MANUAL DEL PROCESO DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS CA CGAF 01 P03

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1 MANUAL DEL PROCESO DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS CA CGAF 01 P03 Versión /08/2015

2 Página: Página 2 de 14 Tabla de contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INDICADORES ANEXOS

3 Página: Página 3 de INFORMACIÓN BÁSICA Proceso Código del Proceso CA CGAF 01 P03 PROPÓSITO Realizar el levantamiento de inventarios a fin de mantener un control de los bienes muebles de uso de la institución. DISPARADOR Requerimiento de levantamiento de inventario Descripción ENTRADAS Memorando de solicitud de levantamiento de inventarios ACTIVIDADES PRINCIPALES Coordinar el levantamiento de inventarios Realizar el levantamiento de inventarios Realizar Informe de Inventario y el registro de bienes PROCESO RELACIONADO Productos/Servicios del Proceso Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente Marco Legal Informe de Inventario Ingreso a Bodega Adjetivo Custodio de bienes Cliente interno Cliente externo Constitución de la República Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público Decreto Ejecutivo 798, Transformación de Inmobiliar en Secretaría de Gestión Inmobiliaria del Sector Público, INMOBILIAR Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 3

4 Página: Página 4 de LINEAMIENTOS DEL PROCESO Para realizar el levantamiento de inventarios de bienes muebles que han sido adquiridos para Obras, Acondicionamiento de espacio o dotaciones, o cuando realizan compras de bienes muebles en las coordinaciones zonales, se debe verificar en su totalidad los siguientes documentos habilitantes previo a programar y coordinar el desplazamiento al sitio de la inspección y verificación: Contrato de adquisición Términos de referencia Factura Garantía Técnica Certificación Presupuestaria de la cuenta a la que se está cargando la adquisición Acta de Entrega Recepción suscrita por el Administrador del contrato Si el levantamiento de inventarios de bienes muebles no es para bienes muebles nuevos, se debe verificar el historial de cada bien como parte de los documentos habilitantes, para conocer cuando fue adquirido, valor de descuento, problemas que haya tenido, garantía, si pasó de otra Institución, entre otros. Esta documentación de igual manera, debe obtenerse previo a programar y coordinar el desplazamiento al sitio de la inspección y verificación. La revisión e inspección para el levantamiento de inventario se lo tiene que realizar por lo menos una vez al año de Acuerdo a la Norma de Control Interno de la Contraloría General del Estado y al Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, o por requerimiento de cualquier unidad de la institución. En cualquier momento, el Administrativo o pueden disponer o realizar el requerimiento de levantamiento de inventario. La revisión e inspección para levantamiento de inventario debe realizarlo el Custodio de Bienes o quien haga sus veces, de acuerdo a lo que se dispone en el Artículo 10 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público 3. ROLES 4

5 Página: Página 5 de 14 Administrador de Contrato. En todo contrato, la entidad contratante designará de manera expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar. Asistente de Bienes y Servicios Generales. Es el funcionario encargado del control en bodega de los bienes muebles, de la recepción de los mismos y la atención a los requerimientos realizados por las diferentes dependencias de la institución.. Es el servidor responsable de la administración de los bienes de uso de la Institución. Administrativo. Es el servidor responsable de la gestión, planificación, organización, coordinación y control de los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Institución Pública. Organismos Públicos pertenecientes a la Administración General del Estado. En la Constitución de la República del Ecuador, se indica que la administración pública constituye un servicio a la colectividad, y se señala las instituciones que integran el sector público. Gestión Documental y Archivo. Es la dependencia institucional encargada de administrar y canalizar los requerimientos que llegan a la Institución a través de documentos físicos, así como de administrar en coordinación con el despacho de la Máxima Autoridad la correspondencia dirigida al General de Inmobiliar. Unidad requirente. Dependencia institucional que realiza requerimientos de levantamiento de inventarios de bienes muebles en base a las necesidades presentadas a fin de poder desempeñar sus actividades diarias. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Base de Datos de Bienes y Existencias de Inmobiliar. Es una base de datos en Excel (o el módulo en el Sistema de Bienes) donde se ingresan los bienes muebles que forman parte del Patrimonio de Inmobiliar. Términos de Referencia. Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción, conferencia, negociación, etc., y que es definido por la unidad requirente en función de sus necesidades o requerimientos para contratar la adquisición de un bien o prestación de un servicio. 5

6 Página: Página 6 de 14 Certificación Presupuestaria. Es un certificado o documento mediante el cual se garantiza la disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. Inventario. Orden y organización del manejo interno de los bienes y su correspondiente documentación de respaldo Bienes de larga duración. Son aquellos bienes muebles o inmuebles, utilizados de manera permanente en la gestión administrativa de la Función Legislativa, sujetos a contabilización, que se reflejan como tales en estados financieros. Constituyen bienes de propiedad privativa institucional, destinados a actividades administrativas y/o productivas, con una vida útil estimada mayor a un año y con un costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US$100,00). Bienes sujetos a control administrativo. Son los bienes perecederos sujetos de control administrativo, que tuvieran una vida útil mayor a un año y que presten utilidad en el desarrollo de las actividades institucionales, con un costo individual de adquisición, fabricación, incorporación o avalúo, inferior a cien dólares (US$100,00). 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO 6

7 Página: Página 7 de PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE 6.1. PROPÓSITO Este procedimiento tiene como propósito determinar las principales actividades que realiza la Unidad de Bienes y Servicios Generales Sección, para la verificación e inspección de los bienes muebles de larga duración o de control administrativo asignados a la institución en el levantamiento de inventarios. 7

8 Página: Página 8 de ALCANCE El presente proceso abarca al conjunto de actividades desde la recepción del requerimiento de levantamiento de inventarios de bienes muebles hasta la entrega del Informe de Inventario y las novedades encontradas a las autoridades correspondientes DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN 1. Realizar el requerimiento de levantamiento de inventario 2. Recibir requerimiento y enviar a la Dirección General 3. Solicitar el levantamiento de inventario Institución Pública Secretaría General General/ Unidad requirente Cualquier institución pública puede tener la necesidad que se realice el levantamiento de inventario de determinados bienes. De ser así, realiza un oficio al General de Inmobiliar solicitando el levantamiento de inventario, adjuntando la documentación habilitante que se requiera para realizar dicho levantamiento. La solicitud de levantamiento de inventario de la Institución Pública se recibe a través de Secretaría General, quien remite la solicitud y documentación habilitante al General El General por necesidad institucional o por requerimiento de una Institución Pública o cualquier unidad que requiera, envía una solicitud al Administrativo mediante memorando, para que se realice el levantamiento de inventario de los bienes muebles de larga duración y de control administrativo que son destinados para uso institucional o que se han adquirido para obras, acondicionamiento de espacio o dotaciones, junto con el cual envían además la documentación habilitante que se necesite para coordinar el levantamiento de inventarios. Para bienes que hayan sido adquiridos deberá entregar los siguientes documentos habilitantes: contrato de adquisición, Términos de Referencia, Factura, Garantía Técnica, Acta de Entrega Recepción por DOCUMENTO Y/O REGISTRO Solicitud mediante Memorando 8

9 Página: Página 9 de Realizar requerimiento de levantamiento de inventario 5. Disponer el levantamiento de inventario 6. Recibir requerimiento y revisar documentación habilitante 7. Solicitar documentación faltante 8. Gestionar y entregar documentación faltante Administrativo/ Administrativo Administrativo Unidad requirente parte del Administrador del Contrato, Certificación Presupuestaria correspondiente. Por otra parte, al menos una vez al año o en cualquier momento, el Administrativo o el, pueden realizar el requerimiento de levantamiento de inventario. El Administrativo recibe los requerimientos junto con la documentación habilitante, lo cual envía al Custodio de Bienes y dispone realizar el levantamiento de inventarios. El recibe la solicitud de levantamiento de inventario y los documentos habilitantes, mismos que los revisa y verifica que se encuentra completa. Si está completa y no existen novedades en la documentación, procede a coordinar el levantamiento, caso contrario informa al Administrativo para que solicite a la unidad requirente que la complete. Si falta algún documento para realizar el levantamiento de inventarios, el Administrativo solicita a la Unidad requirente que corresponda, que la complete o subsane las novedades encontradas. La unidad requirente realiza las gestiones necesarias para completar o corregir la documentación. Una vez que la complete realiza la entrega de la documentación como alcance de la solicitud de levantamiento de inventario, con lo cual regresa a la actividad 3. 9

10 Página: Página 10 de Coordinar levantamiento de inventario y elaborar cronograma Administrativo/ El Administrativo y el Custodio de Bienes, coordinan con su equipo de trabajo y de acuerdo con el requerimiento recibido y fecha programada de ser el caso, designan a un delegado para que realice el levantamiento de inventario, con lo cual elabora el cronograma de ejecución mismo que lo entrega al Asistente de Bienes delegado. En caso de que se trate de una adquisición de bienes, el coordina también con el Administrador del Contrato del inmueble para que esté presente y realizar en conjunto el levantamiento de inventario. Además coordina con transporte, para que se realice la movilización de la(s) persona(s) que deben acudir al sitio del levantamiento. Cronograma Solicitud de transporte 10. Obtener el listado de bienes Asistente de Bienes El Asistente de Bienes designado para realizar el levantamiento de inventario, obtiene de la base de datos de Bienes de Inmobiliar, el listado de los bienes que va a verificar e inspeccionar. 11. Acudir al sitio del inmueble y comparecer para realizar levantamiento Asistente de Bienes y Servicios Generales El Asistente de Bienes, de acuerdo al cronograma recibido por parte del Custodio de Bienes, solicita los viáticos o subsistencia para desplazarse al sitio donde va a realizar el levantamiento de inventario y acude al inmueble para realizar el levantamiento del inventario. Si se trata de la adquisición de bienes, se pone de acuerdo con el Administrador de Contrato para realizar el levantamiento de inventario, de no ser así, continúa con la cuantificación y marcado de bienes. 10

