GUÍA PRÁCTICA DE TRAMITACIÓN DE LICENCIAS PASO A PASO A TRAVÉS DEL SISTEMA FÉNIX

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1 GUÍA PRÁCTICA DE TRAMITACIÓN DE LICENCIAS PASO A PASO A TRAVÉS DEL SISTEMA FÉNIX 1

2 PRIMEROS PASOS Accederemos al Sistema a través de la siguiente dirección URL: https://fenix.rfef.es/fenix/ Pulsaremos a continuación en Tienda On Line para adquirir los códigos de barras digitales (licencias digitales) de las fichas por tipo de licencia. 2

3 Introduciremos el Usuario (NIF) y Contraseña de la persona autorizada por el Presidente del Club (deberá estar afiliada y autorizada como usuario en el Sistema). De lo contrario no se podrá acceder a este módulo. 3

4 Accederemos a la opción Tienda Online y a continuación en Alta Pedido (Pasarela) 4

5 Pulsaremos en Añadir línea de pedido para acceder a la compra de códigos de barras de licencias digitales. 5

6 Elegiremos el tipo y número de licencias que se desea adquirir (siempre en formato Digital ), poniendo especial atención en pulsar el ámbito correcto que nos interese ( Nacional como su propio nombre indica, siendo Territorial tanto Regional como Provincial), y pulsamos en Guardar. Repetiremos el proceso para cada tipo de licencia que queramos comprar (BS, AL, I, C, J, A ) 6

7 Una vez elegidas y añadidas todas las licencias deseadas, es necesario pulsar sobre Enviar pedido. De lo contrario no será tramitado. 7

8 Finalmente nos pedirá Pagar Pedido. Al pulsar esta opción, automáticamente dará de alta los códigos de barras al club y podrá continuar con la tramitación de licencias online. El precio de estas licencias es de 1,00 / licencia, que serán cargados en la Cuenta entre Club y Federación. 8

9 El sistema nos redireccionará a la pasarela de pago, existiendo sólo la posibilidad de Cargo en Cuenta. Pulsamos en Continuar y le daremos a Aceptar cuando nos pregunte, Desea confirmar el pago de la orden? 9

10 Nos saldrá una pantalla de verificación confirmándonos que nuestro pedido ha sido procesado y, una vez cerrado, ya podremos imprimir el albarán del pedido (si queremos, no es necesario). Pulsamos en Aceptar para continuar, pudiendo así imprimir los códigos de barras (pulsando en Imprimir Códigos ). El sistema nos mostrará la página anterior, donde nos indicaba pagar pedido, teniendo que pulsar nuevamente sobre él para terminar el proceso (esto no duplica el pago) 10

11 Igualmente podremos buscar en cualquier momento los pedidos realizados en Tienda Online, y a continuación Buscar Pedido. El pedido nos saldrá de la siguiente manera. Forma de pago: Cargo en cuenta, Pago SÍ, Confirmado SÍ y un resumen de los pedido realizados, pudiendo acceder en cualquier momento de la temporada a esta información. En estos momentos podremos imprimir los códigos de barras pulsando el botón Impr. Códigos. 11

12 A continuación el Sistema generará un PDF con todos los códigos de barras (por categorías) que hayamos comprado (identificables por el tipo de licencia que aparece en la parte inferior izquierda del código de barras, flecha roja). Podremos imprimir este documento, ya que tendremos que utilizarlo cuando tramitemos nuestras licencias (sólo las nuevas, no las renovaciones). Recomendamos tachar los utilizados, ya que no se podrán volver a usar. El número que utilizaremos para la tramitación de licencias será el que indica la flecha verde. 12

13 A partir de estos momentos podremos comenzar a tramitar licencias. Para ello iremos de nuevo a la pantalla principal y elegiremos la opción Licencias 13

14 Para comenzar con la tramitación de licencias pulsaremos en el menú Solicitudes y posteriormente en Presentar Solicitud de Licencia. 14

15 Por seguridad, nos pedirá nuevamente el Nombre de Usuario y la Contraseña de la persona autorizada del Club que tramitará las licencias. 15

16 Encontraremos la siguiente pantalla donde tramitaremos cada licencia de manera individual. El primer paso será introducir un código de barras de la categoría en la que deseamos tramitar una licencia en la casilla Número de Licencia. Para ello iremos a la hoja de códigos que hemos sacado por impresora previamente y copiaremos los números del mismo (o escanearemos el código de barras con un lector adecuado). 16

