Ministerio Planificación Nacional y Política Económica SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL 2015

Transcripción

1 Ministerio Planificación Nacional y Política Económica SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL 2015 Julio, 2015

2 Presentación El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 8292, Artículo 17 Inciso c): la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos resume en este documento el ejercicio de Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional correspondiente al año y el Plan de Acción de Mejoras Institucional Cada área/unidad funcional del ministerio, brindará un reporte mediante las Guías de Autoevaluación del Sistema de Control Interno, el cual se efectúa de acuerdo a lo establecido en el Lineamiento General para el Funcionamiento del SCI de MIDEPLAN, que dice: Artículo No. 4 Período de elaboración de la ASCI. La Autoevaluación del Sistema de Control Interno del MIDEPLAN deberá ser realizada por cada Unidad Funcional entre los meses de noviembre y diciembre de cada año, debiendo ser recibida por la UPI a más tardar el 15 de diciembre del mismo período. Dicho documento incluirá además el Plan Anual de Acciones de Mejora de cada Unidad Funcional, de acuerdo con la metodología previamente definida por la UPI. El instrumento o guía de Autoevaluación del Sistema de Control Interno que se implementó para los años y, posteriormente , incorporó algunos cambios a la metodología que venía desarrollándose desde el año 2008, en el sentido de que, cada área/unidad del ministerio deberán realizar para cada pregunta de cada componente de la guía, lo siguiente: a. Identificar Acciones de Mejora. Consiste en analizar la necesidad de identificar y mejorar los mecanismos de control actuales que se implementan a los procesos que se están ejecutando en el área y/o unidad. b. Identificar Recomendaciones Institucionales. Si algún aspecto de la Guía es considerada sin aplicación por parte del área/unidad, y corresponde a otras instancias institucionales atender el tema específico, deberán aportar recomendaciones para su atención, las cuales tendrán un tratamiento específico, con el fin de contribuir a una buena gestión institucional y a la transparencia y rendición de cuentas.

3 Contenido Presentación... 1 Contenido... 2 Análisis de los Componentes de Control Interno... 3 Normas Generales... 4 Ambiente de Control... 5 Valoración del Riesgo... 8 Actividades de Control... 8 Sistemas de Información Seguimiento del SCI Plan de Acciones de Mejora Normas Generales: Ambiente de Control: Valoración del Riesgo: Actividades de Control: Sistemas de Información: Seguimiento:... 13

4 Análisis de los Componentes de Control Interno Calificar los elementos, Componentes, Subsistemas y por ende el Sistema de Control Interno del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, tiene como propósito orientar a la institución en la implementación y desarrollo de cada uno de los subsistemas, componentes y elementos que conforman el Modelo Estándar de Control Interno. El Sistema de Control Interno de MIDEPLAN necesita tomar medidas correctivas, decisiones de cómo complementar las actividades y su desarrollo, redireccionando el curso de alguna actividad o cualquier otro cambio que se requiera para su mejoramiento. Dentro del marco integrado se identifican seis elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo de gestión de la institución. Los mismos son: Normas Generales Ambiente de Control. Evaluación de Riesgos. Actividades de Control. Información y Comunicación. Supervisión o Monitoreo AUTOEVALUACION CONTROL INTERNO Objetivo del Formulario: Evaluar la eficacia de los componentes de Control interno 1,Normas Generales 2. Ambiente de Control 3. Valoración de Riesgo 4. Actividades de Control 5. Sistemas de Información 6. Seguimiento SCI

5 Normas Generales Este componente contempla las regulaciones básicas del Sistema. Entre los temas de relevancia contemplados en este apartado están: Promover medidas y/o mecanismos pertinentes para la consecución de prioridades y objetivos institucionales Fortalecer el Sistema de Control Interno (SCI) de MIDEPLAN. Recopilación, procesamiento y almacenamiento la información del SCI y el desempeño institucional. Confiabilidad y oportunidad de los mecanismos de información y comunicación del SCI. Eficiencia, eficacia y calidad de las funciones ejecutadas en cumplimiento de los objetivos institucionales. Conocimiento sobre el ordenamiento jurídico y técnico que rige funciones asignadas. Características del SCI de ser aplicable, completo, razonable, integrado y congruente con sus competencias y atribuciones institucionales. Definición de las orientaciones básicas para vigilar el cumplimiento, la validez y suficiencia de todos los controles que integran el SCI para su continuo fortalecimiento. Aplicabilidad (oportuna y efectiva) según puesto de trabajo de las acciones pertinentes y requerimientos necesarios para el debido diseño, implantación, operación, y fortalecimiento del SCI. Promoción de compromiso institucional con la calidad del SCI para propiciar su materialización en todas las actividades y actuaciones de la organización. De acuerdo a los resultados obtenidos en la Autoevaluación del SCI de MIDEPLAN para ser aplicado en el año 2015, se identificaron algunos aspectos a nivel institucional que deben ser atendidos a nivel institucional. Es por esta razón que, las respuestas que se presentaron con un NO, presentan observaciones y/o comentarios que fueron traducidos en Recomendaciones para que, a nivel Jerárquico se tomen las previsiones del caso, y se deleguen responsabilidades y responsables para su ejecución. A continuación las recomendaciones del Componente Normas Generales.

