Caso de estudio. Nominas Ucaldas. Natalia Echeverry Lady Johana Román Juan Carlos Toro G AUDITORIA INFORMATICA

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1 Caso de estudio Nominas Ucaldas Natalia Echeverry Lady Johana Román Juan Carlos Toro G AUDITORIA INFORMATICA

2 Caso Nominas Ucaldas 1. Su opinión general acerca del comunicado Al leer el comunicado se pueden ver varias irregularidades, la primera de ellas es que se le resta importancia a la falta de efectividad del área de sistemas ya que el rector se hace culpable de todo lo que paso con SARA, esta culpa debería ser admitida por el área de sistemas quien es el realmente responsable por lo que paso, la segunda es que el rector trata de convencer a los lectores que un 20% de error en un sistema no es mucho, y realmente este porcentaje es muy alto y mas para un programa que va a hacer un manejo de nominas y personal de la Universidad. 2. Evaluación del caso Es imperdonable que el sistema se hubiera sido aplicado en diciembre ya que quizás sea esta una de las nominas más complicadas del todo el año y es aun mas imperdonable que no se hubiera ejecute en paralelo el sistema nuevo con el sistema anterior para identificar inconsistencias y evitar esta clase de inconvenientes. Además me parece muy mal hecho por parte del rector decir que un error del 20% es poco para un sistema, a nuestro parecer un sistema con 20% de error no debería ni salir al mercado y es aun más vergonzoso decir que esta aplicación ha sido implementada ya en otras instituciones con muy buenos resultados, cada institución es muy diferente a las otras y el buen desempeño de ella en la universidad nacional no garantiza lo mismo en la universidad de Caldas. 3. Establecer presuntas responsabilidades Creemos que la responsabilidad por este error recae sobre dos dependencias la primera y la más importante es el área de sistemas y la segunda el área de recursos humanos, del área de sistemas por permitir que SARA desarrollara la nomina sin que estuviera debidamente probado, se debió haber desarrollado una metodología de acople en donde se vieran y compararan resultados en paralelo con SARA y el sistema anterior para detectar errores y solo si los dos sistemas arrojaran resultados muy parecidos elaborar la nomina con SARA y eso si con muchas precauciones y en un mes menos complicado. La segunda es del area de recursos humanos se debió de haber presentado también una planeación estructurada en la cual se establecieran actividades relacionadas con la documentación y recolección de información, además de que en esta planeación debían estar consignados los requerimientos que tenía que cumplir el área de Sistemas y las necesidades y puntos clave que se tenían que tener en cuenta.

3 4. Enuncie algunas recomendaciones al respecto Planear correctamente las actividades a realizar Establecer las responsabilidades correspondientes para cada proyecto No dejar aspectos importantes a cuestiones del azar Especificar las necesidades operativas y de información Realizar trabajos en paralelo con el sistema antiguo y el nuevo Realizar pruebas hasta garantizar un 100% de confiabilidad 5. En caso de haber sido usted el gerente de sistemas como procedería al respecto y como hubiese procedido para evitar este resultado. Lo primero que hubiéramos hecho es haber seguido una metodología para la implantación de SARA a la universidad donde las pruebas fueran la parte más importante de la metodología, haber hecho pruebas en paralelo con los dos sistemas haciendo comparaciones entre los dos para estabilizar a SARA, la segunda seria empezar a utilizar el nuevo sistema en una fecha menos caótica, como enero y no en un mes de diciembre donde la nimina lleva a espaladas toda la información del año, haber analizado los riesgos que tiene el cambio de sistema y haber realizado métodos de mitigación de los mismos. Elabore una guía de auditoría en la cual utilice por lo menos 3 instrumentos y 3 técnicas INSTRUMENTOS Checklist 1. Se siguió una metodología para la migración de sistemas. SI No 2. Se icieron pruebas en paralelo con los dos sistemas de informacion (el antiguo y SARA). Si No 3. Se hizo un plan de riesgos para lo posibles problemas presentados. Si No 4. Se realizo un plan de mitigación para cada uno de los riesgos encontrados. Si No Encuesta 1. De quien cree usted que es la responsabilidad de los problemas causados a los empleados de la universidad. A. De el areqa de sistemas

4 B. De recursos humanos C. Del rector D. De los proveedores de SARA 2. Cree usted que se siguió la metodología apropiada para la migración del sistema A. Si 3. Se recibió la capacitación apropiada por parte de los proveedores de SARA para la manipulación del sistema de información. A. Si 4. El departamento de Sistemas ha hecho recolecciones de información en su área? A. Si. Qué actividades han realizado?: 5. Enumere los múltiples problemas que considera usted que tuvo el mal desempeños del sistema SARA. Entrevistas 1. De quien cree usted que es la responsabilidad de los problemas causados a los empleados de la universidad. 2. Cuanto tiempo cree usted que estará estabilizado el sistema. 3. Se cuenta con un equipo capacitado para realizar la corrección de los errores en el sistema SARA. 4. Porque no se conto con el programa de Ingeniería de sistemas y computación de la universidad para la migración al nuevo sistema de información. 5. Porque no se realizaron pruebas en paralelo a los dos sistemas de información 6. Que metodología se siguió para la migración del sistema de información. 7. Que considera usted que fue lo que produjo un error de un 20% en el despacho de la nomina de diciembre. 8. Le parce un 20% de porcentaje error normal en un sistema de información.

5 TECNICAS Revisión: se hará una revisión a cada uno de los métodos utilizados y se harán visitas a cada uno de los departamentos que tuvieron responsabilidad en el problema causado a los empleados. Indagación: Se investigara dentro de las personas de las dos áreas ( sistemas y recursos humanos) que procesos se han llevado a cabo y de qué forma se están superando los impases y contratiempos presentados, además se indagara como ven los empleados el área de sistemas después de este percance y para valorar realmente el daño causado. Observación: Se dedicaran espacios predefinidos en los cuales el auditor estará junto al equipo de trabajo observando las actividades que van llevando a cabo para la implementación del sistema.

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