Superintendencia de Banca y Seguros

Transcripción

1 HOJA INFORMATIVA N SBS/GAI A : Fernando León Flores Auditor General DE : Yolanda Chirinos Castro Auditor ASUNTO : Actividad de Control N : Elaboración de Informes Trimestrales de Medidas de Austeridad del de la SBS del año REF. : Plan Anual de Control del 2004, aprobado mediante Resolución N CG del FECHA : 20 de octubre de 2004 Me dirijo a usted, con relación al Asunto y Referencia del rubro, para informarle lo siguiente: I. INTRODUCCIÓN 1. El Plan Anual de Control del Año 2004 de la Gerencia de Auditoría Interna, aprobado mediante Resolución N CG del ha contemplado la Elaboración de Informes Trimestrales sobre Medidas de Austeridad; actividad de control signada con el código El cumplimiento de la indicada obligación, en lo que respecta a la ejecución del gasto del tercer trimestre del año en curso, genera la presente Hoja Informativa. 2. El Superintendente de Banca y Seguros aprobó la Directiva SBS N SBS-DIR-ADM Medidas de Austeridad en el Gasto para el ejercicio 2004 el , entre las que se destacan disposiciones relacionadas a: Viáticos y Asignaciones, Asignación de Vehículos para el Servicio Oficial y Dotación de Combustibles, Tarifas de Servicios Públicos, Útiles de Escritorio y Material de Procesamiento Automático de Datos, Mantenimiento de Vehículos Automotores, Publicaciones, Impresiones y Publicidad, y Restricción de Celebraciones. Asimismo, en la precitada Directiva, el Superintendente de Banca y Seguros ha delegado funciones al Superintendente Adjunto de Administración General relacionadas al cumplimiento de la misma. 1

2 3. Mediante Memorándum N SBS/GAI del , el Auditor General remitió al despacho del Superintendente de Banca y Seguros la Hoja Informativa N SBS/GAI del que contiene la Evaluación de Medidas de Austeridad en la del de la Superintendencia de Banca y Seguros correspondiente al Segundo Trimestre del presente año. Simultáneamente mediante Oficio N se informó a la Contraloría General de la República, la evaluación realizada. II. COMENTARIOS 1. De acuerdo con el Plan Anual de Control del 2004, es responsabilidad de la Gerencia de Auditoría Interna ejecutar la Actividad de Control N Esta actividad, en lo que respecta al tercer trimestre del año en curso, se realizó para verificar el cumplimiento de la Directiva SBS N SBS-DIR-ADM Medidas de Austeridad en el Gasto para el ejercicio En este sentido, y debido a que es necesario conocer el comportamiento de la ejecución del de la Superintendencia de Banca y Seguros, en el periodo comprendido del al , se verificó selectivame nte la información presupuestal que sustenta el cumplimiento de la citada Directiva a través de la evaluación de la programación versus la ejecución del gasto. Para tal efecto se obtuvo la información proporcionada por el Sistema Integral de Información Administrativa y Financiera, SIIAF SBS, así como la documentación sustentatoria correspondiente, las mismas que fueron materia de análisis; una vez concluída la respectiva evaluación se formulan los siguientes comentarios: Viáticos y Asignaciones Menor Gasto Viáticos 177, , , Pasajes y Gastos de Transporte 69, , , TOTAL 246, , ,

3 Se verificó las resoluciones de autorización de viajes al exterior del país emitidas por el Superintendente de Banca y Seguros, durante el período julio setiembre, las mismas que están relacionadas a la participación de los funcionarios en eventos donde se traten temas referidos a Banca, Seguros y Sistema Privado de Pensiones. Asimismo, se revisó selectivamente los viajes al interior del país, determinándose que los mismos se sustentan en autorizaciones para realizar Visitas de Inspección a las entidades supervisadas (CMAC y CRAC), así como comisiones de los agentes de seguridad de la Alta Dirección. En la determinación de las asignaciones de viáticos se aplicó lo dispuesto en la Directiva SBS N SBS-DIR-ADM del Normas Generales para el Otorgamiento y Rendición de Cuentas de Viáticos por Comisiones de Servicios. Asimismo, se estableció que el personal presentó la Rendición de Cuentas correspondiente, dentro de los 15 días siguientes de efectuado el viaje. El otorgamiento de viáticos y otras asignaciones, así como la rendición de cuentas, se efectuaron en aplicación a las normas vigentes. Asignación de vehículos para servicio oficial y dotación de Combustible Menor Gasto Combustibles y Lubricantes 53, , , La flota de vehículos de la SBS permanece en las instalaciones de la institución, a excepción de tres unidades, cuya autorización se ha dado a través del Memorándum N SAAG del suscrito por el Superintendente Adjunto de Administración General, en virtud a lo dispuesto en el segundo párrafo del numeral 4.2 de la Directiva materia de la presente excepción. La dotación del combustible para los vehículos de la flota de la Superintendencia de Banca y Seguros se encuentra autorizada con Memorándum N AD del suscrito por el Superintendente de Banca y Seguros en aplicación a las atribuciones otorgadas por el numeral 6.2 de la Directiva. 3

4 Se verificó selectivamente la ejecución de la asignación de vehículos para servicio oficial y dotación de combustible durante los meses de julio, agosto y setiembre, encontrándose conformes. Tarifas de Servicios Públicos Mayor Gasto Energía 131, , (1) -95, Agua 16, , (1) -1, TOTAL 147, , , (1) A nivel de partida especifica presenta saldo negativo; si embargo, a nivel de partida genérica su saldo es positivo. El equipo de auditoria realizó verificación a los siguientes rubros: Energía y Agua Respecto a estos servicios, se conoce que son pagados por debito automático autorizado por la Superintendencia Adjunta de Administración General, de tal manera, que los compromisos presupuestales se realizan en forma posterior al pago. Aspecto que explica las cifras mostradas en el cuadro anterior. El Servicio de Seguridad de la SBS elabora informes diarios que incluyen, entre otros aspectos, la verificación del adecuado uso de las instalaciones sanitarias, luminarias y equipos diversos. Informes que fueron verificados selectivamente por el equipo de auditoría. Teléfonos Móviles En aplicación al último párrafo del numeral de la Directiva, el Superintendente Adjunto de Administración General ha suscrito el Memorándum N SAAG del y el Memorándum N SAAG del en los cuales autoriza a determinado personal el uso de telefonía móvil, así como los planes tarifarios y el consumo asumido por la SBS y por el usuario. 4

5 En la revisión efectuada no se encontró incumplimiento de lo dispuesto en materia de austeridad del gasto. Sin embargo, en los casos que hubo excesos del plan tarifario aprobado, se verificó su descuento a través de una Planilla de Pagos. Teléfonos Fijos Directos y Teléfonos Fijos Central Telefónica Se verificó que se mantiene la suspensión de las facilidades de la salida a través de la Central Telefónica para efectuar llamadas a teléfonos móviles. No se otorga ningún tipo de crédito mensual a los trabajadores por llamadas particulares. Se cuenta con una relac ión de funcionarios autorizados a realizar llamadas a telefonía móvil, nacional e internacional a través de la Central Telefónica. Selectivamente, se verificó la ejecución razonable del control de los servicios de telefonía fija y celular. Útiles de escritorio y material de procesamiento automático de datos Mayor Gasto Materiales de Escritorio y 30, , (1) -38, Oficina Soporte Informático 93, , (1) -29, TOTAL 123, , (1) -67, (1) A nivel de partida específica presenta saldo negativo; a nivel de partida genérica su saldo es positivo. El Analista del Departamento de Logística, mediante Memorándum N DL del , proyectó los Límites de Consumo para el periodo Sustentan el Memorándum, los reportes por cada unidad organizativa firm ados por el analista y la Jefe del Departamento, que incluyen: ítem, descripción, total enero-dic 2003, límite de consumo 2003, y límite consumo anual Mantenimiento de Vehículos Automotores 5

6 Mayor Gasto Instal., Manten. y Reparac. de 40, , (1) Vehículos. (1) A nivel de partida específica presenta saldo negativo; sin embargo, a nivel de partida genérica su saldo es positivo. De la revisión selectiva efectuada al cronograma de mantenimiento de los vehículos oficiales de la Superintendencia de Banca y Seguros , se verificó que se cumple las disposiciones de la Directiva de austeridad del presupuesto, tanto por la fecha consignada, como de acuerdo al kilometraje de recorrido del vehículo. Acorde con la medidas de austeridad, con el fin de reducir costos, se tienen suscritos contratos de servicio de mantenimiento con tres factorías, una por cada marca de automóvil. Publicaciones Menor Gasto Publicidad y Publicaciones. 550, , , La directiva señala que las áreas interesadas deberán remitir al Departamento de Logística el requerimiento correspondiente para la publicación de avisos en los medios escritos, en un plazo no menor de 3 días previos a la fecha de publicación; aspecto que se revisó selectivamente, comprobándose el cumplimiento a la Directiva en revisión. Gastos por Celebraciones De la verificación realizada se ha determinado que, por el periodo bajo evaluación no se realizaron gastos por concepto de celebraciones. 6

7 Manejo Financiero No se ha detectado casos, en los cuales se hayan pagado facturas, recibos u otros documentos que acrediten cuentas por pagar en plazos mayores a 30 días calendario siguientes de la fecha de su recepción, en virtud a lo dispuesto en el numeral de la Directiva de Austeridad. Se ha verificado que los compromisos están dentro de los 180 días calendario, contados a partir de su registro, de acuerdo a lo señalado en el numeral de la Directiva. III. CONCLUSIONES 1. La Gerencia de Auditoría Interna ejecutó la Actividad de Control N Evaluación a las Medidas de Austeridad en el Gasto, para el Tercer Trimestre del año 2004, programada en el Plan Anual de Control 2004, teniendo en consideración las disposiciones dadas mediante la Directiva SBS N SBS-DIR-ADM Medidas de Austeridad en el Gasto para el ejercicio Se revisó selectivamente la ejecución presupuestaria del, determinándose que en la ejecución del presupuesto institucional la Administración de la Superintendencia de Banca y Seguros no excedió el monto aprobado para dicho período a nivel de partida genérica. IV. RECOMENDACIÓN Remitir los resultados del presente trabajo al Titular de la Superintendencia de Banca y Seguros y a la Contraloría General de la República para los fines pertinentes. YOLANDA CHIRINOS CASTRO Auditor 7