11 Página: Página 11 de Identificar los bienes y realizar el levantamiento Asistente de Bienes y Servicios Generales/ Administrador de Contrato En caso de que el levantamiento de inventario corresponda a bienes nuevos que han sido adquiridos para obras, acondicionamiento de espacio o dotaciones, o por adquisiciones de bienes en zonas, el Asistente de Bienes en conjunto con el Administrador de Contrato, realizan la identificación de los bienes de acuerdo con los documentos habilitantes, así como el levantamiento de inventario respectivo. 13. Realizar la cuantificación y marcado de los bienes Asistente de Bienes y Servicios Generales El Asistente de Bienes procede entonces a realiza la cuantificación y marcado de los bienes del inventario y va registrando las observaciones que se presenten. 14. Realizar Informe y determinar si se deben realizar modificaciones Asistente de Bienes y Servicios Generales De retorno en la oficina, el Asistente de Bienes realiza el Informe de Inventario donde constan las novedades encontradas y realiza una comparación entre lo que consta en la base de datos de bienes y lo levantado en el sitio con lo cual determina si debe realizarse modificaciones en la documentación (contrato, acta de entrega recepción, factura, entre otros) para el registro de bienes de ser el caso. Si no se deben realizar modificaciones, envía el informe al para que realice el reporte a el/los /es correspondientes. Si se tiene que realizar modificaciones envía a más del informe la documentación habilitante para que el la revise y realice el registro de los bienes. Informe de Inventario 11

12 Página: Página 12 de Comparar informe con documentación habilitante El compara el Informe de Inventario con la documentación habilitante para asegurarse de que los bienes de los cuales se debe realizar el registro de ingreso o egreso tengan los respaldos o justificaciones necesarias. Si existen diferencias entre los bienes y los documentos habilitantes, solicita se complete la documentación. Si no hay diferencias, continua con el registro de los bienes que no se encuentran en el inventario. Registro de Bienes 16. Informar a para que solicite documentación o justificación Si hay diferencias entre el inventario registrado y los documentos habilitantes, el informa de estas novedades al Administrativo a fin de que solicite a la Unidad requirente correspondiente que presente la documentación o justificaciones que se requieran para poder realizar los registros del inventario. 17. Obtener documentación o justificación Administrativo El Administrativo, solicita a la unidad requirente que entregue la documentación o aclaraciones necesarias o la justificación por los faltantes o sobrantes que se hubieran encontrado o por las modificaciones que se requieran realizar. Una vez que los recibe, los entrega al quien los vuelve a comparar con el informe y procede a registrar los bienes si ya no hay diferencias. 18. Enviar informe al custodio Asistente de Bienes y Servicios Generales Si como resultado del levantamiento de inventarios, se determina que no se tiene que realizar el registro de bienes en el inventario, el Asistente de Bienes envía el Informe de Inventario al para que se realice el informe respectivo. 12

13 Página: Página 13 de Realizar el Ingreso a Bodega Si los bienes del Informe de Inventario coinciden con la documentación habilitante, el continúa con el registro de los bienes resultantes del levantamiento de inventario que no consta en la base de datos, con lo cual genera el Ingreso a Bodega. Luego envía el ingreso a Bodega al y solicita al Analista de Bienes que realice el registro en la base de datos de bienes Ingreso a Bodega 20. Realizar el registro en la base de datos Asistente de Bienes y Servicios Generales Realiza el registro de la información del Ingreso a Bodega a la base de datos de bienes de la institución. Registro en la base de datos 21. Entregar informe o Ingreso a Bodega al El envía para conocimiento del Administrativo, el Informe de Inventario si no se encontraron novedades en el levantamiento, o el/los Ingreso/s a Bodega de los bienes que se hayan registrado, si existieron novedades en el levantamiento. 22. Informar a la Institución o unidad requirente y enviar documentación al Financiero Administrativo El Administrativo envía el Informe de Inventario, o el Ingreso a Bodega según corresponda, para conocimiento de la Institución Pública o unidad requirente que haya solicitado el levantamiento del inventario, de manera que la unidad requirente adjunte la documentación al proceso y solicite el pago. 7. INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Frecuencia de Medición 1 Porcentaje del registro de activos fijos institucionales en el módulo del e sigef. (esbye) Número de registros de activos fijos institucionales en el módulo del E SIGEF / Total de activos fijos levantados y contratados Porcentaje Administrativo Mensual 13

14 Página: Página 14 de ANEXOS Cronograma Informe de Inventario Ingreso a Bodega FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Elaborado Por: Ing. Priscila Villarreal Analista de Procesos Revisado Por: Revisado Por: Aprobado Por: Validado por: Sr. Javier Pilco Ing. Paul Cevallos Dra. Valeria Yánez Ing. Fabián Larrea Analista de Control, y Servicios Generales a Administrativa Coordinador General Administrativo Financiero CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 03/08/