municipa,dad DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA DE : DIRECCION DE CONTROL A : DIRECCION DE SERVICIOS DE SALUD Y EDUCACION

Transcripción

1 municipa,dad DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA MEMO AUDI N,9242 CONTROL N 6721 ANT. : Memo Audi-Control N del 21/08/2009. Memo Control N 426 DP N 54 del 31/08/09 Memo Audi-Cmtrol N del 23/10109 Memo Audi-Control N del 09/11/2009 Memo Consultorio N 341 del 13/11/09 Memo Consultorio N 343 del 17/11/09 MAT Informe Final de Auditoria al Sistema de Control de existencias de la farmacia y Metodología aplicada en la destrucción de Medicamentos en el Consultorio de Vitacura. 7 r, VITACURA, DE : DIRECCION DE CONTROL A : DIRECCION DE SERVICIOS DE SALUD Y EDUCACION Por medio de la presente, remito a Ud., Informe Final de Auditoría efectuada a la Unidad de Farmacia del Consultorio de Vitacura y la ver ificación de la metodología utilizada en la destrucción de medicamentos vencidos. Cabe señalar que se dio total cumplimiento a los objetivos previamente establecidos respecto al alcance y profundidad de la Auditoria y que los datos que no se encuentran detallados en este informe y que fueron utilizados como documentos de Análisis y de Evaluación para el desarrollo de esta auditoria, se encuentran en poder de esta Unidad para las consultas pertinentes -9 SERGI013EAUMONT ARAYA DIRECTOR DE CONTROL SBA74MGl Distri ción Dirección de S rvicios de Salud y Educacion Administración Municipal Dirección Consultorio de Vitacura Unidad de Auditoria Archivo

2 MUNICIPALIDAD DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA Y RRHH Mat.: INFORME FINAL SOBRE AUDITORIA AL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO DE FARMACIA Y METODOLOGIA APLICADA EN LA DESTRUCCION DE MEDICAMENTOS VENCIDOS En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización de esta Dirección de Control y de acuerdo con las facultades establecidas en la ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, Artículo 29.- se desarrolló una Auditoría a la Unidad de Farmacia del Consultorio de Vitacura. OBJETIVO Evaluar el funcionamiento del sistema de control de inventario en la recepción y entrega de los medicamentos en la unidad de farmacia del Consultorio de Vitacura y verificar la metodología de destrucción de medicamentos conforme a la Resolución Exenta Minsal N METODOLOGIA El trabajo se efectuó conforme a las normas y procedimientos de Control estipulados por la Dirección de Control e incluyó las pruebas y evidencias respectivas, siendo la base principal la información entregada por la Directora del Consultorio y verificados en el caso del control de inventario de la unidad de farmacia a través de toma de inventario y para la destrucción de medicamentos haciendo acto de presencia en el procedimiento de destrucción ejecutado por el profesional Químico Farmacéutico del Consultorio de Vitacura. 3.- UNIVERSO a) Se usó la técnica de muestreo ante la imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los datos. Por tanto, se recurrió a una muestra aleatoria con movimientos durante el periodo auditado.