6 Promover los mecanismos de información y comunicación del SCI, para garantizar la confiabilidad y oportunidad de lo especificado cada año sobre el SCI, pues no se conoce como se evalúan estos mecanismos a nivel institucional. Se debe desarrollar un estudio de cargas de trabajo a nivel integral de acuerdo a los objetivos del Ministerio para una mejor distribución de los recursos. Se requiere divulgación a nivel institucional del ordenamiento jurídico y técnico. Definir, administrar y promover a nivel de dirección superior y titulares subordinados las orientaciones básicas para vigilar el cumplimiento de la información relacionada con el cumplimiento, la validez y suficiencia de todos los controles que integran el SCI La calidad no sólo es documentar, sino que implica otra serie de aspectos que deben ser considerados para lograr un mejoramiento continuo en la gestión. Ante ello se deben implementar sistemas de gestión de calidad a nivel organizacional. Los Jerarcas deben involucrarse más activamente en la gestión interna del Ministerio. Ambiente de Control El propósito fundamental de este componente es estimular y promover la conciencia y el compromiso hacia el control revisando internamente revisando cada una de las situaciones, acciones, documentos, comportamientos, relaciones y actividades de control que constituyen los elementos que constituyen este componente. Entre los temas a considerar están: Promoción del compromiso con el SCI. Fortalecimiento de la ética institucional Atención de las recomendaciones, disposiciones y observaciones de los distintos órganos de control y fiscalización Integridad y los valores éticos Establecimiento y divulgación de indicadores que permitan medir la cultura de ética. Definir una estrategia para evaluar, actualizar y renovar el compromiso de la institución con la ética Vigilar y fortalecer los elementos informales del ambiente ético institucional Manual o Código de Conducta Institucional Inducción sobre los nuevos funcionarios en cuestiones ética

7 Manual de Puestos Procedimientos para evaluar específicamente la competencia profesional Evaluación de desempeño Programas de capacitación Políticas para la administración de personal Manual Organizacional Mecanismos de seguimiento efectivos de las estrategias Información periódica, oportuna y confiable sobre el cumplimiento de metas y objetivos por área y unidad funcional. La intervención de la Comisión Institucional de Valores ha sido de gran valor agregado para la institución, sin embargo, es importante rescatar que el tema de la ética es una responsabilidad de todos y todas, pero con mucho más razón para los Jerarcas y Titulares Subordinados. Esto quiere decir, que no se debe de esperar a que sea la CIV quien se responsabilice por su promoción exclusivamente. La puesta en marcha de los valores éticos y la creación de indicadores para medirlos es una tarea que se debe hacer en grupo. Los jerarcas y titulares subordinados deben asumir el compromiso de implementar la gestión ética en el ministerio. Debe reactivarse la intervención de la CIV. Debe existir mayor comunicación entre los Despachos, la auditoria y la UPI. Administrar los mecanismos sobre la integridad y valores éticos, pues los funcionarios firmaron sobre la existencia del Manual de ética, se desconoce cómo se evalúa el interés por la integridad y valores éticos. Pendiente la formulación y divulgación de un Manual de indicadores para la medición de la ética institucional por parte de la comisión. Establecer la estrategia para evaluar, actualizar y renovar el compromiso de la institución con la ética, mediante un Plan de trabajo para el fortalecimiento de los valores éticos Divulgar a nivel institucional la existencia del Plan de Trabajo para el Fortalecimiento de los Valores Éticos del MIDEPLAN en cuanto al conocimiento y aplicación del Código de Ética, orientado a las buenas prácticas, la transparencia y el mejoramiento continuo y los resultados de la ejecución de los mismos.

8 Definir, administrar y divulgar la constitución de un Manual o Código de Conducta Institucional pues en MIDEPLAN sólo existe un ""Manual de Principios y valores éticos. Seguir realizado el proceso de inducción a los funcionarios de nuevo ingreso de manera más coordinada con cada una de las Áreas de MIDEPLAN. Establecer fechas para realizar procesos de actualización a todos los funcionarios de la institución. Elaborar el Manual de Puestos de la Institución, una vez aprobadas formalizadas las funciones y los procesos de las unidades. Divulgar el programa institucional final de capacitación, pues los programas de capacitación están fundamentados en las necesidades detectadas por los resultados de la evaluación del desempeño, se desconoce si el programa final de capacitación institucional está fundamentado específicamente en las necesidades detectadas principalmente por los resultados de la evaluación del desempeño, este no se divulga. Es necesario fortalecer las políticas para la administración de personal en asuntos de reasignación y movimientos de personal en el Ministerio, así como su oportuna divulgación. Debe crearse un Manual de Políticas Institucionales. Actualizar y oficializar el Manual Organizacional y de funciones Institucionales y actualizarlo a la luz de los procesos. por parte de la unidad organizacional competente, tomando como base los decretos emitidos por MIDEPLAN que modifica la estructura organizacional.

9 Valoración del Riesgo El Ministerio debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas. Debe ser un proceso continuo, una actividad básica, como la evaluación continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora continua de los procesos. Se tratan temas como: Identificación, análisis, evaluación, administración y revisión en forma permanente y participativa, la valoración del riesgo institucional. Revisión y validación de los criterios de aceptabillidad para la definición de los riesgos institucionales Verificación y revisión de la efectividad continua y promoción de su perfeccionamiento.. SEVRI sustentado en el marco estratégico institucional. La institución cuenta con una Política de Administración de Riesgos Institucionales y un Portafolio de Riesgos, la cual se ha venido aplicando en dos niveles: a nivel de objetivos estratégicos institucionales y a nivel de los objetivos por cada proceso de área y unidad. Sin embargo, actualmente y a causa de la revisión de los procesos y subprocesos institucionales, este ejercicio debe ser actualizado e implementado por el 100% de las áreas y unidades como se indica en la recomendación siguiente. El SEVRI debe ser aplicado por el 100% de las áreas y unidades. Actividades de Control Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección superior. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos institucionales. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Los temas a tratar: Integración de la gestión estratégica, táctica y operacional de la institución con las Actividades de control y la administración de riesgos Manual de Procesos y Procedimientos (Trabajo sistemático orientado a la definición, actualización, documentación y comunicación de los procesos y procedimientos) Viabilidad de las actividades de control programadas Controles sobre la ejecución presupuestaria haciendo comparaciones con el cumplimiento de metas y objetivos. Determinación de los beneficios u obstáculos presentados durante su proceso

10 Funcionarios/as de la institución normados y socializados con la naturaleza de los activos pertenecientes a la institución incluyendo los derechos de propiedad intelectual, y los riesgos relevantes. Establecimiento, aplicación y fortalecimiento de medidas para prevenir la sustracción, pérdida, desvío, desperdicio o menoscabo del patrimonio institucional. Asesoramiento por parte de la Unidad Financiera Contable y Proveeduría Institucional para la formulación del Plan de Compras. Capacitación a los funcionarios/as sobre el cumplimiento de requerimientos legales asociados a determinados activos. Diseño,, adopción, evaluación y perfeccionamiento de las actividades de control pertinentes para la recopilación, procesamiento, mantenimiento y custodia de la información sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional. Comunicación de información sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional. Estandarización para la documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la institución, Área y/o Unidad. Supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI. Cumplimiento y perfeccionado las actividades de control necesarias para garantizar razonablemente la correcta planificación y gestión de los proyectos que la institución Actualización y divulgación de las regulaciones pertinentes para promover y vigilar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la rendición de garantías (póliza de fidelidad) a favor de la institución por los funcionarios encargados de recaudar, custodiar y/o administrar fondos y valores institucionales. Establecimiento y conocimiento de la normativa y los procedimientos internos de la institución donde se establezca los requerimientos de los Informes de fin de gestión. Las actividades de control. El esfuerzo se ha desarrollado en esta materia sin embargo, la metodología no ha sido aplicada efectivamente. Dar a conocer por parte de la Unidad de Comunicación lo relacionado con los Derechos de propiedad. Las unidades encargadas deben divulgar documentos oficiales, resoluciones judiciales, normativa, documentos y videos que produce y oficializa MIDEPLAN. Se requiere un mayor acompañamiento o una inducción de parte de la Unidad Financiero Contable para la elaboración del Plan de Compras. Se recomienda capacitación previa a la elaboración del plan de compra, además transparencia ante los funcionarios sobre el contenido presupuestario desglosado y el resultado del Plan de Compras integrado y aprobado.

11 Sistemas de Información Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada funcionario con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar la institución de forma adecuada. Los temas contemplados en este apartado son: Disposición de mecanismos necesarios para que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten las actividades de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés para la consecución de los objetivos institucionales. Existencia de mecanismos para obtener información externa sobre las necesidades y el nivel de satisfacción de los usuarios. Adecuación del sistema de información adoptado e implementado en área/unidad que involucre, su desarrollo de conformidad con el plan estratégico institucional. Debida gestión de almacenamiento y recuperación de la información, Confiabilidad, oportunidad y utilidad de los sistemas de información Los mecanismos de comunicación de la se dan en el tiempo propicio y de acuerdo las necesidades de los usuarios Mecanismos de comunicación de la información basados en un enfoque de efectividad y mejoramiento continuo. Existencia de mecanismos para la coordinación de tareas entre áreas, unidades y funcionarios/as Los sistemas de información garantizan razonablemente la calidad de la información y comunicación, la seguridad y una clara asignación de responsabilidades y administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles Plan Estratégico de Tecnologías de Información. Instaurar un mecanismo periódico sobre necesidades de los usuarios e informar los resultados y las acciones de mejora a todo el personal de MIDEPLAN. La Unidad de Informática Institucional en coordinación con la STSNP y las Áreas de trabajo del MIDEPLAN, deben elaborar un instrumento de consulta para obtener esta información, así como un proceso de divulgación al respecto. Si bien es cierto se hizo el esfuerzo por crear la Contraloría de Servicios en el Ministerio, no obstante, se considera necesario redefinir sus funciones en el marco de la Ley 9158, específicamente en cuanto a que es unipersonal, así como establecer cuáles serían los mecanismos a utilizar con los usuarios, tanto para conocer sus principales necesidades, así como medir su percepción sobre los servicios que brinda MIDEPLAN. Es necesario hacer una valoración técnica sustantiva para armonizar y alinear los sistemas de información

12 Formalizar mecanismos de comunicación de la información y el enfoque de efectividad y mejoramiento continuo. Definir, administrar y divulgar los mecanismos para la coordinación de tareas entre áreas, unidades y funcionarios pues no hay mecanismos oficiales establecidos y conocidos por todos para la coordinación de las diferentes tareas a lo interno (usuarios externos lo han externado por muchos años), a lo interno algunas unidades organizacionales utilizan la agenda compartida y la agenda institucional establecida para ello en Zimbra, como parte de ese mecanismo. Establecer políticas relacionadas con la calidad y pertinencia de la información de los diferentes sistemas de información que apoyan la toma de decisiones, pues en cuanto a la calidad de la información es el usuario administrador el responsable de garantizar la calidad en cada uno de los sistemas, así como las responsabilidades en cuanto el acceso y seguridad (usuario y clave). Elaborar el Plan Estratégico Informático Seguimiento del SCI Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. Los temas: Efectividad y prontitud en la atención de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones del SCI Establecimiento de mecanismos y canales de comunicación para el seguimiento del SCI, para emprender las acciones preventivas y correctivas. Socialización del SCI Implementación de las acciones preventivas o correctivas pertinentes para fortalecer Oportunamente en la implementación de las acciones preventivas o correctivas pertinentes para fortalecer el SCI. 6Contratación de auditorías externas. Definir, administrar y divulgar los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones del SCI, pues no se conoce las auditorías, los hallazgos ni si se atienden de manera efectiva y con prontitud como parte de las actividades permanentes y periódicas de seguimiento, para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema a lo largo del tiempo

13 Los informes de Auditoría deben ser copiados a la UPI, con el propósito de identificar posibles coincidencias con el tema de control interno y dar el seguimiento respectivo. Divulgar resultados de auditorías externas a toda la institución Plan de Acciones de Mejora 2015 Además de las recomendaciones se visualizaron algunas acciones de mejora como lo fueron: Normas Generales: Generar reportes más oportunamente y gráficamente para acompañar al Despacho en la toma de decisiones. (UPI) Capacitar a los miembros del Despacho y Directores y Jefaturas en general (UPI) Debe implementarse nuevos mecanismos de Control y Seguimiento en la institución. (UPI) Debe plantearse mecanismos de verificación que permitan constatar el buen funcionamiento del SCI. Ambiente de Control: Trabajar a nivel institucional (UPI) en la asesoría y actualización del Manual Organizacional, a través de los aportes de otras Comisiones (AME). Valoración del Riesgo: Revisión y/o redefinición de los riesgos existentes.

