Acerca del Uso de la Tecnología en la SG/OEA

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1 Acerca del Uso de la Tecnología en la OAS-SAF-DOITS-CAAP Página 1 de 5

2 Índice 1 INTRODUCCIÓN ACERCA DEL USO DE DIFERENTES TECNOLOGÍAS DISPONIBLES EN LA OEA IMPACTO FINANCIERO DEL USO DE LAS TECNOLOGÍAS ACTUALES... 5 Página 2 de 5

3 1 Introducción Como en toda organización, el propósito del Departamento de Servicios de Información y Tecnología (SAF/DOITS) es el de proveer, como Área Técnica sustantiva, un menú de herramientas tecnológicas compatibles con los recursos financieros existentes, con el fin de optimizar la productividad, asegurar que el equipamiento existente sea capaz de proveer acceso a las aplicaciones y servicios que las Áreas Técnicas utilizan, y el de facilitar el acceso, en forma segura, a cualquier dispositivo móvil que requiera acceso a la red de la OEA. Este documento, complementa aquellos ya presentados a la CAAP, en relación al uso de tecnología en la Organización. A través del constante diálogo con las Áreas Técnicas, SAF/DOITS sugiere el uso apropiado de toda la capacidad tecnológica disponible. SAF/DOITS también recomienda que las Áreas Técnicas consulten con SAF/DOITS previo a decidir qué tecnología utilizar para un requerimiento específico. Sin embargo, es potestad de cada Área Técnica decidir qué tecnologia utilizar. Todos los servicios que SAF/DOITS presta a la Organización, son planeados, diseñados e implementados teniendo en cuenta a la Organización como un todo, tratando de diversificar el menú de opciones que la Organización tiene con el fin de ser más productivos, cumpliendo de esta manera con los mandatos que le han sido encomendados. Aunque la conceptualización, implementación y configuración de todas éstas tecnologías es la responsabilidad de SAF/DOITS, la administración de algunas de ellas es realizado por otras Áreas, siempre con el apoyo técnico de SAF/DOITS: Servicios de Video Conferencia (DCMM) Uso de Salones Multimediales (Áreas Técnicas) Sistema de Microfonía en el edificio Principal, Servicios de traducción, Webcast (DCMM) Dado que las distintas Áreas Técnicas pueden utilizar sus recursos disponibles para adquirir servicios de tecnología, cualesquiera puede decidir adquirir servicios externos como los de web hosting, desarrollo de aplicaciones, y/o sistemas de envío masivo de s, para mencionar algunos ejemplos. Éstos tipos de servicios externos, no son ni administrados ni son soportados por SAF/DOITS, y en algunos casos los mismos ofrecen las mismas funcionalidades que SAF/DOITS ofrece. 2 Acerca del uso de diferentes tecnologías disponibles en la OEA El siguiente cuadro muestra, para cada tecnología, todos los servicios asociados que hoy en día están disponibles. Consecuentemente con lo expresado en el punto anterior, la mayoría de los servicios prestados son para. Página 3 de 5

4 Tipo de Tecnología Utilización Servicios Ofrecidos Computadoras/puestos de trabajo Aplicaciones Principales Aplicaciones Departamentales Plataformas Colaborativas y Comunidades Virtuales Ver Anexo III Información adicional sobre el uso de las NOTA: Dada la heterogeneidad del parque de computadoras/puestos de trabajo existente en la, es parámetro de diseño, que las aplicaciones puedan ser ejecutadas correctamente con independencia del equipo en el cual se operen. Dispositivos Móviles Calendario Ver Página 9 a la 11 Información adicional sobre el uso de las Salones Multimediales: GSB-875 GSB-775 GSB-675 GSB-575 Edición colaborativa de documentos. Edición colaborativa de presentaciones Edición colaborativa de hojas de cálculo Acceso a Internet Webinars Pizarra interactiva Audio conferencia GSB-475 GSB-TL-74 NOTA: Los salones multimediales han sido configurados e instalados según las necesidades específicas de cada una de las Áreas Técnicas solicitantes quienes a su vez se han hecho cargo de los costos asociados y de la administración de las mismas. Es potestad de cada Área Técnica compartir el uso de estas salas con otras Áreas técnicas de la Organización. Video Conferencia: GSB-550 GSB-TL-76 MNB - Simon Bolivar Estas salas suman a los servicios ofrecidos en los salones multimediales las capacidades de videoconferencia. GSB-550 es administrado por SAF/DOITS. (Instalado en 2007 por con fondos pertenecientes a SAF/DOITS) TL-76 (Instalado en 2009 con fondos pertenecientes a DCMM) Salón Simón Bolívar es administrado por DCMM. (Instalado en 2010 con el uso del Sub-Fondo de Reserva 831) Aplicaciones Aplicaciones Principales (20) Aplicaciones Departamentales (35) Plataformas Colaborativas y Comunidades Virtuales (12) Áreas Técnicas Áreas Técnicas Ver Anexo III - Información adicional sobre el uso de las Ver Páginas 13 a la 15 - Información adicional sobre el uso de las Ver Páginas 13 a la 15 - Additional Information on Information Technology Capabilities. (CAAP/GT/RVPP-207/13) NOTA: 95% de las aplicaciones fueron desarrolladas internamente en cooperación con las Áreas Técnicas. Página 4 de 5

5 3 Impacto financiero del uso de las tecnologías actuales CAAP_Report_Use_of_Technology_SPA.docx El Departamento de Servicios de Información y Tecnología no puede determinar el posible impacto financiero de utilización de toda la tecnología instalada porque cada Área Técnica tiene la potestad de decidir hacer o no uso de dichas tecnologías. Concebir que el impacto financiero derivado del uso de las tecnologías existentes sólo se circunscribe al hecho de ahorrar costos en viajes, sería un error. El uso consistente de todas las tecnologías que tiene la Organización, como Skype corporativo, Telefonía sobre Internet (integrando voz y datos en un solo dispositivo), dispositivos móviles (de propiedad OEA o personales) y el uso de aplicaciones departamentales desarrolladas internamente en cooperación con las Áreas Técnicas, aumenta la productividad, la calidad del trabajo producido y la eficiencia en todos los procesos de negocios con los que cuenta la Organización. Estas mejoras ya están transformando la OEA en una Organización más eficiente y productiva y han permitido absover repetidas reducciones de personal como las que han ocurrido en los últimos años. Con independencia de lo expresado, es posible realizar un análisis del potencial ahorro que se podría obtener reemplazando reuniones que se realizan fuera de sede, con reuniones virtuales. Éste análisis se basa en el hecho de mensurar el costo de traslado y viáticos asignado por individuo para una reunión determinada bis a bis los costos relacionados con la realización de la misma reunión de manera virtual. Un estimado de estos ahorros se presenta en la siguiente tabla, preparada por el Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones, que muestra un ahorro total desde el año 2009 al 2013 de $536, en pasajes de avión, $606, en gastos de viaje, dando un total de $1,142, en ese período. Número de Video Conferencias Participantes en Sede Costo de Pasaje Estimado Costo de Gastos de Viaje Estimado Costos Totales Ahorrados * 319 $ 90, $ 114, $ 205, $ 195, $ 167, $ 362, $ 112, $ 128, $ 240, $ 82, $ 126, $ 208, ** $ 55, $ 69, $ 125, * Desde Abrill Sir Arthur Lewis Salón Multimedial fue inaugurado en GSB- TL76 ** Hasta Julio 31, 2013 Observaciones Importantes: 1) Estimado conservativo de viaje de 4 personas por cada Video Conferencia. 2) Máximo estimado por 3 días para cada persona por cada Video Conferencia. 3) En el caso de mas de un país involucrado en una Video Conferencia, el estimado fue calculado basado en el país con menos costo. Figura 1. Cuadro hecho por DCMM Página 5 de 5

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