Administración de Proyectos de Tecnología Informática Unidad I Introducción

Transcripción

1 Administración de Proyectos de Tecnología Informática Unidad I Introducción M. en TI. Omar Téllez Barrientos 1

2 Contenido I. INTRODUCCIÓN Proyectos de TI Conceptos de administración de proyectos de TI Datos básicos del proyecto Lideres o directores de proyecto Metodologías (PMI) Fases y ciclo de vida de los proyectos 2

3 Qué es un proyecto? Operaciones o Proyectos: Las operaciones y los proyectos comparten muchas características; por ejemplo: Desarrolladas por personas. Limitadas por recursos escasos. Son planeadas, ejecutadas, y controladas. Cuál es la diferencia entre una operación y un proyecto? 3

4 Definición de Proyecto Un proyecto es una tarea temporal desarrollada para crear un producto o servicio único. [PMI] Situación actual Requerimientos Objetivos P R O Y E C T O INICIO Tiempo Resultados FIN 4

5 La naturaleza temporal de los proyectos se pueden aplicar a otros aspectos del desarrollo tales como: La oportunidad de la ventana de mercado es usualmente temporal El equipo de proyecto, como un equipo, rara vez dura más que el proyecto 5

6 Producto o Servicio Único Los proyectos involucran hacer algo que no se ha hecho antes, por lo tanto, es único. La presencia de elementos repetitivos no cambia fundamentalmente la característica de ser único. Por ejemplo: Un nuevo centro comercial Una nueva medicina Un nuevo dispositivo 6

7 Debido a que el producto de cada proyecto es único, las características que distinguen el producto o servicio deben ser elaboradas progresivamente. 7

8 Atributos de un proyecto Objetivo Tareas independientes Recursos Marco de tiempo específico Puede ser un intento único Cliente Grado de incertidumbre 8

9 Ejemplos de proyectos Desarrollar un nuevo producto o servicio. Efectuar un cambio de estructura, de personal, o de estilo en una organización. Desarrollar un nuevo vehículo de transporte. Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de información. Construir o desarrollar una construcción. Administrar una campaña electoral. Implementar un nuevo procedimiento o proceso en un negocio. 9

10 Ejercicio 1 1. Identifica tres proyectos en los que haz participado durante tu vida. 2. Selecciona un proyecto e identifica cuales son sus atributos: Objetivo Tareas independientes Recursos Marco de tiempo específico Fue un intento único? Cliente Grado de incertidumbre 10

11 Relación con otras disciplinas de Administración Disciplinas de soporte: Tecnologías de información Abogacía Estadística y teorías de probabilidad Logística, y administración de personal. 11

12 Áreas de experiencia que necesita el equipo de dirección del proyecto 12

13 Las áreas de aplicación usualmente están definidas en términos de: Elementos técnicos, tales como, desarrollo de software o TI, fórmulas farmacéuticas, o ingeniería de construcción. Elementos de la administración, tales como, contratos con el gobierno o desarrollo de nuevos productos. Grupos de industria, tales como los de automóviles, químicos o de servicios financieros. 13

14 Tareas Relacionadas Programas. Un programa es un grupo de proyectos administrado de una manera coordinada de tal manera que se obtienen beneficios que no se pueden obtener al administrar los proyectos individualmente. Muchos programas incluyen también elementos de operaciones sucesivas. 14

15 Subproyectos Ejemplos: Una fase de proyecto La instalación de la plomería o electricidad en un proyecto de construcción. Pruebas automatizadas en un proyecto de desarrollo de software. Manufactura de alto volumen para dar soporte a las pruebas clínicas de una nueva medicina. NOTA: Un subproyecto es muchas veces pensado más como un servicio que un producto, y este servicio es único. Por lo tanto los subproyectos serán referidos típicamente como proyectos y serán administrados como tal. 15

16 Factores que restringen el éxito del proyecto Costo Programa Alcance Satisfacción del cliente 16

17 Qué es la Administración de Proyectos? La aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas. 17

18 Componentes de la Administración de proyectos 1. Habilidades clave Liderazgo Comunicación Negociación Solución de problemas Lograr objetivos 2. Conocimientos Técnicos Administrativos Standards y Regulaciones Internacionalización Influencias Culturales 3. Herramientas 4. Técnicas 18

19 Proyectos de Informática Según StandishGroup: En los EU se aplican 250 Billones de dólares anuales a proyectos de desarrollo de sistemas de información El total de proyectos es superior a 175,000 El costo promedio es de $434,000 dls de un proyecto en empresas pequeñas En el 52% de los proyectos el costo es superior 189% al presupuesto 19

20 Diferencias de los Proyectos de TI y de otras disciplinas Propósito: difusos Alcance: fronteras Trabajo en Paralelo Interfases entre proyectos Dependencia en la tecnología Expectativas de los directivos y usuarios Impacto acumulativo: Efecto Dominó 20

