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- María Luisa Prado Fidalgo
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1 Versión 9.0 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Realizar la preparación, liquidación procesamiento de la nómina, prestaciones sociales seguridad social con base en las novedades de personal reportadas por cada regional para su consolidación pago oportuno. 2. ALCANCE Inicia con la distribución presupuestal para el año finaliza con la entrega a la Dirección Financiera de los archivos planos (nómina, seguridad social, cesantías, provisiones, neto a pagar, acumulados afectación presupuestal), con sus soportes respectivos (terceros de nómina, seguridad social, cesantías, pre-nómina, planilla control de recobro de incapacidades afectación presupuestal para SIIF Nación). Este procedimiento aplica a nivel nacional regional. 3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Las fechas de corte para el ingreso de novedades de personal, liquidaciones, validaciones, firmas entrega de nómina, son las estipuladas en el cronograma de la Programación de Trámite, Pago de Nómina Planilla de Liquidación de Aportes- Pila. Restringir la interrupción o aplazamiento de vacaciones con el fin de minimizar los ajustes reproceso en la nómina. La Coordinación Nómina Social de la Sede de la Dirección asesora a los responsables de la nómina en cada en registro en Kactus, liquidación ajuste de la prenómina. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No Actividad Descripción Responsable Registro 1 Realizar distribución presupuestal para la vigencia Inicio 1.1 Incorporar en el aplicativo SIIF NACIÓN la solicitud del Certificado de Disponibilidad la Presupuestal (CDP) 1.2 Entregar el documento de solicitud de CDP debidamente diligenciado firmado al Financiero de la Dirección para la expedición del mismo. Solicitar un solo CDP para todo el año. Profesional de presupuesto de la Dirección de Gestión Distribución presupuestal CDP. 2. Proectar Actos s 1.3 Verificar la disponibilidad presupuestal rubro por rubro mensualmente Proectar los Actos s que soportan novedades de Nómina tales como vacaciones, licencias de enfermedad (incapacidades), horas extras. Actos s
2 Versión 9.0 Página 2 de 7 3 Recibir Registrar Novedades. Recibir registrar en el aplicativo Kactus las novedades mensuales de devengados deducidos, dentro de la fecha establecida en el cronograma anual previamente aprobado. Orden de registro de novedades: a. Registro actualización de encargos /o nombramientos. b. Registro Bonificación de Servicios Prestados c. Registro de Vacaciones. d. Registro otras novedades (fondo, cooperativas, embargos libranzas, licencias por enfermedades (Incapacidades)). e. Registro de disminución de Rete fuente. Nota: En paralelo a las actividades de nómina se deben registrar hacer seguimiento a las incapacidades reportadas en el mes por medio de planilla control mensual de recobro. En las regionales el encargado del trámite de incapacidades. En la sede el responsable de control de incapacidades. -Pre nómina. -Pila. -Cesantías -Soportes respectivos (Actos administrativos, Certificaciones de Aportes voluntarios Sentencias de jueces, Libranzas). -F1 PR7 MPA1 P1 Reporte Mensual de Horas extras F2 PR7 MPA1 P1 Formato Planilla Control Mensual de Recobro de Incapacidades. Liquidar revisar Liquidar la prenómina para el pago. pre-nómina retroactivo. Para revisar la prenómina liquidada se deben tener en cuenta los siguientes factores. 4 a. Encargos /o posesiones. b. Horas extras. c. Bonificación por servicios prestados. d. Vacaciones. e. Nómina normal. f. Aportes voluntarios. Prenómina 5 Acumular, generar Nota: En caso de devolución por inconsistencias por parte de los contadores regionales, se deberán hacer las respectivas correcciones para continuar nuevamente con el proceso. Correr el proceso de acumulación de la nómina retroactivo, seguridad social retroactivo, cesantías liquidadas generar los soportes Archivos planos
3 Versión 9.0 Página 3 de 7 entregar archivos. correspondientes, para ser entregados al área financiera regional para validación por el parametrizador contable en cada regional. 6 7 Preparar Preparar presentar nómina definitiva para ser presentar presentada al Director nómina definitiva, para su revisión aprobación final. retroactivo Firmar certificar Firmar Nómina retroactivo certificación. Enviar certificación a la Dirección de Gestión de la Dirección. Recibir 8 Conciliar P.C certificados PC Conciliar las certificaciones de las 34 es. Realizar la consolidación de las 34 pre-nóminas acumuladas previamente en cada regional a través del aplicativo Kactus. Realizar la Realizar la consolidación nacional de la Nómina consolidación Nacional en Kactus. nacional de la Generar los archivos planos (nómina, neto a nómina Nacional pagar, acumulados afectación presupuestal) retroactivo enviar a la Dirección Financiera, de Contabilidad, para el cargue en el nuevo modelo financiero. Enviar soportes de nómina retroactivo Revisar validar en NMF Entregar los soportes de la nómina a los contadores de la para su revisión validación. Revisar validar los soportes de la nómina en el Nuevo Modelo Financiero (NMF). Los contadores identificaron inconsistencias en la revisión? Si: informar devolverse a la actividad 8 No: Notificar la aprobación a través del Nuevo Modelo Financiero continuar actividad 12. Director Coordinación Nómina Social de la Sede de la Dirección Nómina Social Profesional del de Contabilidad Nómina en Físico F3 PR7 MPA1 P1 -Formato Certificación de aprobación de nómina. -Correo Electrónico /o Memorando -Prenómina Nacional Soportes Respectivos. Kactus -Archivos planos -Correo electrónico -Reporte Centro de Costo firmado. Nómina en Físico Correo electrónico /o Nomina en Físico.
