Planes de Transportación Multimodal de Puerto Rico 2040

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1 Planes de Transportación Multimodal de Puerto Rico 2040 Documento Técnico (Tarea 2) BORRADOR FINAL Enero de 2012 Preparado por: Caribe, LLP

2 PLAN DE PARTICIPACION CIUDADANA (PPC) Tabla de Contenido 1.0 Introducción Trasfondo Requisitos del (PPC) Requisitos Federales de la OMP Metas y Objetivos del (PPC) Panorama General del Proceso para el desarrollo del Plan de Transportación Componentes del Programa de Participación Ciudadana Tarea (2.1) Actividades programadas e itinerario Listado de Contactos Reuniones con el público (Tarea 2.5) Reuniones adicionales Tarea (2.6) Comité Asesor de Ciudadanos y Comité de Desarrollo Económico (Tarea 2.2) Composición Itinerario de reuniones y lugares Cuestionario Inicial Material para la Participación Ciudadana (Tarea 2.3) Pagina Web del proyecto Hojas informativas del proyecto Boletines informativos Línea directa del proyecto Video Introductorio Folleto del proyecto Identidad del proyecto Comunicación a través de la visualización Poblaciones tradicionalmente marginadas (Tarea 2.4) Difusión en los medios (Tarea 2.8) Coordinación con la Oficina de Comunicaciones y Prensa Listado de los medios de comunicación Reuniones/ talleres y publicidad del proyecto Documentación de participación ciudadana (Tarea 2.7) Actualización del PPC Documentación del PPC Revisión del PPC Coordinación entre OMP, y Agencia Comités de la OMP Comité de política pública Grupo técnico Comités de participación ciudadana Coordinación DTOP/ACT Coordinación con otras agencias Página web interna del proyecto Itinerario de actividades Documentación... 23

3 1.0 Introducción 1.1 Trasfondo La participación ciudadana y la difusión en los medios es clave para el éxito de cualquier estudio de planificación, y debe incorporar el público en general así como otros grupos asociados a la planificación y el ofrecimiento de servicios de transportación. El Departamento de Transportación y Obras Públicas de Puerto Rico (DTOP), a través de la Autoridad de Carreteras y Transportación (ACT) y en coordinación con la Organización Metropolitana de Planificación (OMP), está llevando a cabo el desarrollo de los planes del transportación a largo plazo (PTLP) al año 2040 para cada una de las siete regiones de planificación del sistema de transportación. Para la preparación de los PTLP de Puerto Rico, según discutido más adelante en este plan, hay tanto requisitos federales específicos para establecer procesos efectivos de participación ciudadana a través del desarrollo del plan, como guías generales desarrolladas por el OMP en su plan de participación ciudadana vigente tanto para la ejecución de la operación de planificación regional, como para la administración de fondos a través de programas de la Administración Federal de Tránsito (FTA- por sus siglas en ingles). Este documento describe el plan de participación ciudadana (PPC) que se pondrá en práctica durante el desarrollo de los PTLP al año Se observa que este PPC para los PTLP está adaptado para cumplir con los requisitos de la reglamentación federal y complementa la dirección actual del PPC del OMP, y el programa específico que se seguirá al ejecutar los métodos de participación ciudadana. El PPC se estructura para ser un proceso proactivo y promover una participación efectiva y constante de un amplio grupo que sea representativo de las diversas opiniones del público en los diversos asuntos. Está diseñado para alcanzar una amplia representación de las agencias, de las partes interesadas y del público en general. Esto facilitará la difusión de la información y de las ideas en un proceso de dos vías de comunicación, y proporcionará y abrirá un canal de comunicación y diálogo a través del curso del proyecto. Se reconoce que el éxito de los PTLP depende de un esfuerzo de divulgación pública efectivo. Como tal, la estructura del OMP para las siete regiones de planificación de transportación está comprometida a llevar a cabo un programa de participación ciudadana enfocado en solicitar la interacción de la comunidad y que incorpore una evaluación de los impactos y de las opiniones de la comunidad a través de este proceso. La participación activa de ciudadanos y de partes interesadas es importante para definir la visión y caracterizar el papel que juega el transporte, así como dirigir la inversión a largo plazo en cada región de Puerto Rico con el propósito de alcanzar las mejores conexiones para la movilidad. El efecto positivo de implementar un esfuerzo de participación del público dará lugar a una mayor conciencia pública y de apoyo para los PTLP Este plan documenta el proceso de participación del público, las estrategias y herramientas que se utilizarán para atraer a los ciudadanos y a las partes interesadas. Este documento además identifica otros esfuerzos para llegar a diversos grupos poblacionales, apuntando especialmente a esos ciudadanos a los que no se puede alcanzar fácilmente con métodos tradicionales y que pudieran depender de la política pública con respecto al transporte para las actividades de su vida diaria. Todas las actividades de participación ciudadana emprendidas con este plan serán evaluadas 1

4 constantemente durante el transcurso del proyecto, y serán documentadas completamente a medida que el proceso esté próximo a su terminación. 1.2 Requisitos del (PPC) Requisitos Federales La Ley para la Seguridad, Confiabilidad, Flexibilidad, Eficiencia y Equidad en la transportación: Un Legado para los Usuarios (SAFETEA-LU, por sus siglas en inglés, 23 USC 139), adoptado en agosto de 2005, sección 6001proporciona guías tanto para los procesos de planificación metropolitanos y estatales así como los requisitos específicos para la participación ciudadana. Según establecido por SAFETEA-LU, el PPC será desarrollado en consulta con todas las partes interesadas y proporcionará que todas las partes interesadas tengan oportunidades razonables de comentar el contenido del plan del transportación. Además, los nuevos requisitos para participación ciudadana incluyen los siguientes elementos: Las reuniones públicas y los talleres deben ser accesibles. Con un uso abundante de las técnicas de visualización al presentar la información del plan incluyendo mapas, tablas, gráficos, y otros métodos. La información pública se debe hacer disponible en formatos electrónicamente accesibles, tales como la red global de comunicación (Internet). Todas las técnicas para estimular la participación pública anticipadas en el proceso de participación ciudadana de este plan están diseñadas para cumplir con estas regulaciones. La reglamentación federal además especifica acciones referentes a justicia ambiental. La orden ejecutiva U.S define la justicia ambiental como el trato justo y participación significativa de toda la población - sin importar raza, grupo étnico, ingreso, o nivel de escolaridad - en la toma de decisiones con relación a la transportación de la OMP Regiones de Transportación de la OMP El marco de trabajo para la OMP de Puerto Rico está dividido en siete regiones de planificación de transportación en Puerto Rico, cada una de ellas definida según la definición del Censo del 2000 de áreas urbanizadas y la distribución de la población en la isla. Hay dos Áreas de Manejo de Transportación (TMA, por sus siglas en inglés) con una población mayor de un millón de habitantes y menor de 200,000 habitantes - San Juan y Aguadilla respectivamente - y hay otras cinco regiones más pequeñas de planificación de transportación que abarcan otras nueve áreas urbanizadas. Cada área urbanizada abarca varios municipios. Las regiones de planificación de transportación se definen como sigue: 2

