios de reparación de equipo en la Subgerencia de Suministros, Materiales y Compras (Factura, acta de recepción) El proveedor entrega la factura y el acta de recepción por prestación de servicios de reparación por: Mobiliario y equipo de oficina Equipo de comunicación Equipo de Seguridad Equipo de herramientas y accesorios Equipo e instrumental medico hospitalario Equipo de rayos x Equipo de herramientas de Laboratorio Equipo de Fisioterapia Vehículos SUBGERENCIA SUMINISTROS, MATERILAES Y COMPRAS Oficial de Compras 7.2 Recibe, revisa factura y acta de recepción por servicios de reparación, busca el expediente y verifica solicitud de compra (pedido) ( Factura, acta de recepción, expediente) Revisa que la factura y Acta de Recepción por servicios de reparación Contengan firmas y sellos del proveedor y del jefe de la unidad ejecutora donde prestó el servicio de reparación Si la factura o el acta de recepción de servicios de reparación contiene errores La devuelve al proveedor para que repita el documento 7.23 Si la factura es correcta continua con el trámite 7.3 En el sistema SAP crea la Aceptación de servicios centralizados 617-UPEG-13 2-

4 Pagina Si la factura o el acta de recepción por servicios de reparación no contiene errores, en el sistema procede a la creación de la aceptación de servicios centralizados Busca el expediente de la compra de servicios de reparación, verifica que se trata de la compra del servicio solicitado 7.4 En el sistema SAP ingresa a la aplicación Aceptación de servicio y digita en número de orden de compra (Pedido ) ( orden de compra ) del proveedor En la aplicación aceptación de servicio pulsa otro pedido abre ventana y digita el número de orden de compra (pedido de compra) del proveedor y la posición del numero de partida, DA CLIK en CREAR HOJA DE ENTRADA DE SERVICIO Y EN TEXTO BREVE SE COLOCA ACEPTACIPON ORDEN DE COMPRA N Selecciona servicio, marca posición, busca en iconos función sin aceptar grava operación realizada, coloca fechas en documento Al seleccionar servicio abre la ventana y pulsa enter, el sistema automáticamente da los datos de la orden e compra (pedido de compra) y el texto (que define el tipo de servicio a realizar, la cantidad y el precio) Marca (sombrea) la posición y da click donde aparece servicios abre ventana Hoja de Entrada de Servicio (regresa a pantalla) y automáticamente se llenan los espacios de la ventana (texto, cantidad, precio) Busca en los iconos de la ventana la función SIN ACEPTAR, marca posición y busca la opción aceptar(bandera verde) se pulsa y cambia el estatus de la aceptación del servicio por SE ACEPTA Grava la operación realizada, abriendo la ventana Hoja de entrada pulsa la palabra SI Coloca fecha en documento creado y fecha de contabilización y da enter 7.6 Archiva factura y acta de recepción, anota en expediente número hoja de Entrada de servicio (Facturas, Acta de recepción, expediente) En el expediente archiva la factura y la hoja de recepción En manuscrito anota en el expediente de la compra el número de la hoja de la entrada de servicios 7.7 FIN DEL PROCEDIMIENTO 617-UPEG-13 2-

5 Pagina 5 8. Diagrama de Flujo MACRO FLUJOGRAMA: PROCEDIMIENTO: ACEPTACION DE SERVICIOS Proveedor SUB-GERENCIA DE SUMINISTROS, MATERIALES Y COMPRAS Oficial de compras Inicio Entrega factura y acta de recepción por prestación de servicios de reparacion de equipo en la Subgerencia de Suministros, Materiales y Compras Recibe y revisa factura y acta de recepción, Por servicios de reparacionbusca expediente, verifica solicitud de pedido factura Expediente factura Acta de recepción e Contiene errores factura o acta de recepción? no devuelve al proveedor para que repita el documento con el error En el sistema SAP crea la aceptación de servicios centralizada En sistema sap ingresa a aplicación aceptación de servicios Selecciona servicio marca posición, busca en iconos función sin aceptar,grava,coloca fechas en documentos y digita nuemro de orden de pago al proveedor Archiva factura y acta de recepción, anota en expediente número hoja de entrada de servicio FIN DEL PROCEDIMIENTO 617-UPEG-13 2-

6 Pagina 6 9. Anexos 9 Historial y revisiones Revisión Fecha Descripción y/o ítems modificados Primera elaboración, se incluyeron observación Memo 3371-GAYF-2013 Memorando Actualizado por Lic. Keila Pinto Lic. Keila Pinto Autorizado por:. 617-UPEG-13 2-