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1 SOFTWARE CRM PARA ENTIDADES EDUCATIVAS Conscientes de la necesidad que tienen las entidades Educativas de controlar la gestión administrativa hemos desarrollado un software que permite generar la facturación y cartera, gestión de boletines, sistema de matrículas, listas e informes, asistencias y sistema de ers. Este sistema permite llevar una base de datos detallada de los estudiantes con su nombre, identificación, dirección, teléfono fijo, celular, fecha de cumpleaños e información de los padres y acudientes. La base de datos facilita la labor de mercadeo generando una serie de informes especiales como deudores con sus intereses, estado general de la cartera, certificados El software ha sido diseñado para que su implementación sea sencilla, produciendo así beneficios inmediatos. El sistema está dividido en módulos lo cual hace más fácil y eficaz su operatividad: MODULO DE MATRÍCULAS El proceso de matrícula es el conjunto de políticas, procedimientos y actividades, que permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos. El sistema integrado de matrícula es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones. El sistema de gestión facilita la inscripción de alumnos nuevos, el registro y la actualización de los datos existentes de un alumno, la consulta de alumnos por curso, el traslado del alumno a diferente subcurso, así como la obtención de informes como apoyo para la toma de decisiones. Mediante la automatización de este proceso, se logra sistematizar, consolidar y analizar la información implicada en el mismo. Esto mejora los procesos de inscripción, asignación de cupos y matrícula. Además permite efectuar un seguimiento completo y detallado al proceso de matrícula mediante el análisis de los informes que provee. Esta ayuda contiene las diferentes opciones de la aplicación que permiten el manejo anteriormente mencionado: Cortes y Carga de Datos

2 En esta opción es posible la definición de fechas de corte para cada uno de los procesos. También permite la carga de datos mediante la importación de archivos. Registro de Estudiantes Esta opción permite el manejo de información de los estudiantes. Habilita el registro de información de un estudiante, su actualización, consulta y eliminación. El objetivo del registro de estudiantes es tener una base de datos completa y actualizada de los alumnos. En él se encuentran la información de los estudiantes, sus padres y acudientes con toda su información. Inscripciones Esta opción permite realizar inscripciones de alumnos nuevos o retirados. Es posible realizar una inscripción, consultarla y/o modificarla. El objetivo de la inscripción de alumnos nuevos es el registro de la información de las solicitudes de cupo en la institución, para poder brindar el acceso a la educación a la población que lo solicita. La inscripción tiene la información de los estudiantes, sus padres y acudientes y una lista, en orden de preferencia, de las instituciones en las cuales quisiera matricularse el alumno. Administración del Sistema Esta opción permite llevar a cabo la administración del sistema. Es importante tener en cuenta que únicamente el Administrador del Sistema es quien debe tener acceso a esta opción. En ella es posible crear, actualizar y eliminar registros de las diferentes tablas básicas que componen el sistema. Durante la eliminación de registros no podrán eliminarse registros que estén en uso. Reportes El módulo de reportes permite la obtención de informes del proceso de matrícula y sus etapas, con el fin de obtener información que alimenta el propio sistema, así como poder contar con información estadística que sea un apoyo real y oportuno a la gestión del proceso. Este módulo permite la producción de los reportes que genera el sistema.

3 El SOFTWARE DE CARTERA Y FACTURACIÓN, está desarrollado para determinar el estado de cartera de cada alumno. Los conceptos dentro del SOFTWARE DE CARTERA COMERCIAL Y FACTURACIÓN son la base primordial del manejo de la cartera, ya que en ellos se determina el aumento o la disminución de la cartera permitiendo el manejo de los recibos de caja, notas de ajuste y cuenta de cobro con estos procesos el software de cartera procede a generar el movimiento de transacciones que se le genero a cada alumno. Todo lo referente al manejo de registros por mensualidad proviene del módulo de facturación. Adicionalmente le permite hacer el cierre mensual para generar los informes solicitados y generar la cartera que se tenía en un determinado período, haciendo posible enviarle un estado de cuenta a un papa en un período determinado. Con el software de cartera se genera la facturación, donde se ingresan todas las mensualidades que se realicen, ya sean a crédito o de contado. La correcta ejecución de todo el módulo depende de los parámetros definidos en cartera. Todo el manejo contable del software de cartera se realiza desde el módulo de cartera y se afecta en línea, parametrizando los conceptos se generan las partidas contables. 1. Cartera Comercial Permite la parametrización inicial. Gestiona entradas salidas y cuadre de cajas. Manejo detallado de alumnos, liquida intereses y aplicar anticipos. Proporciona información detallada de los estados de cuentas. Genera notas de ajustes y cuadre de caja y ajustes de caja. Genera todos los informes de cartera en forma detallada. 2. Facturación Permite facturación inicial. Informes detallados de, mensualidades por periodo. 3. Remisiones Permite generar remisiones. Cargar los pedidos. Determina los saldos de la remisión. Gestiona la creación de informes.

4 MODULO DE BOLETINES Principales Funciones Registro de Calificaciones y Generación de Informes Académicos. Los docentes pueden registrar calificaciones desde el programa o importarlas usando una plantilla de Microsoft Excel y una vez diligenciado puede importarlo al sistema para generar automáticamente informes académicos. Generación e impresión de boletines académicos. Podemos realizar rápidamente una libreta de calificaciones sobre los resultados académicos de un periodo escolar o envíela como archivo adjunto al padre de familia por . Informes, gráficos y estadísticas de desempeño académico en tiempo real. Auditoría Control de registro de calificaciones. Puede autorizar o bloquear el acceso a las listas de calificaciones para evitar registros por fuera de fechas no autorizadas. Restricción de funciones específicas del Módulo de Gestión Académica a usuarios y/o docentes. Notificaciones Envío automático y/o programado de notificaciones por a los padres de familia o acudiente cuando se registra una calificación al alumno. Consulta en la Web Puede publicar las calificaciones en la web a través del Módulo de Gestión Escolar Web para que los padres y/o alumnos pueden acceder a consultar su situación académica en línea. GARANTIA El sistema se garantiza por defectos en diseño y programación por un periodo de seis meses, después de este tiempo se ofrece un contrato de mantenimiento. VALOR DE LA PROPUESTA

5 SOFTWARE CRM PARA ENTIDADES EDUCATIVAS Este valor incluye seis horas de capacitación a los usuarios, manual de manejo, diseño de nuevos reportes según sus necesidades y asistencia permanente durante el proceso de implementación que es máximo de dos meses. Siempre y cuando esta sea realizada en Bogotá, en caso de necesitar asistencia en otras ciudades el valor se pactará con el usuario. En caso de necesitar desarrollo de nuevos procedimientos o cambios en los ya existentes éstos se cotizarán independientemente. FORMA DE PAGO: 50% contra entrega 50% a 30 días TIEMPO DE ENTREGA: Inmediato del sistema estándar y para la personalización se pactará un tiempo proporcional a los cambios a realizar. LENGUAJES DE PROGRAMACION Características de los lenguajes de programación El PHP es un lenguaje interpretado de alto nivel embebido en páginas HTML y ejecutado en el servidor. PHP ofrece una solución simple y universal para las paginaciones dinámicas del Web de fácil programación. Su diseño elegante lo hace perceptiblemente más fácil de mantener y ponerse al día que el código comparables en otros lenguajes. Debido a su amplia distribución PHP está perfectamente soportado por una gran comunidad de desarrolladores. Como producto de código abierto, PHP goza de la ayuda de un gran grupo de programadores, permitiendo que los fallos de funcionamiento se encuentren y se reparan rápidamente. El código se pone al día continuamente con mejoras y extensiones de lenguaje para ampliar las capacidades de PHP. Es utilizado en aplicaciones Web-relacionadas por algunas de las organizaciones más prominentes tales como Mitsubishi, Redhat,Der Spiegel, MP3- Lycos, Ericsson y NASA. MySQL Database Server es la base de datos de código fuente abierto más usada del mundo. Su ingeniosa arquitectura lo hace extremadamente rápido y fácil de personalizar. La extensiva reutilización del código dentro del software y una aproximación minimalística para producir características funcionalmente ricas, ha dado lugar a un sistema de administración de la base de datos incomparable en velocidad, compactación, estabilidad y facilidad de despliegue. La exclusiva separación del core server del

6 manejador de tablas, permite funcionar a MyQSL bajo control estricto de transacciones o con acceso a disco no transaccional ultrarrápido. MÉTODO DE TRABAJO Cuando la propuesta económica sea aprobada a satisfacción por parte del cliente, se realizará una primera reunión donde habrá una lluvia de ideas. Para ésta reunión ambas partes traerán las ideas, ejemplos, colores y un acta formal donde se establecerá todo lo concerniente al diseño y la programación, de cómo se quiere el software (Toda la información como texto, imágenes, que se necesite para su desarrollo, debe ser entregado por el cliente en medio magnético, CD o por Internet.), También en ésta reunión se definirá y realizará un cronograma de actividades para definir tiempos de ejecución y bocetación. De ahí en adelante, se entregará la bocetación hasta llegar a una satisfacción total del cliente. En ésta instancia W3 INTERACTIVA entrará a facturar y de ahí en adelante realizar un seguimiento post venta para el cliente. Acta de Compromiso y Vigilancia El desarrollo e implementación del proyecto solo será iniciado previa verificación detallada de toda la información pertinente a la programación a realizar. Es requisito indispensable realizar como mínimo una reunión con quien o quienes lideren y/o estén a cargo de dar el aval y supervisar el proyecto en su compañía, esto con la finalidad de establecer en un documento y de la manera más detallada posible las características, funcionalidades y requerimientos de todos y cada uno de los módulos y sistemas que se van a desarrollar. Dicho documento será firmado de conformidad por los responsables del proyecto de la empresa y el responsable del desarrollo de la programación contratada constituyéndose en el acta de compromiso y vigilancia con la que se realizara la verificación y control de la fase de prototipos y la entrega final del desarrollo contratado. Dicha acta será la garantía de que una vez cumplido lo allí consignado la empresa expedirá de conformidad el acta de proyecto recibido a satisfacción. Cualquier desarrollo, implementación escalamiento en funcionalidades o adición a lo consignado en dicha acta de compromiso y vigilancia será entendida como un desarrollo adicional y luego de analizar sus características será cotizado su valor y tratado bajo condiciones de pago y tiempos de entrega como un contrato separado del contrato original.

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