5 Área de San Juan de Manejo de Transportación [(San Juan TMA)-por sus siglas en inglés] Área de Aguadilla de Manejo de Transportación [(Aguadilla TMA)] Región Noreste Área Urbanizada de Fajardo Región Norte o Área Urbanizada de Arecibo o Área de Urbanizada de Florida- Barceloneta Región Sureste o Área Urbanizada de Guayama Región Sur o Area Urbanizada de Ponce o Área Urbanizada de Juana Díaz o Area Urbanizada de Yauco Región Suroeste o Area Urbanizada de Mayaguez o Área Urbanizada de San Germán-Cabo Rojo Norte Este Suroeste Sur Sureste El siguiente mapa demuestra la localización de cada una de las siete regiones de planificación de transportación en Puerto Rico. 3

6 Organización de la OMP La estructura de organización de la OMP incorpora los tres componentes de decisiones de política pública, evaluación técnica, y de participación pública dentro del marco de trabajo de los comités. Es la intención que esta estructura del comité será utilizada y balanceada para conducir el programa público específico de participación descrito en este documento para el PTLPs 2040, y que la estructura del comité de la OMP también tomará parte en el proceso del desarrollo del plan proporcionando dirección, evaluación, además de la toma de decisiones de la política pública. Este aspecto de la coordinación del proyecto se discute más detalladamente en la sección 3 de este documento. El siguiente diagrama demuestra la estructura organizacional de la OMP en Puerto Rico. 4

7 Los elementos principales de esta estructura se resumen abajo: Para asegurar un foro para la toma de decisiones en forma cooperativa en el proceso de planificación, la OMP ha estructurado varios comités (política pública, técnica y participación ciudadana) para asegurarse que la planificación de la transportación se conduzca de una manera coordinada, abarcadora, continua y cooperativa. Hay comités y grupos adicionales que apoyaran este marco de trabajo. Comités de política pública: La OMP lleva a cabo sus responsabilidades regionales de planificación de transportación a través de tres comités de política pública: uno para el área urbanizada de San Juan (SJUA), otro para el área urbanizada de Aguadilla (AUA) y uno para las áreas urbanizadas con población menor a 200,000 (UZA). Sus miembros están involucrados en el proceso de planificación desde su inicio hasta la aprobación final de los documentos rutinarios de planificación elaborados por la OMP anualmente. Los miembros de la OMP incluyen representantes del gobierno federal, estatal y municipal involucrados en asuntos de transportación así como operadores de sistemas de transportación en masa y de agencias de planificación a nivel estatal. Comité técnico (TC por sus siglas en inglés) - El TC está compuesto de representantes técnicos de la OMP, de agencias y municipios incluyendo proveedores de transporte público y privado. Sus miembros son profesionales en el área de transportación, tránsito, utilización de terrenos, y de obras públicas. Grupo técnico (TG por sus siglas en inglés) - Este es un comité ad hoc del comité técnico de la OMP compuesto por representantes de DTOP, ACT, municipios y de otras agencias de enlace, entidades privadas y consultores. Su propósito primario es establecer un foro de participación durante el desarrollo o la revisión de los estudios y de los planes regionales de transportación. Comité de participación pública. (PPCC por sus siglas en inglés) - Este es un comité ad hoc de la OMP compuesto de representantes estatales y de agencias federales, grupos cívicos, profesionales, comunidades locales y público en general. Son organizados por la ACT a niveles regionales y municipales para proporcionar un foro temprano a la comunidad sobre estudios y planes metropolitanos y estatales de transportación bajo consideración o desarrollo y para recibir sus comentarios y reacción en el proceso. Este es un mecanismo crítico para la participación eficaz en el proceso de planificación de la transportación. Comité de participación ciudadana (PIC por sus siglas en inglés) - Este es un comité de ACT organizado para promover y para facilitar la participación de los representantes de agencias privadas, organizaciones de la comunidad y público en general. También asegura que los intereses y las preocupaciones sociales, económicas y ambientales de la comunidad se están considerando en el proceso de la planificación. Los miembros del comité consisten en representantes de la Oficina de Prensa y Comunicaciones del DTOP, la oficina de la Secretaria Auxiliar para la Oficina de Coordinación Federal de Planificación y el Área de Planificación Estratégica que coordina las actividades participación pública y asegura que se están realizando con eficacia según el plan de participación ciudadana. Grupo de trabajo de planificación central y coordinación (CPCWG por sus siglas en inglés) La OMP confía en la pericia del grupo de planificación central y coordinación compuesto por personal técnico de la Secretaria Auxiliar de Planificación DTOP (incluyendo la Oficina de Coordinación Federal y la Oficina de Planificación Estratégica); y el área de planificación de ACT (incluyendo la Oficina de Estudios Ambientales). Su propósito es proporcionar la ayuda técnica a los comités y a los subcomités de la OMP y preparar los productos de planificación, incluyendo el TIP, STIP, UPWP y TPs según las directrices 5

8 establecidas por la OMP. Es también uno de los mecanismos usados por el DTOP para realizar esfuerzos de divulgación y alcance a la comunidad. Representación del área No-Metropolitana Se le proporciona participación en el proceso de planificación a representantes de áreas no-metropolitanas a través de esfuerzos de divulgación y actividades de coordinación con los funcionarios locales con responsabilidad sobre la transportación y el público en general. El personal de ACT realiza anualmente una serie de reuniones regionales de orientación para explicar la planificación y el proceso de programación de los proyectos, proporciona información sobre la disponibilidad de fondos y sobre la preparación de peticiones y procesos de evaluación. Este foro también se utiliza para recibir información de la comunidad en cuanto a los problemas y preocupaciones relacionados a la transportación. Guía de la OMP para el La OMP ha desarrollado un documento para el plan de participación ciudadana (PPC) el cual presenta una guía general para la participación del público y el proceso de participación. Esta guía será utilizada por el Departamento de Transportación y Obras Publicas (DTOP) en coordinación con la OMP, designado por el gobernador en 1973, y la Autoridad de Carreteras y, para la planificación de la transportación. Este documento también intenta proporcionar dirección a los planificadores, gerentes de proyecto, consultores y miembros de la OMP en cómo diseñar e implementar programas de participación ciudadana para alcanzar un proceso de participación continuo de manera que las mejores decisiones posibles en relación a la transportación sean las que promuevan y resalten la calidad de vida de los habitantes de Puerto Rico. El PPC de la OMP resume los requisitos federales para la participación ciudadana, y describe a participantes en el proceso, incluyendo el comité de política pública de la OMP, y varios otros comités y grupos, su composición y roles. El plan entonces reitera las estrategias para la participación ciudadana según enumeradas en la legislación de SAFETEA-LU, y discutida previamente. La participación ciudadana no se limita a los acontecimientos especiales o a los proyectos de alto perfil o solo para proyectos que utilizan fondos federales. Es también una parte esencial del proceso de planificación utilizado por la ACT, como brazo operacional de la OMP, en el desarrollo de su programa de transportación. Hay numerosas técnicas usadas para diseminar la información sobre proyectos, para identificar asuntos y preocupaciones y para involucrar al público en una etapa temprana. Estas técnicas se engranan al alcance del trabajo que es realizado. Típicamente, dependiendo de la magnitud y tipo de proyecto, la reacción pública se logra con alguna o todas las siguientes actividades: Actividades educativas Proceso continuo de participación ciudadana Actividades de divulgación en los medios El PPC de la OMP también discute el enfoque para la participación ciudadana como parte de los planes metropolitanos de transportación, para incluir estos elementos: Grupo de participación ciudadana para proporcionar el insumo y respuesta en asuntos de 6

9 transportación. Revisiones del desarrollo de los planes por el Comité Técnico de la OMP La coordinación con los municipios a través de alcaldes y de sus delegados. Los alcaldes también son representados en los comités de política pública de la OMP. Se requieren tres reuniones para cada plan metropolitano: o Primero, para describir el proceso de planificación de la transportación. o Segundo, para presentar hallazgos del estudio y alternativas bajo consideración, y o Tercero, para presentar el borrador del plan el cual ha incorporado comentarios previos y recomendaciones del público y las partes interesadas. Vistas públicas son conducidas con un periodo de comentarios y un archivo para referencia. Los planes se revisan de conformidad con las disposiciones de calidad del aire y otros aspectos ambientales potenciales y, El plan final se coordina con FTA y FHWA, así como con la Junta de Planificación de Puerto Rico. 1.3 Metas y objetivos del plan de participación ciudadana Este plan de participación ciudadana (PPC) del PTLP 2040 está diseñado para involucrar activamente a las agencias y al público de forma que aporten con información, recomendaciones y comentarios. El plan establece nuevos foros para el intercambio de información al tiempo que se beneficia además de grupos y de organizaciones existentes. Los esfuerzos de divulgación tienen como objetivo educar, informar e involucrar al público en cuanto al propósito y el progreso del estudio destacando las necesidades y asuntos de la transportación, consideraciones técnicas, e impactos potenciales. Las técnicas de divulgación se diseñan para promover la participación en el proceso público y generar una respuesta significativa. El PPC proporciona las herramientas para diseminar la información relacionada al estudio y recolectar la reacción pública, que refleje las preocupaciones e intereses de la comunidad. Las metas del plan de participación ciudadana para este proyecto son: Consultar al público y las partes interesadas para integrar sus ideas en el desarrollo de soluciones a las necesidades de la transportación. Este proceso es una oportunidad para que la comunidad exprese sus preocupaciones y opiniones sobre política pública actual vigente y futura sobre la transportación, programas y planes a través de Puerto Rico. Para informar e involucrar al público a través del proceso. Este plan está estructurado para informar, escuchar, y aprender del público a través del proceso de estudio. El éxito del proceso del desarrollo de PTLP radica en la reacción del público, basada en la conciencia y conocimiento de los asuntos y necesidades. Los objetivos del PPC incluyen lo siguiente: Desarrollar un proceso de participación ciudadana efectiva, proactivo y continuo que incluya el público en general, partes interesadas y otras agencias gubernamentales tanto a nivel regional como local. Desarrollar una campaña de mercadeo para aumentar la conciencia pública sobre asuntos de la transportación, y publicar el rol del DTOP y de la OMP en el desarrollo de un plan de transportación a largo plazo. Crear los canales de comunicación con el público en general para promover la participación pública y para obtener la respuesta de aquellos que mas dependen de los resultados del PTLP. 7

10 El enfoque de este PPC para lograr estas metas y objetivos incluye estos componentes: Ajustarse a los requisitos federales y a las guías del PPC de la OMP para la participación ciudadana. Atemperar la estructura existente del comité de la OMP y las actividades de divulgación para promover la participación ciudadana de la OMP.. Incrementar el PPC de la OMP con estrategias de comunicación y actividades de divulgación adicionales. Proporcionar la accesibilidad regional para la participación del público en general a través de la isla. Atender aspectos de justicia ambiental en la participación ciudadana. 1.4 Panorama General del proceso de desarrollo del plan de transportación La gráfica que se muestra a continuación ilustra los pasos claves en el proceso del plan de transportación a largo plazo, demostrando la sincronización de las tres fases provistas y de las reuniones de participación ciudadana para coordinar el proceso de desarrollo del plan. Concurrentemente, habrá reuniones con los comités de la OMP periódicamente, conducentes a la aprobación del plan. 8

11 El gráfico abajo ilustra la relación entre las tareas técnicas del análisis a través de las etapas del plan y las actividades públicas de la participación que informan al proceso técnico en tres puntos significativos. 9

12 2.0 Componentes del programa de participación ciudadana 2.1 (Tarea 2.1) La discusión anterior describió el proceso del PTLP, de los documentos que se desarrollarán, además se resumió los requisitos federales aplicables y las guías de la OMP para la participación ciudadana. La siguiente discusión se centra en los componentes principales de este PPC como programa (complementario al actual PPC de la OMP) para llevar a cabo el proceso de participación ciudadana en el desarrollo del PTLP. Estos componentes son: Eventos planificados del PPC y coordinación de actividades Materiales del PPC Canales de comunicación del PPC Documentación del proceso de PPC realizado Actividades programadas e itinerario La lista siguiente resume las actividades y los productos principales que serán parte del proceso del PPC para el PTLPs: Reuniones con el público/talleres: Se conducirán reuniones a través de las siete regiones de planificación, con más reuniones en las áreas de mayor población. Habrá una secuencia de tres ciclos de reuniones durante el proyecto, como siguen: o Primera ronda: A ser realizada una vez el análisis de la red del PTLP haya avanzado. Se centrara en el panorama general del PTLP, procesos, itinerario, y asuntos de transportación. o Segunda Ronda: A ser realizada una vez se identifiquen los problemas de la red de transportación y se propongan opciones. Se centrara en las opciones de transportación, buscando insumo del público de manera que se atiendan las necesidades. o Tercera ronda: A ser realizada cerca de la etapa del borrador del PTLP. Se enfocara en alternativas de transportación- prioridades, preferencia en los modos y capacidad de financiamiento. Reuniones/informes adicionales: Sesiones con funcionarios clave, representantes de agencias, y otros grupos. Grupo consultor de las partes interesadas.: Este grupo consistirá de representantes de partes interesadas y grupos ambientales, negocios, organizaciones cívicas y público en general. Materiales y mecanismos de participación ciudadana o Hoja de datos o Artículos y noticias o Listado de contactos o Comunicados de Prensa o Actividades difusión en los medios o Página web del proyecto o Línea directa del proyecto o Video introductorio y folleto informativo del proyecto 10

13 Estos elementos del PPC se describen en las últimas secciones de este documento. La secuencia de actividades y su sincronización (sujeto a ajustes conforme avanza el proceso) se proporcionan en la tabla mostrada abajo. Esta tabla ilustra los varios eventos y actividades de coordinación, y la producción de información y materiales de apoyo Listado de Contactos El equipo de PTLP obtendrá el listado existente de contactos mantenido por la Oficina de Prensa y Comunicaciones, y la complementará con los contactos provistos por los visitantes a la página Web del proyecto, y de otras fuentes. Este listado incluirá las agencias gubernamentales, funcionarios electos, y asociaciones de negocios y cívicas, representantes de la OMP, organizaciones sin fines de lucro y de servicio social, escuelas, grupos que representen o interactúen con la población y grupos tradicionalmente marginados y otras partes interesadas envueltas en las iniciativas de transportación. Esta lista asistirá fácilmente a entrar en contacto con la gente mediante avisos de próximos eventos, invitaciones a reuniones, y otra información importante del proyecto, y demostrará que el proyecto está procurando alcanzar, involucrar y comunicarse con cuánta gente pueda ser impactada por el proyecto. Durante el curso del proyecto, la lista se actualizara con la información del contacto proporcionada en las hojas de asistencia obtenidas de las reuniones, eventos de casa abierta, formularios, comentarios, llamadas telefónicas, correo electrónico y otra correspondencia. Dado la escala del proyecto, la intención de este listado es para realizar comunicados electrónicos previos a las reuniones o talleres planificados o programados, y para anuncios interinos relacionados a actividades y progreso relacionado al proyecto. 2.2 Reuniones con el público (Tarea 2.5) Las reuniones con el público forman el núcleo de los esfuerzos de divulgación del PPC, aunque se complementan con muchos otros elementos. Se conducirán reuniones a través de las siete regiones de planificación, con un mayor número de estas en las aéreas de mayor población. 11

14 El equipo del PTLP organizará, publicará, facilitará, y documentará las tres rondas de talleres públicos tipo casa abierta a ser llevados a cabo en lugares estratégicos y accesibles a través del área de estudio durante cada ronda. Cada reunión será planificada y ejecutada de acuerdo a las guías establecidas por DTOP y ACT. Las reuniones se proponen en un formato interactivo para permitir a los ciudadanos la oportunidad de identificar y discutir asuntos con personal que trabaja en el estudio. En cada reunión, se realizará una presentación formal seguida de una ronda de preguntas y respuestas. Entonces, los asistentes serán divididos en grupos para discutir un asunto o asuntos en particular relacionados al estudio. Muestra de algunos de los temas pudieran incluir: condiciones existentes, oportunidades y limitaciones, asuntos de movilidad, asuntos de financiamiento, desarrollo económico, etc. Los temas serán elegidos basados en un punto en el estudio y la información que se desea obtener.. Los comentarios de cada grupo serán registrados por un miembro del equipo de estudio en unos cartelones provistos para tal uso. Se les pedirá a los participantes que coloquen en orden de prioridad los asuntos colectivos usando el enfoque de ponga un punto a lado de sus 3 o 5 asuntos más importantes. Esta información será utilizada por el equipo que trabaja el estudio como guía para la próxima fase de desarrollo del estudio. Un mecanismo de reacción tal como el formulario o cuestionario también será utilizado para solicitar información e ideas específicas. Un transcriptor estará disponible para registrar los comentarios ofrecidos por participantes de la reunión que no pueden leer o escribir debido al nivel de escolaridad, edad, o discapacidad. La primera ronda de talleres de información al público tipo casa abierta, le proporcionará a los participantes la oportunidad de repasar deficiencias existentes, de repasar el rango de estrategias de mejoras que se estudiarán, y de proporcionar comentarios en los tipos de estrategias que deban ser investigadas. La segunda ronda de reuniones de información pública presentará las alternativas investigadas y los resultados de la evaluación. Un resumen de la información recogida durante las rondas anteriores de reuniones públicas estará disponible para revisión. Los materiales también ilustrarán cómo la información pública fue integrada en el proceso de planificación. La ronda final de talleres de información al público tipo casa abierta presentará los resultados de la evaluación de los panoramas finales. Un resumen de la información que se recogió durante las rondas anteriores de reuniones públicas estará disponible para revisión. Los materiales también ilustrarán cómo la información pública fue integrada en el proceso de planificación. 2.3 Reuniones e informes adicionales (Tarea 2.6) Bajo este elemento, el equipo del PTLP se preparará para asistir a reuniones informativas con los funcionarios y otros representantes según sea necesario. Estos contactos serán coordinados con personal del DTOP y ACT para determinar el contenido y el diseño de los materiales del informe y preparar los materiales. 2.4 Comité Asesor de Ciudadanos y Comité de Desarrollo Económico (Tarea 2.2) El objetivo de estos comités es asesorar y evaluar los resultados tanto de las reuniones con el público 12

