CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO SOLOMA, DEL DEPARTAMENTO DE HUEHUETENANGO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

2 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor: Nicolás González Martínez Diéguez Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

3 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor: Nicolás González Martínez Diéguez Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

4 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor: Nicolás González Martínez Diéguez Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

5 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO SOLOMA, DEL DEPARTAMENTO DE HUEHUETENANGO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

6 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas informáticos utilizados por la Entidad 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General 6.2 Estado de Resultados 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

7 6.4 Notas a los Estados Financieros 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) 11.2 Visión (Anexo 2) 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4) 11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5) 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) 11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7) 11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

8 1. 2. Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor: Nicolás González Martínez Diéguez Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los) Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM de fecha 21 de septiembre 2012 he (hemos) efectuado, en la (el) Municipalidad de San Pedro Soloma, del Departamento de Huehuetenango con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Falta de Manuales de Funciones y Procedimientos Obras terminadas clasificadas en la cuenta Construcciones en Proceso HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

9 Área Financiera Incumplimiento de funciones Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales sobre la fijación del monto de las dietas La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Lic. Gladys Marcela Lopez Gutierrez (Coordinador) y Lic. Juan Adrian Sosa Esteban (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Lic. GLADYS MARCELA LOPEZ GUTIERREZ Coordinador Gubernamental Lic. JUAN ADRIAN SOSA ESTEBAN Supervisor Gubernamental

10 1 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

11 2 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM de fecha 21 de septiembre OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al Balance General, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, así como la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importancia relativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.

12 3 Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la Municipalidad de San Pedro Soloma, del Departamento de Huehuetenango, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012, de conformidad con la muestra seleccionada; con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos, Maquinaria y Equipo, Construcciones en Proceso, Bienes de Uso Común, Activo Intangible Bruto, Gastos del Personal a Pagar y Documentos a Pagar a Largo Plazo. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Tasas, Venta de Servicios y Transferencias Corrientes del Sector Publico y del área de gastos, las cuentas Remuneraciones y Bienes y Servicios Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central. Del área de Egresos, los Programas siguientes: Programa 01 Actividades Centrales, Programa 13 Educación y Programa 14 Red Vial, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto siguientes: 000 Servicios Personales, 100 Servicios no

13 4 Personales, 200 Materiales y Suministros y 300 Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles, mediante la aplicación de pruebas selectivas. Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos Al 31 de diciembre el saldo de la cuenta No. 1112, Bancos, presenta disponibilidades de efectivo por un valor de Q.405,810.23, integrada por 3 cuentas bancarias como se resume a continuación: Una cuenta Única del Tesoro (Pagadora), una cuenta receptora y una monetaria, abiertas en el Sistema Bancario Nacional. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 de diciembre de 2012 correspondientes a cada cuenta. "Ver hallazgo relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 1". Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No.1230 presenta un saldo de Q.29,477,556.08, integrado por las siguientes cuentas: 1231 Propiedad y Planta en Operación Q.5,293,642.94; 1232 Maquinaria y Equipo Q.6,999,266.29; 1233 Tierras y Terrenos Q.836,655.11; 1234 Construcciones en Proceso Q.5,253,047.65, "Ver hallazgo relacionado con el control interno No. 2"; 1237 Otros Activos Fijos Q ; 1238 Bienes de Uso Común Q.11,094,744.09; los saldos de las cuentas según el Balance General, concilian con los registros del

14 5 Inventario General de la Municipalidad a esa fecha, excepto la cuenta 1234, la cual no está incluida en el libro de inventario físico, toda vez que las obras no han sido concluidas. Proyectos de Inversión Social En dicha cuenta se capitalizaron las erogaciones de fondos con destino específico para inversión, que corresponden a ejecución de proyectos que no generan capital fijo, cuyas amortizaciones fueron efectuadas de conformidad con los lineamientos contables emitidos por el ente rector. Dichos proyectos se detallan incompletos en el Anexo del presente informe. "Ver hallazgo relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 1" Gastos del Personal a Pagar Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No. 2113, presenta un saldo de Q.491,736.12, en concepto de retenciones laborales descontadas al personal. Documentos a Pagar a Largo Plazo Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No. 2221, presenta un saldo de Q.208,196.62, en concepto de saldo por pagar al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), según Convenio de Pago No Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de la auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos Tasas La Cuenta No.5122, registra durante el ejercicio fiscal 2012, la cantidad de Q.362,707.68, provenientes de valor de recursos propios obtenidos por la municipalidad. Venta de Servicios La Cuenta No.5142, registra durante el ejercicio fiscal 2012, la cantidad de