3 411410,4 MUESTRA EXAMINADA La revisión se efectuó en cuatro medicamentos con un indicador de mediana y afta entrega el 23.0CTUB.09, teniendo como base la copia de Planilla de Excel, proporcionada por la químico farmacéutica del Consultorio. Durante el transcurso de esta auditoría personal de esta contralorla concurrió a presenciar y verificar la destrucción de medicamentos, la que se efectuó con fecha 15.0CTUB.09, de acuerdo a lo solicitado por el consultorio de Vitacura mediante decreto bl 8/2494 del 21.SEPT.09, y según la Resolución Exenta Minsal N 1089 del 31.0CTUB.95. Es preciso indicar que en su oportunidad la Dirección de Control remitió un Pre-Informe, mediante Memo de Control N 270/591 de fecha 09.NOV.2009, con las observaciones encontradas y debidamente detalladas; con la finalidad de que se formularan los alcances y precisiones que a juicio procedieran, lo que se concretó mediante Memo del Consultorio de Vitacura N 341 de fecha 13.NOV.09 y N 343 de fecha 17.NOV.09. En resumen, la auditoría realizada estableció lo siguiente: EVALUACION DEL CONTROL INTERNO: La revisión efectuada al control de medicamentos de la farmacia del consultorio de Vitacura en la toma de inventario a través de la muestra aleatoria, pudo constatar que personal de esa unidad utiliza para el control de stock de medicamentos una planilla Excel implementada para tal efecto, la cual presenta diferencias respecto de las unidades fisicas constatadas en terreno. El consultorio de Vitacura mantiene contrato vigente con la empresa " ADEXUS S.A." para proveer el servicio Computacional integral para el consultorio desde Julio del año 2008, adjudicado según Decreto sección 1a N 8/1783 del 24.JUL.08 y ratificado mediante contrato de fecha 29.JUL.08 que tiene por objeto proveer una solución informática para la gestión del Consultorio de Vitacura y que a la fecha se han efectuado pagos por un total de $ (cincuenta y un millones doscientos cincuenta y cuatro mil quinientos once pesos). Queda de manifiesto consultado a la Directora y personal del Consultorio, que el sistema computacional no está siendo utilizado en su totalidad y a la fecha de inicio de esta auditoría, SEPT. 2009, no existe un levantamiento con observaciones que permita la operatividad y el desarrollo del software. Cabe hacer mención que no se observó la designación de un LTO que cumpla con la función de administración y verificación del cumplimiento del contrato.

4 MUNI IPALIDAD Se establece además que no se cumple con lo estipulado en el contrato respecto a la mantención de un libro de obra triplicado (MANIFOLD AUTOCOPIATIVO) que es el único medio de comunicación válido para establecer las observaciones. Por último, cabe hacer presente que hasta antes de esta visita de auditoría no se hablan cursado multas por el servicio que entrega la empresa "ADEXUS S.A." de acuerdo a lo precedentemente señalado. DESTRUCCION DE MEDICAMENTOS Respecto de la destrucción de medicamentos el procedimiento utilizado se ajusta a las normas de la Resolución Exenta Minsal, sin perjuicio de las diferencias detectadas. No obstante se pudo constatar que no existe un procedimiento para el manejo y custodia de medicamentos vencidos. Cabe hacer mención que los dos profesionales que trabajan como químico farmacéutico, ambos están contratados a honorarios. CONCLUSION FINAL: Esta Dirección de Control instruye que a la brevedad la Dirección de Servicio de Salud y Educación en conjunto con la Dirección de Informática (Dirección Evaluadora de Oferta según Bases Administrativas Especiales ID Lp08) deberán establecer las medidas necesarias para el óptimo funcionamiento del sistema computacional para que se encuentre operativo en el mínimo plazo Deberán efectuar un levantamiento de todas las observaciones que impiden el normal funcionamiento del software computacional y gestionar la solución de éstas con el proveedor ADEXUS S.A Designar un I.T.O. que administre el contrato con responsabilidad Administrativa e implementar e instruir sobre el adecuado uso del Libro Manifold por parte del I.T.O Informar de las acciones tomadas a la Dirección de Control.

5 * 44414: Asimismo la Dirección de Salud y Educación, deberá ordenar a la dirección del Consultorio de Vitacura la elaboración de un procedimiento para el manejo de los medicamentos vencidos Finalmente corresponde que las Direcciones y Unidades involucradas en la administración del servicio computacional y destrucción de medicamentos implementen las medidas tendientes a solucionar las deficiencias encontradas, cuya efectividad podrá ser comprobada en auditorias futuras. Saluda atentamente a Ud., SBAN Distribución: Dirección Servicios de Salud y Educacion Administración Municipal Dirección Consultorio de Vitacura Unidad de Auditoría Archivo