GESTIÓN DE LAS COMPRAS POR DEPARTAMENTOS. Propietario: Secretario

Transcripción

1 OA03 - Gestión de las compras por departamentos ISBN: Nº REGISTRO: 07/ AUTORES: Luis Abadía Sánchez-Regalado. Antonio Catena Usagre. Ignacio Delgado Rodríguez. Enrique Gutiérrez López. Mª Ángeles Lázaro Muñoz. Andrés Maroto Abad. PROCESO CON FECHA DE APARICIÓN AÑO 2007 PROCESO ACTUALIZADO: MAYO 2008 ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: ENERO 2011 Página 1

2 1. OBJETIVO: Regular el gasto de los recursos económicos asignados a los Departamentos. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN: Cualquier compra realizada por los departamentos.. 3. MISIONES Y RESPONSABILIDADES: DIRECCIÓN: Firmar los documentos de pago. Delegar en el Secretario la gestión económica. SECRETARÍO: Supervisar el proceso de compras. Ejecutar los pagos. Publicar las normas y plazos establecidos. Autorizar las situaciones especiales de compras que superen los presupuestos asignados. JEFATURA DE DEPARTAMENTO: Visar las compras de los departamentos. Coordinar las compras. Recoger en acta los acuerdos de compra. En los departamentos didácticos se acordará por los integrantes del departamento. En los departamentos de familias profesionales los acuerdos se tomarán por los equipos docentes de cada uno de los ciclos y serán refrendados en reunión del departamento. Tramitar la ejecución de los pagos con el Secretario. Firmar las facturas recibidas otorgándoles su conformidad. Incluir en el inventario los equipos o materiales no considerados consumibles. Comunicar al Secretario la correcta recepción de los materiales adquiridos por el departamento. PROFESOR: Proponer al departamento, o al equipo docente del ciclo, la compra de aquellos materiales adecuados para el desarrollo de la labor docente. Efectuar las compras acordadas, por delegación del Jefe de Departamento. Comunicar al Jefe del Departamento la correcta recepción de los materiales adquiridos por él. Página 2

3 4. PROCEDIMIENTO (DESCRIPCIÓN): 1. El Secretario comunica a los Jefes de Departamento la dotación económica disponible, así como los plazos para realizar las compras y efectuar los pagos. 2. Se hacen las propuestas para que el departamento, o el equipo docente del ciclo formativo, las apruebe. En esta decisión se debe tener en cuenta que, salvo casos excepcionales, no se puede superar los presupuestos asignados. Estos acuerdos se deben recogen en acta. 3. En las situaciones excepcionales, ya sea por exceder el presupuesto o por la gestión del pago, habrá que consultar previamente con el Secretario, que tendrá que autorizar la compra. 4. El Jefe del Departamento, o el profesor en quien delegue, realiza la adquisición, acordando las formas y plazos de entrega, y los plazos y modos de pago. 5. En el caso de ser el profesor quien realice la compra, una vez recibido el material le pasará la factura o el albarán correspondiente al Jefe del Departamento. 6. En el caso de pagos a cuenta o anticipos, éstos irán respaldados por factura pro forma o por recibo en el que figuren los datos del emisor. Este documento no exime de la factura legal correspondiente en el momento del pago total. 7. El Jefe del Departamento tramitará con el Secretario la forma de pago. El pago se realizará en todo caso por transferencia bancaria. La factura deberá incorporar el número de cuenta donde haya que realizar el ingreso. Si el importe de la factura se hubiera abonado previamente por algún profesor, el Secretario, realizará una transferencia bancaria a la cuenta que le facilite el profesor. En éste caso se adjuntará con la factura el documento de solicitud de transferencia bancaria (Anexo I). 8. El plazo para realizar compras y presentar facturas al pago será el del penúltimo martes del mes de noviembre del ejercicio correspondiente. Si cayera en festivo, será el del día lectivo inmediatamente anterior. Página 3

4 5. PROCEDIMIENTO (DIAGRAMA DE FLUJO): INICIO Secretario comunica a los Departamentos los recursos y plazos Se proponen y aprueban las compras SÍ Situación Especial NO Jefe Departamento consulta con el Secretario NO Secretario aprueba SÍ Jefe Departamento o profesor realizan las compras Jefe Departamento visa la factura y se la pasa al Sectretario Jefe Departamento comunica al Secretario la recepción del material e incluye el inventariable en el inventario del centro Secretario efectúa el pago por transferencia bancaria FIN Página 4

5 6. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL PROCESO: Al finalizar el curso el Secretario valorará las incidencias producidas y realizará un informe en el que se recogerán las propuestas para, en caso necesario, modificar este proceso. Este proceso, OA03 Gestión de las compras por departamentos, está ligado al indicador 4. Número 4 Descripción del indicador Datos relativos a la satisfacción de alumnos, padres, profesores y personal no docente. 7. ANEXOS: Anexo 1.- Documento solicitud de transferencia bancaria. Página 5

6 INSTITUTO DE EDUCACIÓN SECUNDARIA Prado de Santo Domingo SECRETARÍA SOLICITUD DE COBRO DE FACTURA POR TRANSFERENCIA BANCARIA DATOS DEL PROFESOR Nombre D.N.I. Nº Cuenta: / / / Importe # # Departamento al que va cargada la factura : Fecha / / Firmado: Nota: A este documento deberá ir grapada la factura debidamente cumplimentada con los datos del proveedor y los del centro Datos del Centro que han de figurar en la factura: NIF: Q C Dirección: Avda. Pablo Iglesias, Nº Alcorcón - Madrid Página 6