4 Versión 9.0 Página 4 de 7 12 PC Aprobar nómina retroactivo Tramitar autorización pago la Aprobar la nómina, seguridad social cesantías e informar a través de correo electrónico a Coordinación Nómina de Aprobar el pago Generar planilla Pila, archivo de cesantías Consolidar planilla de seguridad social PILA archivo de Cesantías FNA a nivel nacional 16 P.C. Expedir los documentos necesarios para tramitar el pago de la nómina, seguridad social cesantías remitirlos para firma del ordenador del gasto. Entregar los documentos al Financiero de la Dirección. Aprobar el pago de la nómina, seguridad social cesantías, firmando el soporte. Generar las planillas archivos correspondientes a seguridad social, PILA cesantías FNA. Realizar alistamiento del archivo de PILA Cesantías. Realizar el cargue validación en el portal del Operador. La planilla presenta inconsistencias? Si : Se realizan ajustes desde Kactus se genera nueva planilla. No: Se genera número de planilla reporte acumulado. de Contabilidad de la Dirección Nómina Social Secretaría general, Director financiero Director de gestión humana Coordinación Nómina Social de la Sede de la Dirección -Archivos planos -Correo electrónico con Notificación de Aprobación de Nomina -Comprobante del Gestor Bancario Documentos soportes -Planilla Integradora. -Archivo Cesantías archivos PILA de de -Archivo plano de Pila Archivo plano de Cesantías. -Planilla -Reporte Acumulado en PDF. 17 Generar archivos planos de planilla de seguridad social PILA archivo de Cesantías FNA a nivel nacional Generar los archivos planos (seguridad social, cesantías, provisiones, neto a pagar de cesantías seguridad social, acumulados afectación presupuestal) enviar a la Dirección Financiera, de Contabilidad, para el cargue en el nuevo modelo financiero. Expedir los documentos necesarios para tramitar el pago de inherentes, Cesantías Provisiones, Coordinación Nómina Social de la Sede de la Dirección -Archivo plano de Pila Archivo plano de Cesantías. -Planilla
5 Versión 9.0 Página 5 de 7 remitirlos recoger firmas del ordenador del gasto. Entregar estos documentos al Financiero de la Dirección. Fin -Reporte Acumulado PDF. en 5. RESULTADO FINAL Generación de archivos planos que permiten el pago de nómina, prestaciones sociales seguridad social 6. DEFINICIONES ACUMULAR NÓMINA: Es la fase final de la liquidación pago de nómina, mediante la cual se guardan los registros o movimientos del pago al servidor público en el historial que cada uno tiene en el subsistema. AUXILIO DE TRANSPORTE: Es el reconocimiento económico a que tienen derecho los servidores públicos que devenguen menos de dos salarios mínimos legales mensuales vigentes. BONIFICACIÓN POR SERVICIOS PRESTADOS: Es el reconocimiento económico a que tienen derecho los servidores públicos al cumplir cada año de servicio. Es equivalente al 50% del valor conjunto de la asignación básica e incrementos por antigüedad que corresponda al servidor público del ICBF, en la fecha en que se cause el derecho a percibirla, siempre que no devengue una remuneración mensual por concepto de asignación básica superior al tope máximo fijado por el Gobierno Nacional. Para los demás empleados, la bonificación por servicios prestados será equivalente al 35% del valor conjunto de los dos factores de salario señalados. BONIFICACIÓN ESPECIAL DE RECREACIÓN: Reconocimiento económico al que tienen derecho todos los servidores públicos, al momento de iniciar el disfrute de sus vacaciones, su monto equivale a 2 días de la asignación básica mensual. BONIFICACIÓN SEMESTRAL - JUNIO: Reconocimiento económico al que tienen derecho todos los servidores públicos que haan laborado durante el primer semestre proporcional al número de días laborados en el semestre. Es equivalente a una asignación mensual más factores salariales definido para dicha bonificación. BONIFICACIÓN SEMESTRAL - DICIEMBRE: Reconocimiento económico al que tienen derecho todos los servidores públicos que haan laborado durante el segundo semestre proporcional al número de días laborados en el semestre, equivalente a una asignación mensual más factores salariales definidos para ésta bonificación. KACTUS: Software en ambiente web para administración de salarios novedades de nómina de una empresa
