MS ACCESS BÁSICO VICENTE JOSÉ FAUBELL HOLGUÍN

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1 2010 MS ACCESS BÁSICO VICENTE JOSÉ FAUBELL HOLGUÍN

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3 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN 5 MICROSOFT OFFICE PROGRAMAS COMUNES MICROSOFT OFFICE HISTORIA DE ACCESS CONCEPTOS EL ENTORNO DE TRABAJO EN ACCESS 2. BASES DE DATOS 14 CREAR UNA BASE DE DATOS INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS GUARDAR EN ACCESS 3. LAS TABLAS 22 CREAR UNA TABLA TRABAJANDO CON TABLAS CONCEPTO CLAVE PRINCIPAL PROPIEDADES DE LOS CAMPOS CREAR UNA TABLA CON EL ASISTENTE GUARDAR UNA TABLA TRABAJANDO CON LOS DATOS DESHACER OCULTAR COLUMNAS REVISAR ORTOGRAFÍA LAS RELACIONES LA INTEGRIDAD REFERENCIAL HOJAS DE DATOS SECUNDARIAS 3

4 4. LAS CONSULTAS 58 CREAR CONSULTAS OPERADORES DE CONSULTAS CAMPOS CALCULADOS TOTALES CONSULTAS DE PARÁMETROS 5. LOS FORMULARIOS 76 CREAR UN FORMULARIO VISTAS DE UN FORMULARIO ELEMENTOS DE UN FORMULARIO AÑADIR CAMPOS A UN FORMULARIO 6. LOS INFORMES 93 CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE CREAR UN INFORME EN VISTA DISEÑO AGRUPANDO DATOS IMPRIMIR INFORMES 4

5 2010 MS ACCESS BÁSICO 1 INTRODUCCIÓN 5

6 INTRODUCCIÓN MICROSOFT OFFICE Microsoft Office (MSO) es un paquete de programas para oficina desarrollado para los sistemas Microsoft Windows y Mac OS X. Office hizo su primera aparición en 1989 en un Mac, y más adelante en Windows en El término fue inicialmente usado en marketing para vender un set de aplicaciones, que previamente se vendían separadamente. El principal argumento de venta era que comprar el paquete completo resultaba más barato que comprar cada aplicación por separado. La primera versión de Office contenía las aplicaciones Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Adicionalmente, una llamada "versión profesional" de Office incluía también Microsoft Access y Schedule Plus. Con el transcurso de los años las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente desde un punto de vista técnico, incluso comparten funcionalidades, tales como: corrector ortográfico común o el lenguaje de scripts de Visual Basic para Aplicaciones. La suite usó desde 1997 hasta 2003 un grupo de formatos conocido como o En los años 2007 y 2008 con la introducción de Office 2007 y Office 2008, se crearon un nuevo grupo de formatos denominados Office Open XML, los cuales se mantienen en Office 2010 y Office 2011 para Mac. 6

7 PROGRAMAS COMUNES DE OFFICE WORD: Microsoft Word es el procesador de textos de la suite. Word posee una posición dominante en el mercado de los procesadores de texto. Su formato propietario DOC es considerado un estándar de facto, aunque en su más reciente versión utiliza un nuevo formato basado en XML llamado.docx, pero también tiene la capacidad de guardar y abrir documentos en el formato DOC. Word está también incluido en algunas versiones de Microsoft Works. Está disponible para las plataformas Microsoft Windows y Mac OS. Extensiones comunes:.doc (Word ),.docx (Word ),.dot, rtf (todas). EXCEL: Microsoft Excel es un programa de hoja o planilla de cálculo. Al igual que Microsoft Word, posee actualmente un mercado dominante. Fue originalmente el más fuerte competidor del entonces popular Lotus Extensiones comunes:.xls (Excel ),.xlsx (Excel ) OUTLOOK: Microsoft Outlook es un administrador de información personal y un complejo cliente de correo electrónico. Comenzó en la versión 97 de Office. Incluía un cliente de correo electrónico, un calendario, un administrador de tareas y un directorio de contacto. Aunque históricamente ha estado disponible para Mac, el equivalente más cercano para Mac OS X es Microsoft Entourage, el cual ofrece un conjunto más reducido de funcionalidades. Extensiones comunes:.msg.pst (Outlook ). PowerPoint: Microsoft PowerPoint es un programa para desarrollar presentaciones visuales mediante diapositivas multimedia, es decir, compuestas por texto, imágenes, sonido y vídeos. Extensiones comunes:.ppt, pps (Powerpoint ),.pptx,.ppsx (Powerpoint ) 7

8 MICROSOFT ACCESS: ACCESS es un sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular datos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas), realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, incluso dibujar distintos tipos de gráficas. HISTORIA DE ACCESS Office Access versión 1.0 fue lanzado en noviembre de Rápidamente, en mayo de 1993, se lanzó Access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación Access Basic. Con Office 95, Microsoft Access 95 se convirtió en parte de Microsoft Office Professional Suite junto con Microsoft Excel, Word y PowerPoint. Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access con cada versión de Office. Esto incluye el Access 97 (versión 8.0), ACCESS (versión 9.0), Access 2002 (versión 10.0), Access 2003 (versión 11.0) y Access 2007 (versión 12.0). A continuación tenemos los distintos años de creación de cada versión: 1992 Access Access Access Access Access ACCESS 2001 Access XP o Access Access Access

