REGLAMENTO DEL EXPOSITOR

Transcripción

1 REGLAMENTO DEL EXPOSITOR XXXIX REUNION ANUAL DE LA ACADEMIA MEXICANA DE NEUROLOGIA Centro Internacional de Convenciones Puerto Vallarta 25 al 31 de octubre 2015 Estimado Expositor: El presente Manual del Expositor ha sido creado con el fin hacer más sencillas las tareas de logística, y ayudarle lograr mejores resultados al participar en la Exposición Comercial de este importante evento. En él encontrará horarios, planos, servicios incluidos, servicios opcionales como costo de Energía Eléctrica e Internet en caso de necesitarla, de acuerdo a las características de su STAND. Mucho le agradeceremos nos envíe sus requerimientos a la mayor brevedad a fin de brindarle el servicio que usted espera de nuestra empresa. Estamos seguros de su exitosa participación en este evento creemos que será una experiencia de gran valor tanto para su empresa como para los participantes del mismo. A T E N T A M E N T E Comité Organizador Congreso AMN Corporate Travel Services Lic. Christian Salazar Rosario Rodríguez Coordinador Congreso Apoyo Coordinación y Logística (55) (55) amn2015@ctsmex.com.mx amn2015@ctsmex.com.mx Página 1

2 INFORMACION GENERAL SEDE: Centro Internacional de Convenciones Dirección: Paseo de las Flores No. 505 Villa Las Flores C. P Puerto Vallarta, Jal. MONTAJE EXPOSICION Horarios Montaje y Desmontaje: MONTAJE: Domingo 25 octubre 07:00 am y hasta las 20:00 hrs. DESMONTAJE: Sábado 31 de octubre a partir de las 07:00 am y hasta las 12:30 hrs. Todos los materiales y equipos deberán ser retirados del área de exposición antes de las 12:30 horas del 31 de octubre. IMPORTANTE: En las áreas de Exposición y durante el montaje se requiere presentarse con playera de mangas, zapato cerrado o tenis, pantalón largo y no se puede fumar ni ingresar alimentos y bebidas a la propiedad. Los módulos deberán de respetar las dimensiones del espacio convenido. El material en exhibición será colocado de manera de no interferir ni bloquear la vista de otros stands. Todos los empaques y embalajes deberán ser retirados del área de exposición a más tardar a las 20:00 hrs. del día de montaje (domingo 25 de octubre). No se deberán colocar cajas ni material de empaque en los pasillos una vez que éstos han sido limpiados. En caso de que esto suceda, se le cobrará al expositor la limpieza de la zona. Una vez que la exposición ha sido abierta, no se podrá instalar ningún stand adicional. Todos los materiales o equipos que ingresen al área de exposición, deberán ir acompañados de una relación, inventario o remisión, misma que deberán de presentar a la Caseta de Vigilancia del Centro de Convenciones al momento de su registro. REGISTRO Y ADMISIÓN PERSONAL DE MONTAJES: La exposición no está abierta al público en general. Aquellas personas que visiten la exposición deberán solicitar un gafete en el área de registro y deberán portarlo durante su permanencia en la exposición. Los expositores registrados podrán ingresar durante el montaje y el desmontaje, mostrando sus gafetes a la seguridad. Al personal del montaje y desmontaje de stands, únicamente le será permitida la entrada al área de exhibición durante esta logística. Página 2

3 SEGURIDAD: La expo no cuenta con exclusividad de guardias de seguridad, en caso de ser requerido este servicio favor de solicitar cotización y contactar directamente a la Gerencia del Centro Internacional de Convenciones de Puerto Vallarta. Recomendamos a nuestros expositores establecer un adecuado control de sus pertenencias y en su caso, contratar el seguro que corresponda, ya que la agencia, los organizadores ni el Centro Internacional de Convenciones de puerto Vallarta, se responsabilizan en caso de daños o pérdidas. EFECTOS AUDIOVISUALES: Se permitirán únicamente si no interfieren con las actividades de otros expositores. ALIMENTOS Y BEBIDAS: No se permite la entrada de Alimentos y Bebidas a las instalaciones del Centro Internacional de Convenciones de Puerto Vallarta. RESPONSABILIDADES: Cualquier daño causado a las instalaciones y equipos lo determinará el CICPV a través de la Dirección de Operaciones, para que sea cubierto el importe de su reparación o reposición, según convenga a los intereses del Centro. Es responsabilidad del Expositor contratar los servicios de una empresa profesional para montar los stands, áreas de registro y demás instalaciones que requiera su evento. El sistema de mamparas y materiales en general, deberá ser de buena calidad, de baja combustibilidad y que estructuralmente ofrezcan seguridad e imagen aceptable. La empresa en cuestión deberá contar con aprobación del CICPV El control de desembarque o la carga enviada será responsabilidad del Expositor quien se encargará de coordinar, tanto la llegada a la entrada del evento, como su embarque a la salida del mismo. Para efectos de control el Expositor deberá enviar el listado de personal cargo del Montaje de su Stand, con copia de identificación del responsable junto con este reglamento debidamente firmado a más tardar 15 días previos al montaje del mismo. El CICPV no se responsabiliza ni acepta embarques por adelantado de cualquier producto ya sea para Expositores o para el propio Organizador. La carga podrá ser ingresada únicamente durante las fechas del evento. El CICPV es un recinto libre de humo, por lo tanto, queda estrictamente prohibido fumar en cualquier área del interior; también lo está usar drogas o ingerir bebidas alcohólicas. Las maniobras de mercancía, maquinaria, equipo o cualquier otro producto deberán realizarse con el máximo cuidado para evitar daños a alfombra, piso, muros, columnas y otras instalaciones. De igual Página 3

4 manera se deberá procurar que la maquinaria y equipo pesado esté apoyada sobre cojinetes de hule o materiales similares que protejan la alfombra y amortigüen vibraciones. Durante los períodos de montaje y desmontaje el Organizador se hará responsable de que todo el personal involucrado en su evento porte visiblemente su gafete de identificación. En el caso de requerir cruzar los pasillos o áreas comunes con cables eléctricos o cualquier otra instalación que ofrezca peligro, tanto a nivel de piso como en la parte superior de los mismos, deberán estar protegidos con canaletas y cinta de advertencia. Durante los períodos de montaje quedan restringidos los trabajos en el interior de cualquier área del recinto, tales como: carpintería, herrería, uso de sierras, compresores, pistolas de aire y equipos similares, así como usar productos que afecten el medio ambiente. Los períodos de montaje no están destinados a la construcción integral de los stands o elementos decorativos dentro de las instalaciones; por lo tanto, las adecuaciones en el montaje se limitarán a detalles mínimos de ajustes en el armado y construcción. Dentro de los diferentes sistemas para montaje queda excluida la utilización de tablarroca y yeso en la construcción y decoración de stands o instalaciones del evento. Es responsabilidad de cada Expositor que durante el período de desmontaje se retiren todas las marcas y residuos dejados en alfombra o piso, cualquiera que estos fueren. En caso de requerirse el uso de líquidos especiales, estos no deberán dejar huella alguna. El desacato a ésta disposición originará un cargo adicional por los trabajos que implique la limpieza. Sólo está permitida la fijación de alfombras al piso mediante cintas que no dejen huella. (Se recomienda usar cinta de la marca PROGRAFF). Queda prohibido aplicar o poner cintas adhesivas, pegamentos o cualquier otro material sobre superficies alfombradas, pintadas, señalamientos o cristales que formen parte del inmueble. De no atender esta disposición se aplicará un cargo adicional por los trabajos que implique la limpieza o arreglo del daño. Es facultad del Organizador autorizar la instalación de stands de doble altura en el Salón Vallarta, respetando un máximo de 6.50 metros. En todos los casos se deben observar estrictas medidas de seguridad, tanto en el sistema de construcción como en la electrificación, debiendo entregar previamente memoria de cálculo estructural y planos constructivos del stand para autorización de la Dirección de Operaciones del CICPV. Para el montaje de stands de diseño es de carácter obligatorio colocar plástico resistente para proteger 2 metros como mínimo todo el perímetro del stand; al retirarlo se deberá evitar dejar residuos y materiales de montaje en la alfombra. La señalización propia de Expositores (anuncios, mantas, banderines, etc.) deberá ubicarse dentro del área de su stand respetando una altura máxima de 4 metros para espacios sencillos y de 6.50 metros para espacios de doble altura. El propio Expositor deberá confeccionar estructuras para colocarla con base de apoyo en piso, cuidando los aspectos de seguridad y estética necesarios. No está permitido colocar anuncios, mantas u otros objetos sobre muros sonoaislantes del Salón Vallarta y del Salón Costa Alegre; tampoco sujetarse de plafones o de muros, ni utilizar clavos, tornillos, cinta adhesiva u otros productos que dañen o afecten las instalaciones; en caso de daños se aplicará sanción económica. Página 4

5 Solo está permitido el ingreso de plataformas articuladas o de tijera que funcionen con baterías (no de combustión interna), además deberán cumplir con las siguientes recomendaciones: a).- proteger las ruedas de los equipos con plástico cuidando de que siempre se mantenga adherido a las llantas; b).- realizar los giros del volante con el vehículo avanzando para evitar daños a la alfombra No se permite ni al Organizador ni al Expositor realizar acciones que dañen o deterioren las instalaciones. Cualquier violación a este punto ocasionará sanciones económicas por parte del CICPV. Suplicamos nota de la fecha y horarios de desmontaje ya que el tiempo extra que se genere, será con cargo a Expositor que la requiera. Mismo regla aplicará para Materiales y Equipo que no sean retirados en el horario establecido. DESMONTAJE: Sábado 31 de octubre a partir de las 07:00am y límite hasta las 12:30 hrs. del día. SERVICIOS. ENERGIA ELECTRICA: El Salón Vallarta cuenta con 62 registros en piso estratégicamente ubicados para proporcionar energía eléctrica monofásica y trifásica volts, con capacidad de hasta 75 amperes por registro. También en algunos sitios es posible proporcionar voltaje 440, previo estudio y cotización sobre demanda requerida. El acceso a las instalaciones eléctricas está restringido a toda persona ajena al CICPV; cualquier conexión a los centros de carga o registros la deberán realizar técnicos del Centro. La instalación eléctrica propia de los stands deberá ser contratada a una empresa especializada, previo conocimiento y aprobación de la Dirección de Operaciones. El abasto de materiales eléctricos adicionales para los stands, registros u otras instalaciones de la exposición/evento, tales como: cables, interruptores, contactos, extensiones, lámparas, etc., serán proveídos invariablemente por el Expositor. La instalación de ellos será efectuada por personal contratado por los mismos, previa autorización de la Dirección de Operaciones. Es responsabilidad del Organizador contar con personal de guardia de la empresa contratada para instalaciones eléctricas, con el fin de atender cualquier eventualidad que se llegase a presentar durante el desarrollo de la exposición/evento. Dicho personal deberá cubrir el horario previamente establecido y coordinar acciones con el personal técnico del Centro. El Expositor que requiera servicio de energía eléctrica nocturna para funcionamiento de equipos de refrigeración u otros, sólo podrá proporcionársele previo análisis de demanda requerida y contratación del servicio. El CICPV no se hace responsable por daños causados a maquinaria y/o equipo debido a variaciones de voltaje; por lo tanto, es indispensable que el usuario instale reguladores de voltaje o no break para protección de sus bienes. Página 5

6 Cualquier solicitud de energía eléctrica adicional queda sujeta a la aplicación de la tarifa correspondiente, así como a la aprobación del personal técnico del Centro, a través de la Dirección de Operaciones. La disponibilidad de los servicios anteriormente descritos está sujeta a prioridad en el orden en que se hagan las contrataciones en la Mesa de Servicios del CICPV. Trifásica 220 volts: 01 a 30 amperes $ por día 31 a 60 amperes $ por día 61 a 100 amperes $ 1, por día 101 a 150 amperes $ 2, por día 151 a 200 amperes $ 3, por día Nota: Demandas mayores se cotizarán por separado de acuerdo a requerimientos. Voltaje 440: El Centro de Convenciones cuenta con energía eléctrica 440 volts en diversas fases para servicio a expositores. Todo requerimiento deberá solicitarse con anticipación al evento y se cotizará de acuerdo a demanda. Disponible sólo en Salón Vallarta. Energía Eléctrica Nocturna: 01 a 15 amperes $ por noche 16 a 30 amperes $ por noche 31 a 60 amperes $ por noche INTERNET: El Centro Internacional de Convenciones de Puerto Vallarta cuenta con servicios de Internet alámbrico, inalámbrico o por modem en cualquier área del recinto. La contratación deberá realizarse 15 días antes del evento. En caso de requerir enlaces especiales para el evento, deberán contratarse directamente a Teléfonos de México. RED CABLEADO ESTRUCTURADO, 4 MB: Servicio por 1 día $ por máquina Servicio por 2 días $ por máquina Servicio por 3 días $ por máquina Servicio por 4 días $ por máquina Página 6

7 INALAMBRICO (INFINITUM) COMPARTIDO, 4 MB: Conexión 1 máquina $ por evento Conexión 2-3 máquinas $ por equipo, por evento Conexión 4-5 máquinas $ por equipo, por evento Conexión 6 máquinas o más $ por equipo, por evento INALAMBRICO (INFINITUM) DEDICADO, 4 MB $ por evento Nota: Cualquier servicio incluye cable para conexión a una sola PC. Instalación de PC adicional: $ RENTA DE MOBILIARIO Y EQUIPO: Silla tapizada azul por día Medio tablón de 1.83 x 0.46 m por día Mantel de 3.00 x 1.70 m. color tinto por día Bambalina de 3.00 x 0.75 m. color blanco por día LIMPIEZA: Personal del CICPV se encargará de la limpieza y retiro de basura de áreas comunes del recinto (lobbies, plazoleta, zona de maniobras, etc.), así como de la limpieza permanente y equipamiento de sanitarios que se utilicen en el evento durante el período de renta de instalaciones Concluida la exposición/evento el Expositor será responsable de retirar la basura y materiales de desecho de las áreas contratadas; de no hacerlo personal del CICPV realizará ésta labor con cargo al expositor. No se permite al Expositor, o empresas de montaje, dejar desechos de materiales utilizados en la confección de stands u otras instalaciones en andenes o patios de maniobras, ni utilizar para estos fines los contenedores de basura propios del recinto. El desacato a este punto originará sanciones económicas. El CICPV sólo se responsabiliza de la seguridad propia de sus instalaciones, áreas comunes y perimetrales, como son: plazas, vestíbulos, zona comercial y estacionamiento público, entre otras; por lo tanto, el Expositor deberá contratar los servicios para la seguridad adicional de sus equipos y/o stands, en función a los horarios, tamaño y días del mismo. Página 7

8 El CICPV no tiene injerencia en el control de ingreso y salida de materiales, productos o equipos propios de la exposición/evento; por tal motivo, el Expositor deberá implementar las acciones convenientes para atender estos aspectos, teniendo especial cuidado en el manejo de materiales clasificados como peligrosos (gases, productos inflamables, oxidantes, tóxicos, corrosivos, etc.). Cualquier actividad que por exhibición o entretenimiento pretenda realizar el Expositor que incluya el lanzamiento de objetos, requerirá aprobación de la Dirección de Operaciones y deberá acatar las disposiciones que ésta dicte con el fin de evitar accidentes o daños a las personas, mobiliario, equipo y al propio inmueble. De igual manera deberán sujetarse exclusivamente al espacio propio o stand, respetando las áreas comunes. Los globos u otros objetos que por necesidades propias de la exposición/evento requieran colocarse dentro de las instalaciones, deberán contar con autorización de la Dirección de Operaciones y, en todo caso, sólo se podrá utilizar gas helio. Cualquier instalación de gas LP que requiera el Expositor queda sujeta a autorización por parte de la Dirección de Operaciones, quién establecerá las características de materiales a utilizar en la instalación, ubicación de tanques y medidas de seguridad que eviten accidentes. El usuario deberá adquirir los materiales necesarios para la instalación y asegurarse los servicios de técnicos especializados para ejecutar los trabajos, bajo supervisión de la propia Dirección. ALIMENTOS Y BEBIDAS: El CICPV opera en forma exclusiva el servicio de alimentos y bebidas, por lo tanto, queda prohibida la introducción de cualquier producto relacionado con el giro, así como utilizar los espacios rentados por el Expositor, para proporcionar estos servicios. La Dirección de Alimentos y Bebidas opera las áreas de Cafetería y Cocina del CICPV, estas funcionan durante la realización de cualquier exposición/evento, incluidos los períodos de montaje y desmontaje. Las peticiones de servicio de alimentos y bebidas dentro de las instalaciones deberán contratarse en la Dirección de Alimentos y Bebidas, única entidad autorizada para ofrecer estos servicios dentro del CICPV. Esta Dirección, a solicitud del Organizador y previa cotización, podrá instalar áreas especiales para proporcionar los servicios y atender horarios de acuerdo a requerimientos del evento. Las exposiciones que por sus características estén abiertas al consumo del público y/o aquellas que por su naturaleza involucren la degustación de alimentos y/o bebidas, deberán contar con autorización escrita de la Dirección General, para su regulación. CORTESIAS, PROMOCIONES Y PATROCINIOS: Las cortesías, promociones y en el caso de alimentos y bebidas, la degustación de éstos que requiera ofrecer el Expositor, estarán sujetas a la autorización de la Dirección General. De no cumplir con esta disposición, el CICPV se reserva el derecho de recoger los artículos, productos o materiales, así como de hacer desalojar a las personas que estén realizando tales actividades. Lo anterior, sin excluir la aplicación de otro tipo de sanciones. Cualquier clase de patrocinio parcial o general que considere el Organizador, deberá contar con autorización previa de la Dirección General. En caso de violación a esta disposición, el recinto tomará las medidas que juzgue convenientes quedando exento de toda responsabilidad. En el caso de que el expositor cuente con patrocinio de alimentos o bebidas que representen una competencia con los productos que vende el CICPV, se aplicará un cargo por desplazamiento de Página 8

9 negocio; lo anterior como compensación por la pérdida de ingresos ocasionada. Esta disposición no aplica para los clientes que contraten descorche. Los equipos de sonido que utilicen los Expositores deberán operarse con un máximo de 80 decibeles. Lo anterior con el propósito de mantener un ambiente que no afecte las actividades propias de la exposición/evento ni las del recinto en general. El CICPV no se hará cargo de la custodia de artículos, materiales, equipos u objetos olvidados o abandonados en sus instalaciones una vez desalojadas por parte del Organizador/Expositores, ni asume responsabilidad alguna; antes bien, se reserva el derecho de disponer de tales bienes de la manera que mejor le convenga, incluyendo las sanciones de orden económico aún en el caso de que fueran retirados en fechas posteriores. Al finalizar el evento, el expositor deberá entregar el espacio ocupado en las mismas condiciones en las que le fue entregado por los organizadores, de no hacerlo así, los costos de reparación o limpieza serán por su cuenta. Cualquier enmienda a éstos términos se deberán hacer por escrito a los organizadores, y estará sujeta a aprobación. ALMACENAJE DE MATERIAL: El Centro de Convenciones no cuenta con áreas de bodega disponibles para guardar todo el material que los expositores no ocupen durante los días de exposición. Se recomienda a los expositores tener tarjetas de identificación en todas las cajas o empaques y almacenarlos en sus habitaciones. Agradecemos tomar nota de la información de este documento y solicitamos el llenado de los datos siguientes: NOMBRE Y FIRMA DE ENTERADO. EMPRESA: NUMERO DE STAND: DOMICILIO FISCAL: RFC: TELEFONO OFICINA: Página 9

10 TELEFONO CELULAR: PERSONA RESPONSABLE DE MONTAJE Y DESMONTAJE: CARGO: (Indispensable firmar de enterado en cada una de las páginas, llenar datos de página 10 y anexar copia de Identificación Oficial con fotografía de la persona responsable del montaje) Página 10