Suite de soluciones de gestión de facturas

Transcripción

1 Suite de soluciones de gestión de facturas

2 Suite de soluciones de gestión de facturas Qué es la FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?

3 Qué es la Facturación Electrónica? La facturación electrónica sustituye a las facturas tradicionales en papel, y se caracteriza porque el envío a los destinatarios se realiza por medios telemáticos en formato electrónico, reemplazando al documento físico en papel y con la misma validez fiscal y jurídica ya que está firmada con una firma electrónica avanzada, emitida por una autoridad de certificación reconocida por la agencia tributaria correspondiente

4 Cuándo es válida una factura electrónica? Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa deberá: CONTENER LOS CAMPOS OBLIGATORIOS exigibles a toda factura ESTAR FIRMADO MEDIANTE UNA FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA basado en certificado reconocido SER TRANSMITIDO DE UN ORDENADOR A OTRO recogiendo el consentimiento de ambas partes

5 Cuál debe ser el contenido de una factura electrónica? Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura: Núm. Factura. Fecha expedición Razón Social emisor y receptor NIF emisor y receptor Domicilio emisor y receptor Descripción de las operaciones (base imponible) Tipo impositivo Cuota tributaria Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

6 Cómo se firma una factura electrónica? Se requieren tres condicionantes para que se de la firma electrónica reconocida: Que sea una firma electrónica avanzada Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que cumpla los requisitos establecidos en la Ley 59/2003 de 19 de diciembre en cuanto a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías: Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente en cada momento Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma. (Art. 24.3).

7 Suite de soluciones de gestión de facturas Qué es EXPERT FIRMA?

8 CARACTERÍSTICAS GENERALES GENERACIÓN DE FACTURAS EN MÚLTIPLES FORMATOS (FacturaE, PDF, GeFactura, UBL ) Expert FIRMA es la solución que tiene como objetivo la automatización del proceso de facturación electrónica en la organización. Con Expert Firma, se podrán generar facturas electrónicas en múltiples formatos estructurados o obtenerlas desde el ERP, para que sean firmadas a través de una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, se envíen a portales de entrada de facturas (p.e. FACE para la Administración General del Estado, Ge-Factura para la Generalitat Valenciana, etc.) y sean almacenadas en repositorios locales o en la nube (Expert Custodia ) CONFIGURACIÓN DEL PROCESADO DE LA FACTURA: Firma, Firma + Envío por Mail, Firma + Envío a Punto de Entrada de Facturas de AA.PP. y Firma + Envío a Custodia. PROCESAMIENTO AUTOMÁTICO DE VOLÚMENES ELEVADOS de facturas GESTIÓN PARA ORGANIZACIONES MULTI-EMPRESA a través de plantillas de facturación electrónica por cada una CUSTODIA DE LAS FACTURAS en data center para su consulta por parte de sus clientes a través de Expert CUSTODIA INTEGRACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN ERP corporativo para la firma y envío de facturas electrónicas

9 Beneficios de Expert FIRMA Reducción de los Costes Eliminación del papel y franqueo. Disminución de costes por medios electrónicos. Mejora en el tiempo medio de cobro. Eliminación del archivo físico. Sistema de custodia útil y económico. Integración con la Administración Pública Cumpla con la normativa 25/2013 para la presentación de facturas electrónicas en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas. Reducción de errores por tratamientos manuales. Automatización del proceso de casación de facturas. Disminuye las incidencias en el envío de facturas. Mejora dela eficiencia Reducción de tiempos de gestión (localización, recuperación, y archivo). Aumenta la seguridad documental con varias copias de los documentos. Permite el envío por o fax en cualquier momento. Disponibilidad de los documentos a través de un navegador Internet, permitiendo la distribución por workflow. Mayor agilidad en la toma de decisiones. Integración con sistemas ERP. Seguridad para sus certificados Proteja sus certificados digitales para la firma electrónica, evitando tener que alojarlos en repositorios externos Imagen tecnológica Imagen de empresa tecnológicamente avanzada. Aporta valor a sus clientes facilitando su eficiencia. Beneficios medioambientales Disminución del uso del papel, tóner,...

10 Suite de soluciones de gestión de facturas Cómo funciona EXPERT FIRMA?

11 Cómo funciona Expert FIRMA? Paso 1 Paso 2 Paso 3 Recepción/Entrada de facturas Firma de facturas Envío de facturas OPCIÓN 1: Generación de facturas desde el ERP en formato electrónico (PDF y/o Facturae), y recepción de las facturas en Expert FIRMA para su procesamiento USUARIOS FACTURACIÓN FACTURAS EN FORMATO ELECTRÓNICO FACTURAS EN FORMATO ELECTRÓNICO FIRMADAS OPCIÓN 1: Expert FIRMA envía las facturas adjuntadas en un al cliente OPCIÓN 2: Expert FIRMA envía las facturas al Punto de Entrada de facturas de las Administraciones Públicas y el acuse de recibo generado por cada plataforma (AZK) será recepcionado en Expert FIRMA OPCIÓN 2: Los usuarios de facturación podrán generar manualmente facturas desde Expert Firma en formato electrónico (PDF y/o Facturae) Una vez generadas y/o recepcionadas las facturas en formato electrónico, se firmarán electrónicamente de manera atendida o desatendida. OPCIÓN 3: Expert FIRMA envía las facturas a con Expert CUSTODIA para su custodia en la nube, notifica al cliente vía con un enlace a la factura. El cliente podrá acceder a Expert CUSTODIA para consultar sus facturas

12 Recepción de facturas emitidas desde el ERP Pantalla de consulta de facturas emitidas desde el ERP

13 Entrada manual de facturas Introducción de una factura de forma manual, para su posterior firma y envío

14 Firma electrónica de facturas Firmado de facturas Gestión de certificados

15 Envío de facturas a AA.PP. Consulta del estado de las facturas enviados a las AA.PP. Envío de facturas a los puntos de entrada de las AA.PP.

16 Soluciones para empresas del siglo XXI C/Sureres 1, Valencia-España Tél: Fax: