EMISIÓN DE CONCEPTOS PARA LA ACREDITACIÓN DE ORGANIZACIONES CIVILES

Transcripción

1 Describir los pasos a seguir por los funcionarios del PAICMA - para evaluar la conformidad de las organizaciones civiles de, de acuerdo al Estándar Nacional. FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 2 INICIO RECIBIR SOLICITUD DE ACREDITACION Y DOCUMENTACIÓN SOPORTE ENVIAR DOCUMENTACION RECIBIDA A LOS OTROS MIEMBROS DE LA INSTANCIA 1 El l Humanitario recibe la Solicitud de Acreditación y documento soporte de la Organización Civil de Desminado Humanitario en original y 2 copias (físico y digital); de acuerdo a lo solicitado en los Estándares Nacionales de Desminado Humanitario. El l Humanitario elabora el oficio de recepción y acuso de recibo para la Organización Civil de Desminado Humanitario que es firmada por el Director del. El l Humanitario envía copia integral de la documentación recibida al Ministerio de Defensa Nacional y a la Inspección General de las Fuerzas Militares. En caso de considerarlo pertinente, el remitirá copia de los Procedimientos Operacionales con la Solicitud de Acreditación a la Organización de los Estados Americanos (OEA) y al Servicio de las Naciones Unidas para la Acción contra Minas (UNMAS), mediante oficios firmados por el Director del. ta: En dichos oficios el como Secretaría Técnica de la Instancia Interinstitucional de Desminado Humanitario cita dentro de los 15 días calendario siguientes a la recepción de la el Director el Director CONTROL DE REGISTROS recepción de documentos remisión solicitud acreditación OCDH y documentación relacionada

2 Describir los pasos a seguir por los funcionarios del PAICMA - para evaluar la conformidad de las organizaciones civiles de, de acuerdo al Estándar Nacional documentación al Equipo Técnico Evaluador de la (IIDH), para que conceptúen y emita recomendación. 3 1 REALIZAR AUDITORIA DOCUMENTAL Se encontró una no conformidad? 2 7 ta: La Instancia Interinstitucional de Desminado Humanitario está conformada por: El Ministerio de Defensa, La Inspección General de las Fuerzas Militares y el Los es l Humanitario que hacen parte del Equipo Interinstitucional de trabajo de la IIDH realiza en sesión de trabajo la verificación de la documentación remitida por la Organización Civil de Desminado Humanitario (OCDH) en su solicitud de acreditación para evaluar si cumplen o no con lo establecido en los Estándares Nacionales de Desminado Humanitario. La evaluación documental es realizada con las listas de chequeo construidas y aprobadas por la Instancia Interinstitucional de Desminado Humanitario. (Listas de Chequeo: Evaluación Documental, PO Entrenamiento y Calificaciones, PO Estudio Técnico, PO Estudio Técnico, PO Despeje con Técnica Manual y PO Gestión de Calidad). es Equipo Interinstitucional de Trabajo de la IIDH Listas de chequeo: PO Entrenamiento y Calificaciones, PO Estudio Técnico, PO Estudio Técnico, PO Despeje con Técnica Manual, PO Gestión de Calidad. En caso de encontrar una no conformidad se continua con la siguiente actividad, de lo contrario continuar con la actividad. 7