9 Microsoft Access usa las siguientes extensiones para guardar sus datos:.mdb -Base de datos Access (versión 2003 y anteriores).mde -Base de datos Access protegida, con macros (versión 2003 y anteriores).mdz -Extensión de plantillas en Access.accdb - Base de datos Access (versión 2007).accde - Base de datos Access protegida, con macros (versión 2007 y anteriores).mam - Macro Access.maq - Consulta Access.mar - Informe Access.mat - Tabla Access.maf - Formulario Access.adp - Proyecto Access.adn - Plantilla de proyecto Access Es evidente que Access parece ser uno de los programas catalogados como complejos o complicados por los usuarios noveles ya que su entorno y forma de trabajar dista un poco de los demás elementos de la suite ofimática de Microsoft Office. Este manual pretende ser una ayuda para conocer como utilizar este programa. 9

10 CONCEPTOS: BASE DE DATOS: Una base de datos es un conjunto de información que se estructura de forma lógica. Es decir, es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como por ejemplo, el seguimiento de pedidos de clientes de una empresa, o el mantenimiento de una colección de música, o el control de los préstamos y devoluciones de un videoclub o una biblioteca. En Access una base de datos es un archivo que contiene datos (estructurados e interrelacionados) y los objetos que definen y manejan esos datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Además, se pueden definir estrategias de seguridad y de integridad. Pueden coexistir en un disco varias bases de datos, en varios ficheros, absolutamente independientes entre sí (aunque es posible referenciar desde una base de datos objetos presentes en otras bases de datos, es decir, en otros ficheros). OBJETOS: Una vez creado nuestro fichero, podrá contener diversos. Estos objetos pueden ser de los siguientes tipos: TABLAS: Una de las posibilidades para organizar la información es el uso de tablas. Son los almacenes de datos. Se trata de listas de registros. El diseño de tablas consiste en la definición de los campos necesarios para almacenar correctamente la información de la base de datos. FILA: Es la disposición horizontal de la información en una tabla. COLUMNA: Es la disposición vertical de la información en una tabla. CELDA: Es la intersección de una fila y una columna. 10

11 CONSULTAS: Son operaciones que pueden realizase sobre los datos de las tablas. Nos permiten buscar y recuperar fácilmente información y datos concretos almacenados en las tablas. FORMULARIOS: Pantallas que se presentan a los usuarios de una base de datos para que tengan un acceso amigable a los datos y operaciones. Permiten trabajar con los datos de forma más simple creando entornos de trabajo o interfaces de usuarios. INFORMES: Son formatos de presentación de los datos para generar copias impresas de la información registrada en la base de datos. Nos sirven para preparar la información que deseemos imprimir. PÁGINAS DE ACCESO DE DATOS: permiten ver, actualizar o analizar los datos de la base desde internet o desde una intranet. 11

12 MACROS: Conjunto de operaciones que nos permiten automatizar cualquier tarea repetitiva de una base de datos. Se trata de segmentos de código en lenguaje de alto nivel (Access Basic, Visual Basic, lenguaje de macros,...) que permiten realizar operaciones complejas y repetitivas con los datos y objetos de la base de datos. MÓDULOS: Un módulo es una colección de procedimientos creado mediante instrucciones Visual Basic para aplicaciones que nos permiten automatizar tareas en una base de datos. Los objetos en Access deben estar identificados mediante un nombre. Dentro de cada grupo de objetos (tablas, consultas, formularios,...) los objetos se organizan como ficheros dentro de un directorio. Referencias posteriores a esos objetos se harán a través de su nombre identificativo. 12

13 EL ENTORNO DE TRABAJO DE ACCESS En este apartado presentaremos el entorno de trabajo de este gestor de bases de datos. Para iniciar Access pulsaremos sobre el botón INICIO situado en la barra de tareas. A continuación pulsaremos en todos los programas Según versión existen dos opciones; la primera es buscar la carpeta Microsoft Office donde buscaremos el icono Microsoft Office Access. La segunda será buscar directamente el icono Microsoft ACCESS. Al iniciar Access se nos presentara la ventana tal y como se muestra en la siguiente imagen: BARRA DE TITULO: Dentro de esta barra se nos mostrara tanto el nombre de la aplicación con la que trabajamos como el nombre del archivo que se encuentre abierto. 2. BARRA DE HERRAMIENTAS: En esta barra se nos mostrara el conjunto de botones que nos van a permitir realizar acciones directas sobre componentes del programa. 3. BARRA DE MENÚS: Nos da acceso a todas las utilidades y operaciones del programa. Los menús disponibles son: A. ARCHIVO. B. EDICIÓN. C. VER. D. INSERTAR. 4 E. HERRAMIENTAS. F. VENTANA. G.? (AYUDA). ESPACIO DE TRABAJO: Dentro de esta zona se mostrara el fichero en el que vallamos a trabajar. 13