CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA. PR-CL-01 Enero de 6

Transcripción

1 PR-CL-01 Enero de 6 1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos a seguir para coordinar que la logística de transporte cumpla en tiempo y forma con los requerimientos de nuestros clientes. 2. ALCANCE: Aplica a todas las actividades relacionadas con la utilización de servicios de Transporte Externo, que UIS requiere para realizar las operaciones de despacho de mercancías por vía terrestre hasta llegar a su destino final. 3. RESPONSABILIDADES: 3.1 Gerente Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento. Supervisar las labores del Jefe y del Coordinador. Analizar y tomar las decisiones operativas que se requieran diariamente para darles solución Negociación de las condiciones requeridas por UIS para los nuestros proveedores del servicio de transporte, tanto del lado mexicano como del americano. Autorizar tarifas de cobro a los clientes. En situaciones especiales, y en base a características especiales de las mercancías a trasladar, seleccionar el transporte adecuado para ello. 3.2 Jefe Coordina la asignación de transporte para fletes del lado americano y mexicano. Solicitar y elaborar cotizaciones de transporte para ambas regiones. Mantener actualizada la base de datos de tarifas de transporte. Seleccionar el transporte adecuado, en base a características especiales de las mercancías a trasladar. Envío de instrucciones a las Líneas Transportistas, vía correo electrónico. Asignar, en conjunto con el Gerente de Bodega (Laredo, Tx.), las cajas posicionadas en Bodega a las distintas referencias por despachar. Verificar la entrega, en tiempo y forma, de las mercancías en destino final. Reportar a los clientes las situaciones que se presenten de manera imprevista. Registrar en el Sistema de Transporte las tarifas autorizadas por el cliente por cada operación. SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: GERENTE DE LOGISTICA REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DIRECTOR GENERAL

2 PR-CL-01 Enero de Coordinador. Solicitar diariamente a las líneas de transporte el posicionamiento de equipos vacios en nuestra Bodega en Laredo, Tx. para mantener un inventario constante. Actualizar la Pizarra en el Sistema de Transporte en cuanto a: o Equipos disponibles y asignados. o Estatus diario reportado por las líneas de Transporte Mantener diariamente actualizados a los clientes acerca del estatus de entrega de sus mercancías, por correo electrónico. Envío de instrucciones a las Líneas Transportistas, vía correo electrónico, 3.4 Ejecutivos de Tráfico. Solicitar al Jefe y/o Coordinador de Logistica la asignación de transporte para las referencias programadas para despacho. Enviar al Jefe y/o Coordinador la Orden de Embarque con las instrucciones recibidas del cliente. Solicitar al Jefe y/o Coordinador la asignación de transporte para las referencias programadas para despacho mediante el envió de las Órdenes de Embarque con las instrucciones recibidas del cliente. Solicitar tarifas al Jefe y/o Coordinador para autorización del cliente. 3.5 Jefe de Facturación. Revisar las Órdenes de Remisión en la Pizarra del Sistema de Tráfico NLD si el transporte fue coordinado por UIS. Ligar referencias de las cartas de instrucciones del Sistema de Transporte a Facturas serie A y/o E, según corresponda, del Sistema de Facturación. 3.6 Auxiliar Contable (Puertos). Verifica en la Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos si el transporte fue coordinado por UIS. Ligar referencias de las cartas de instrucciones del Sistema de Transporte a Facturas serie B del Sistema de Facturación. 4. DESARROLLO: 4.1 Ejecutivo de Tráfico Recibe instrucciones del cliente para despacho de sus referencias. Equipo de arrastre exclusivo, mercancía y destino recurrente? Si: Llena el formato de Orden de Embarque FPRCL Para el caso de operación en Nuevo Laredo en caso de requerir su arrastre el mismo día lo envía antes de las 17:00 hrs por correo