21 LA EMPRESA Definiciones. "Grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad" "Una empresa es una organización que se estructura con fines comerciales, es decir, con el fin de producir un bien o un servicio, y luego venderlo para generar ganancias. El objetivo de las empresas es generar ingresos" Es una unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer las necesidades de un mercado" 21

22 CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA Actividad o giro 1.-Industriales Extractivas Manufactureras Manufactureras de bienes de consumo final. Manufactureras de bienes de producción. 2.- Comerciales Mayoristas Minoristas o detallistas 3.- Servicio Público Privado 22

23 Origen del capital 1.Publicas 2.Privadas Nacionales Trasnacionales 23

24 Magnitud de la empresa 1. Financiero 2. Personal ocupado Pequeña Mediana Grande 3. Producción Pequeña Mediana Grande 24

25 Fases del Proyecto y Ciclo de Vida del Proyecto Porque los proyectos son tareas únicas, involucraran cierto nivel de incertidumbre. Las organizaciones ejecutoras de proyectos generalmente dividirán cada proyecto en fases del proyecto para poder administrar mejor los enlaces apropiados con las operaciones de la organización ejecutora. De manera colectiva, estas fases se conocen como el ciclo de vida del proyecto. 25

26 Características de las Fases del Proyecto Cada fase del proyecto es marcada por la terminación de una o más entregas. Una entrega es un tangible, un producto de trabajo verificable. Las entregas, y por tanto las fases, son parte generalmente de una secuencia lógica. Cada fase de proyecto normalmente incluye una serie definida de productos de trabajo diseñados para establecer el nivel deseado de control administrativo. 26

27 Ciclo de Vida de la Administración de Proyectos (PMI) 27

28 NIVEL DE ACTIVIDAD Ciclo de vida del Proyecto 3. Ejecución* *Etapas del proyecto 2. Planeación* 1. Inicio* 5. Cierre* 4. Control* INICIO TIEMPO TÉRMINO 28

29 Características del Ciclo de Vida del Proyecto Sirve para definir el comienzo y el final de un proyecto. Una fase subsiguiente es a veces comenzada antes de la aprobación de las entregas de la fase anterior cuando los riesgos involucrados se tornan aceptables. Esta táctica de traslapo de fases muchas veces es llamada Fast Tracking. Generalmente se define: Qué trabajo técnico debe ser hecho en cada fase Quién debe estar involucrado en cada fase 29

30 Las descripciones de los ciclos de vida del proyecto pueden ser o muy generales o muy detallados. Las descripciones altamente detalladas tienen muchas formas, tablas y lista de chequeo para proveer estructura y consistencia. Tales aproximaciones de detalle son llamadas a veces metodologías de administración de proyectos. NOTA: Se debe tener cuidado para distinguir entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto. 30

31 Ciclos de Vida de Proyectos Representativos Proyecto de construcción Figura 2-3. Ciclo Representativo de Vida de un Proyecto de Construcción, per Morris Instalación Operación 100% Substancialmente Total Terminada Porcentaje Completado Decisión de "COMIENZO" Comienzo de Contratos Principales Fase I Fase II Fase III Fase IV FACTIBILIDAD Formulación del Proyecto Estudios de Factibilidad Diseño de Estrategia y Aprobación PLANEACION PRODUCCIÓN ENTREGA y DISEÑO Manufactura y ARRANQUE Diseño de base Entrega Ensayos Finales Cronograma y Costos Obra Civil Mantenimiento Condiciones y Instalación Términos Contractuales Planeación Detallada Ensayos 31

32 Adquisiciones de Defensa La directiva del Departamento de Defensa de los Estados Unidos, describe una serie de hitos y fases de adquisición Figura 2-2. Ciclo de Vida Representativo para Adquisiciones de Defensa, Per US DOD (Rev. 2/26/93) Fase 0 Fase I Fase II Fase III Fase IV Determinación Exploración Demostración Desarrollo de Producción Operación y de Misión que se de Concepto y y Validación Ingeniería y e implementación Soporte necesita Definición Manufactura HITO 0 Aprobación de Estudios de Conceptos HITO I HITO II HITO III HITO IV Aprobación de Demostración de Conceptos Aprobación de Desarrollo Aprobación de Producción Aprobación de Modificaciones Mayores como se requiera 32

33 Murphy describe el ciclo de vida del proyecto para el desarrollo de un nuevo producto farmacéutico Figura 2-4. Ciclo de Vida Representativo para un Proyecto Farmaceútico, per Murphy Desarrollo de Procesos Formulación de Estabilidad Fuentes de Drogas Pista de Muestreo Identificada Trabajos Preclínicos IND Archivos IND Proceso de Patentes Fase I Ensayos Clínicos Fase II Ensayos Clínicos Metabolismo Toxicología Fase III Ensayos Clínicos Archivos NDA Actividades Postregistración A p r o b a c i ó n Descubrimiento Muestreo Desarrollo Preclínico Trabajos de Registración Actividades Postentrega Más de Diez Años 33

34 Muench, describe un modelo espiral para desarrollo de software con cuatro ciclos y cuatro cuadrantes como se ilustra en la Figura 2-5: Figura 2-5. Ciclo de Vida Representativo de Desarrollo de Software, per Muench Evaluar Identificar Emplazar Soporte de Operaciones y Producción Requerimientos de la Unidad Ensayo Evaluación Requerimientos del Subsistema Evaluación Análisis de Riesgo Requerimientos del Sistema Requerimientos del Negocio de Riesgo Prueba de Concepto Diseño Conceptual Armada Final Primera Armada Segunda Armada Diseño Lógico Diseño Físico Diseño Físico Construir Diseño 34

35 Metodología PMI (Project Management Institute ) Tomado de: 35

36 Vista General de las áreas de Conocimiento de la Administración de Proyectos y los Procesos Administrativos de Proyectos 36

37 Procesos de Proyecto Un proceso es una serie de acciones que tiene como consecuencia un resultado [Houghton ]. Los procesos de proyecto son ejecutados por personas y generalmente caen en una de dos categorías: Los procesos de administración de proyectos Los procesos orientados al producto 37

38 Los procesos de administración de proyecto se pueden organizar en cinco grupos de uno Figura 3-1. Enlaces Entre o los más Procesos procesos de Grupo en una Fase cada uno Procesos Inicializadores Procesos de Planeación Procesos Controladores Procesos de Ejecución (Las flechas representan el flujo de documentos y de ítems documentables) Procesos de Cierre 38

39 Interacción entre Fases Figura 3-3. Interacción Entre Fases Fase de Diseño Procesos Inicializadores Procesos de Planeación Fase de Implementación Fases Anteriores Procesos Controladores Procesos de Ejecución Procesos Inicializadores Procesos de Planeación Procesos de Cierre Procesos Controladores Procesos de Ejecución Fases Subsecuentes Procesos de Cierre 39

40 Interacción de Procesos Input o entradas Herramientas y técnicas Salidas 40

41 Figura 3-4. Relaciones Entre Los Procesos Inicializadores Procesos de Inicialización Procesos de Inicialización Acta constitutiva 5.1 Iniciación Enunciado del alcance del proyecto preliminar A los Procesos de Planeación (Figura 3-5) A los procesos de planeación 41

42 de Planificación Figura 3-5. Relaciones Entre los Procesos de Planeación Procesos de Planeación Procesos de Núcleo Desde los Procesos Inicializadores (Figura 3-4) 5.2 Planeación del Alcance 5.3 Definición del Alcance 6.1 Definición de Actividades 7.1 Planeación de Recursos 6.2 Secuencia de Actividades 6.3 Estimación de Duración Actividades 7.2 Estimación de Costos 6.4 Desarrollo de Cronograma 7.3 Presupuestación de Costos 4.1 Desarrollo del Plan de Proyecto Hacia los Procesos de Ejecución (Figura 3-6) Procesos Facilitadores Desde los Procesos Controladores (Figura 3-7) 8.1 Planeación de la Calidad 10.1 Planeación de las Comunicaciones 11.1 Identificación de Riesgo 11.2 Cuantificación de Riesgo 11.2 Desarrollo de Respuesta al Riesgo 9.1 Planeación 9.2 Adquisición de 12.1 Planeación de 12.2 Planeación de Organizacional Staff la Procuración la Solicitación 42

43 de Ejecución Figura 3-6. Relaciones Entre los Procesos de Ejecución Procesos de Ejecución 4.2 Ejecución del Plan de Proyecto Desde los Procesos de Planeación (Figura 3-5) Procesos Facilitadores Hacia los Procesos Controladores (Figura 3-7) 8.2 Aseguranza de la Calidad Desde los Procesos Controladores (Figura 3-7) 10.2 Distribución de la Información 12.3 Solicitación 9.3 Desarrollo del Equipo 12.4 Selección de Fuentes 5.4 Verificación del Alcance 12.5 Administración del Contrato 43

44 de Control Figura 3-7. Relaciones Entre los Procesos Controladores Procesos Controladores 10.3 Reportes de Desempeño 4.3 Control de Cambios General Hacia los Procesos de Planeación (Figura 3-5) Procesos Facilitadores Desde los Procesos de Ejecución (Figura 3-6) 5.5 Control de Cambio al Alcance 8.3 Control de Calidad 6.5 Control de la Programación 11.4 Control de respuesta al Riesgo 7.4 Control de Costos Hacia los Procesos de Cierre (Figura 3-8) 44

45 Procesos de Cierre Figura 3-8. Relaciones Entre Procesos de Cierre Procesos de Cierre Desde los Procesos Controladores (Figura 3-7) 12.6 Cierre de Contrato 10.4 Cierre Administrativo 45