MACROPROCESO GESTIÓN DE SOPORTE ACADÉMICO PROCESO APOYO A ESTUDIANTES ESTÍMULO A BACHILLERES DESTACADOS - COLEGIOS DE LA COMPAÑÍA DE JESÚS ACODESI

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1 MACROPROCESO GESTIÓN DE SOPORTE ACADÉMICO PROCESO APOYO A ESTUDIANTES VERSIÓN: 3 FECHA: febrero de 2013 PROCEDIMIENTO ESTÍMULO A BACHILLERES DESTACADOS - COLEGIOS DE LA REVISADO POR Director Oficina de Admisiones y Registro Académico Directora de Asuntos Estudiantiles Jefe Oficina de Apoyo Financiero APROBADO POR Vicerrector Académico Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y mecanismos a través de los cuales se dará aplicación a las Becas Bachilleres Destacados para estudiantes de colegios de la Compañía de Jesús (ACODESI) y del las instituciones educativas de Fe y Alegría. 2. ALCANCE Inicia con la presentación del formulario de inscripción en la Oficina de Admisiones y Registro Académico hasta la notificación a la Oficina de Tesorería y Oficina de Apoyo Financiero acerca de los beneficiarios. 3. DEFINICIONES Admisión: Es el proceso por medio del cual la Universidad acepta o no la solicitud de un aspirante para ingresar a un programa académico conducente a título. 4. CONDICIONES GENERALES Este procedimiento se rige por los reglamentos y estatutos de la Universidad y el acuerdo 413 del 3 de mayo de 2006 promulgado por el Consejo Directivo Universitarios específicamente bajo los lineamiento de la Beca Bachilleres Destacados y por la modificaciones aprobadas por el CDU el 24 de Febrero de El estímulo a Bachilleres Destacados - Colegios ACODESI se otorgará a manera de beca y sólo será para programas de pregrado ofrecidos por la Pontificia Universidad Javeriana en la Sede Central de Bogotá. Los candidatos a la Beca Bachilleres Destacados - Colegios ACODESI podrán ser únicamente aquellos que hayan presentado su Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior desarrollado por el ICFES, en la fecha inmediatamente anterior a la presentación del formulario de admisión a una carrera de pregrado en la Pontificia Universidad Javeriana y corresponda al período de graduación de acuerdo con el tipo de calendario del colegio. A partir del tercer periodo académico del 2010 la Universidad Javeriana otorgará las Becas Bachilleres Destacados - Colegios ACODESI de acuerdo con los siguientes criterios: una (1) beca anual a un estudiante proveniente de cada uno de los colegios de la Compañía de Jesús en Colombia, para un total de 10 becas y dos (2) becas anuales a estudiantes provenientes de Instituciones Educativas de Fe y Alegría en Colombia. Los beneficiarios de la beca serán Página 2 de 13

3 estudiantes admitidos con el mejor puntaje del ICFES de cada uno de los siguientes colegios: N COLEGIO CIUDAD CALENDARIO 1 Colegio San José Barranquilla B 2 Instituto San José Barranquilla A 3 Colegio Mayor de San Bartolomé Bogotá A 4 Colegio de San Bartolomé La Merced Bogotá B 5 Colegio Santa Luisa Bogotá A 6 Colegio San Pedro Claver Bucaramanga A 7 Colegio San Francisco Javier Pasto B 8 Colegio San Luis Gonzaga Manizales B 9 Colegio San Ignacio Medellín A 10 Colegio San Juan Berchmans Cali B 11 Fe y Alegría Nacional NA 12 Fe y Alegría Nacional NA El presupuesto y control de los recursos necesarios para la ejecución de la Beca Bachilleres Destacados - Colegios ACODESI debe ser presupuestado dentro del Fondo Patrimonial Voluntario de Becas, siendo la Dirección de Asuntos Estudiantiles de la Vicerrectoría Académica la responsable de estas actividades. Cuando un estudiante beneficiario de la Beca Bachilleres Destacados-Colegios ACODESI que por motivos de salud, servicio militar o intercambio internacional, debidamente justificado, no pueda iniciar sus clases en un programa de pregrado, deberá solicitar mediante comunicación escrita al Director de Carrera el retiro temporal y la reserva de cupo y de la Beca por un período máximo hasta de un (1) año. Si a un estudiante regular beneficiario de la Beca a Bachilleres Destacados- Colegios ACODESI el Director de Carrera le aprueba un retiro temporal y reserva de cupo, la Beca se reservará hasta por un período máximo de dos (2) años. Por ningún motivo el beneficiario a la Beca Bachilleres Destacados-Colegios ACODESI podrá ceder total o parcialmente dicho beneficio a otro estudiante. Si un estudiante de algún Colegio ACODESI, es simultáneamente beneficiario de la beca Bachiller Destacado - Colegios ACODESI y la beca Bachiller Destacado se le otorgará esta última, de forma que la beca Bachiller Destacado - Colegios ACODESI sea entregada al siguiente estudiante admitido con el mejor ICFES del respectivo colegio. Página 3 de 13

4 En caso en que un colegio ACODESI no tenga candidatos admitidos, la beca se otorgará al estudiante admitido con el mejor puntaje en el Examen de Ingreso a la Educación Superior desarrollado por el ICFES, de cualquier colegio ACODESI del calendario que corresponda al proceso de admisión, según cuadro anexo. El criterio establecido para seleccionar los beneficiarios a la Beca Bachilleres Destacados - Colegios ACODESI será el puntaje obtenido en el Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior desarrollado por el ICFES, el cual estará regido por el proceso de admisiones actualmente vigente. Para ello se sumarán las áreas del núcleo común y se determinará por cada uno de los colegios ACODESI el estudiante que obtendrá el beneficio por tener el mayor puntaje en dicha sumatoria. En caso de empate para la asignación de la Beca a Bachilleres Destacados - Colegio ACODESI, se dirimirá el empate comparando cada una de las áreas del núcleo común y se otorgará a aquel que obtenga el mayor número de mejores puntajes. Si el empate persiste la beca se otorgará al que tenga el más alto puntaje en cualquiera de las áreas del núcleo común. La beca será del 80 % del valor de la matrícula durante toda la carrera inicial del estudiante siempre y cuando no incurra en prueba académica, no sea sujeto de sanciones disciplinarias o académicas y realice siempre matrícula completa. El estudiante que incurra en prueba académica pierde de manera definitiva la beca no obstante que posteriormente salga de dicha condición académica. El proceso de selección para los aspirantes a la Beca a bachilleres Destacados - Colegios ACODESI se iniciará al momento de efectuar el cierre de inscripciones general para todas las carreras definido por la Oficina de Admisiones y Registro. Los candidatos aspirantes a la Beca bachilleres Destacados - Colegios ACODESI contarán con proceso de admisión preferencial por parte de las facultades, para asegurar la asignación de las becas de manera oportuna. Si el estudiante beneficiario hubiere cancelado previamente el valor de la matrícula, la Universidad efectuará la respectiva devolución o abono de dicho valor a favor del estudiante. El estudiante beneficiario de la Beca Bachilleres Destacado - Colegios ACODESI cuenta con cinco (5) días hábiles para confirmar la aceptación de la beca. En caso de no confirmar la aceptación, se entenderá que no hará uso de la beca y se le asignará al siguiente estudiante admitido con el puntaje del ICFES más alto del mismo colegio. La beca cubrirá únicamente el número de periodos académicos establecidos en el currículo del programa inicial por el cual el estudiante obtuvo la Beca Bachiller Destacado- Colegios ACODESI. Página 4 de 13