15 6 Q.382,534.00, provenientes de valor de la venta neta de bienes y servicios. Transferencias corrientes del Sector Público Las transferencias corrientes del sector público recibidas por la municipalidad en el ejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No. 5172, ascienden a la cantidad de Q.2,441, Gastos Remuneraciones Los gastos de consumo se integran por remuneraciones, los que en el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a la cantidad de Q.2,769,627.71, según Cuenta No Bienes y Servicios Se integra por el valor de los gastos devengados en concepto de bienes de consumo y servicios no personales, para la producción de bienes y servicios públicos de utilidad directa para los destinatarios durante el ejercicio fiscal 2012, los cuales ascendieron a la cantidad de Q.665,350.28, según Cuenta No Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2012, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 14 de diciembre de 2011, mediante Acta No Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q.17,246,686.61, el cual tuvo una ampliación de Q.5,129,621.20, para un presupuesto vigente de Q.22,376,307.81, ejecutándose la cantidad de Q.17,024, (76%), en las diferentes clases de ingresos especificas siguientes: Ingresos Tributarios Q.142,004.00, Ingresos no Tributarios Q.519,525.68, Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública Q.123,636.00, Ingresos de Operación Q.258,914.00, Rentas de la Propiedad Q.21,675.02, Transferencias Corrientes Q.2,441,915.79, y Transferencias de Capital Q.13,517,

16 7 Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q.17,246,686.61, el cual tuvo una ampliación de Q.5,129,621.20, para un presupuesto vigente de Q.22,376,307.81, ejecutándose la cantidad de Q.16,324, (73%) a través de los programas específicos siguientes: En el Programa 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q.3,228,952.59, "Ver hallazgo relacionado con el control interno No. 1 y hallazgo relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 2"; en el Programa 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad de Q.733,373.61, en el Programa 12 Medio Ambiente, Forestal y Agrícola, la cantidad de Q.258,271.10, en el Programa 13 Red Vial, la cantidad de Q.2,682,469.51, en el Programa 14 Educación, la cantidad de Q.6,934,279.41, en el Programa 15 Energía Eléctrica, la cantidad de Q.258,059.88, en el Programa 16 Desarrollo Urbano y Rural, la cantidad de Q.1,452,932.22, en el Programa 99 Deuda, la cantidad de Q.776,225.42; de los cuales el programa 14 es el más importante con respecto a la ejecución y representa un 42% de la misma. La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 08 de febrero de 2013, mediante Acta No Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó ampliaciones presupuestarias por un valor de Q.5,129,621.20, y transferencias por un valor de Q.8,171,747.19, verificándose que las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registras adecuadamente en Módulo de Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo

17 8 correspondiente Convenios La Municipalidad de San Pedro Soloma, Huehuetenango, reportó que al 31 de diciembre 2012, no tiene convenios vigentes Donaciones La Municipalidad de San Pedro Soloma, Huehuetenango, no reportó donaciones durante el ejercicio Préstamos En el ejercicio fiscal 2012, la Municipalidad no percibió ingresos en concepto de préstamos Transferencias La Municipalidad reportó transferencias o traslados de fondos a diversas entidades u organismos, durante el período 2012, por la cantidad de Q.208,936.91, las cuales se describen a continuación: Transferencias Otorgadas al Sector Privado: Esta cuenta durante el año 2012, ascendió a la cantidad de Q.47,400.00, la cual se integra de la siguiente manera: a) Cuotas de la ANAM correspondientes a los meses de diciembre de 2011 y enero a noviembre de 2012, por la cantidad de Q.12,000.00, y b) Planillas por la cantidad de Q.35, Transferencias de Capital al Sector Privado: Esta cuenta corresponde a Transferencias de la municipalidad, para construcción del Proyecto Escuela Primaria de la Aldea Ixtenam, durante el período 2012, por la cantidad de Q.116, Transferencias de Capital al Sector Público: Esta cuenta corresponde a Transferencias de la municipalidad, para la Mancomunidad Fronteras del Norte, durante el período 2012, por la cantidad de Q.45,

18 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el sistema de contabilidad integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, adjudicó 10 concursos, finalizados anulados 1 y finalizados desiertos 0, según reporte de Guatecompras generado al 31 de diciembre de Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad registró mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.

19 10 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General

20 Estado de Resultados

21 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

22 Notas a los Estados Financieros

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30 21 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de Manuales de Funciones y Procedimientos Condición Se determinó que la municipalidad no cuenta con Manuales de funciones y procedimientos, para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades que se desarrollan en cada una de las direcciones y oficinas de la entidad. Criterio El Acuerdo Interno No , de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 1.10, Manuales de Funciones y Procedimientos, establece: "La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos, para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los jefes y demás ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo." Causa El Alcalde Municipal no ha apoyado ni promovido, la elaboración de los Manuales de funciones y procedimientos para cada puesto de trabajo. Efecto Las actividades laborales de los empleados municipales, no están detalladas de manera escrita, provocando confusión e incumplimiento en la realización del trabajo para cada uno de los puestos. Recomendación Que el Alcalde Municipal, apoye y promueva, la elaboración de los Manuales de funciones y procedimientos de cada puesto de trabajo, dándolos a conocer a los miembros del Concejo Municipal, para su respectiva aprobación.

31 22 Comentario de los Responsables En oficio No. 010-DAM , de fecha 01 de febrero de 2013, se dio a conocer al responsable el presente hallazgo; así mismo, se suscribió el acta No del Libro No. L2 17,304, de fecha 25 de febrero de 2013, sin embargo no emitió ningún comentario al respecto. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo porque el responsable no se pronunció, ni presentó pruebas de desvanecimiento en relación al mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 3, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL NICOLAS GONZALO MARTINEZ DIEGUEZ 5, Total Q. 5, Hallazgo No. 2 Obras terminadas clasificadas en la cuenta Construcciones en Proceso Condición Al 31 de diciembre de 2012 el balance general de la municipalidad presenta en la Cuenta No.1234 Construcciones en Proceso, la cantidad de Q.5,253,047.65, valor que incluye obras recepcionadas y liquidadas que aún no han sido rebajadas de dicha cuenta. Criterio El Acuerdo Interno No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 5.5. Registro de las Operaciones Contables, establece: "La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de

32 23 tesorería, confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables". El numeral 5.8 Análisis de la Información Procesada, establece: "La máxima autoridad de cada ente público, debe normar que toda la información financiera, sea analizada con criterios técnicos. Las unidades especializadas de cada ente público son las responsables de realizar el análisis financiero oportuno de toda la información procesada, así como la interpretación de los resultados para asegurar que la misma es adecuada y que garantice que los reportes e informes que se generan periódicamente sean confiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial." Así mismo, el numeral 5.9 Elaboración y Presentación de Estados Financieros, establece: "...La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad en su respectivo ámbito, deben velar porque los estados financieros se elaboren y presenten en la forma y fechas establecidas, de acuerdo con las normas y procedimientos emitidos por el ente rector." Causa No se han implementado los procedimientos, por parte del Director Municipal de Planificación, para el traslado de la información de las obras terminadas, al encargado de contabilidad. Efecto Que el Balance General no refleje el saldo real en la cuenta 1234 Construcciones en Proceso, lo cual incide en la información financiera, que presentan los Estados Financieros. Recomendación Que el Alcalde Municipal gire instrucciones, al Director Municipal de Planificación, para que traslade oportunamente la información correspondiente a las actas de recepción y liquidación de obras, al encargado de contabilidad, con el fin de que efectúe la reclasificación de las obras ya terminadas, y se presente el saldo correcto en la cuenta Construcciones en Proceso, del Balance General. Comentario de los Responsables En oficio No. 010-DAM , de fecha 01 de febrero de 2013, se dio a conocer al responsable el presente hallazgo; así mismo, se suscribió el acta No del Libro No. L2 17,304, de fecha 25 de febrero de 2013, sin embargo no emitió ningún comentario al respecto.

33 24 Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo porque el responsable no se pronunció, ni presentó pruebas de desvanecimiento en relación al mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION ANDRES JOSE MATEO 4, Total Q. 4, HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Incumplimiento de funciones Condición El Director de AFIM, no cumplió con las siguientes funciones: a) Enviar certificación del acta que documenta el corte de caja y arqueo de valores de los meses de septiembre a diciembre 2012, a la Contraloría General de Cuentas; b) Integrar correctamente la cuenta 1241 Activo intangible bruto, que al 31 de diciembre de 2012, presenta en el Balance General, un saldo de Q.6,684,752.51, mientras que la integración del Reporte de Ejecución de proyectos de inversión social (Activo intangible) presenta un saldo de Q. 3,941,486.71, sin que se haya hecho la integración de la diferencia, la cual asciende a la cantidad de Q.2,743, Criterio El Decreto Número , del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, Artículo 98. Competencia y funciones de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, literal e), establece: Remitir a la Contraloría General de Cuentas, certificación del acta que documenta el corte de caja y arqueo de valores municipales, a más tardar cinco (5) días hábiles después de efectuadas esas operaciones. Así mismo, el Acuerdo No de fecha 08 de julio de 2003, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, emitidas por

34 25 el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, numeral 5, Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental. Sub numeral 5.5 Registro de las Operaciones Contables, establece: La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenta con la documentación de soporte para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables. El Sub numeral 5.9, Elaboración y Presentación de Estados Financieros, establece: La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar los procedimientos para la elaboración y presentación de Estados Financieros. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cata entidad en su respectivo ámbito, deben velar porque los estados financieros se elaboren y presenten en la forma y fechas establecidas, de acuerdo con las normas y procedimientos emitidos por el ente rector. Causa Inobservancia en el cumplimiento de funciones por parte del Director de la AFIM, al la normativa legal vigente. Efecto Limitación por parte de la Contraloría General de Cuentas, al no tener información oportuna con relación a los cortes de caja y arqueos de valores mensuales; así también inadecuada integración de la cuenta 1241 Activo Intangible Bruto. Recomendación Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al Director de la AFIM, para que las Actas, que contienen el corte de caja y arqueo de valores, sean presentadas a la Contraloría General de Cuentas, dentro de los primeros cinco días de cada mes; así mismo, que conjuntamente con el Encargado de Contabilidad, procedan a efectuar la integración de la cuenta 1241 Activo intangible bruto, del Balance General.

35 26 Comentario de los Responsables En oficio No. 010-DAM , de fecha 01 de febrero de 2013, se dio a conocer al responsable el presente hallazgo; así mismo, se suscribió el acta No del Libro No. L2 17,304, de fecha 25 de febrero de 2013, sin embargo no emitió ningún comentario al respecto. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo porque el responsable no se pronunció, ni presentó la integración correcta de la cuenta 1241 Activo Intangible bruto, por lo tanto no se desvanece el mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR AFIM DAVID (S.O.N.) CASTAÑEDA CANO 4, Total Q. 4, Hallazgo No. 2 Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales sobre la fijación del monto de las dietas Condición Al evaluar el Renglón 062 Dietas para cargos representativos, correspondiente a la Actividad 01 Concejo Municipal, del Programa 01 Actividades Centrales, se estableció que no se informó al Ministerio de Finanzas Públicas sobre la fijación del monto de las dietas, según Acta No , de fecha 03 de febrero de Criterio El Decreto Número , del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 78. Dietas, Segundo Párrafo, Establece: "La fijación de dietas debe autorizarse por Acuerdo Gubernativo, previo dictamen favorable del Ministerio de Finanzas Públicas. Se exceptúan de esta disposición las entidades que la ley les otorga plena autonomía, que se rigen por sus propias normas, debiendo informar al Ministerio de Finanzas Públicas sobre dicha fijación." Causa Incumplimiento a la normativa legal vigente, por parte del Secretario Municipal.

36 27 Efecto El Ministerio de Finanzas Públicas, no cuenta con la información relacionada al monto de las dietas, que reciben tanto los miembros de la Corporación municipal, como el secretario municipal. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Secretario Municipal, para que informe oportunamente al Ministerio de Finanzas Públicas, sobre el monto de dietas a pagar, según el acuerdo municipal correspondiente, tal como lo establece la norma legal. Comentario de los Responsables En oficio No. 010-DAM , de fecha 01 de febrero de 2013, se dio a conocer a los responsables el presente hallazgo; así mismo, se suscribió el acta No del Libro No. L2 17,304, de fecha 25 de febrero de 2013, sin embargo no emitieron ningún comentario al respecto. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo porque los responsables no se pronunciaron, ni presentaron pruebas de desvanecimiento en relación al mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales SECRETARIO MUNICIPAL MANUEL DE JESUS LEMUS LOPEZ 4, Total Q. 4, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior correspondientes al ejercicio fiscal 2011, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que se le dio cumplimiento y se implementaron las mismas.

