Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

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1 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página de 6 Fecha de Vigencia: 02/03/205 VERSIÓN Adopción documento. 2 HISTORIAL DE CAMBIOS NATURALEZA DEL CAMBIO Ajuste del procedimiento en cuanto: Eliminación de los Decretos 2209 de 998, 236 de 998, 2445 de 2000 y 34 de 200, las Resoluciones Nos de 2004, 434 de 2008 y 2236 de 2008, y adición de la resolución No de 20 en la Base Legal. Adición de la expresión diplomática, eliminación del registro Confrontación de gastos de representación y adición de los registros Comunicación de observación y Comunicación de confrontación a satisfacción sin observaciones en los registros. Adición de la observación de la actividad No. y modificación de la observación de la actividad No. 4 en el único flujograma. Adición de la expresión con fecha diferente al cuatrimestre de confrontación y sin traducción (si es del caso) y de la expresión no existe orden cronológico del gasto en el único punto de control. 3 4 Actualización en la Base Legal, Políticas de Operación, Desarrollo del Procedimiento y Puntos de Control Actualización de la Base legal, se derogó la Resolución 620 de 203 y se incluye la Resolución 7363 de 204. En el Desarrollo del Procedimiento se elimina y Estadística de acuerdo al Artículo 4 de la Resolución 844 de 204. En el Punto de Control se elimina y Estadística de acuerdo al Artículo 4 de la Resolución 844 de 204. Se elimina y Estadística en la Responsabilidad por aplicación de acuerdo al Artículo 4 de la Resolución 844 de 204. CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA ANDREA VERÓNICA CAICEDO LÓPEZ Coordinadora Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior 8/02/205 MONICA PAOLA AREVALO MORALES Secretario Ejecutivo 8/02/205 REVISÓ CARGO FECHA ARAMINTA BELTRÁN URREGO Directora Administrativa y Financiera 8/02/205 APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA LIZ A. JEREZ Jefe de Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional 02/03/205

2 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 2 de 6 OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades para legalizar los gastos de representación de acuerdo a la normatividad vigente.. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción de informes de gastos de representación cuatrimestrales y termina informando a la misión que el procedimiento de confrontación de gastos de representación ha concluido. 2. BASE LEGAL Decreto 3357 de 2009: Por el cual se dictan normas sobre el Régimen Salarial y Prestacional de los servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones. Decreto 2078 de 2004: Por el cual se fijan las asignaciones básicas mensuales, la prima de costo de vida, el subsidio por dependientes, los gastos de representación y se dictan otras disposiciones en materia salarial para los funcionarios diplomáticos, consulares u administrativos del servicio exterior de la. Decreto 22 de 999: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 737 del 2 de agosto de 998. Decreto 737 de 998: por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público. Decreto 26 de 998: Por el cual se dictan normas de austeridad en el gasto público. Decreto de 996: Por el cual se compilan la Ley 38 de 989, la Ley 79 de 994 y la Ley 225 de 995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Resolución 4365 de 2009: Por medio de la cual se establecen los niveles de Gastos de Representación para los Embajadores, los Jefes de Misión Permanente, los Cónsules Generales Centrales y los Encargados, a.i. Resolución 5564 de 200: Por la cual se deroga la Resolución No del 26 de julio de 200 y se reglamenta la destinación de los Gastos de Representación asignados a los Embajadores, Jefes de Misión Permanente, Encargados de Negocios, a.i., y Cónsules Generales Centrales. Resolución 7363 de 204: Por la cual se reglamenta la rendición de cuentas de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la en el Exterior y se dictan otras disposiciones. Circular SGE No. 50 del 23 de diciembre de 2008: Relación de Gastos de Representación. Circular DM No. 5 del 26 de diciembre de 2008: Informes Misiones. Circular SGE/DIAF/GFNAF No. 63 del 30 de agosto de 200: Soportes relación gastos de representación. 3. DEFINICIONES GASTOS DE REPRESENTACIÓN PARA ATENDER ACTIVIDADES DIPLOMÁTICAS EN EL EXTERIOR: Los Embajadores, los Jefes de Misión Permanente, los Cónsules Generales Centrales y los Encargados de Negocios, a.i., todos ellos con carácter de Jefes de Misión, tendrán derecho a que se les reconozca mensualmente los Gastos de Representación para atender las actividades diplomáticas propias de su cargo en el exterior.

3 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 3 de 6 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS N.A. 5. REGISTROS Requerimientos dirigidos a las Misiones Diplomáticas de Colombia en el Exterior y al Consulado General Central a través del SISE. Comunicación de finalización del proceso. Comunicación de observación a través del SISE. Comunicación de confrontación a satisfacción sin observaciones. 6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Los gastos de representación son parte de la remuneración de ciertos servicios públicos que las disposiciones legales han dispuesto. Estos gastos, en los casos de los jefes de Misión Diplomática y Cónsules Generales Centrales, se utilizan para la representación de Colombia en el Exterior. La Dirección Administrativa y Financiera llevara a cabo el seguimiento de los gastos de representación dentro del sistema SISE. El SISE se interrelaciona con el sistema de nómina con el fin de que cada jefe de Misión Diplomática y Cónsul General Central reportara en el SISE la ejecución de los gastos de representación digitalizando los respectivos soportes. En todo caso y al finalizar la vigencia si existen recursos sobrantes, estos deberán ser devueltos al Ministerio de Relaciones Exteriores. El jefe de Misión Diplomática o el Cónsul General Central certificara la utilización de los gastos de representación mediante forma digital como responsable de dichos gastos. Para el seguimiento de los gastos de representación, los soportes serán las facturas, comprobante de pago y todos aquellos documentos que evidencien el pago realizado, así como los certificados emitidos por el jefe de Misión y Consular Generales Centrales cuando se trate de recepciones realizadas en las residencias. Estos documentos deben estar sin enmendaduras ni recortes y contener el nombre de la empresa o proveedor, los datos de la empresa, valor a pagar, fecha de prestación del servicio o compra de bien y deberán ser digitalizados dentro del sistema SISE.

4 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 4 de 6 7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO CONFRONTAR GASTOS DE REPRESENTACIÓN Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES Inicio.Verificar el registro cuatrimestral del informe de gastos de representación 2. Revisar facturas y/o Certificaciones a través del sistema SISE Para esta revisión hay que tener en cuenta: El gasto haya sido efectuado dentro de la vigencia. El gasto comprenda el concepto establecido por la ley y la resolución vigente. La información es correcta? No 3. Elaborar en el sistema observaciones a las Misiones y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior para aclarar y/o corregir Los requerimientos de observaciones a los informes tienen visto bueno por parte del Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior, y es firmado por el Director Administrativo y Financiero. En el tercer requerimiento se compulsa copia a Control Interno Disciplinario. Si 4. Recibir a través del sistema la respuesta a las observaciones

5 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 5 de 6 CONFRONTAR GASTOS DE REPRESENTACIÓN Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior Dependencias Relacionadas OBSERVACIONES Si Es satisfactoria? No Si 5. Informar a la Misión y Oficinas Consulares que el procedimiento de confrontación de los gastos de representación del cuatrimestre ha concluido Fin

6 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS AL EXTERIOR Página 6 de 6 8. PUNTOS DE CONTROL No. ACTIVIDAD 3 PUNTOS DE CONTROL DESCRIPCION DEL RIESGO MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO Demoras en la revisión por: No identificación del gasto. Falta de soportes del gasto. Facturas y/o certificaciones ilegibles, con fecha diferente al cuatrimestre de confrontación y sin traducción (si es del caso). No existe orden cronológico del gasto Revisión detallada por parte de los funcionarios del Grupo. Cada informe Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior Facturas y/o certificaciones