5 La beca cubrirá el valor de la matrícula completa del programa inicial. Si el estudiante dado su adscripción a otro programa académico debe cancelar un mayor valor, o cancelar créditos adicionales, éstos deberán ser asumidos directamente por el estudiante. Semestralmente se renovará la beca bachiller destacado, siempre y cuando los estudiantes cumplan con todos los requisitos. De lo contrario, perderán el beneficio. Disposiciones Especiales Colegios Fe y Alegría La Pontificia Universidad Javeriana asignará del total de doce (12) becas anuales, dos (2) de las cuales serán para estudiantes bachilleres de los Colegios de Fe y Alegría. Inicialmente deberán ser estudiantes que residan en Bogotá. Los casos especiales de estudiantes de otras regiones deberán ser acordados previamente con ACODESI y Fe y Alegría, teniendo en cuenta los costos adicionales que tendrían que asumir para garantizar su alojamiento y manutención en la ciudad de Bogotá. Los candidatos a las dos (2) becas Colegios Fe y Alegría serán presentados directamente por el Director Nacional de Fe y Alegría al Vicerrector Académico de la Universidad Javeriana, y el criterio para la selección de los mismos, estará basado exclusivamente en los mejores puntajes en el examen del ICFES. Estos dos candidatos deben ser presentados al Vicerrector Académico dentro las fechas definidas en el calendario general de admisiones de la Universidad para los programas de pregrado. Una vez recibida la información, los candidatos deberán hacer su inscripción a la carrera de interés a través del la pagina web de la Universidad. Los costos de la inscripción de estos aspirantes serán asumidos por la Oficina de Admisiones y Registro Académico. La Oficina Admisiones y Registro Académico, a través la Coordinación de Admisiones, le brindará a estos candidatos cualquier apoyo que requieran en el proceso de diligenciamiento de su inscripción. Una vez terminado el proceso de inscripción los estudiantes serán presentados a la carrera de interés por el Vicerrector Académico a través de la Dirección de Asuntos Estudiantiles y pasarán por el proceso regular de admisiones de la carrera. Si el candidato presentado por Fe y Alegría no pasa el proceso de admisión en el programa académico escogido inicialmente, podrá seleccionar un segundo programa en el cual podrá realizar un nuevo proceso de admisión en la Universidad Javeriana. En caso de no ser admitido en ninguno de los programas, la beca se considerará desierta y ese cupo de Fe y Alegría no será acumulable. Página 5 de 13

6 ACODESI se compromete a otorgar a cada uno de los estudiantes de Colegios de Fe y Alegría que resulten favorecidos con la beca un apoyo para transporte equivalente al 50% del valor del SMLV por cinco meses, durante cada semestre que el estudiante tenga su beca vigente. Estos recursos serán destinados del Fondo Hernando Gómez Otálora, el cual será administrado por la Universidad Javeriana. Página 6 de 13

7 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 BECAS A BACHILLERES DESTACADOS. No. 1 DESCRIPCIÓN Diligencia y completa la inscripción a la Universidad a través del sitio web de la Javeriana. RESPONSABLES UNIDAD CARGO 2 Genera el reporte de resultados del Examen de Estado para el Ingreso a la Educación Superior (EIES) desarrollado por el ICFES, para estudiantes de colegios de ACODESI de acuerdo con el calendario respectivo. Oficina de Admisiones y Registro Académico Coordinador Responsable 3 Verifica que los resultados de los beneficiarios pertenezcan al último Examen de Estado realizado y corrobora que la puntuación total y la de los componentes estén calculados de manera correcta. Oficina de Admisiones y Registro Académico Director de la Oficina 4 Genera el listado de resultados del EIES de todos los aspirantes provenientes de cada colegio de ACODESI a los programas académicos que tienen beneficiario para verificar que efectivamente son los puntajes mayores. Oficina de Admisiones y Registro Académico Director de la Oficina 5 Guarda archivo en PDF de los resultados del EIES de cada uno de los beneficiarios. Oficina de Admisiones y Registro Académico Director de la Oficina 6 Envía la relación de candidatos a la Dirección de Asuntos Estudiantiles cinco (5) días hábiles después del cierre de admisiones. El listado deberá incluir por cada uno de los colegios ACODESI el admitido con mejor ICFES de acuerdo con los requisitos anteriormente señalados. Oficina de Admisiones y Registro Académico Director de la Oficina 7 Presenta candidatos provenientes de los colegios Fe y Alegría al Vicerrector Académico. Fe y Alegría Director Nacional de Fe y Alegría 8 Prepara las cartas con las cuales se formalizarán las Becas Bachilleres Destacados-Colegios ACODESI y Fe y Alegría especificando las condiciones y porcentajes otorgados. Dirección de Asuntos Estudiantiles Profesional de Asuntos Estudiantiles Página 7 de 13