3 PR-CL-01 Enero de 6 electrónico al Jefe y Coordinador. Pasa a la actividad 4.5. Para el caso de Puertos debe solicitarlo con 24 hrs de anticipación por correo electrónico al Jefe y Coordinador. Pasa a la actividad 4.5 No: Solicita la cotización por medio de la opción habilitada en el Sistema de Transporte por correo electrónico al Jefe y Coordinador. 4.2 Jefe y/o Coordinador Recibe la solicitud de cotización vía el Sistema de Transporte, solicita costos, los captura en el Sistema de Transporte y envía por correo electrónico los la lista de opciones anotando el antecedente de operaciones similares del cliente cotizadas anteriormente, espera la autorización de la tarifa por parte del Gerente, emite y envía la Cotización de Transporte FPRCL-01-05, al Ejecutivo de Tráfico. 4.3 Ejecutivo de Tráfico Envía cotización al cliente y notifica al Jefe y/o Coordinador del resultado. 4.4 Jefe y/o Coordinador 4.5 Jefe y/o Coordinador Cliente autoriza? Si: Notifica al Gerente de Administración y Finanzas y/o al Jefe de Facturación, según sea el caso, el cliente y la tarifa autorizada. Pasa a la siguiente actividad. No: Dependiendo de las instrucciones del cliente: Busca otra opción (Regresa a actividad 4.2) o Fin del procedimiento. Asigna Línea de Transporte considerando principalmente los siguientes aspectos: Costo del servicio Destino Final Fecha de entrega Tipo de Mercancía Disponibilidad de equipo de arrastre para cumplir con especificaciones requeridas, así como la fecha y hora de entrega solicitadas 4.6 Coordinador de Logística Revisa y actualiza la Pizarra del Sistema de Transporte FPRCL

4 PR-CL-01 Enero de Jefe y/o Coordinador Contesta vía correo electrónico al Ejecutivo de Tráfico con los datos de la Línea de Transporte y el número de remolque asignados al embarque que dio inicio al presente procedimiento. 4.8 Jefe y/o Coordinador Emite Carta de Instrucciones FPRCL y envía por correo electrónico a la Línea Transportista asignada para poder proceder con su despacho. NOTA: El Ejecutivo de Tráfico debe avisar inmediatamente (antes de las 17:00 hrs en operaciones que requieren arrastre el mismo día) al Jefe y/o Coordinador, si por alguna razón el cliente cambia la instrucción del embarque en términos de fecha de cruce, fecha de entrega (pudiendo agregar o quitar servicios urgentes), destino, tipo de carga (pudiendo agregar o quitar material peligroso). En este caso el Ejecutivo de Tráfico debe editar la Orden de Embarque FPRCL y reenviarla al Jefe y/o Coordinador (volver al punto 4.5.). 4.9 Coordinador de Logística Al día siguiente ingresa a la página de Aduanas para verificar si la unidad designada por la Línea Transportista ya cumplió el proceso final de aduanas. Unidad cumplió el proceso final de aduanas? Si: Actualiza la Pizarra del Sistema de Transporte FPRCL No: Llama a la Línea Transportista para verificar el estatus Coordinador de Logística Dependiendo del destino de la entrega calcula el horario de llegada para llamar a la Línea Transportista y confirmar el arribo de la unidad designada a las instalaciones del cliente. Línea Transportista confirma arribo a destino? Si: Llama al cliente pidiendo confirmación de arribo No: Pregunta a la Línea Transportista la ubicación real de la unidad y tiempo estimado de llegada. De acuerdo a los datos recibidos informa al cliente y envía reporte por correo electrónico. Nota: Si el cliente no confirma el arribo de la unidad a sus instalaciones el Coordinador deberá realizar la actividad de la Opción No. Repite la actividad hasta confirmar con el cliente el arribo de la unidad a sus instalaciones 4.11 Jefe Elabora y envía el FPRCL Reporte Gerencial de Coordinación Logística así como el FPRCL Reporte Gerencial de Procesos

5 PR-CL-01 Enero de 6 5. REFERENCIAS: 5.1 Documentos: N/A 5.2 Formatos: Internos al Gerente para la supervisión y envía copia al Representante de la Dirección para su difusión y revisión en la junta trimestral de indicadores. Este envío debe venir acompañado por las Bitácoras de Servicio de Transporte FPRCL mostrando las llegadas tarde, los daños o los faltantes. Fin del Procedimiento FPRCL FPRCL FPRCL FPRCL FPRCL FPRCL FPRCL FPROPNL FPROPV Código Formatos Carta de Instrucciones Pizarra del Sistema de Transporte Reporte Gerencial de Orden de Embarque Cotización de Transporte Reporte Gerencial de Procesos Internos Bitácora de Servicio de Transporte Pizarra del Sistema de Tráfico NLD Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos 6. DEFINICIONES: Referencia: Número consecutivo asignado de manera interna a la mercancía recibida en algún medio de transporte. 7. ANEXOS: NA

6 PR-CL-01 Enero de 6 8. CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 03 Enero 2013 Se modificaron los puntos 4.1, 4.11 y Mayo 2012 Se modificaron las actividades para agregar la operación en Veracruz. 01 Enero 2011 Modificación de las actividades 4.2, 4.5 y 4.7, integración de las actividades 4.12 y 4.13 e integración del formato de Reporte Gerencial FPRCL al Procedimiento. 00 Octubre 2010 Inicio del sistema.