ALCHEMY SEARCH VERSIÓN 8.2 GUIA DE REFERENCIA RÁPIDA

Transcripción

1 ALCHEMY SEARCH VERSIÓN 8.2 GUIA DE REFERENCIA RÁPIDA

2 1. El programa Captaris Alchemy Como abrir una Base de Datos Como buscar información La pestaña Perfil del documento La pestaña Contenido La pestaña Perfil de la Carpeta La pestaña Configuración... Error! Marcador no definido. 4. El visor Imágenes en el visor Listas en el Visor Documentos de Texto en el Visor Recuperar la información Impresión de un documento Recuperar un documento a disco Sistemas de Documentacion Multimedia 2

3 1. El programa Captaris Alchemy Barra de herramientas de Captaris Alchemy. Estos 3 botones de la Izquierda sirven para mostrar u ocultar las ventanas de Contenido, el visor de documentos o el perfil, respectivamente. TABLAS DE CONTENIDO Barra de herramientas del VISOR VISOR PERFIL Estas pestañas sirven para seleccionar, en la vista de contenido, la lista de bases de datos que tenemos abiertas, o el resultado de las búsquedas que hayamos realizado. En la ventana de Captaris Alchemy pueden apreciarse 3 partes bien diferenciadas: Las TABLAS DE CONTENIDO: en ellas aparece, en forma de árbol, una lista de las bases de datos que tengamos abiertas y su contenido, o el resultado de las consutas que hayamos realizado. El VISOR: donde se muestra, en forma detallada, el objeto que tengamos seleccionado en la ventana de contenido. Este puede ser un solo documento de una base de datos (ya sea texto o imagen) o una lista de documentos. El PERFIL: donde se nos muestra informacion adicional del objeto que hayamos seleccionado en la ventana de contenido. Si se trata de un documento o carpeta de una base de datos se nos muestran los datos de los campos por los que ese documento o carpeta puede ser encontrado en una busqueda. Si hemos seleccionado una base de datos, en el perfil se nos muestran datos como la fecha de creación de la misma, el número de documentos almacenados, o su nombre completo. Sistemas de Documentacion Multimedia 3

4 2. Cómo abrir una Base de Datos Hay dos formas de hacerlo: por el sistema de archivos y a través de un servidor Captaris Alchemy. Por el sistema de archivos: se asocia a bases de datos que no están controladas por Captaris Alchemy Server, por ejemplo en el entorno Captaris Alchemy Gold. Para abrir una base de datos, en el menú archivo se selecciona la opción Abrir base de datos. En el cuadro de dialogo que aparece, elegimos Sistema de archivos y nos vamos a la ubicación donde estén las bases de datos. Una vez allí, elegiremos la base de datos que queremos abrir. El nombre de archivo de una base de datos Alchemy tiene la extensión ALD Sistemas de Documentacion Multimedia 4

5 A través de un Servidor Captaris Alchemy: es el modo más común cuando se comparten bases de datos en un entorno de red de área local. Para abrir una base de datos, en el menú Archivo se selecciona la opción Abrir base de datos. En el cuadro de dialogo que aparece, seleccionamos Alchemy Server Se abrirá un nuevo cuadro de dialogo del Entorno de Red. Buscamos el Dominio y el Servidor donde se encuentra Captaris Alchemy Server. Hacemos Clic sobre él y se nos mostrarán las bases de datos a las que tenemos acceso. Sistemas de Documentacion Multimedia 5

6 3. Como buscar información 3.1 La pestaña Perfil del documento. En este botón se escoge el tipo de búsqueda simple (-) o avanzada (+). En la barra de botones, hacer Clic en el botón de Buscar. Nos aparecerá el cuadro de dialogo Buscar, donde introduciremos los datos por los que queremos buscar la información y configuraremos los parámetros de la consulta. La búsqueda avanzada (imagen), tiene varias pestañas con diferentes opciones. La consulta simple solo tiene una pestaña con el perfil del documento de una base de datos. Estas pestañas nos permiten configurar los criterios de consulta. En los campos, debemos introducir las palabras por las que queremos buscar la información. Además, pueden utilizarse: Comodines (* -?) Operadores lógicos. (Y - O - NO) Haciendo clic en este botón aparece una lista desplegable con las últimas palabras empleadas en ese campo. Haciendo clic en este botón aparece una ventana con una lista con todas las palabras por las que es posible buscar en este campo, así como el número de veces que aparece. En esta imagen vemos el cuadro de diálogo Buscar con la pestaña del Perfil del Documento seleccionada. Sistemas de Documentacion Multimedia 6