8 No. 9 DESCRIPCIÓN Envía a la Facultad la comunicación escrita para ser entregada al estudiante con copia a la Facultad. RESPONSABLES UNIDAD CARGO Dirección de Asuntos Estudiantiles Profesional de Asuntos Estudiantiles 10 Entrega la comunicación escrita al estudiante y solicita la firma en señal de aceptación. Facultad Decano Académico 11 Elabora carta de respuesta dirigida al Decano Académico de la Facultad y envía copia de esta comunicación a la Dirección de Asuntos Estudiantiles. 12 Envía correo electrónico a la Oficina de Apoyo Financiero solicitando la aplicación de la Beca en el recibo de pago de la matrícula. Dirección de Asuntos Estudiantiles Profesional de Asuntos Estudiantiles 13 Realiza la aplicación de la beca en el sistema. Ver procedimiento Facturación de matrícula de programas conducentes a título y registro de apoyos económicos. Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Largo Plazo Si el estudiante pagó el valor de la matrícula correspondiente al primer semestre: 14 Ingresa en el autoservicio del SUI-SAE y decide el destino del saldo a favor del 80% del valor de la matrícula cancelada. Remítase al procedimiento Reembolso y Abonos. En este momento finaliza el procedimiento. Si el estudiante no ha pagado el valor de la matrícula: Efectúa el pago del 20% del valor de la matrícula correspondiente. Página 8 de 13

9 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Becas a Bachilleres Destacados - Colegios de la Compañía de Jesús ACODESI. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Página 9 de 13

10 BECAS A BACHILLERES DESTACADOS INICIO Diligencia y completa la inscripción a la Universidad a través del sitio web de la Javeriana. Coordinador Responsable Oficina de Admisiones y Registro Académico Genera el reporte de resultados del EIES, para estudiantes de colegios de ACODESI de acuerdo con el calendario respectivo. Director de la Oficina Oficina de Admisiones y Registro Académico Verifica que los resultados de los beneficiarios pertenezcan al último Examen de Estado realizado y corrobora que la puntuación total y la de los componentes estén calculada de manera correcta. Director de la Oficina Oficina de Admisiones y Registro Académico Genera el listado de resultados del EIES de todos los aspirantes provenientes de cada colegio de ACODESI a los programas académicos que tienen beneficiario para verificar que efectivamente son los puntajes mayores. Director de la Oficina Oficina de Admisiones y Registro Académico Guarda archivo en PDF de los resultados del EIES de cada uno de los beneficiarios. Director de la Oficina Oficina de Admisiones y Registro Académico Envía la relación de candidatos a la Dirección de Asuntos Estudiantiles cinco (5) días hábiles después del cierre de admisiones. El listado deberá incluir por cada uno de los colegios ACODESI el admitido con mejor ICFES de acuerdo con los requisitos anteriormente señalados. A Página 10 de 13

11 BECAS A BACHILLERES DESTACADOS A Director Nacional Fe y Alegría Presenta candidatos provenientes de los colegios Fe y Alegría al Vicerrector Académico. Profesional de Asuntos Estudiantiles Dirección de Asuntos Estudiantiles Prepara las cartas con las cuales se formalizarán las Becas Bachilleres Destacados-Colegios ACODESI y Fe y Alegría especificando las condiciones y porcentajes otorgados. Profesional de Asuntos Estudiantiles Dirección de Asuntos Estudiantiles Envía a la Facultad la comunicación escrita para ser entregada al estudiante con copia a la Facultad. Decano Académico Facultad Entrega la comunicación escrita al estudiante y solicita la firma en señal de aceptación. Elabora carta de respuesta dirigida al Decano Académico de la Facultad y envía copia de esta comunicación a la Dirección de Asuntos Estudiantiles. Profesional de Asuntos Estudiantiles Dirección de Asuntos Estudiantiles Envía correo electrónico a la Oficina de Apoyo Financiero solicitando la aplicación de la Beca en el recibo de pago de la matrícula. Coordinador de Largo Plazo Oficina de Apoyo Financiero Realiza la aplicación de la beca en el sistema. Ver procedimiento "Facturación de matrícula de programas conducentes a título y registro de apoyos económicos". B Página 11 de 13

12 BECAS A BACHILLERES DESTACADOS B SI El estudiante pagó el valor de la matrícula correspondiente al primer semestre? NO Ingresa en el autoservicio del SUI-SAE y decide el destino del saldo a favor del 80% del valor de la matrícula cancelada. Efectúa el pago del 20% del valor de la matrícula correspondiente. Ver procedimiento Reembolso y abonos por concepto de matrícula (FI-P13-PR25) FIN Página 12 de 13

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