15 como los estudios y el modelo de transportación para efectos de definir las necesidades de infraestructura, alternativas y estrategias. Este comité tiene además representación de poblaciones especiales, expertos de la academia y organizaciones profesionales, así como organizaciones de desarrollo económico regional. Éste es en esencia el componente del grupo de participación pública que es identificado en el documento para el proceso de participación ciudadana de la OMP de Puerto Rico (comités o Grupos adhoc de ciudadanos al que se refiere el organigrama mencionado en la página 4) Membrecía Este grupo estará compuesto por representantes de poblaciones especiales (envejecientes, personas con impedimentos físicos, comunidades en desventaja económica) líderes de asociaciones profesionales y representantes de la academia (ingeniería, planificación, arquitectura, economía), así como el sector de vehículos de carga. El grupo asesor de ciudadanos ayudará a que las necesidades, tanto de poblaciones especiales como sector de carga y áreas no-urbanizadas, sean atendidas identificando oportunidades y limitaciones, además podrán referir líderes comunitarios adicionales para ayudar a diseminar y recolectar información que refleje las preocupaciones, necesidades y deseos de la comunidad. Se anticipa que este grupo asesor puede incluir grupos representando a sectores tradicionalmente marginados Horario y lugar de reunión El grupo asesor ciudadano se reunirá durante el curso del estudio y desarrollo del Plan El lugar de las reuniones puede variar a través del área de estudio (debe ser práctico) para proveer un lugar conveniente para discutir el progreso del estudio Formulario Inicial Se desarrollará un formulario y se distribuirá a las partes interesadas. Las formas serán regresadas por lo menos una semana antes de la reunión y los resultados serán grabados, resumidos y presentados como base para la discusión en la primera reunión del grupo consultor de las partes interesadas. La información recopilada con el ejercicio del cuestionario también proporcionará información valiosa para la terminación del PPC. Los miembros que no terminan el cuestionario antes de la primera reunión tendrán la oportunidad de terminar el cuestionario en, o por un período de tiempo razonable después de la reunión. Los asuntos que se tratarán en el cuestionario incluirán: las oportunidades y las limitaciones, técnicas de divulgación y alcance público, técnicas para involucrar a las partes interesadas, los medios de comunicación, oportunidades para su ayuda en la diseminación y recolección de información, y otros temas identificados por el equipo del estudio. 2.5 Materiales para la participación ciudadana (Tarea 2.3) Pagina web del proyecto Una página web del proyecto para el programa del PTLP de Puerto Rico 2040 será desarrollada como componente de las páginas principales del DTOP/ACT. La página web permitirá que los usuarios interactúen con el equipo de proyecto y con personal de ACT así como acceder datos, encuestas, y proveer comentarios. Todos los materiales informativos de carácter público estarán disponibles para ser 13

16 descargados en formatos digitales fáciles de utilizar. El contenido del sitio web será actualizado periódicamente según progresa el estudio e incluye las hojas de datos, artículos y boletines de noticias, y avisos públicos de las reuniones. Una vez concluya el estudio el contenido del sitio web será entregado a DTOP y ACT Hojas de datos del proyecto Hojas de datos que delinean metas clave y progreso a través del proyecto serán preparadas y actualizadas periódicamente. La hoja de los datos del proyecto transmitirá el propósito del proyecto e incorporará la información a un nivel apropiado de detalle para el público en general. La hoja de datos será distribuida a individuos interesados en el estudio, y estará disponible en las reuniones públicas relacionadas con otros proyectos en curso, y estará disponible en la página web del estudio Boletines y noticias Un listado de organizaciones relevantes que distribuyen boletines de noticias regulares en Puerto Rico será elaborado y mantenido. Boletines de noticias (hasta ocho a través del período del estudio) serán preparados y distribuidos a las organizaciones para la inclusión en sus publicaciones existentes periódicamente. Los artículos serán distribuidos cuando metas importantes se alcancen durante el estudio, para proporcionar información actualizada sobre el progreso del estudio. Los artículos serán colocados en el sitio web del proyecto también Línea directa La línea directa de transportación permitirá al público general comunicar sus ideas y responder a encuestas por medio del servicio telefónico. Un número libre de cargos será establecido o el servicio actual utilizado por DTOP (Servi-linea) será utilizado. Deberá existir un sistema electrónico amigable para contestar las llamadas y grabar la información y preguntas recibidas durante el proceso de desarrollo del PTLP. El servicio debe proveerse tanto en inglés como en español. La información obtenida del público será documentada, resumida y analizada como parte del proceso de desarrollo del PTLP Video de introducción Este vídeo se utilizara para introducir al público de una manera fácil de entender el proceso de actualización de los planes de PTLP. El video podría incluir una entrevista con el Secretario de Transportación y Obras Públicas, Rubén A. Hernandez Gregorat, MEM, PE, unas notas principales sobre las deficiencias del sistema de transportación, expectativas de crecimiento futuro, la importancia de la red de transportación en el desarrollo económico, y otros factores que apoyen la inversión en la futura infraestructura de transportación. El vídeo, tendría una duración aproximada de 5 minutos y será desarrollado con un libreto y tema a ser revisado y aprobado por el DTOP y la ACT Folleto del Plan Un folleto informativo se producirá al finalizar el proyecto, de esta manera el DTOP y ACT podrán continuar ilustrando los esfuerzos y logros obtenidos con el proyecto. 14

