PROCESO GESTIÓN FINANCIERA CÓDIGO A-GFI-PR-010 SUBPROCESO CONTABILIDAD VERSIÓN 01 PÁGINA: 1 de 6 VERSIÓN DESDE: 29 de Julio

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1 PÁGINA: 1 de 6 1. MISIÓN Identificar las diferencias presentadas en los saldos de libros y bancos, con el fin de reflejar la situación real de dichos saldos, determinando las partidas conciliatorias y ajustes necesarios a realizar. 2. ALCANCE Inicia con la entrega los auxiliares contables de cada uno de los Bancos al Área de para establecer las partidas conciliatorias y realizar el seguimiento y entrega de las mismas para el subproceso de Tesorería 3. NORMAS TIPO No. TEMA FECHA Decreto 1914 Resolución (Contaduría General de la Nación) Resolución (Contaduría General de la Nación) 119 Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 716 del 24 de Diciembre de 2001, sobre el saneamiento contable en el sector Público y se dictan otras disposiciones. Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Pública. Julio 10 de 2003 Abril 27 de Normas de Control Interno para el Sector Público X ORIGEN NACIONAL DISTRITAL INTERNA X X 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Las conciliaciones bancarias se realizaran con sus soportes, como lo son los extractos bancarios, auxiliar de bancos y partidas conciliatorias mes anterior, sin excepción. La conciliación se realizara durante los primeros 10 días de cada mes.

2 PÁGINA: 2 de 6 5. S DE REFERENCIA TIPO DE TITULO DEL CÓDIGO Instructivos Manuales Guías Otros ORIGEN EXTERNA INTERNA 6. REGISTROS RELACIONADOS TIPO DE PRESENTACIÓN TITULO DEL CÓDIGO IMPRESO DIGITAL MIXTO Formato Entrega y recibo de correspondencia A-GDO-FT-019 X Registro de control Conciliaciones bancarias En Excel X 7. GLOSARIO contable: Documentos que contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soportes. Conciliación: Es el trámite a través del cual dos o más partes buscan establecer sus diferencias. Conciliación bancaria: Comparación entre los datos informados por el banco de una cuenta corriente o de ahorros con la información contable correspondiente a la contabilidad del ente, con explicación de sus diferencias, si las hubiere. Extracto Bancario: Estado de cuenta que los bancos comerciales suministran a cada depositante, en el cual se indica el saldo anterior, los movimientos durante el periodo y el saldo final. Partidas: Cuentas que intervienen en un registro y que hacen parte de los estados contables.

3 PÁGINA: 3 de 6 8. DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DESCRIPCION RESPONSABLE DEPENDENCIA CARGO /REGISTRO PUNTO DE CONTROL OBSERVACIONES INICIO 2. Remitir documentación al subproceso de 3. Recepcionar documentación según fechas Entregar los auxiliares contables de cada uno de los bancos junto con los extractos de los mismos, al subproceso de contabilidad. Recibir dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes los extractos bancarios junto con una copia y los auxiliares con saldos de la cuentas de bancos del mes a conciliar. Tesorería administrativo administrativo Entrega y recibo de correspondencia A-GDO-FT-019 Se debe verificar que los extractos bancarios tengan anexa una copia. 4. Determinar el registro de las partidas Determinar si se registraron las partidas que quedaron por conciliar del mes anterior Verificar que las partidas del mes anterior fueron conciliadas. 5. Conciliar información Conciliar la información contenida en el extracto del banco contra los auxiliares para determinar las diferencias entre las dos partes. No 6. Existen partidas que No se ha podido establecer su origen? Determinar si después de 3 meses una partida conciliatoria no se ha podido establecer su origen; para dar aviso a tesorería Sí

4 PÁGINA: 4 de 6 FLUJOGRAMA DESCRIPCION RESPONSABLE DEPENDENCIA CARGO /REGISTRO PUNTO DE CONTROL OBSERVACIONES 1 7. Realizar gestión para establecer el origen de las partidas Realizar gestión para establecer el origen de las partidas Tesorería 8. Realizar seguimiento a la gestión de Tesorería Realizar seguimiento a la gestion de tesorería en la investigación del origen de las partidas 9. Establecer y registrar la partida conciliatoria Establecer y registrar la partida conciliatoria del seguimiento Tesorería Imprimir conciliación donde se registran las partidas Una vez determinada las partidas, elaborar el registro de conciliación bancaria, donde se registran las partidas conciliatorias tanto de libros como del banco. Registro de control conciliación bancaria en EXCEL No Hay dudas o discrepancia en las partidas conciliatorias? 2 Sí Determinar si dentro de las partidas conciliatorias hay discrepancia o dudas

5 PÁGINA: 5 de 6. FLUJOGRAMA DESCRIPCION RESPONSABLE DEPENDENCIA CARGO /REGISTRO PUNTO DE CONTROL OBSERVACIONES Establecer y clarificar las diferencias de las partidas Consultar con el responsable de contabilidad para establecer y clarificar las diferencias de las partidas conciliatorias encontradas. Responsable área de contabilidad En caso de no establecer las diferencias, consultar al subproceso de tesorería con la persona encargada de bancos. 13. Imprimir conciliación bancaria Una vez verificadas las partidas conciliatorias imprimir el registro de conciliación bancaria y entregar dichas conciliaciones con sus respectivos soportes para aprobación y firma del responsable de contabilidad. Registro de control conciliación bancaria en EXCEL Verificar que se hayan registrado respectivamente los valores tanto en libros como en bancos 14. Cumple la auditoria de las conciliaciones? Sí 4 No Recibir el registro de conciliaciones para auditar. En caso de encontrar errores o diferencias en las conciliaciones bancarias devolver para su corrección Responsable área de contabilidad 15. Firmar conciliación bancaria Firmar conciliación bancaria y entregar al administrativo Responsable área de contabilidad 16. Relacionar y entregar al Subproceso de tesorería Relacionar en el formato de radicación y entregar al subproceso de Tesorería Entrega y recibo de correspondencia A-GDO-FT-019 FIN

6 PÁGINA: 6 de CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS FECHA 01 Creación del procedimiento 26 JULIO REVISIÓN Y APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA FIRMA ALEJANDRA DIAZ LARGO TÉCNICO ELABORÓ SANDRA ROCIO CANGREJO TÉCNICO 26 JULIO 2011 HERNAN HUMBERTO PARRA FIGUEREDO CONTRATISTA PROFESIONAL REVISÓ RUBBY ESPERANZA CORREA MORENO RESPONSABLE ÁREA DE CONTABILIDAD 26 JULIO 2011 APROBÓ LUÍS ENRIQUE GONZÁLEZ GONZÁLEZ SUBDIRECTOR TÉCNICO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO 26 JULIO 2011

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