ALCALDIA MUNICIPAL DE LOS PATIOS DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

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1 ALCALDIA MUNICIPAL DE LOS PATIOS DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno CARLOS ALBERTO OSORIO TRUJILLO Período evaluado: DE NOVIEMBRE /15 A FEBRERO DE 2016 Fecha de elaboración: marzo 11 DE 2016 PRESENTACION El artículo 9 de la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción, y desde la fecha de su expedición, 12 de julio de 2011, establece la responsabilidad que tiene el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, de presentar cada cuatro meses un informe que dé cuenta del estado del Sistema de Control Interno de la Alcaldía del Municipio de los Patios. Para dar cumplimiento con esta norma, presentamos y publicamos en la página oficial de nuestra entidad en el link de Control Interno, el informe correspondiente al Cuatrimestre comprendido entre Noviembre 2015, a Febrero de 2016 en el formato que el Departamento Administrativo de la función pública exige para la presentación del informe consolidado. MODULO DE PLANEACION Y GESTION. No se evaluaron las capacitaciones realizadas en el periodo, ni se midió el impacto de estas en el mejoramiento de la gestión institucional. En el componente administración de riesgo: no se han revisado y evaluados los riesgos de forma periódica por parte de los líderes de procesos. Consolidación de la oficina de atención al ciudadano, lo que permitirá dar orientación e información a la comunidad en los servicios que requiera Se requiere la creación de la oficina de archivo y correspondencia, teniendo en cuenta que actualmente se encuentran asignadas las funciones. Se realizó la evaluación de desempeño de los funcionarios inscritos en carrera administrativa.

2 Se participo activamente el proceso de Empalme con la administración saliente y la entrante y se remitieron los informes correspondientes a los entes de control requeridos. Se viene dando cumplimiento al programa de inducción y reinduccion, teniendo en cuenta el cambio de administración. Se participo en todas las reuniones que fue invitado Control Interno para los empalmes en las distintas secretarias. Se participó en la capacitación de Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano y en la elaboración junto con planeación. En los Consejos de Gobierno y reuniones con los Secretarios de despacho se viene realizando seguimiento a las labores y actividades desarrolladas por las diferentes dependencias, y cuyos compromisos quedan plasmados en las actas de consejo de gobierno que reposan en la Secretaria de Planeación. MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO No se ha dado cumplimiento al plan de mejoramiento suscrito con el archivo general de la nación. No se cuenta con informes sobre análisis de indicadores por procesos. Se viene realizando control a los informes de gestión presentados por los Secretarios de Despacho y Jefes de Oficina. Se elaboró cronograma anual de Auditorias de Gestión por procesos lo cual está, para aprobación por el comité coordinador de control interno. Se elaboraron los informes de Control Interno Contable y fue subido con el chip a la contaduría General de la Nación GGN. Se elaboró el informe ejecutivo anual de Control Interno diligenciando la encuesta del DAFP y su envió por la página de la misma. Se elaboró el informe de Gestión del trimestre de Control Interno para presentarlo y enviarlo al Honorable Consejo del municipio Se elaboró y público en la página web del municipio, el presupuesto y demás ect conforme a los parámetros establecidos en el Decreto 2641 de 2012, Ley 1474 de 2011.

3 Se solicito la información para elaborar el informe de derechos de autor. En conclusión se recopilo información, se elaboraron los diferentes informes y fueron enviados a los entes de control oportunamente. EJE TRANSVERAL DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN No se ha realizado la actualización de las tablas de retención documental. No se cuenta con un mecanismo para recibir sugerencias o solicitudes de los funcionarios. La información no fluye oportunamente de algunas secretarias Diariamente se actualiza la información en la página web del Municipio y se publica la normatividad existente, presupuesto, decretos, actos administrativos, proyectos de acuerdo, informes de gestión, contratación y estructura organizacional. Se da respuesta y solución a las inquietudes escritas, verbales o virtuales de los usuarios y comunidad en general. Se cuenta con el resumen consolidado en la Web de quejas y reclamos y en medio físico; todas las áreas son autoras que proporcionan información vía correo electrónico la cual es revisada por la persona responsable denominada editora. Se realiza actualización y mantenimiento al Sistema de Información a diario. Se ha venido dando cumplimiento al Programa de Gobierno en Línea; se creó el Comité, el cual se reúne periódicamente. Ya que hubo cambio de Administración Municipal se cambiaron las claves de los correos mediante Gobierno en Línea Se tiene el Plan denominado Gobierno en Línea. Se cuenta con página Web, Internet, correo institucional, chat, Facebook, twitter, link de quejas y reclamos, carteleras, medios radiales, televisión, plegables, boletines, edictos, noticias, perifoneo, pendones, eventos, proyectos, videos y formatos de comunicación interna FCP02-01, externa (FCP02-03) e informativa (FCP02-02)

4 aprobados y se están aplicando en cumplimiento a los elementos del MECI. Estado general del Sistema de Control Interno La alcaldía municipal de los Patios a través de la Implementación, aplicabilidad y mantenimiento de estos sistemas, garantiza la eficacia, eficiencia, economía en todas las operaciones, facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; garantiza la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; define y aplica medidas para prevenir los riesgos; así mismo garantiza que el Sistema de Control Interno tenga sus propios mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento. Se continuó con la realización de reuniones periódicas con el equipo MECI y representante de la Dirección del MECI con el apoyo de la oficina de Control Interno para hacer seguimiento al MECI y evaluar la efectividad del Sistema, lo que ha contribuido a facilitar la toma de decisiones. Todos los elementos que conforman el ejercicio del control interno en las entidades del estado; se vienen implementando al interior de la administración municipal y lo que persiguen la Oficina de Control Interno y el Municipio en general, es que cada día, estos elementos se consoliden y apliquen de manera adecuada para que la entidad cuente con un sistema de control interno que se ajuste a las disposiciones legales y constitucionales que regulan la materia. Recomendaciones Cumplir con los planes de mejoramiento producto de las auditorías internas realizadas por la oficina de Control Interno. Implementar mecanismos de atención al ciudadano, que le permita acceder de manera ágil y oportuna a la información requerida. Continuar con el apoyo al fortalecimiento del talento humano como parte fundamental para el desarrollo de estrategias administrativas. Promover mecanismos para el dialogo en todos los niveles de la Entidad. Promover los programas de estímulos para lograr eficiencia y productividad de todos los servidores. Dar aplicación al manual de contratación existente, para minimizar los riesgos en Contratación. Iniciar el proceso de actualización de las tablas de retención documental, en cumplimiento al plan de mejoramiento suscrito con el Archivo General de la Nación. Continuar con el envió de informes a los Entes de Control oportunamente

5 La información fluya en la Entidad de manera oportuna y fidedigna y eficaz. CARLOS ALBERTO OSORIO TRUJILLO Jefe Oficina de Control Interno ORIGINAL FIRMADO

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