3 Describir los pasos a seguir por los funcionarios del PAICMA - para evaluar la conformidad de las organizaciones civiles de, de acuerdo al Estándar Nacional 4 2 SOLICITAR CORRECCIÓN Los es DACIMA del Humanitario que hacen parte del Equipo Interinstitucional de Trabajo de la IIDH realizan reunión de trabajo con los representantes de la Organización Civil de Desminado Humanitario para entregar el acta y las listas de chequeo diligenciadas y que sobre estas la Organización realice las correcciones que sean necesarias. Se elabora un acta de esta reunión (F-DE-11 Formato de Acta). el F-DE-11 Formato Acta 5 RECIBIR LA DOCUMENTACIÓN CORREGIDA Y ENVIAR A LOS OTROS MIEMBROS DE LA INSTANCIA 3 Las correcciones por parte de la Organización Civil de Desminado Humanitario debe ser remitidas al DACIMA a más tardar 1 mes después de haber sido solicitada, de no ser así se finaliza el procedimiento. El l Humanitario recibe los documentos corregidos; elabora el oficio de recepción y acuso de recibo; envía copia integral de la documentación corregida al Ministerio de Defensa Nacional y a la Inspección General de las Fuerzas Militares. En caso de considerarlo pertinente, el remitirá copia de los Procedimientos Operacionales corregidos a la Organización de los Estados Americanos (OEA) y al Servicio de las Naciones Unidas para la Acción contra Minas (UNMAS), mediante oficios firmados por el Director del. el recepción de documentos Y remisión solicitud acreditación OCDH y documentación relacionada En dichos oficios el como

4 Describir los pasos a seguir por los funcionarios del PAICMA - para evaluar la conformidad de las organizaciones civiles de, de acuerdo al Estándar Nacional PARTICIPAR EN LA REVISION DE LAS CORRECCIONES Se aprobaron las correcciones? RECOMENDAR 4 FIN 3 Secretaría Técnica de la Instancia Interinstitucional de Desminado Humanitario cita dentro de los 15 días calendario siguientes a la recepción de la documentación para la reunión al Equipo Técnico Evaluador de la (IIDH). Para dar continuidad al proceso de acreditación de la OCDH, los es del l Humanitario que hacen parte del Grupo de trabajo Interinstitucional de la IIDH y los demás miembros de este equipo, realizan la verificación de la documentación corregida remitida por la Organización Civil de Desminado Humanitario (OCDH), si cumple o no con lo establecido en los Estándares Nacionales de Desminado Humanitario. La evaluación documental complementaria es realizada con las listas de chequeo mencionadas en la actividad. 3. la documentación corregida cumple, el Grupo de trabajo Interinstitucional de la IIDH deja constancia en el acta y las listas de chequeo. En caso de no aprobar las correcciones se da por terminado el proceso de acreditación. El Grupo de trabajo Interinstitucional de la IIDH deja constancia en el acta de la recomendación para que la Instancia Interinstitucional de DH recomiende al Ministerio de Defensa Nacional, la expedición del Certificado de la Fase (I) ASESORES Equipo Técnico Evaluador de la IIDH Equipo Técnico Evaluador de la IIDH F-DE-11 Formato Acta listas de chequeo: PO Entrenamiento y Calificaciones, PO Estudio Técnico, PO Estudio Técnico, PO Despeje con Técnica Manual, PO Gestión de Calidad. F-DE-11 Formato Acta

5 Describir los pasos a seguir por los funcionarios del PAICMA - para evaluar la conformidad de las organizaciones civiles de, de acuerdo al Estándar Nacional Documental. 4 ta: Esta actividad es desarrollada por el Equipo Técnico Evaluador conformada por integrantes del Ministerio de Defensa, la Inspección General de las Fuerzas Militares y el ENTREGAR CERTIFICADO AVAL CINAMAP Se aprobó el Aval? FIN RECIBIR DOCUMENTACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD OPERACIONAL Se requiere correcciones? 5 El del Componente de Desminado Humanitario elabora el oficio para remitir la certificación a la OCDH e informar que la presentará en la próxima sesión de la CINAMAP para su aval. El Director del presenta la Certificación del Ministerio Nacional de Defensa a la Comisión Nacional de Minas Antipersonal (CINAMAP) para el aval. no se aprueba el aval se da por terminado el proceso de acreditación. De lo contrario, una vez se tiene el aval de CINAMAP El del Componente de Desminado Humanitario envía mediante oficio a la Organización Civil de Desminado Humanitario el aval otorgado por la CINAMAP, continua actividad 10. ta: Entiéndase Fase II como Aval CINAMAP El del Componente de Desminado Humanitario recibe la solicitud de acreditación FASE III: Evaluación de la Capacidad Operacional, en original y 2 copias (físico y digital); de acuerdo a los documentos solicitados en el documento Estándares Nacionales de Desminado Humanitario. Los es del Componente de Desminado Humanitario que de el de el Director el y del Monitoreo de Operaciones de Carta remitiendo el Certificado Fase I (Documental) Aval de CINMAP recepción de documentos Lista de chequeo Verificación Documental Fase III