37 28 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO 1 NICOLAS MATEO PEREZ RODRIGUEZ ALCALDE MUNICIPAL 01/01/ /01/ NICOLAS GONZALO MARTINEZ DIEGUEZ ALCALDE MUNICIPAL 15/01/ /12/ JOSE DOMINGO JUAREZ TOMAS SINDICO I 01/01/ /01/ FRANCISCO JUAN LOPEZ ANDRADE SINDICO I 15/01/ /12/ ESTEBAN FRANCISCO DIEGO MARTIN SINDICO II 01/01/ /01/ FERNANDO ANDRES GONZALEZ LOPEZ CONCEJAL I 01/01/ /01/ PEDRO TOMAS GONZALEZ FRANCISCO CONCEJAL I 15/01/ /12/ RIGOBERTO MIGUEL FRANCISCO CONCEJAL II 15/01/ /12/ JUAN GASPAR GONZALEZ CONCEJAL III 15/01/ /12/ JOSE ESTEBAN TOMAS JOSE CONCEJAL IV 01/01/ /01/ JORGE LUIS ZACARIAS LOPEZ CONCEJAL IV 15/01/ /12/ DIEGO MARTIN DOMINGO NICOLAS DIEGO CONCEJAL V 01/01/ /01/ DANIEL ENRIQUE LUIS LOPEZ CONCEJAL V 15/01/ /12/ OLIVER LEONEL ALVARADO DEL VALLE DIRECTOR AFIM 01/01/ /01/ DAVID CASTAÑEDA CANO DIRECTOR AFIM 15/01/ /12/ ERVIN RAMON DIAZ VELASQUEZ DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/ /01/ ANDRES JOSE MATEO DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 02/02/ /12/ MANUEL DE JESUS LEMUS LOPEZ SECRETARIO MUNICIPAL 15/02/ /12/2012

38 COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Lic. GLADYS MARCELA LOPEZ GUTIERREZ Coordinador Gubernamental Lic. JUAN ADRIAN SOSA ESTEBAN Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

39 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) La municipalidad de San Pedro Soloma es una institución de derecho público, cuya misión es alcanzar el bien común de todos los habitantes del Municipio, de las áreas urbana y rural. Principalmente regulará, prestará y administrará los servicios públicos de la población bajo su jurisdicción territorial, sin perseguir fines lucrativos, y en las condiciones establecidas en el Código Municipal Visión (Anexo 2) La Municipalidad velará y garantizará el fiel cumplimiento de las políticas del Estado, a través de ejercer y defender la autonomía municipal, conforme lo establece la Constitución Política de la República de Guatemala y el Código Municipal. La municipalidad de San Pedro Soloma, departamento de Huehuetenango, será una institución que impulsará permanentemente el desarrollo integral del Municipio; resguardará su integridad territorial, el fortalecimiento de su patrimonio económico, la preservación de su patrimonio natural y cultural y promoverá la participación efectiva, voluntaria y organizada de los habitantes, en la solución de sus problemas. La administración municipal se llevará al óptimo nivel de efectividad en función de los fines del Municipio. Se logrará la excelencia en la prestación de los servicios públicos, la máxima eficiencia en la recaudación municipal y en la participación de la población a través de los COCODE's y CONIUDE Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Concejo Municipal, el cual se integra por el Alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por sufragio universal para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde, quien constituye el jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside el Concejo y dirige la administración municipal. Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberación y de decisión. El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos que conocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes:

40 31 1. Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes; 2. Salud y asistencia social; 3. Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda; 4. Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales; 5. Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana; 6. De finanzas; 7. De probidad; 8. De los derechos humanos y de la paz; 9. De la familia, la mujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otra forma de proyección social. El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario. La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para la función municipal, siendo las siguientes: - Dirección Municipal de Planificación - Oficina Municipal de la Mujer - Administración Financiera Integrada Municipal Asimismo, la municipalidad deberá contar con un Auditor Interno, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, quien reporta ante el Concejo Municipal.

41 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)

42 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5) 1. Reporte de Obras por Administracion

43 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6)

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47 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7)

48 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)