14 Actividades de Control: Impulsar la fase de procedimientos correspondiente a la desagregación en actividades, tareas, responsables y recursos. (AME) Participar en el proceso de levantamiento de los Procesos Institucionales. (ACI) Finalizar la revisión y actualización del Manual de Operación de la Caja Chica institucional. (Financiero) Proponer un nuevo mecanismo de implementación del SCI en la institución, más efectivo y menos engorroso que el actual. (UPI) Mejorar mecanismos de comunicación y principalmente definir a las áreas y unidades su compromiso de entregar información en los plazos definidos. Sistemas de Información: Elaboración de una política de comunicación institucional para la mejora de la coordinación y comunicación interna. Se espera a diciembre del 2015 contar con un diagnóstico de la política. (UCOM) Seguimiento: Debe fortalecerse a la UPI con un profesional en materia de Control Interno, con el fin de que al 100% esté dedicado en esta labor y pueda contribuir a mejorar dichos canales.

15 Conclusiones 6. Seguimiento SCI 5. Sistemas de Información 4, Actividades de Control 3. Valoración del Riesgo 2. Ambiente de Control 1. Normas Generales Total Respuestas Respuestas Negativas Respuestas positivas A pesar de que un 84% de las respuestas obtenidas en la aplicación de las Guías de Control Interno por parte de todas las áreas y unidades, aún hoy, existen un 16% de éstas que deben ser atendidas, y que requieren de un tratamiento especial por parte de la administración, ya que su intervención incide en las respuestas.. Si bien es cierto, todo Jerarca y Titular subordinado debe responder cada pregunta desde su gestión en cada área y unidad, existen temas que deben dársele un tratamiento diferente. Por ejemplo: El Manual de indicadores de ética. Este tema si bien es cierto lo promueve la Comisión Institucional de Valores, no es su responsabilidad directamente de que se definan los indicadores para poder medir o evaluar la ética en la gestión desde sus áreas. Es decir, el Director o la Jefatura, no debe esperar a que a nivel institucional exista dicho Manual (Esto si la institución no ha realizado ninguna gestión), sino que, a nivel de su propia área o unidad debe realizarse acciones que promuevan la identificación de esto, o buscar por otros medios asesoría o acompañamiento para atenderlo. Esto sucede con los demás temas.

16 QUE NOS HACE FALTA??? Componente 1: Normas Generales Promover los mecanismos de información y comunicación del SCI Desarrollar un estudio de cargas de trabajo a nivel integral Divulgar a nivel institucional el ordenamiento jurídico y técnico Implementar sistemas de gestión de calidad a nivel organizacional Jerarcas involucrados más activamente en la gestión interna del Ministerio Componente 2: Ambiente de Control Implementar la gestión ética en el ministerio Reactivar la intervención de la CIV Mayor comunicación entre los Despachos, la auditoria y la UPI Manual de indicadores para la medición de la ética institucional Divulgar Plan de Trabajo para el Fortalecimiento de los Valores Éticos del MIDEPLAN Manual o Código de Conducta Institucional Proceso de inducción a los funcionarios Manual de Puestos de la Institución Divulgar el programa institucional final de capacitación Fortalecer las políticas para la administración de personal Manual de Políticas Institucionales Actualizar y oficializar el Manual Organizacional y de funciones Institucionales

17 Componente 3: Valoración del Riesgo El SEVRI debe ser aplicado por el 100% de las áreas y unidades Componente 4: Actividades de Control Derechos de propiedad. Divulgar documentos oficiales, resoluciones judiciales, normativa, documentos y videos que produce y oficializa MIDEPLAN Inducción para la elaboración del Plan de Compras

18 Componente 5: Sistemas de Información Instaurar un mecanismo periódico sobre necesidades de los usuarios e informar los resultados y las acciones de mejora a todo el personal de MIDEPLAN Armonizar y alinear los sistemas de información Formalizar mecanismos de comunicación de la información y el enfoque de efectividad y mejoramiento continuo Crear mecanismos para la coordinación de tareas entre áreas, unidades y funcionarios Establecer políticas relacionadas con la calidad y pertinencia de la información Elaborar el Plan Estratégico Informático Componente 6: Seguimiento del SCI Definir, administrar y divulgar los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones del SCI Los informes de Auditoría deben ser copiados a la UPI Divulgar resultados de auditorías externas

19 Anexo