17 2.5.7 Identidad del Proyecto En un esfuerzo por ayudar a asegurar que el PTLP de Puerto Rico sea recordado o reconocido por el público general, se estará desarrollando un logotipo y un tema principal que proveerán la identidad del proyecto. Este tema guiara las comunicaciones y será utilizado en todo material escrito y será mostrado en un lugar prominente en las actividades públicas Comunicación a través de la visualización Uno de los requisitos públicos federales para promover la participación es utilizar técnicas de visualización. Para atender este requisito y para transmitir los componentes del PTLP al público, el equipo de proyecto utilizará una variedad de mapas, gráficos e imágenes. Los ejemplos de los tipos de imágenes que se utilizarán incluyen fotografías de diversos tipos de vehículo de tránsito o de mejoras específicas de transporte. El equipo de proyecto utilizará sistemas de información geográfica (GIS) para crear los mapas de condiciones demográficas y socioeconómicas, condiciones existentes y propuestas del sistema de transportación así como mejoras, y para identificar los escenarios futuros para el uso de terrenos considerados como parte del modelo de transportación. El equipo de proyecto hará cada esfuerzo en asegurarse de que la información proporcionada al público en boletines de noticias y documentos sea acompañada por los gráficos que destaquen los puntos dominantes y ayuden transmitir el mensaje. 2.6 Poblaciones tradicionalmente marginadas (Tarea 2.4) Para asistir y promover la participación de poblaciones de bajo ingreso en el proceso de planificación, el equipo de PTLP trabajará de cerca con funcionarios municipales y miembros de la OMP en el área del estudio. Según lo observado en el PPC de la OMP, los gobiernos municipales, como parte de sus planes territoriales, han identificado generalmente aéreas de bajo ingreso y desventajadas y su inclusión en el proceso de planificación será clave no sólo en identificar estos grupos pero además en buscar la participación activa de los mismos. El equipo del PTLP también utilizará los datos socioeconómicos producidos por el censo del Esfuerzos especiales serán realizados para alcanzar las comunidades con minorías raciales y étnicas, así como poblaciones con bajos niveles de escolaridad e ingresos. Estas poblaciones se reconocen como partes interesadas para los planes de transportación. Históricamente, las minorías y las poblaciones con bajos recursos e ingresos han sido sub representadas en los procesos de tomas de decisiones. Así, que las minorías, grupos desventajados, y vecindarios o comunidades con bajos ingresos se identificarán. (determinadas basándose en las estadísticas de los grupos de bloques censales del 2000). Cuando sea necesario, un plan de divulgación puede ser desarrollado para mejorar la comunicación y el envolvimiento de las partes interesadas con los grupos poblacionales concentrados en justicia ambiental. Mientras que las opciones de distribución discutidas arriba pueden ser apropiadas para aquellos que sean de ingreso medio o alto, de habla hispana, y que saben leer y escribir, es poco probable que servirían para llegar a los tradicionalmente marginados. Las poblaciones de bajos ingresos generalmente no pueden permitirse el tener una computadora propia o tener acceso del Internet, y/o suscribirse a un periódico. La mayoría de los municipios de Puerto Rico (sobre 80 por ciento), tiene sobre 40 por ciento de sus casas con ingresos por debajo de nivel de pobreza para los 12 meses anteriores, basados en las encuestas de la comunidad americana del Censo de los E.E.U.U. En la mayoría de los casos, las poblaciones 15

18 de bajo ingreso son también de baja alfabetización. Según lo visto en la tabla abajo, sobre 10 por ciento de la población tiene un nivel de escolaridad obtenido por debajo del 5to grado. Esta estadística se resume en la tabla mostrada a continuación. Estadísticas de Pobreza y Nivel de Escolaridad Alcanzado Población de 25 años de edad o mayor Promedio a nivel isla Máximo Rango por municipio Mínimo 4to grado o menos 10.5% 18.5% 6.5% 8vo grado o menos 22.8% 38.3% 14.7% < 12mo grado (Sin diploma de Escuela Superior) 33.6% 49.1% 23.4% Casas con ingresos bajo niveles de pobreza, 12 meses previos 44.3% 63.2% 27.3% Fuente: American Community Survey, U.S. Census Estas poblaciones son a menudo las más afectadas por mejoras del transporte y el equipo del estudio quisiera aprender de las necesidades y los deseos de estas poblaciones y la mejor manera de alcanzarlas para obtener su insumo. Varias técnicas que se han utilizado con éxito para alcanzar poblaciones tradicionalmente marginadas se enumeran abajo. Éstas y otras técnicas similares se ejecutarán a través del PPC, según progrese el estudio, permitiendo el desarrollo de una campaña hecha a la medida. Estas poblaciones pueden ser involucradas con técnicas como por ejemplo: Coordinación con organizaciones cívicas, de caridad, y de servicio social que interactúan con las poblaciones seleccionadas; Reclutar estudiantes de escuela secundaria y superior para llevar la información a sus casas y leerla a sus padres en caso de ser necesario. Esta técnica podría involucrar el obtener información sobre preocupaciones para la transportación, lugares convenientes y hora para las reuniones, y la disponibilidad de transportación para asistir a las reuniones. Llamadas a programas de radio, acceso de cable en los cuales los líderes locales discutan asuntos de la transportación y pidan la reacción pública, o simplemente el anuncio del estudio y de las maneras de involucrarse con el mismo; Servicios de lectura a personas no-videntes para involucrarlos en el proceso; Propagación del mensaje a través de líderes cívicos y líderes de organizaciones de servicios; Información leída en los púlpitos para alcanzar a las poblaciones que dependen de organizaciones basadas en la fe para diseminar la información; y Encuestas conducidas en las ferias públicas, centros comerciales, o en comunidades con alta actividad de peatones, permitiendo el que se llegue a un número mayor de personas de una misma vez en coordinación con los funcionarios a nivel municipal para balancear los canales de comunicación con sus ciudadanos. 16

19 Además de los esfuerzos especiales de alcance y divulgación, métodos más tradicionales de alcance tendrán características con la intención prevista para acomodar mejor a las comunidades y grupos importantes para el estudio y descritos como sigue: Reuniones y talleres -Para las reuniones y los talleres públicos previstos, personal bilingüe estará disponible para comunicarse con los asistentes en español e inglés. Esfuerzo de alcance adicional en forma de a organizaciones que interactúan con las poblaciones blanco y ayudar a diseminar la información sobre reuniones programadas y talleres. Además, los esfuerzos serán hechos de modo que las reuniones de la comunidad sean planificadas en localizaciones convenientes y fácilmente accesibles para estos grupos. Comunicados de prensa -Notificaciones públicas para los talleres y reuniones se publicaran solo en periódicos de mayor circulación, los comunicados de prensa se enviaran a una variedad de periódicos comunitarios y minoritarios a través de coordinación con la Oficina de Prensa y Comunicaciones de DTOP y ACT. Página Web del proyecto - La página web incluirá contenido en español e inglés. Los gráficos serán utilizados al grado que resulten prácticos para la comunicación de la información. Mientras que muchos documentos estarán en inglés solamente, las hojas de datos del proyecto y los artículos o boletines de noticias se pueden proporcionar en español e inglés. Además, la página web incluirá un enlace para solicitar información adicional sobre el proyecto en español. Línea Directa del proyecto - El Teléfono directo será ajustado a un formato para acomodar a individuos tanto de en español como en ingles. Encuestas y reacciones -Cualquier tarjeta de comentarios y encuestas de opinión estarán disponibles tanto en versiones inglesas y españolas, ya sea en formato de correo electrónico o copia de papel en la página web del proyecto.. Las implicaciones de bajos ingresos también afectan la época y el lugar de reuniones. Las poblaciones de bajos ingresos tienen menos acceso al transporte personal y así generalmente no podrían viajar a los lugares que requieren tener transporte personal. Muchas veces estas personas trabajan un segundo turno o tienen dos trabajos y no estarían disponibles para la reunión en horarios estándares. Las reuniones deben realizarse cerca de sus comunidades o, métodos de transportación tienen que ser provistos si ellos van a participar. Se han sugerido numerosas herramientas y técnicas apropiadas para involucrar a estas poblaciones y las herramientas apropiadas serán seleccionadas para incluirse en el PPC a través de discusiones con DTOP y ACT, miembros del quipo del estudio y la dirección de las partes interesadas. 2.7 Difusión en los medios de comunicación (Tarea 2.8) Coordinación con la Oficina de Prensa y Comunicaciones Noticias divulgadas al público, grupos especiales, periódicos de la minoría, revistas, televisión, y estaciones de radio serán coordinadas con la oficina de Prensa y Comunicaciones de DTOP/ACT. El contenido del comunicado, impresión, y la distribución de materiales serán coordinados con DTOP /ACT también Listado de contactos en los medios de comunicación Un listado de los contactos de los medios de comunicación será proporcionada por la oficina de 17

20 Comunicaciones y Prensa. Estos contactos serán utilizados en la distribución de los materiales del proyecto Reuniones / Talleres y publicidad del proyecto La divulgación en los medios será un rasgo continuo a través del desarrollo del PTLP. La publicidad, incluyendo comunicados de prensa, para las reuniones públicas y los talleres serán coordinados antes de las fechas de la reunión o taller. El contenido del comunicado de prensa, impresión, y la distribución de materiales serán coordinados con DTOP / ACT también. En la medida que sea posible se intentara utilizar medios de comunicación que sean costo-efectivos para tratar de llegar al público general. Estas actividades de comunicación serán utilizadas según sea el caso, como sigue: Programar entrevistas con gente de alto perfil en programas donde se traten asuntos públicos, Publicar reuniones claves sobre el PTLP en el sitio web interactivo del proyecto. Distribuir comunicados de prensa. Distribuir comunicados de prensa antes de eventos claves, Proveer fotos /comunicados de prensa con los puntos sobresalientes a periódicos o revistas comunitarias. Dirigir entrevistas a los usuarios de transportación y proveedores y publicar resultados en el sitio web del proyecto, Asistir al DTOP con los comunicados de prensa y los anuncios de servicio público. La difusión de mensajes de correo electrónico será utilizada para invitar a las partes interesadas a los talleres públicos futuros. Los beneficiarios derivarán de cualquier lista de grupo de interés un listado de contactos que será mantenida por oficina de Prensa y Comunicaciones, y de correo electrónicos adicionales recibidos durante el proyecto. Esta difusión a los medios de comunicación será documentada en un reporte mensual como parte de informe de progreso mensual del PPC en la tarea 2.1. Estos informes mensuales serán compilados en un expediente del PPC a la conclusión del proyecto para documentar completamente el proceso de difusión en los medios a través del proyecto. 2.8 Documentación del (Tarea 2.7) Actualizando el PPC Según progresa el estudio, cualquier ajuste, actualización, y refinamiento al PPC será incorporado para mantener el PPC actualizado con su implementación Documentación del PPC Documentación completa, interpretación correcta y un análisis de hallazgos son esenciales para el éxito del proceso de participación ciudadana de PTLP de Puerto Rico 2040 y para una exitosa ejecución del plan. Se prepara un documento final del PPC, este resumirá el proceso de participación ciudadana utilizado a través del proyecto. Secciones separadas de este documento serán dedicadas a las actividades de participación ciudadana realizadas para cada uno de los PTLP de las siete regiones de planificación de 18

21 transportación, y para el PTLP a nivel de toda la isla. Temas a ser incluidos serán: Listado de personas de contacto para el estudio Listado de los medios de comunicación Minutas de las reuniones públicas y comentarios del público general y respuestas Artículos de prensa y comunicados Folletos de las reuniones Materiales de las presentaciones Revisión del PPC La evaluación de la efectividad de los esfuerzos de participación ciudadana es un aspecto clave en el desarrollo de un PPC. Estimulado por el interés del gobierno federal, las organizaciones de planificación en transportación han comenzado a evaluar todos sus esfuerzos de participación ciudadana para determinar cuáles herramientas son efectivas para determinados usos y bajo qué circunstancias no lo son. Las medidas de evaluación son también importantes en documentar el nivel de participación ciudadana alcanzado. Medidas de desempeño claves se indican en la tabla a continuación. Evaluación del Programa Técnica Medidas de desempeño Ejecución exitosa de las estrategias y técnicas Plan de participación ciudadana Reacción de los participantes Cantidad de contactos Listado de contactos del estudio Cantidad de comunicados Cantidad de cuestionarios completados Cuestionario de las partes Variedad de grupos de interés contactados interesadas Beneficio de la información recolectada Cantidad de reuniones Comité de dirección del proyecto Cantidad de miembros de comité en asistencia Inclusión de información / Dirección provista Cantidad de asistentes Reuniones públicas / Talleres Cantidad de comentarios recibidos Tipos de comentarios recibidos y reacción del participante Artículos de noticias / hojas de datos Página web del proyecto Notificación de reuniones Cantidad de noticias y hojas de datos distribuidas Reacción de los lectores Cantidad de avenidas utilizadas para alcanzar al público. Cantidad de visitantes al sitio web Cantidad de comentarios recibidos Tipos de comentarios recibidos Cantidad de notificaciones distribuidas Puntualidad en la distribución Variedad de lugares de publicación Cantidad de avenidas utilizadas para alcanzar al público. Basado en el desempeño del plan, las estrategias de comunicación y técnicas de divulgación y alcance serán modificadas y nuevas técnicas serán añadidas para asegurar el éxito del plan. Para evaluar la 19

22 efectividad de nuestros esfuerzos de alcance y divulgación, una sesión de preguntas y respuestas será llevada a cabo después de cada reunión y se les solicitara participación a miembros del equipo del PTLP indicados en relación al resultado de la reunión. Una breve sinopsis de cada reunión también será desarrollada. Una descripción del éxito del programa de participación ciudadana será presentada en el informe final sobre participación ciudadana, en adición a la documentación de apoyo. 20

23 3.0 OMP y Coordinación con la Agencia 3.1 Comité de la OMP Con un proyecto de esta magnitud e importancia, la supervisión del proyecto requiere una estructura para coordinar el desarrollo del trabajo del proyecto y de las tareas con DTOP y ACT, y en su capacidad como la OMP bajo requisitos federales, así como otras agencias y grupos de interés que participan. El equipo de PTLP de la ACT coordinará con los diferentes comités, y participará en reuniones con estas entidades según lo presentado más adelante en esta sección Comités de política pública El equipo de PTLP de la ACT coordinará con los comités de política pública de la OMP durante el estudio. Estas reuniones serían trimestrales y/o cuando culminen los estudios. Un bosquejo o borrador de los planes de transportación serán presentados a los comités de política pública para su adopción cerca del final del proceso del estudio. Como con otras reuniones, el consultor coordinará su presentación con la agenda de la reunión y proporcionará cualquier material de apoyo necesario. El consultor obtendrá minutas de estas reuniones para los archivos del proyecto Grupo técnico El grupo técnico es un subcomité del comité técnico de la OMP, y es un grupo ad hoc cuyo propósito es proporcionar un foro de participación para el desarrollo de los planes regionales de transportación El grupo técnico está compuesto del DTOP, ACT, representantes municipales, y otros representantes de la agencia, ciertas entidades privadas y consultores. El equipo de PTLPACT coordinará con la OMP señalado grupo técnico durante el estudio. Estas reuniones serían trimestrales y/o cuando puntos clave e importantes del estudio sean alcanzados. Como con otras reuniones, el consultor coordinará su presentación con la agenda de la reunión y proporcionará cualquier material de apoyo necesario. El consultor obtendrá minutas de estas reuniones para los archivos del proyecto Comité de participación ciudadana El comité de participación ciudadana es un comité ad hoc de la OMP que abarca a representantes del gobierno, las agencias federales, los grupos cívicos, profesionales, grupos comunitarios, y público en general. Estos grupos son organizados por ACT a nivel regional y municipal para proveer un foro a nombre de sus comunidades para planes de transportación regional y a nivel isla, como un mecanismo para recibir comentarios e información en el proceso de planificación El equipo del PTLP coordinará con el comité de participación ciudadana designado durante el estudio. Estas reuniones serán trimestrales y/o cuando puntos clave e importantes del estudio sean alcanzados. Como con otras reuniones, el consultor coordinará su presentación con la agenda de la reunión y proporcionará cualquier material de apoyo necesario. El consultor obtendrá minutas de estas reuniones para los archivos de proyecto. 21

24 3.2 Coordinación de DTOP / ACT El comité de dirección del proyecto incluye a personal de la Oficina de Planificación Estratégica que está manejando el proyecto, así como cualquier otro personal o gerente invitado. Este cuerpo proporcionará el seguimiento regular y directo de la producción del proyecto, la revisión de las entregas, y el insumo en puntos técnicos y de producción claves. Se conducirán reuniones bisemanales para discutir el progreso. El equipo de PTLP proporcionará cualquier material necesario para cada reunión, incluyendo una agenda e información técnica de apoyo, antes de cada reunión programada. Además, la presentación de los temas de discusión, según requerido y apropiado, serán desarrollados por el equipo del PTLP como parte de los materiales de la reunión. Informes de progreso mensuales serán proporcionados junto con otras actualizaciones interinas. También, un comité técnico de revisión ha sido establecido utilizando personal dentro de ACT para la interacción periódica con el equipo de PTLP en las reuniones, y para proporcionar comentarios a los documentos técnicos radicados. Este grupo se reunirá periódicamente basado en los requisitos de flujo del trabajo. 3.3 Coordinación con otras agencias La coordinación con agencias federales, estatales, regionales y locales estará generalmente sobre una base ad hoc en vista de los asuntos particulares tales como recolección de datos, supuestos del análisis, políticas públicas de la agencia, y proyectos de mejoras propuestos. La mayor parte de estas entidades también se representan en los varios comités de la OMP que producirán otra avenida para la coordinación y comunicación. Estas actividades de la coordinación continuaran en marcha durante la duración del proyecto. 3.4 Sitio web interno del proyecto Como parte del conjunto total de herramientas de gerencia que se emplearán para este proyecto, un sitio web interno del proyecto. El foco primario de este sitio web del proyecto está en su utilidad como herramienta de gerencia de proyecto y para compartir información técnica sobre los archivos del proyecto y de datos del proyecto, según se desarrollan y se refinan estos elementos. El público en general no tendrá acceso a este sitio web. Ésos que tienen acceso al sitio serán los miembros del equipo del consultor, el personal de gerencia del proyecto de DTOP / ACT, otro personal técnico de la agencia, y otras partes invitadas. 22

25 3.5 Itinerario de actividades La secuencia de actividades y su sincronización (ajustadas conforme el proceso continúa) se proporciona en la tabla mostrada abajo. Esta tabla ilustra los varios eventos y actividades de coordinación, y la producción de la información y materiales de apoyo. 3.6 Documentación Los esfuerzos de coordinación de las actividades descritas en esta sección serán documentadas según lo observado, y serán compiladas de una forma consistente a las actividades de participación ciudadana según descrito en la sección

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