GESTIÓN DE COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN INTERNA

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1 CÓDIGO: ES-CMU-PR-03 VERSIÓN: 3 VIGENCIA: 2016 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Promover el conocimiento de la Universidad y sus diferentes procesos, con el fin de mejorar el flujo de información y generar apropiación de los temas institucionales en el público interno. 2. ALCANCE Inicia con la definición del plan de producción y termina con la distribución del boletín informativo interno Usco en Marcha al público interno de la Universidad. 3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO Coordinador Oficina de 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver Normograma 5. DEFINICIONES Boletín informativo interno: es una publicación distribuida de forma regular, que desarrolla de manera noticiosa temas de interés y actualidad. Va dirigida a docentes y funcionarios de la institución. Machote: es el prototipo o modelo final de una publicación. Se emplea para visualizar la pieza antes de imprimirla en serie. Agenda temática: el conjunto de temas informativos que un medio de comunicación se programa para cubrir. Diagramación: es el oficio del diseño editorial que se encarga de organizar en un espacio, contenidos escritos y visuales. Público interno: hace referencia a docentes, administrativos y contratistas de la universidad Surcolombiana

2 CÓDIGO: ES-CMU-PR-03 VERSIÓN: 3 VIGENCIA: 2016 Página 2 de 5 6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 6.1 BOLETIN INFORMATIVO 1. Diseño plan de producción Se construye el plan de producción requerido para la elaboración del boletín informativo interno Usco en Marcha. Allí se determinan los temas a tratar en la edición, y se distribuyen las notas en las secciones. 2. la información Se solicita por escrito o mediante visita de funcionario de la oficina de comunicaciones, la nota enviada por correo o medio físico. 3. Redacción de los artículos periodísticos 4. Revisión artículos periodísticos Se elaboran las notas periodísticas, empleando un lenguaje claro y preciso, imágenes pertinentes y de calidad. Se realiza revisión detallada de cada uno de los artículos, verificando el uso adecuado del lenguaje, la ortografía y la información presentada. 5. Diagramación boletín Se coordina con la empresa contratada para tal fin, el montaje de los artículos periodísticos y las imágenes seleccionadas en la plantilla de diseño del boletín. 6. Revisión y aprobación Machote Boletín Se lleva a cabo la revisión del machote del boletín. Se realizan los ajustes pertinentes y se aprueba la impresión de la versión final del boletín. 7. Distribución Boletín Se hace entrega del ejemplar impreso del boletín al público interno, mediante la distribución en oficinas de las diferentes sedes de la Universidad. Plan de producción boletín en medio magnético Artículos digitales Machote Machote Boletín Informativo Registro fotográfico de entrega

3 CÓDIGO: ES-CMU-PR-03 VERSIÓN: 3 VIGENCIA: 2016 Página 3 de ASESORIAS 1. Solicitud de asesoría Cada facultad, dependencia o área enviara a través de correo o físico la solicitud de realizar asesoría o apoyo en la creación de estrategias comunicativas según la necesidad. Correos Oficios 2. la información Se solicita por escrito o mediante visita de funcionario de la oficina de comunicaciones, la nota enviada por correo o medio físico. 3. Reunión con el área o solicitante de la asesoría Se planea una reunión entre la oficina de comunicaciones y la dependencia o solicitante de la asesoría para desarrollar la estrategia. Registro de asistencia 4. Planeación y desarrollo de la asesoría Se identifica la solicitud, y se plantean estrategias y acciones frente a la situación de la solicitud. Acta de reunión - asistencia 5. Evaluación de la asesoría Se solicita al área o dependencia que evalué la asesoría y el apoyo brindado.

4 CÓDIGO: ES-CMU-PR-03 VERSIÓN: 3 VIGENCIA: 2016 Página 4 de CUBRIMIENTO DE EVENTOS 1. Elaboración de plan de Se elabora el plan de recolección de información a Formato de registro de recolección de información difundir por cada uno de los procesos. La recolección información. - plan de información se realizará una vez en el mes. de recolección de información 2. información Se solicita por escrito o mediante visita de funcionario de la oficina de comunicaciones la nota enviada por correo o medio físico. 3. Análisis de la información Recibida la información se analiza y clasifica de acuerdo a la relevancia y prioridad. Posteriormente se agenda vistas de entrevistas para profundizar en la información a difundir, cuando se requiera (aplica para eventos pasados o fuera de la ciudad). En el caso de los eventos futuros se coordina el cubrimiento. 4. Cubrimiento del evento Se desarrolla el cubrimiento fotográfico del evento en el horario planeado. 5. Difusión de la Actividad Hecho el cubrimiento se analiza y se clasifica para su difusión, en redes sociales y/o el boletín interno Usco En Marcha. Agenda de eventos a cubrir Archivo fotográfico Artículo periodístico registro de publicaciones

5 CÓDIGO: ES-CMU-PR-03 VERSIÓN: 3 VIGENCIA: 2016 Página 5 de 5 7. OBSERVACIONES La frecuencia de realización de las asesorías y el cubrimiento de eventos estará sujeto a la dinámica informativa que demande la institución. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FEHCA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 01 EV-CAL-FO de Julio 2012 Creación de Documento. 02 EV-CAL-FO de Agosto 2013 Modificación de Documento 03 EV-CAL-FO de Abril 2016 Modificación de Documento ELABORO REVISO APROBÓ ZULMA MARCELA MUÑOZ Coordinadora Oficina de ARIADNA HOYOS STERLING Asesor Calidad CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC

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