6 Describir los pasos a seguir por los funcionarios del PAICMA - para evaluar la conformidad de las organizaciones civiles de, de acuerdo al Estándar Nacional SOLICITAR PLAN DE EVALUACIÓN RECIBIR Y DISTRIBUIR PLAN DE EVALUACIÓN 6 hacen parte del Grupo de trabajo Interinstitucional, verifican con la Lista de Chequeo Verificación Documental Fase III, que la documentación cumple con lo establecido en el estándar. requiere corrección se solicita a la Organización Civil de Desminado Humanitario. La Organización envía la corrección de los documentos. Los es del Humanitario que hace parte del Grupo de trabajo Interinstitucional, verifican la corrección de los Documentos con la Lista de Chequeo. De lo contrario, el elabora carta de recepción acuso de recibo firmada por el Director del, continua actividad 11. El l Humanitario elabora la solicitud escrita (oficio) al componente externo de monitoreo, para elaborar el plan de evaluación para la organización civil. El componente Externo de Monitoreo entrega al el Plan de Evaluación concertado con la OCDH. El del Componente de Desminado Humanitario elabora el oficio remisorio, firmado por el Director del, del Plan de Evaluación al Ministerio de Defensa Nacional y la Inspección General de las Fuerzas Militares. Director el el Solicitud Carta Remisoria

7 Describir los pasos a seguir por los funcionarios del PAICMA - para evaluar la conformidad de las organizaciones civiles de, de acuerdo al Estándar Nacional RECIBIR REPORTE DE EVALUACIÓN Se encontró una no conformidad? SOLICITAR CORRECCIÓN El Componente Externo de Monitoreo, elabora un Primer Reporte de Evaluación y lo remite al para la verificación del Humanitario. En caso de reportar una no conformidad continuar con la siguiente actividad, de lo contrario continuar con la actividad. 15. El del componente de elabora el oficio con la solicitud a la organización de para la elaboración de un Plan de Acción Correctivo, en el cual se especifiquen las actividades a desarrollar para resolver la no conformidad y el cronograma de implementación. La respuesta debe ser remitida a más tardar 1 mes después de haber sido solicitada, de no ser así se finaliza el procedimiento. Componente de Desminado Humanitario el Reporte de evaluación Oficio con la solicitud de plan correctivo 15 SOLICITAR CORRECCIÓN Acepta la recomendación del Grupo de trabajo Interinstitucional? 13 El del componente de realiza las invitaciones convocando a una nueva reunión de Instancia de Desminado Humanitario (IDH). acepta las recomendaciones, continua actividad 16. De lo contrario se devuelve actividad 13. Equipo Instancia Desminado Humanitario Oficio invitación 7

8 Describir los pasos a seguir por los funcionarios del PAICMA - para evaluar la conformidad de las organizaciones civiles de, de acuerdo al Estándar Nacional 7 16 CUMPLIMIENTO DE LA EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD OPERACIONAL Y ACREDITACIÓN FIN La IDH consigna en el acta de la sesión la conformidad de las unidades de evaluadas y establece su competencia para desarrollar Tareas de Desminado Humanitario en el país certificando el cumplimiento de la fase 3. Instancia Interinstitucional de Desminado Humanitario F-DE-11 Formato Acta