7 3.2 La pestaña Contenido Aquí decimos a alchemy donde queremos que busque la información: por contenido, por los campos del perfil y/o por las anotaciones. Aquí podemos seleccionar donde queremos buscar: en una sola base de datos, en todas las que tengamos abiertas, en una consulta que hayamos realizado o en un grupo de bases de datos definido por nosotros mismos. 3.3 La pestaña Perfil de la Carpeta Algunas bases de datos pueden tener campos de perfil asociados a las carpetas (como si se tratase de un documento), pudiendose hacer consultas al igual que con el perfil del documento. Todas estas opciones de consulta se pueden combinar entre sí para dar lugar a una búsqueda compleja. En el caso de que la base de datos esté estructurada en carpetas también podemos buscar la información por la carpeta en que este almacenada. Simplemente tendremos que teclear el nombre de la misma. Sistemas de Documentacion Multimedia 7

8 3.4 La pestaña Configuración Esta pestaña permite configurar opciones especiales que afectan a las demas pestañas y a los resultados de la consulta. Esta opción nos permite ajustar el porcentaje de coincidencia entre las palabras que buscamos y las que Alchemy encuentra. En la barra indicamos si queremos que la coincidencia sea exacta o aproximada. En el resultado de la consulta Alchemy nos muestra en porcentaje la exactitud de la palabra encontrada respecto de la original. En esta opción indicamos si deben encontrarse todas las palabras clave indexadas en los distintos campos que estemos haciendo la consulta o solo una de ellas. Es posible buscar documentos en las bases de datos que no estén indexados (construidos). Hay 2 opciones: - La primera nos permite buscar en todos los documentos de la base de datos (tanto indexados como sin indexar). - La segunda nos permite buscar en los documentos no indexados únicamente si no se han encontrado documentos en el índice. Sistemas de Documentacion Multimedia 8

9 4. El visor Hay 3 tipos modos básicos de utilizar el visor. Dependiendo del tipo de objeto que estemos viendo, estos modos son: o o Ver imágenes y documentos. Manejar listas de resultados. 4.1 Imágenes en el visor Haciendo doble clic en un documento de una base de datos aparece en el visor. Dependiendo del tipo de objeto que estemos viendo, en el visor aparece una barra de herramientas distinta con diferentes opciones. En este caso, al ser una imagen, tenemos opciones para ajustar la página, hacer zoom, avanzar/retroceder una página, imprimir, editar, etc... Sistemas de Documentacion Multimedia 9

10 4.2 Listas en el Visor Con estos botones se configura el tipo de vista de los objetos. Haciendo clic en un objeto, en el visor aparece una lista con su contenido. El objeto puede ser una base de datos, una carpeta, una consulta... Vista en miniatura Lista simple En detalle (imagen) En el caso de la vista en detalle aparece esta segunda barra de herramientas, con datos de los objetos agrupados por columnas. Se puede ordenar la lista por cualquiera de ellas haciendo clic en el nombre de la columna. Se pueden configurar las columnas que aparecen haciendo clic con el botón derecho del ratón en cualquiera de ellas. Haciendo doble clic en un objeto de la lista, este, a su vez, se nos muestra en el visor Sistemas de Documentacion Multimedia 10

11 4.3 Documentos de Texto en el Visor Haciendo clic en este botón podemos buscar texto dentro del documento. Haciendo clic en este botón podemos configurar la página: horizontal o apaisado, la impresora de destino, si queremos o no cabeceras, etc. En el caso de tratarse de texto, haciendo clic con el boton derecho del raton en el documento aparece un menu contextual con opciones adicionales, que permiten modificar la vista del documento en pantalla, las fuentes y las Preferencias de visualización. Sistemas de Documentacion Multimedia 11

12 5. Recuperar la información 5.1 Impresión de un documento Para imprimir tenemos 2 opciones: Desde el menú Archivo Imprimir (nos aparece el cuadro de dialogo Imprimir) o desde el botón Imprimir de la barra de botones. En este caso se imprimiría el documento (o documentos) que tengamos seleccionados. En el cuadro de dialogo Imprimir podemos configurar las opciones de impresión: En esta lista escogemos que queremos imprimir. Si es un documento de texto podemos escoger la fuente con que se va a imprimir Sistemas de Documentacion Multimedia 12

13 5.2 Recuperar información a disco Tanto en la ventana de contenido como en el visor (si estamos viendo una lista), si hacemos clic con el boton derecho del raton sobre el objeto que tenemos seleccionado, nos aparece un menu con la opcion recuperar archivos, donde podemos indicar a Captaris Alchemy donde queremos que nos salve la información seleccionada. Tambien podemos elegir el tipo de información que queremos recuperar: ficheros o metadatos, o ambas cosas. Si queremos recuperar ficheros elegiremos Archivos sin imágenes y Archivos de imágenes Sistemas de Documentacion Multimedia 13