6 Versión 9.0 Página 6 de 7 INDEMNIZACIÓN POR VACACIONES: Es la compensación en dinero de las vacaciones causadas no disfrutadas por los servidores públicos que se desvinculan de la Entidad o a quienes por necesidades del servicio se les reconoce paga cuando no puedan disfrutarlas en tiempo. MAYOR DE NÓMINA: Es el comprobante de nómina que relaciona todos los valores devengados (débitos) las deducciones (créditos), presentando cifras iguales, en forma de resumen general cuenta por cuenta, siendo el soporte principal para ordenar el gasto o pago de las mesadas de los servidores públicos del ICBF. NOVEDADES: Toda situación administrativa que afecta al servidor público en su vida laboral, conforme a las normas legales. PRIMA DE VACACIONES: Reconocimiento económico al que tienen derecho todos los servidores públicos al momento de iniciar el disfrute de sus vacaciones, en cuantía equivalente a 15 días de salario. PRIMA TÉCNICA: Es el reconocimiento económico del 50% del salario básico a que tienen derecho los servidores públicos que desempeñen en forma permanente los cargos de Director, Secretario, Director Técnico Subdirector. Los servidores públicos que desempeñen los cargos de Jefe de Oficina, Director Seccional tienen derecho al reconocimiento pago de la prima técnica por evaluación del desempeño conforme a los criterios fijados en las normas legales reglamentarias. SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NÓMINA: Corresponde a la remuneración por concepto de sueldos demás factores salariales, legalmente establecidos para los servidores públicos supernumerarios vinculados a la entidad. SUELDOS: Es la remuneración a que tienen derecho los servidores públicos el personal supernumerario, acorde con el nivel las distintas categorías de empleo, para retribuir la prestación de sus servicios. La escala salarial aplicable es la establecida por el Decreto expedido por el Gobierno Nacional anualmente, al igual, que para los cargos equivalentes del personal supernumerario, lo cual inclue asignación básica mensual, prima de antigüedad, prima técnica de formación avanzada. Afecta las bases para la liquidación de las demás prestaciones legales. SUBSIDIO DE ALIMENTACIÓN: Corresponde a un reconocimiento económico para contribuir a la manutención de los servidores públicos que devengan una asignación básica mensual menor al tope máximo fijado por el Gobierno Nacional, proporcional al tiempo servido. No se tendrá derecho a este subsidio cuando el servidor público disfrute de vacaciones, durante licencia ordinaria o durante la suspensión en el ejercicio del cargo 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Matriz de verificación de requisitos legales
7 Versión 9.0 Página 7 de 7 8. RELACIÓN DE FORMATOS CODIGO NOMBRE DEL FORMATO F1.PR7.MPA1.P1 Formato de Horas Extras F2 PR7 MPA1 P1 Formato Planilla Control Mensual de Recobro de Incapacidades. F3 PR7 MPA1 P1 Formato Certificación de aprobación de nómina. CONTROL DE CAMBIOS: Ítem Modif. Nombre del ítem Descripción del Cambio Se realizó un ajuste general del procedimiento en cuanto a su objetivo, alcance, criterios operativos descripción de actividades.
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