17 Una vez hayamos introducido el Número de la Licencia y pulsado intro o tabulador, ésta ya sólo podrá ser tramitada en la categoría correspondiente al código de barras introducido (en el caso del ejemplo A Aficionado ) y rellenará automáticamente el número y nombre de la Federación de Castilla y León de Fútbol y el del club que adquirió el mencionado código para evitar cualquier tipo de error. 17

18 El siguiente paso será introducir el Nº del Documento identificativo del federado, es decir DNI/NIE/etc.,. Si se introduce uno que no cumpla los criterios que requiera la licencia a tramitar (por ejemplo de edad o que no esté afiliado), nos saltará un aviso explicándonos el problema. Le daremos a Cerrar e introduciremos un número de identificación válido. 18

19 Introduciremos un Nº de Documento válido y nos aparecerán cubiertos los datos y la fotografía del federado en pantalla. Deberemos rellenar la duración de la licencia (número de temporadas en Juvenil y Aficionado), indicándonos el Sistema la fecha de fin de licencia. A continuación, elegiremos el equipo por el que fichará de entre los disponibles según el tipo de licencia. El recuadro que aparece al final, nos ofrece información sobre la situación actual del jugador (si tiene alguna licencia activa o posibilidad de renovación/retención). 19

20 Al introducir el equipo por el que el Club desea fichar al federado, aparecerá un recuadro donde deberemos añadir los documentos que la licencia requiera para ser correctamente validada. Si el federado tiene el reconocimiento médico caducado, deberá adjuntar uno en vigor en el icono correspondiente, o bien si el médico ha firmado en la propia solicitud de licencia, nos ahorraremos un escaneo y sólo escanearemos la solicitud de alta de licencia, donde ya vendrá, en este caso, la firma y sello del médico. (flecha azul) A su vez deberemos introducir la fecha de vencimiento del mismo, picando en el icono de calendario, que ya por defecto nos presentará dos años más tarde la fecha de superación del reconocimiento (flecha morada), si procede, puesto que de no tener que renovarlo ya vendrá por defecto. Para poder imprimir la solicitud de alta de licencia, que es la que firma el club y el futbolista, hemos de pulsar Presentar Solicitud. 20

21 Una vez pulsamos Presentar Solicitud, veremos una ventana en la que nos dirá que la solicitud licencia se ha presentado, pero que no será válida hasta que no presentemos los documentos que nos exija (solicitud de alta de la licencia, reconocimiento médico, baja etc). Le daremos a Cerrar o si queremos tramitar otra licencia, pulsaremos en Crear otra solicitud. 21

22 El siguiente paso será pulsar en Imprimir Solicitud. Veremos una ventana emergente con los datos del federado, su fotografía, fecha de finalización de compromiso y tres casillas: firma del federado, firma del Secretario del Club y sello del Club. La imprimiremos para cubrirla con los datos solicitados. 22

23 En este impreso será donde firmen el Federado y el Secretario del Club (autorizando la tramitación), para darle validez a la licencia. El documento, debidamente cubierto y sellado, deberá ser escaneado e introducido en la opción Solicitud de alta de licencia, como vemos en la página siguiente. Aunque no viene una casilla expresa para la firma del médico, éste podrá firmar y sellar (sello oficial del médico con número de colegiado) esta solicitud en cualquier espacio que quede libre del espacio reservado para las firmas, siendo así válido este documento como reconocimiento médico. 23

24 Pulsaremos sobre el botón que marca la flecha verde y nos saldrá una ventana emergente desde la que podremos adjuntar el documento firmado y sellado por Club y federado (opciones Digitalizar o Examinar ). Posteriormente pulsaremos Cerrar y finalmente en Actualizar solicitud. Nos devolverá el siguiente mensaje: Solicitud guardada correctamente. 24

25 En la opción Listado de Solicitudes podremos hacer un seguimiento de la situación actual de nuestras licencias. En este momento, al estar pendiente de la validación por parte de la Federación de Castilla y León de Fútbol (o de la RFEF, en el caso de las licencias de categoría Nacional), el estado será Pendiente lic. Provisional. En esta pantalla será donde se irá actualizando dicho estado. Cuando pase de Pendiente lic. Provisional a Cerrada, la licencia estará correctamente presentada y estará exclusivamente pendiente del abono de las Cuotas de Mutualidad (en caso de que proceda). 25

26 Para abonar las Cuotas de la Mutualidad de Futbolistas, deberemos ir a la pantalla de inicio y elegir de nuevo Tienda Online. El primer paso para poder abonar licencias será pagar las cuotas de los equipos. Para ello, accederemos al menú Mutualidad / Buscar Boletín. 26

27 Nos aparecerá la siguiente ventana (en blanco). Al pulsar en el botón verde Generar Boletín, nos saldrán únicamente los Equipos inscritos por parte de nuestro Club, que cuenten con futbolistas renovables, así como todos aquellos equipos que hayan previamente presentado la solicitud de tramitar alguna de sus licencias. Recomendamos abonar todas las cuotas de equipo al principio, así podremos tramitar sin trabas cualquier tipo de licencia. 27

28 Vamos a ver cómo se abona la Cuota de un Equipo. Para ello, haremos doble clic en el nombre del equipo que queremos abonar su cuota, apareciéndonos una ventana emergente que nos solicitará que confirmemos que es la cuota que queremos pagar. Si es correcta esta información, pulsaremos en Pagar. Recordemos que la cuota de equipo y la generación de boletines sólo hay que hacerla en el caso de equipos de categorías Aficionado y Juvenil (de Cadete a Prebenjamín no hay que generar boletines, sino que los futbolistas habrá que meterlos a través del DEBA). 28

29 El Sistema nos conducirá a la pasarela de pago. Sólo se podrán pagar las cuotas online mediante TRN-Transferencia, así que solo nos quedará pulsar en Continuar. A continuación nos preguntará: confirmar el pago de la orden? Y pulsaremos. Aceptar 29

30 Seguidamente, el sistema nos ofrecerá información sobre la cantidad a ingresar y el número de cuenta de la Mutualidad de Futbolistas en la que deberemos hacerlo. Realizaremos la trasferencia (poniendo en el concepto claramente el nombre del Club y el nº de boletín que genera el propio sistema) y regresaremos a la misma opción cuando lo hayamos hecho en el banco, para escanear y adjuntar el justificante bancario de pago. Para ello, pulsaremos en el botón Examinar, buscaremos la orden de pago escaneada en formato PDF (tamaño 150 Kb máximo) y pulsaremos Adjuntar. Nos pedirá confirmación si deseamos adjuntar el justificante, pulsando Aceptar. 30

31 Por último, el Sistema nos informará que el fichero ha sido subido correctamente. Ya sólo quedará que la Mutualidad de Futbolistas confirme que el pago ha sido realizado para finalizar el proceso de abono de la Cuota del Equipo. Podemos hacer lo mismo con el resto de cuotas de nuestros equipos. (Recordamos una vez más que de Cadetes a Prebenjamines no hay que pagar cuotas ni generar boletines, ni de equipos ni de futbolistas) 31

32 Mientras la Mutualidad confirma el pago y para evitar su duplicidad, si intentamos pagar de nuevo la misma cuota, el Sistema nos informará que: Se encuentra pendiente la confirmación del pago de la cuota por la mutualidad. Si ha pasado un tiempo prudencial desde que ha realizado el pago y le sigue saliendo esta advertencia, por favor, comunique con nosotros en los siguientes s: 32

33 Para comprobar cuándo ha confirmado nuestro pago la Mutualidad de Futbolistas accederemos a la opción Mutualidad / Buscar Boletín. Así sabremos su estado actual. 33

34 Para ver los equipos con boletines de Mutualidad generados pulsaremos en Buscar. Cuando la Mutualidad de Futbolistas haya confirmado el pago, la información nos aparecerá en esta pantalla. En esos momentos podremos Imprimir Boletín (justificante de pago), para la contabilidad del Club, si bien recordamos que esa información siempre estará disponible. 34

35 Ejemplo de Boletín de la Mutualidad correctamente pagado y confirmado. 35

36 Una vez tengamos la cuota del equipo confirmada por la Mutualidad, podremos proceder a generar el boletín de los jugadores de ese equipo que hemos tramitado y que han sido validados por la Federación. Para ello, vamos a Mutualidad / Buscar Boletín, y elegimos el equipo con solicitudes de licencia de las que queremos abonar su Mutualidad. 36

37 Pulsaremos doble clic sobre el equipo deseado. Nos dejará abonar exclusivamente aquellos futbolistas que hayan presentado la solicitud de Licencia. Seleccionaremos los que queramos incluir en un Boletín y pulsaremos la opción Crear Boletín Mutualidad. 37

38 Nos saltará una ventana emergente que dirá que se ha creado el Boletín nº XXXX, y nos propondrá realizar el pago del mismo. 38

39 Nos redireccionará a la misma pasarela de pago que utilizamos para abonar las cuotas de los equipos, repitiendo los mismos pasos que explicamos desde las páginas 29 a la 31. Con esto, las licencias de este boletín quedarán abonadas pendientes de que la Mutualidad confirme el pago. 39

40 En cuanto la Mutualidad haya confirmado el pago, en Licencias / Listado de Solicitudes podremos comprobar que efectivamente se ha confirmado el mismo, estando únicamente pendiente de que la licencia sea tramitada por parte del personal federativo. 40

41 En cuanto el personal federativo haya tramitado las solicitudes de licencia, éstas se considerarán activas. El Club podrá acceder a la pestaña Licencias Activas donde podrá realizar las siguientes gestiones: o Imprimir carnet (licencia). El club podrá imprimir una licencia definitiva en papel con la que podrá participar en la competición oficial hasta que la FCYLF le haga llegar la de plástico. o Dar de baja al jugador (ver página siguiente). 41

42 Para dar de baja al federado deberá realizar un escrito firmado y sellado por el Presidente del Club (o persona autorizada al efecto en la FCYLF) en formato PDF, pulsar el botón Examinar, Adjuntar y finalmente, Dar de baja, o bien Digitalizar a través de un scaner. En ese momento, el federado quedará libre de compromiso (sólo en el caso de futbolistas o técnicos aficionados, no los sujetos a compromisos con contrato). 42

43 CASO ESPECIAL DE FUTBOLISTAS/AS RENOVABLES AFICIONADOS O JUVENILES (EN FÚTBOL, FÚTBOL SALA O FEMENINO) El proceso de renovación de futbolistas con licencias A, AS, FA, ASF, J, JS, FJ o JSF se realizará de manera diferente al de la tramitación de una nueva licencia. Será necesario abonar primero la Mutualidad y posteriormente Renovar los futbolistas (no son necesarios códigos de barras). En estos casos el primer paso será ir a la Tienda Online, opción Mutualidad / Generar Boletín, que ya hemos utilizado con anterioridad Pulsaremos doble clic sobre el equipo que queremos renovar licencias. 43

44 Pulsaremos en Pagar Cuota (si no hemos pagado antes la cuota del equipo), y seguiremos los mismos pasos que realizamos entre las páginas 29 a 31. Si ya hubiéramos pagado la cuota, continuaremos con el punto siguiente. 44

45 Cuando hayamos realizado todos los pasos regresaremos a Mutualidad / Generar Boletín. Pulsaremos doble clic sobre la categoría con jugadores renovables de la que ya hemos pagado la cuota de Mutualidad del Equipo, para elegir los que queremos renovar (en el ejemplo sobre 21 posibles). 45

46 El Sistema mostrará todos los jugadores renovables de ese equipo. Deberemos seleccionar los que queramos renovar marcando el tick que precede a los apellidos/nombre del federado y posteriormente pulsar en Crear Boletín Mutualidad. Puede ocurrir, como vemos en el ejemplo, que haya futbolistas con el Reconocimiento Médico caducado (donde indica Añadir ). Para adjuntar el reconocimiento médico de los futbolistas habrá que picar en la pestaña Mutualidad / Buscar Revisiones Médicas, y con el identificador se adjuntará el Certificado Médico que, una vez sea confirmado por el empleado federativo, pasará a estado en azul, con la fecha de vencimiento. 46

47 El Sistema nos dirá que Se ha creado el boletín XXXX, pulsaremos en Si si queremos realizar el pago inmediatamente, y procederemos a tramitarlo como se explicó con anterioridad. En el momento en que la Mutualidad confirme el pago, se podrá Imprimir Boletín. 47

48 Ahora podremos renovar las licencias cuyas cuotas de Mutualidad han sido abonadas y confirmadas. Para ello, iremos al apartado de Solicitudes, y pulsaremos sobre Presentar Solicitud de Licencia, donde deberemos introducir las claves de usuario, picando posteriormente en la pestaña Renovaciones. 48

49 En la siguiente pantalla elegiremos los jugadores que queremos renovar. Para ello seleccionaremos primeramente la Clase de Licencia a Renovar, para posteriormente marcar aquellos que nos interese renovar picando en la casilla Ren., teniendo muy presente que sólo se podrán marcar aquellos cuya casilla Mut. esté con un tick en verde, y pulsaremos en Renovar. 49

50 Todas ellas aparecerán como activas dentro de Solicitudes de Licencia. En estos momentos podremos imprimir la licencia o dar de baja al federado. Además, aparecerá como activo en las actas arbitrales. Con esto habremos finalizado todos los procesos de tramitación de licencias. 50

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