Introducción. Sistema de Procesos Informatizados para la gestión de CRII - Innovación e Inversión (BPM - Workflow)

Transcripción

1 - Innovación e Inversión (BPM - Workflow)

2 Innovación e Inversión (BPM- Workflow) El programa Cambio Rural II Innovación e Inversión El Programa Cambio Rural II (CRII) busca contribuir al desarrollo territorial mediante el fortalecimiento organizacional de los productores y la facilitación de procesos de agregado de valor dentro de las comunidades rurales en las que se insertan. En este sentido, promueve el incremento del empleo vinculado a la industrialización de la ruralidad, el desarrollo de emprendimientos de jóvenes, la inserción de la mujer en las actividades productivas y el aumento del empleo registrado. Para lograr este objetivo, Cambio Rural II promueve la formación de grupos tradiciones y proyectos de Valor Agregado en Origen (VAO) con el acompañamiento de un Promotor Asesor (PA). El técnico o profesional facilita la gestión integral de los emprendimientos productivos del grupo/proyecto durante 3 años. De esta manera contribuye a la innovación en sus territorios Qué es el Sistema de Procesos Informatizados de INTA (BPM-Workflow)? Porque un proceso informatizado para gestionar CRII? Debido a la gran cantidad de grupos y proyectos que se incluyen en el programa es necesario contar con un sistema de gestión eficiente y simple de las distintas propuestas. La coordinación del programa Cambio Rural II decidió utilizar el BPM- Workflow, con el objetivo de acceder fácilmente a la información contenida en la solicitud de alta de los grupos/proyectos presentados y enviados desde los Centros Regionales. Así como también agilizar el análisis y alta administrativa de las nuevas propuesta y facilitar el seguimiento de las distintas instancias por las que atraviesa cada grupo/proyecto CRII. BPM-Workflow es el sistema para el relevamiento y desarrollo de los procesos informatizados en INTA. Las aplicaciones de workflow automatizan una determinada secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución de los procesos. En este sentido, la aplicación incluye las herramientas necesarias para gestionarlo y brinda la posibilidad de realizar el seguimiento del estado del proceso en cada una de sus etapas. Mediante este sistema es posible efectuar diversos trámites de INTA como la compra de pasajes aéreos, la carga de convocatorias de RRHH, la gestión de equipos informáticos, de un viaje al exterior o la asignación de medidas presupuestarias entre 1

3 Unidades. Nuevos procesos informatizados se incorporan todos los meses y cada vez son más las unidades que los incorporan a sus diferentes trámites. En la práctica el usuario interactúa con una serie de páginas web donde puede de acuerdo al perfil de usuario asignado en el sistema- iniciar trámites, autorizar etapas o solicitar información, entre muchas otras acciones asociadas a cada proceso. Cuáles son las distintas etapas de un grupo tradicional/ proyecto VAO? Al momento de dar de alta a un nuevo de CRII se inicia un proceso con varios pasos, en los cuales intervienen distintos actores vinculados a la gestión del programa (Agente de Proyecto, Jefe de Agencia, Coordinador de PRET, Director de EEA, Asistente Regional de Extensión, Director de Centro Regional y un comisión mixta de análisis integrada por miembros de la CNTyE MAGyP). El proceso incluye las siguientes etapas 1 : Solicitud de alta de grupo tradicional/idea proyecto VAO. Una vez formado el grupo, el Agente de Proyecto junto al Promotor Asesor presenta la solicitud de inclusión a CRII de la nueva propuesta, elaborada de manera participativa con los productores/emprendedores. Revisión, avalado y autorización de solicitudes Con la participación de diferentes actores del sistema (Agente de Proyecto, Jefe de Agencia, Coordinador de PRET, Director de EEA, Asistente Regional de Extensión, Director de Centro Regional y una comisión mixta de análisis integrada por miembros de la CNTyE MAGyP), los grupos/ideas proyecto propuestos por los productores/emprendedores y el PA son revisados, avalados y autorizados. Presentación de informes de avance A medida que avanza el trabajo del grupo tradicional el PA elabora con los productores/emprendedores los Planes de Mejoras 2. Desde la coordinación del programa, se requiere la presentación de distintos informes: Informe de Avance Anual, Plan de Trabajo Grupal, Informe Final, etc.). En el caso de las propuestas VAO se requiere la presentación de un proyecto, de Informes de Avance Anual e Informe Final. Evaluación de los grupos en base a los informes de avance Los informes pueden aprobarse u observarse, dando la posibilidad al PAde efectuar las modificaciones y los cambios requeridos. Baja de los grupos/proyectos Una vez que el periodo de aporte del programa llega a su fin puede solicitarse la baja del grupo o proyecto. Los integrantes del grupo/proyecto pueden continuar vinculados a CRII como grupo adherente, sin aportes monetarios. Los grupos/proyectos que se encuentren en situación irregular (que no hayan cumplido con la planificación requerida, que no presenten 1 Mayor información respecto a los procesos de gestión del CRII disponible en el Manual Operativo: inta.gob.ar/documentos/manual-operativo-de-cambio-rural-ii-y-actas-de-conformacion-de-grupos/ at_multi_download/file/inta%20-%20manual%20operativo%20cambio%20rural%20ii.pdf 2 Los Planes de Mejora no son presentados en el sistema workflow 2

4 informes, etc.), pueden ser dados de baja mediante solicitud del equipo de gestión local de PRET o de la coordinación del programa, según el caso). Cuáles son los actores en la gestión de los proceso de CRII?. Distintos perfiles de usuario En las etapas del proceso de gestión de CRII interactúan distintos usuarios según sus roles y funciones. De ese modo, hay usuarios que están a cargo de la solicitud de alta de grupo/proyecto, mientras que otros sólo autorizan la solicitud de conformación del grupo. En la siguiente tabla se resumen los diferentes perfiles de usuario y su identificación con su función dentro de INTA, así como también las actividades previstas para cada uno de ellos en el sistema workflow: Perfil de usuario PromotorACR AgenteProy JefeA-CoordA Función dentro de INTA Promotor Asesor de grupo de Cambio Rural II Todos los agentes del equipo de gestión local del PRET Jefe de AER/ Coordinador Área de Extensión Actividades dentro del proceso asociadas al perfil Elaboración del Acta de conformación de Formulación del Plan de Mejoras Coordinación del armado del PTG/proyecto VAO Elaboración de informe mensual Elaboración de informe anual (IAA) Elaboración de informe final Solicitud de baja de Grupo/proyecto VAO Elevación del acta de conformación del Asegurar la presentación de informes mensuales en caso de ausencia de PA Asegurar la presentación de informes anuales/final en caso de ausencia de PA Elevación del acta de conformación del Elevación de la presentación de informes mensuales Elevación de informes anuales/finales 3

5 CoordPRET RefReg Autorizador RefNac Coordinador de PRET Asistente Regional de Extensión/ innovación Director de EEA / Director Regional Referente Nacional de ProFeder (responsable del acompañamiento de la gestión del ProFeder en los Centros Regionales CNTyE) Aval de Acta de conformación de Grupo/idea proyecto Elevación de los informes anuales Recepción de Acta de conformación de Grupo/idea proyecto Recepción de los informes anuales/finales Recepción del pedido de baja Gestión en conjunto con los equipos de los PRETs de los Grupos/proyectos activos en el CR Elevación de Acta de conformación de Grupo Elevación de los informes anuales/finales Recepción del de Acta de conformación de Grupo/idea proyecto Presentación de propuesta en comisión de análisis INTA-MAGyP Alta administrativa de grupos/proyectos Gestión en conjunto con el Referente Regional de Extensión/innovación de los Grupos/proyectos activos en el Centro Regional Análisis de informes presentados Recepción y gestión de baja del grupo/ proyecto Instructivos específicos para la realización de cada actividad en el workflow Se encuentra a disposición de los usuarios del sistema workflow una serie de instructivos específicos para la realización de cada actividad dentro del proceso. Se trata de documentos de texto y videos que explican el paso a paso para cada etapa del proceso de modo claro y simple, para que cada usuario pueda ejecutar los distintos procesos sin dificultad. Acceso a los instructivos: (agregar link) Dónde solicitar asistencia? En caso que se requiera ayuda para resolver alguna interacción con el proceso de workflow consultar a: procesos.cambiorural@inta.gob.ar 4