FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y DE ADMINISTRACION CATEDRA: ORGANIZACION Y METODOS ADMINISTRATIVOS CLASE PRACTICA Nº 1

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1 FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y DE ADMINISTRACION CATEDRA: ORGANIZACION Y METODOS ADMINISTRATIVOS CLASE PRACTICA Nº 1 TEORIA DE LA ORGANIZACION FORMAL. DEPARTAMENTALIZACION. ASIGNACION DE ACTIVIDADES. TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION FORMAL. Objetivos de Aprendizaje: Al estudiar los temas de esta clase teórico y práctico- el estudiante debe ser capaz de: Identificar los elementos que componen la Organización Formal. Comprender y aplicar el concepto de departamentalización y de asignación de actividades. Describir la tipología de las organizaciones de acuerdo a las relaciones formales URUCUER S.A. - Caso de Estudio 1. URUCUER S.A. es una importante empresa de producción y venta de artículos de cuero, que goza de gran prestigio en el ámbito nacional e internacional. En sus comienzos, URUCUER S.A. solamente abastecía al mercado interno. Su Gerente General, el Sr. Javier Sánchez, comenzó a exportar en el año 1980, con gran éxito. Posteriormente detectó la existencia de un nicho de mercado para las prendas de lana, que resultaban complementarias a su línea de artículos de cuero. La distribución de los productos siempre estuvo tercerizada. La empresa se constituyó inicialmente con una estructura muy reducida. En la medida que URUCUER S.A. fue creciendo y desarrollándose, la misma fue ajustándose paulatinamente. El área de Producción en primer lugar y la de Ventas en segundo lugar, fueron objeto de procesos de racionalización que permitieron adecuarlas a las exigencias de las actividades que cumplen. Actualmente URUCUER es una mediana empresa que cuenta con cerca de 70 empleados. 2. Actualmente el Gerente General, Javier Sánchez, ve la necesidad de continuar el proceso de ajuste de la estructura organizativa de la empresa. En particular, se manifiesta preocupado por la cantidad y heterogeneidad de las actividades que cumple el Departamento de Administración y Finanzas, área que, por otra parte, es la única que aún no ha sido efectivamente racionalizada. Sánchez le solicitó a Walter Da Silva, Jefe del Departamento de Administración y Finanzas su opinión al respecto y recibió como respuesta el siguiente informe: A: Gerente General DE: Jefe de Departamento de Administración y Finanzas

2 Atento a vuestra solicitud cumplo en elevar a su consideración el planteo realizado en la reunión mantenida el día 15 del corriente. Como usted recordará, URUCUER S.A. fue adaptando paulatinamente su estructura organizativa a las nuevas exigencias planteadas por su crecimiento y desarrollo. Dicho proceso involucró las áreas de Producción y de Ventas, las que han sido objeto de procesos de mejoramiento administrativo y han incrementado, consecuentemente, su productividad y eficiencia. Creo oportuno y necesario encarar de inmediato un proceso similar en el Departamento de Administración y Finanzas, ya que su funcionamiento no es el adecuado y los resultados de su trabajo no son los esperados. Ello es producto, a mi entender, del cúmulo de actividades que dicho Departamento cumple, que como usted podrá apreciar son de lo más variadas y heterogéneas. Para precisar la realidad me permito transcribir las actividades que actualmente cumple el Departamento de Administración y Finanzas: 1. Emitir órdenes de compra. 2. Controlar el listado de horas extras del personal. 3. Pedir cotizaciones de precios a los proveedores. 4. Atender la portería. 5. Efectuar pagos a los proveedores. 6. Registrar los pagos a los proveedores. 7. Controlar las licencias por enfermedad. 8. Registrar los movimientos financieros en el Libro de Caja. 9. Mantener actualizado el Registro de Proveedores. 10. Realizar arqueos para controlar los movimientos de Caja. 11. Mantener relaciones con las instituciones financieras. 12. Efectuar liquidaciones de sueldos. 13. Cobrar las facturas por ventas. 14. Realizar tareas de mensajería. 15. Registrar y controlar la asistencia del personal. 16. Realizar los presupuestos financieros. 17. Ejecutar tareas de mantenimiento del edificio. Nuestra idea, de ser compartida por usted, es departamentalizar el Departamento de Administración y Finanzas y asignar las actividades que hoy cumple a las unidades que se creen bajo su dependencia. 3. La estructura de URUCUER S.A. está compuesta por: Un Directorio, integrado por 3 socios, del que depende una Gerencia General. La Gerencia General es asesorada por una unidad de Marketing y otra de Diseño de Productos y es apoyada por una Secretaría de Gerencia.

3 De la Gerencia General dependen 3 Departamentos: Fabricación, Ventas y Administración y Finanzas. Del Departamento de Fabricación dependen 3 Secciones: Calzados, Lanas y Cuero. Del Departamento de Ventas dependen 3 Secciones: Montevideo, Interior y Exterior. El Gerente General y los Jefes de Fabricación y de Ventas integran un Comité que se reúne quincenalmente para coordinar, básicamente, la producción y comercialización de los artículos de la empresa. 4. El organigrama de URUCUER S.A. es el siguiente: DIRECCIÓN DIRECTORIO GERENCIA GENERAL GERENCIA GENERAL SECRETARIA COMITE COORDINAC. MARKETING DISEÑO DE PRODUCTOS DEPARTAMENTO FABRICACION ADMINISTR. Y FINANZAS VENTAS SECCION CALZADO LANAS CUERO MONTEVIDEO INTERIOR EXTERIOR 5. La estructura del personal de la empresa es la siguiente: Unidad Dotación DIRECTORIO 1 Presidente 1 Secretaria

4 1 Tesorero GERENCIA GENERAL SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL MARKETING DISEÑO DE PRODUCTOS DEPARTAMENTO DE FABRICACION 1 Gerente General 1 Jefa de Secretaría 1 Auxiliar Administrativa 1 Jefe de Marketing 1 Analista de Marketing 1 Diseñador 1 Auxiliar Administrativa 1 Jefe Departamento de Fabricación 1 Subjefe Departamento de Fabricación 1 Jefa de Sección Calzados 9 Operarios Sección Calzados 1 Jefa Sección Lanas 12 Operarios Sección Lanas 1 Jefe Sección Cuero 7 Operarios Sección Cuero DEPARTAMENTO VENTAS DE 1 Jefe Departamento de Ventas 1 Subjefe Departamento de Ventas 1 1 Jefe Sección Ventas Montevideo 1 Ventas Montevideo 3 Vendedores Montevideo 1 Jefe Sección Ventas Interior 1 Ventas Interior 3 Vendedores Interior 1 Subjefe Sección Ventas Exterior 2 Auxiliares Administrativos Ventas Exterior 1 -enlace con la empresa distribuidora de los productos DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Walter Da Silva Jefe Departamento Adm. y Finanzas Richard Bonino Mirtha López Gilberto Paredes Rosario De La Piedra Adelina Umpiérrez

5 Marcelo Santo Jaime Bonavita 6. La empresa carece de manuales de procedimientos, si bien se está analizando la implementación de sistemas computarizados para el área de Personal, lo que llevará a que próximamente se redacten algunos procedimientos escritos. En este sentido, se pretende mejorar sustancialmente, entre otros, el procedimiento de control de asistencia del personal y la información que sustenta la liquidación de haberes. Dicho procedimiento resulta hoy en día muy engorroso ya que implica el cumplimiento de una serie de operaciones manuales -control de tarjetas, registro de las faltas, registro de las horas extras, anotación de las llegadas tarde y cálculo de horas trabajadas-.

6 SE SOLICITA: 1) IDENTIFICAR dentro de la organización administrativa de URUCUER S.A.: - los elementos estructurales: a) la estructura organizativa; b) los órganos y sus respectivas funciones y actividades; c) los cargos. - los elementos operativos: d) puestos y tareas; e) los procedimientos de trabajo; f) las operaciones; g) los sistemas administrativos. 2) IDENTIFICAR el tipo de organización formal de URUCUER S.A. 3) IDENTIFICAR los criterios de departamentalización utilizados en la estructura organizativa de URUCUER S.A. 4) EFECTUAR la departamentalización del Departamento de Administración y Finanzas, considerando las actividades que cumple actualmente y FUNDAMENTAR los criterios utilizados. 5) ASIGNAR las actividades que actualmente cumple el Departamento de Administración y Finanzas a las unidades creadas como producto de la departamentalización efectuada en el punto 4. 6) EXPRESAR la función del Departamento de Administración y Finanzas, una vez cumplida la departamentalización y la respectiva asignación de actividades. BIBLIOGRAFIA: - PINI, José: Teoría y diseño organizacional. Doc. Nº 1. Oficina de Apuntes CECEA. - PINI, José: Departamentalización. Doc. Nº 7. Oficina de Apuntes CECEA. - CUNEO, Moris y GONZALEZ, Alicia: Tipología de las organizaciones formales. Doc. Nº 11. Oficina de Apuntes CECEA. - STONER, FREEMAN

7 y GILBERT: Administración. Prentice Hall. 6ª Edición, México, Cap Apuntes de clase.