MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO

Transcripción

1 Página 1 de 5 PROCESO SUBPROCESO OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE DESARROLLO INSTITUCIONAL Almacén Ejercer el control sobre la gestión de los bienes muebles inmuebles del Municipio, incluyendo su recepción, almacenamiento, custodia, entrega y seguimiento a los inventarios, así como los respectivos soportes documentales. Comprende desde la recepción e ingreso de los elementos devolutivos y de consumo con destino a cada una de las dependencias de la Administración Central de acuerdo a lo estipulado en el respectivo contrato, hasta el reingreso de los elementos devolutivos una vez hayan cumplido su vida útil, para determinar su destino final. Almacenista Municipal PROVEEDOR ENTRADA PVA ACTIVIDAD PRODUCTO CLIENTE Solicitudes de devolución de elementos devolutivos para reasignación Planeación de las actividades a desarrollar por el proceso y los subprocesos Plan de depuración de inventarios Solicitudes de devolución de elementos devolutivos para bajas Solicitudes de ingreso de elementos de consumo y devolutivos adquiridos por la diferentes dependencias. P Plan de baja de bienes Plan Operativo Cronograma de actividades Formulación plan anticorrupción y mapa de riesgos por procesos

2 Página 2 de 5 PROVEEDOR ENTRADA PVA ACTIVIDAD PRODUCTO CLIENTE Contratos, convenios con su Entrada de Almacén de respectivo soportes Elementos de Consumo, supervisor o interventor Proceso de Sistemas de Información Certificación de Sistemas si son elementos de cómputo. Realizar el ingreso de los elementos de Consumo o Devolutivos adquiridos por la administración. Entrada de Almacén de elementos Devolutivos Almacenista Entada de Almacén Asignar, reasignar y entregar los bienes a los funcionarios internos y externos. Acta Asignación y Reasignación de bienes. P Funcionarios de las dependencias y externos a los cuales el Municipio les haya asignado bienes. Solicitud de entrega y devolución de los bienes a bodega. Solicitud de autorización para dar de baja los bienes de propiedad del Municipio Recibir los bienes devueltos de las diferentes dependencias a la bodega. Realizar las bajas de Almacén a todas las dependencias. Acta de elementos devueltos a bodega Acto Administrativo autorizando baja de bienes Entidades a los cuales el Municipio les asigne bienes. Funcionarios que hacen la devolución Secretaria de Desarrollo Institucional Contabilidad y funcionarios internos y Externos.

3 Página 3 de 5 PROVEEDOR ENTRADA PVA ACTIVIDAD PRODUCTO CLIENTE Inventarios de los bienes asignados a los funcionarios Realizar el inventario general de bienes de propiedad del Municipio. Inventario general de bienes de propiedad del municipio Funcionarios de las dependencias. Subproceso Almacén Medición de Indicadores Actividades ejecutadas por el subproceso de almacén. V Seguimiento al cumplimiento de los planes y cronogramas de actividades. Seguimiento y evaluación de acciones preventivas, correctivas de mejora y productos y/o servicios no conformes Seguimiento a los planes de mejoramiento Evaluación de planes, actividades planeadas Evaluación plan anticorrupción y mapa de riesgos por procesos Informes de autoevaluación del proceso Informe de seguimiento a PQRSD Ejecución de actividades planeadas para las Acciones preventivas correctivas Informe de ejecución de actividades de planes de mejoramiento Informe de seguimiento plan anticorrupción y mapa de riesgos por procesos Subproceso Almacén. Proceso de Control Interno y Gestión Proceso de Gestión de Calidad y MECI Entes de control

4 Página 4 de 5 PROVEEDOR ENTRADA PVA ACTIVIDAD PRODUCTO CLIENTE Informes de auditoría de Realizar mejora continua al Subproceso calidad y de gestión subproceso Almacén. Entes de Control Internos y Externos Subproceso de almacén Informes de auditoría o de seguimiento a planes de mejoramiento de los entes de control externo Informes de autoevaluación A Acciones preventivas, correctivas y de mejora documentadas Producto y/o servicios no conformes documentados Planes de mejoramiento Proceso de Control Interno y Gestión Proceso de Gestión de Calidad y MECI Entes de control PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS ASOCIADOS 1102-P-GAL-01 Procedimiento para Entrada de Bienes Muebles e Inmuebles 1102-P-GAL-02 Procedimiento para inventarios de los bienes muebles del Municipio 1102-P-GAL-02 Procedimiento para Bajas de Almacén 1102-P-GAL-01 Procedimiento para la Depuración de los Inventarios en el Sistema 1102-F-GAL-01 Formato Acta entrada de Almacén 1102-F-GAL-02 Formato Acta Asignación Devolutivo 1102-F-GAL-03 Formato Acta Asignación de Consumo 1102-F-GAL-04 Formato de Inventario de Motocicletas 1102-F-GAL-05 Formato de Inventario de Vehículos y/o maquinaria 1102-F-GAL-06 Formato para inventarios de Bienes Muebles del Municipio de Villavicencio 1102-F-GAL-07 Formato para inventarios de funcionarios de la Personería 1102-F-GAL-08 Formato acta devolución de Elementos a Bodega 1102-F-GAL-09 Formato acta reasignación de Elementos Devolutivos 1102-F-GAL-10 Formato de Actualización de Reasignaciones 1102-F-GAL-11 Formato de relación de Devolutivos a Bodega 1102-F-GAL-12 Formato de relación de Inventarios Parque Automotor

5 Página 5 de F-GAL-13 Formato de solicitud de Inventarios 1102-F-GAL-14 Formato de actualización de Reasignaciones 1102-F-GAL-15 Formato de relación de Devolutivos a Bodega 1102-F-GAL-16 Formato para la lista de Chequeo de Contratos 1102-F-GAL-17 Formato verificación de Elementos u Objeciones al contrato 1102-F-GAL-18 Formato para recibido de contrato RECURSOS umanos: Profesionales y Técnicos Tecnológicos: Pimisys, Excel, P.C.T, Materiales. Equipos de Cómputo, papelería Instalaciones Locativas: Bodega para almacenamiento de elementos y oficinas CODIFICACIÒN ANTERIOR: 1102-C-GAL-V1 de 23 de octubre de 2013 Elaborado Revisado Aprobado NIDIA NOELIA RUIZ MONDRAGON Auxiliar Administrativo ORIGINAL FIRMADO JANET SOFIA WILKEN MARQUEZ ASTRID SORAYA ERRERA ARIZA JUAN GUILLERMO ZULUAGA C. Almacenista Directora de Apoyo a la Gestión Alcalde Fecha:18/03/2015 Fecha: 26/03/2015 Fecha: