Reingeniería de procesos y desarrollos innovadores en la Dirección General de Servicios Agrícolas

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1 Anuario OPYPA 2013 Reingeniería de procesos y desarrollos innovadores en la Dirección General de Servicios Agrícolas Pedro de Hegedus, Ing. Agr. 1 La DGSA se encuentra desarrollando una reingeniería de procesos, acompañada por una serie de procesos innovadores, con el objetivo de incrementar la eficiencia de los procesos internos, mejorar la calidad del trabajo, facilitar los trámites para los usuarios con un enfoque hacia el administrado y mejorar la gestión de datos. Estos cambios se encuentran alineados a los objetivos estratégicos de la DGSA y el MGAP para esta administración. 1. Reingeniería de procesos La Dirección General de Servicios Agrícolas (DGSA) se encuentra enmarcada en el cambio de la forma en la cual desarrolla sus procesos, lo que se denomina reingeniería de procesos. Los impactos de estos cambios se traducen en: i) acelerar la prestación de servicios a los administrados, ii) mejorar la calidad del trabajo efectuado, iii) generar transparencia para los actores involucrados. La filosofía que orienta los cambios se enmarca en los siguientes lineamientos: i) enfoque hacia el administrado, ii) mejora de la gestión, iii) eficiencia para reducir costos, iv) visibilidad a la consideración de todos, v) generación de estadísticas para la toma de decisiones, y vi) alineación a los objetivos estratégicos de la DGSA y el MGAP. Desde el comienzo de esta Administración, uno de los dos objetivos centrales ha sido el de impulsar e implementar la informatización de la gestión integral de los procesos de importación y exportación de productos e insumos en la DGSA. A tales efectos se cuenta con el apoyo de la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE), la Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica y la Sociedad de la Información y del Conocimiento (AGESIC), el consorcio CONCEPTO GENEXUS CONSULTING, las áreas de informática del MGAP (ASIC/Asesoría en Sistemas Informáticos y Comunicaciones) y DGSA, y la Dirección Nacional de Aduanas (DNA). El otro objetivo central - que es transversal a la DGSA - es la entrada de nuevos funcionarios. En las últimas dos décadas, casi no ha existido ingreso de funcionarios y los que están en su mayoría se encuentran próximos a la edad de retiro. Esto representa una amenaza a la sostenibilidad. 1 Asesoría Técnica. Dirección General de Servicios Agrícolas (DGSA),

2 Reingeniería de procesos y desarrollos innovadores en la Dirección General de Servicios Agrícolas. De Hegedus En una primera etapa esta reingeniería se concentra en el trabajo de los siguientes procesos, los cuales están en etapa de desarrollo y/o testing: Registro de plaguicidas, fertilizantes y alimentos para animales. Importación de plaguicidas, fertilizantes y alimentos para animales. Importación de productos vegetales. Pasarela de Pagos. Rediseño del RUO Web. Firma electrónica. Sistema contable. El Registro de plaguicidas, fertilizantes y alimentos para animales y la Importación de plaguicidas, fertilizantes y alimentos para animales se pueden entender como un sistema. Desde esta perspectiva, hay que tomar en cuenta para la informatización el sistema y las interfaces que actúan con el mismo (VUCE, DNA, Sistema contable, RUO). El objetivo es que el sub sistema de registros quede en producción a fin de año, al tiempo que el restante sub sistema quedará operativo cuando VUCE se conecte al mismo. Debido a que existen muchas conexiones al sistema, se trabajará este año por parte del Consorcio en dejar los mecanismos de conexión prontos, para que gradualmente se vayan incorporando el RUO, la pasarela de pagos, y otros desarrollos internos a la DGSA. Para el año 2014 está previsto continuar el relacionamiento con AGESIC a través de la Unidad de Mejora Continua del MGAP y trabajar en la informatización de otros trámites mediante proyectos concursables. 2. Procesos de desarrollo innovadores En este aspecto se destaca el monitoreo satelital de aplicaciones de productos fitosanitarios. Se coordinan al respecto las labores con la empresa Ingenieros Consultores Asociados (ICA). Todas las empresas dedicadas a la aplicación de productos fitosanitarios que estén registradas ante el MGAP y habilitadas para aplicarlos, van a estar controladas, a los efectos de que los agroquímicos se apliquen con el producto que está habilitado, se delimiten bien las zonas de aplicación y se detecten las áreas sensibles ya sean áreas pobladas (escuelas, centros poblados, colmenas) o cauces de agua para evitar contaminaciones. En este marco, se trabaja en un programa piloto en la Cuenca del Río San Salvador (Soriano).

3 Anuario OPYPA 2013 Esta propuesta se encuentra orientada a: Proporcionar información oportuna. Al tratarse de temas sensibles para la salud pública y el medio ambiente, la intención es priorizar aquellos aspectos tendientes a brindar información precisa y oportuna a los actores involucrados. Prevenir situaciones no deseadas. Actuar sobre un riesgo potencial es siempre mejor que mitigar un incidente. Se propone entonces, evaluar en forma previa las condiciones de aplicación de los productos fitosanitarios e identificar en forma temprana potenciales situaciones de riesgo. Monitoreo y Control. Como cualquier sistema de vigilancia, requiere de herramientas tanto para la investigación de denuncias como para realizar un control proactivo del cumplimiento de las reglamentaciones. Análisis y toma de decisiones. Transformar la información histórica disponible en conocimiento. El propósito es que se encuentre disponible tanto para los técnicos como para los productores. Con relación a la solución tecnológica se priorizan los siguientes puntos: Centralización de la información y descentralización de la gestión. En este sentido se plantea un sistema centralizado accesible a través de Internet, y en aquellas funcionalidades que lo requieran a través de dispositivos móviles. Información geográfica. La naturaleza del problema planteado requiere un abordaje territorial. Siendo por otra parte, el territorio, una forma natural de integración de este sistema con el resto de la institucionalidad agropecuaria. Diseño evolutivo. Una propuesta de etapas que posibilite la obtención de resultados tangibles en el corto plazo, sin perder de vista la estrategia orientada a la conformación de un Sistema Nacional de Información Agropecuaria. Abierto y robusto. El sistema se encuentra en medio de la relación entre actores públicos y privados, entre la administración y los administrados. Implicará obligaciones y responsabilidades de ambas partes, por esta razón las tecnologías a utilizar no deben constituir limitantes o barreras de ningún tipo. La incorporación de herramientas y tecnología de Sistemas de Información Geográfica (SIG) y seguimiento satelital de vehículos aplicadores, hacen una contribución fundamental a los objetivos planteados en el plan estratégico. El SIG introduce un nuevo punto de vista que es el componente espacial, el cual puede ser asociado a todas las entidades del sistema pasibles de ser georreferenciadas. Establecimientos, predios, chacras, centros poblados, escuelas, cursos de agua y decenas

4 Reingeniería de procesos y desarrollos innovadores en la Dirección General de Servicios Agrícolas. De Hegedus de elementos tienen naturalmente una ubicación geográfica. Utilizar este componente espacial habilita al sistema a realizar controles que serían imposibles de realizar en sistemas tradicionales. Figura 1. Esquema de un SIG Fuente: ICA-DGSA, 2012 Al momento de realizar una aplicación en un predio, es necesario identificar todos aquellos lugares que pueden ser afectados y verificar que se cumplan las restricciones geográficas establecidas en el protocolo de aplicación. Todos estos controles podrán ser realizados sin dificultad mediante el SIG, ya que la localización de elementos, cálculo de distancias y operaciones espaciales son herramientas naturales de esta tecnología. Por otro lado, los vehículos aplicadores son pieza fundamental en el sistema y tener un conocimiento real de su ubicación geográfica en todo momento, permitirá realizar la validación y detección de anomalías del trabajo realizado. Incorporar tecnología de dispositivos GPS con transmisión de datos en tiempo real, permitirá a la DGSA monitorear, controlar y disparar alertas, para tomar las acciones preventivas o correctivas necesarias ante un incidente. El sistema permitirá además realizar controles automáticos, sin necesidad de un chequeo manual o registro a registro por una persona. Se podrán establecer reglas de validación que se ejecutarán programáticamente, informando de los casos anómalos.

5 Anuario OPYPA El relacionamiento con el Sistema Nacional de Información Agropecuaria (SNIA) El Sistema Nacional de Información Agropecuaria (SNIA) centralizará toda la información agrícola, lechera, ganadera, granjera y forestal, permitiendo que sea intercambiada entre organizaciones en tiempo real. La idea surgió en 2010, basándose en toda la plataforma tecnológica que se encuentra en funcionamiento con el Sistema Nacional de Información Ganadera (SNIG), que es la base de la trazabilidad bovina del Uruguay y una innovación que posiciona en forma competitiva al país en el mundo. El MGAP tiene como intención, a través de una herramienta que proporciona la Universidad de Columbia (Estados Unidos), tomar toda la información que está dispersa en diferentes áreas del Ministerio y de los Institutos, ordenarla y llevarla a un nivel de operabilidad, de modo de poder cruzar datos y obtener diferentes productos para la mejora en la toma de decisiones del MGAP. Entre estos productos figura el monitoreo y control de la aplicación de productos fitosanitarios descripto en el punto anterior. 4. Impacto de la reingeniería de procesos y desarrollos innovadores El impacto, en la medida que los logros son recientes, no se expresa todavía en todas sus dimensiones. Se puede establecer un impacto a la interna (administrados y la DGSA) y a la externa de la DGSA (aporte al comercio y la exportación). A la interna de la DGSA la reingeniería de procesos que se llevan a cabo está orientada a generar impacto en los administrados ya que busca: acelerar la prestación de servicios (no tienen que venir a la DGSA), mejorar la calidad de trabajo efectuada, y generar transparencia para los actores involucrados. Paralelamente se reduce la carga de trabajo administrativo en la DGSA (que es una limitante). Y para las Divisiones técnicas, por ejemplo para la División Análisis y Diagnóstico (Laboratorios), el impacto es doble: i) generar trazabilidad en forma independiente del origen de la muestra, y ii) unificar el medio por el cual se trasmite la entrada y la salida de datos. A la externa de la DGSA, las líneas de acción desarrolladas se relacionaron con el apoyo a un modelo agroexportador, que conjuntamente con la ejecución de acciones de desarrollo rural, caracterizan con un sello distintivo e innovador a las actuales políticas agropecuarias. Los cometidos de la DGSA son sustanciales en el comercio internacional de productos de origen vegetal. Las normas y principios establecidos por el acuerdo de medidas fitosanitarias y fitosanitarias de la OMC y su componente técnico, la Convención Internacional de Protección Fitosanitaria (CIPF), son lineamientos universales e

6 Reingeniería de procesos y desarrollos innovadores en la Dirección General de Servicios Agrícolas. De Hegedus imprescindibles de aplicar si es que se quiere acceder al mercado internacional de estos Productos. La dimensión del mercado interno en Uruguay, hace necesario proyectar una fuerte vocación agro-exportadora que está condicionada por un marco regulatorio internacional que exige una activa participación del sector público, en este caso de la DGSA y la Unidad de Asuntos Internacionales del MGAP. La DGSA ha facilitado el comercio internacional, realizando el proceso de certificación de exportaciones, procurando la apertura, mantención y tendiendo a eliminar trabas al comercio, derivadas de requisitos fitosanitarios excesivos. 5. Conclusiones La Dirección General de Servicios Agrícolas (DGSA) se encuentra en una fase de mejora organizativa y operativa, buscando generar impactos a través de la modificación de procesos internos, en lo que se ha denominado reingeniería de procesos. La filosofía que orienta los cambios se enmarca en los siguientes lineamientos: i) enfoque hacia el administrado, ii) mejora de la gestión, iii) eficiencia para reducir costos, iv) visibilidad a la consideración de todos, v) generación de estadísticas para la toma de decisiones, y vi) alineación a los objetivos estratégicos de la DGSA y el MGAP. Dentro de los procesos de desarrollo innovadores, se encuentra el monitoreo satelital de aplicaciones de productos fitosanitarios. A través de este proceso se podrán identificar todos aquellos lugares que pueden ser afectados por la aplicación de productos fitosanitarios en un predio, y verificar que se cumplan las restricciones geográficas establecidas en el protocolo de aplicación. Los impactos tienen que ver con la mejora en la gestión interna de la DGSA, en la eficiencia y eficacia con que los administrados se vinculan a la DGSA, y con la facilitación del comercio y la exportación. 6. Referencias bibliográficas DGSA/MGAP ICA Control de aplicación de productos fitosanitarios. 33 pag.

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