Resumen Ejecutivo del Seguimiento Nº S Al Informe Definitivo N Asociación Civil Farmacias Populares

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1 RESUMEN EJECUTIVO DEL SEGUIMIENTO Nº S ASOCIACIÓN CIVIL FARMACIAS POPULARES Características Generales del Ente Evaluado. La Asociación Civil fue creada con el nombre de Asociación Civil Farmacia Social Hospital Central, según Acta Constitutiva de fecha 07 de Agosto de 2002, adquiriendo su personalidad jurídica con la protocolización del acta en la Oficina Subalterna del Primer Circuito de Registro Público de los Municipios San Cristóbal y Torbes del Estado Táchira, bajo el N 49, tomo 006, Protocolo 01, en fecha 07 de agosto de El 23 de septiembre de 2008, mediante acta extraordinaria de Junta Directiva fueron modificados los Estatutos Sociales, en cuanto al cambio de nombre a Asociación Civil Farmacias Socialistas, la cual fue registrada en fecha 12 de noviembre de Posteriormente mediante Acta de Asamblea General Extraordinaria de Junta Directiva de fecha 12 de enero de 2009 registrada en fecha 30 de enero de 2009 fue modificado su nombre a. La Asociación tiene por objeto la compra y venta al mayor y detal de toda clase de productos y artículos médico-farmacéuticos, patentados y específicos, material quirúrgico, clínico descartable y paramédico, toda clase de medicamentos genéricos, así como también otros tipos de materia primas para la elaboración y preparación de fórmulas. Venta de artículos de perfumería y cosméticos en general; así como cualquier otra actividad de lícito comercio relacionada con la actividad farmacéutica, sin más limitaciones que las establecidas por las leyes que regulan la materia, en consecuencia podrá realizar toda actividad que sea preparatoria, necesaria o resultante de su objeto comercial. La Asociación podrá igualmente donar, vender, permutar y en general ejecutar cualquier acto de administración y disposición sobre los bienes que conforman su patrimonio. Alcance y Objetivos de la Actuación. La presente actuación fiscal se orientó hacia la evaluación del Plan de Acciones Correctivas consignado por la, en atención a las recomendaciones formuladas en el Informe Definitivo N de fecha Se establecieron como objetivos específicos: la verificación de las acciones correctivas implementadas por la Asociación Civil a fin de subsanar las observaciones señaladas en el Informe Definitivo de Auditoria y Determinar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas en el mencionado Informe. Hacia la transparencia de la Gestión Pública 1

2 RESULTADOS OBTENIDOS DEL ANÁLISIS. De la evaluación del cumplimiento de las recomendaciones señaladas en el Informe Definitivo Nº de fecha , en atención al Plan de Acciones Correctivas recibido de la Asociación Civil, según Oficio N C de fecha , se obtuvo el siguiente resultado: 1. Respecto a que los niveles gerenciales deberán efectuar las gestiones pertinentes, para garantizar el funcionamiento de la Unidad de Auditoría Interna de la Asociación; se constató que a la fecha de la presente actuación, no se ha dado cumplimiento a lo indicado en el Plan de Acciones Correctivas, en lo relativo a la contratación de un profesional para desempeñar las funciones de Auditor Interno, previsto para el IV Trimestre de En cuanto a designar formalmente la Unidad Contratante, y en lo relativo a que los niveles gerenciales deben tramitar ante las máximas autoridades, la adecuación del Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras, que coadyuven a la aplicación de los procesos de selección de contratistas que le competen, de conformidad con la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento; se constató mediante Acta N 248 de Junta Directiva de fecha , que fue designado como Unidad Contratante, el Departamento de Compras de la Asociación. Por otra parte, el Manual de Normas y Procedimientos de la, aprobado mediante Acta Nº 262 de Reunión General de la Junta Directiva de fecha , contiene el procedimiento para la selección de contratistas, bajo la modalidad de Consulta de Precios; sin embargo, el mismo no se ajusta al marco legal que regula la materia. 3. En relación a crear e implantar los mecanismos de control interno, dirigidos a regular el procedimiento para el trámite de publicación en Gaceta Oficial de la Comisión de Contrataciones; se constató, que la, no ha creado los mecanismos de control interno correspondientes, incumpliendo lo indicado en el Plan de Acción Correctiva, en lo relativo a que formalizaría la referida publicación en el IV trimestre del Respecto a establecer normas y procedimientos que regulen los pasos y condiciones que deben cumplirse en la modalidad de Contratación Directa, de acuerdo a la normativa legal Hacia la transparencia de la Gestión Pública 2

3 en materia de contrataciones públicas; se constató, que no fueron establecidas normas y procedimientos, que regulen la selección previa de los participantes, según su capacidad legal, financiera y técnica; así como las condiciones de contratación para la referida modalidad. 5. Sobre implantar mecanismos de control interno, que coadyuven al cumplimiento de las atribuciones de la Comisión de Contrataciones, específicamente los relacionados a la consideración y opinión previa de los actos motivados que vayan a ser sometidos a la máxima autoridad, en los procesos de Contratación Directa como modalidad excepcional de selección de contratistas; se constató que no fueron implantados los mecanismos de control correspondiente, además, el manual de normas y procedimientos - año 2013, indicado en el Plan de Acciones Correctivas, no los contemplaba. 6. Referente a establecer mecanismos de control, dirigidos a supervisar y controlar las órdenes de compra que sean utilizadas como contratos en los procedimientos de adquisición de bienes o servicios, para que incluyan la firma del representante legal; así como, contengan los documentos para la formalización del contrato; se constató, que no fueron establecidos los mecanismos de control interno correspondientes; no obstante, en revisión realizada a cuatro (4) órdenes de compra que fungen como contratos del IV trimestre 2014, se evidenció que las mismas contienen los requisitos y documentos requeridos conforme al marco legal que regula la materia. 7. En cuanto a fortalecer y adecuar los procedimientos orientados a la verificación y control de la gestión presupuestaria, específicamente lo relacionado a las modificaciones del presupuesto de gastos, conforme a la normativa legal que regula la materia; se constató que en la normativa interna, aprobada mediante Acta Nº 262 de Reunión General de la Junta Directiva de fecha , no fueron adecuados los procedimientos, en cuanto a la verificación y control de las modificaciones presupuestarias llevadas a cabo por la Asociación. 8. En relación a que la Gerencia de Administración deberá gestionar ante las máximas autoridades, la implementación de los mecanismos de control interno, orientados a regular los procedimientos inherentes a la incorporación del excedente de caja y banco existentes, en la formulación del presupuesto anual; se constató, que en la actualización del Manual de Normas y procedimientos de la, aprobado Hacia la transparencia de la Gestión Pública 3

4 mediante Acta Nº 262 de Reunión General de la Junta Directiva de fecha ; fue incluido el procedimiento referente al cierre anual de presupuesto y saldo final de caja. 9. En cuanto a implementar mecanismos de control en la Gerencia de Administración, dirigidos a verificar los requisitos legales, que deben cumplirse en la ejecución presupuestaria de egresos, de acuerdo a la normativa que rige la materia; se constató que en la actualización del Manual de Normas y Procedimientos de la Asociación Civil Farmacias Populares, aprobado mediante Acta Nº 262 de Reunión General de la Junta Directiva de fecha , fue incluido el procedimiento correspondiente a la ejecución del presupuesto, el cual indica que se aprobará todos aquellos gastos que correspondan al período del mismo ejercicio fiscal, no comprometiendo gastos para períodos que excedan el 31 de Diciembre de cada año. Asimismo, en revisión efectuada a cinco (5) pólizas de seguro para bienes muebles del 2014, se evidenció que la vigencia de las mismas se encuentra dentro del presupuesto anual. 10. Referente a que el Departamento de Planificación y Presupuesto deberá efectuar el seguimiento y control efectivo, sobre las actividades efectuadas para el cumplimiento de los objetivos y metas previstas en el Plan Operativo Anual de la Asociación, así como de sus reprogramaciones; en revisión efectuada a las metas programadas en el Plan Operativo Anual del I y II Trimestre del 2015, se constató que no fueron cumplidas, conforme a las cantidades reflejadas en las reprogramaciones. CONCLUSIONES De la evaluación realizada a las acciones correctivas implementadas por la Asociación Civil Farmacias Populares, en atención a las recomendaciones señaladas en el Informe Definitivo Nº de fecha , se concluye: La referida Asociación Civil, implementó mecanismos de control interno en cuanto a: la designación de la Unidad Contratante, así como el procedimiento para el cierre anual de presupuesto, saldo final de caja y ejecución del presupuesto, de acuerdo al principio de anualidad. Hacia la transparencia de la Gestión Pública 4

5 No obstante, no han designado a un profesional para desempeñar las funciones de Auditor Interno, ni regularon el procedimiento para el trámite de publicación en Gaceta Oficial de la Comisión de Contrataciones; así como, para la selección previa de los participantes según su capacidad legal, financiera y técnica, y lo referente a las condiciones de contratación; asimismo, no se estableció el mecanismo que regule lo relativo a someter a consideración los actos motivados en la modalidad de Contratación Directa, a la Comisión de Contrataciones para emitir su opinión previa; igualmente, no se instituyó el procedimiento que establezca que los contratos deban contener la firma del representante legal del beneficiario; ni lo relativo a regular las modificaciones presupuestarias de los gastos; finalmente, tampoco se implementaron mecanismos de seguimiento y control efectivo sobre las actividades efectuadas para el cumplimiento de lo programado o reprogramado. Hacia la transparencia de la Gestión Pública 5

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