1 Elaboración documento. N/A

Transcripción

1 1 de 7 HISTORIAL DE CAMBIOS No VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO MOTIVO DEL CAMBIO FECHA 1 Elaboración documento. N/A Se incluye los pasos 6, 1, 15, 16 y 17. Se inclúyelos formatos nuevos FO-E-GC y FO-E-GC Integración de las Auditorias de Calidad con las Auditorías de MECI o Control Interno Adición de formato Actualización del procedimiento Modificación del formato FO-E-GC-02-0 Se adiciona el formato FO- E-GC Se actualiza el procedimiento optimizando su aplicabilidad Se modifica el formato suprimiendo la firma del auditado al final de la hoja

2 2 de 7 1. OBJETIVO Definir el procedimiento mediante el cual se describen todas las actividades a realizar para la ejecución del plan anual de auditorias internas por parte de la oficina asesora de Control Interno, buscando evaluar de manera independiente los procesos y controles establecidos al interior de la universidad, así como el cumplimiento de la normatividad interna y externa que rige a la institución. 2. ALCANCE Este procedimiento se deriva del Programa Anual de Auditorias Internas aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, aplicándolo a todos los proceso establecidos al interior de la universidad y sin restricción alguna. Se inicia de acuerdo al cronograma establecido en el Plan Anual de Auditorias Internas y culmina con el informe final de los resultados, comunicado a cada responsable del proceso, a la Rectoría de la Universidad y al Comité de Coordinación de Control Interno.. DEFINICIONES:.1 PROCEDIMIENTO: Forma especifica y detallada para llevar a cabo una actividad o un proceso. El procedimiento define quién hace que?, dónde?, cuándo?, porqué? y cómo?..2 AUDITORIA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los procedimientos y controles establecidos al interior de la institución, así como la normatividad que nos rige.. DOCUMENTO: Información y su medio de Soporte..4 PLAN: Establecer las acciones a realizar en un tiempo futuro, buscando la eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos para el logro de los objetivos y metas establecidas en una organización..5 PROGRAMA: es una unidad lógica de acciones dirigidas al logro de un propósito que por su complejidad requiere del aporte que puede hacer la ejecución de varios proyectos..6 ESTRATEGIAS: Son mecanismos y acciones para alcanzar los objetivos planeados. Contar con una amplia gama de estrategias o alternativas por seleccionar ayuda a elegir la mas adecuada para minimizar dificultades en el logro de los objetivos..7 INFORME: Resumen detallado de los resultados de una acción especifica. Es un punto de referencia que permite establecer acciones de mejora en la búsqueda de los objetivos institucionales..8 ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable.

3 de 7.9 ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra situación no deseable..10 ACCIÓN DE MEJORA: Conjunto de acciones tomadas con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

4 4 de 7 4. DESCRIPCION No PASOS A REALIZAR DESCRIPCION RESPONSABLE 2.1 Determinar proceso a Auditar. Determina la auditoria a realizar de acuerdo al Programa Anual de Auditorias Internas aprobado (FO-E-GC-01-01). Oficina De Control Interno 2.2 Informar al responsable del proceso. Elabora oficio al responsable del proceso a auditar, para concertación de la auditoria. 2. Verificar documentación. Realiza revisión preliminar de los documentos relacionados con el proceso a auditar; de ser pertinente, solicita información necesaria que se requiera como procedimientos, funciones, manuales, etc. 2.4 Planear la Auditoria. Elabora la planeación de la auditoria interna formato FO-E-GC con base en la información revisada, estableciendo las características de la auditoria, los objetivos, el alcance, el cronograma de trabajo y los recursos necesarios para realizar el trabajo. 2.5 Informar Plan de Auditoria. Envía documento con el Plan de Trabajo a realizar en la Auditoria, al responsable del proceso. Oficina De Control Interno 2.6 Elaborar lista de verificación. Elabora listas de verificación formato FO-E- GC-02-02, para el proceso a auditar acorde a la planeación de la auditoria. 2.7 Efectuar reunión de apertura. Realiza reunión de apertura con el equipo de auditores asignados y con el responsable del proceso y personal a cargo Desarrollar Auditoria de campo. Realiza entrevistas o encuestas a los funcionarios del proceso auditado aplicando lista de verificación FO-E-GC y realiza una muestra de evaluación Autocontrol FO-E-GC Examina y revisa en forma aleatoria y por muestreo documentos relacionados con el proceso auditado (Técnicas de auditoria). Realizar observación ocular de las actividades y condiciones del área de trabajo del proceso auditado y toma nota de las observaciones detectadas.

5 5 de Elaborar Informe Preliminar. Elabora informe preliminar de auditoria, formato FO-E-GC-02-04, con base en la información recolectada durante el proceso auditor, enviando copia al responsable del proceso para su estudio Reunión de conciliación de hallazgos. Realiza reunión de socialización del informe preliminar con el Jefe del proceso y demás funcionarios que se requiera, realizando el cierre de la auditoria. Líder proceso Y Equipo Auditor 2.11 Ajustar el Informe de Auditoria. Ajusta el informe de auditoria con las observaciones realizadas en la reunión de socialización y cierre Entregar Informe Final. Envía el informe final de auditoria al responsable del proceso FO-E-GC y con copia a la rectoría y demás partes interesadas. 2.1 Archivar Documentos Auditoria. Organiza y archiva los papeles de auditoria de acuerdo a normatividad de la Ley General de archivo Realizar Plan de Mejoramiento Elabora el Plan de Mejoramiento para cada una de las No Conformidades detectadas en la auditoria. Se solicita por cada una de las no conformidades si es el caso, el diligenciamiento del formato FO-E-AC-0-01 Responsable Del Proceso 2.15 Presentar Plan de Mejoramiento Prepara y presenta el Plan de Mejoramiento a la Oficina Asesora de Control Interno encargada de su aprobación, en el formato FO-E-GC más tardar dos semanas contadas a partir de la entrega del informe final. De no ser aprobado tiene tres días hábiles para presentar la corrección. Responsable Del Proceso 2.16 Verificar Plan de Mejoramiento Evalúa y verifica el desarrollo y cumplimiento de las acciones y objetivos propuestos en los Planes de Mejoramiento en el formato FO-E- GC-02-07/ FO-E-AC-0-01 Prepara y remite Informe de Seguimiento al Jefe de Control Interno, identificando las oportunidades de mejora. Auditor Asignado.

6 6 de 7 5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DEL PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS JEFE OFICINA CONTROL INTERNO SECRETARIA OFICINA CONTROL INTERNO EQUIPO AUDITOR RESPONSABLE DEL PROCESO AUDITOR ASIGNADO Inicio Determinar proceso a Auditar Informar al responsable del proceso Verificar documentación FO-E-GC FO-E-GC Efectuar reunión de apertura Elaborar lista de verificación FO-E-GC Desarrollar auditoria de campo FO-E-GC Elaborar informe preeliminar FO-E-GC Socializar informe Ajustar el informe de auditoria Entregar informe final Evaluar auditores Archivar documentos de auditoria Realizar plan de mejoramiento FO-E-GC FO-E-GC Presentar plan de mejoramiento Verificar plan de mejoramiento Fin

7 7 de 7 6. ANEXOS FO-E-GC Formato plan de auditoria. FO-E-GC Formato lista de verificación. FO-E-GC-02-0 Formato evaluación autocontrol. FO-E-GC Formato informe de auditoria. FO-E-GC Formato plan de mejoramiento por procesos. FO-E-GC Formato seguimiento al plan de mejoramiento por procesos. 7. DOCUMENTO DE REFERENCIA: Procedimientos del proceso a auditar. Normatividad interna y externa. Procedimiento para la elaboración del programa de auditorias internas. Informe final de auditoria anterior. Plan de mejoramiento del proceso vigente. Procedimiento para la elaboración y codificación de documentos. Acciones preventivas y correctivas de auditorias anteriores ISO NTCGP:1000:2009 ISO 9001:2008 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Fabio Beltrán Nombre: David Ballén Nombre: Milton Chavez Perdomo Rodríguez Cargo: Profesional Cargo: Profesional Universitario, Oficina Universitario, Oficina Cargo: Jefe Oficina Control Interno. Control Interno. Planeación Fecha: Fecha: Fecha: