Inteligencia empresarial en todo tipo de empresas: el momento propicio es AHORA

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1 Inteligencia empresarial en todo tipo de empresas: el momento propicio es AHORA Análisis del enorme potencial de las soluciones de inteligencia empresarial y de gestión del rendimiento empresarial Al Perlman Cuando, hace unos 18 meses, Rob Gordon ingresó a Taleo como Director financiero, sabía que los anticuados sistemas de la empresa para la elaboración de presupuestos y la realización de previsiones de ventas constituían un problema que debía resolverse de inmediato. Taleo, una empresa pionera en la creación de soluciones de gestión del talento y en la provisión de software como servicio, generaba ingresos cercanos a 120 millones de dólares y contaba con más de 600 empleados. No obstante, en el departamento de finanzas, no exhibía el mismo grado de innovación o dinamismo. Pasaron por la empresa dos o tres analistas financieros y también un director, pero estábamos varados en el planeta Excel, recuerda Gordon. Hasta cierto punto, era manejable porque todos trabajaban relativamente cerca. Pero la realidad es que no era práctico. Todos los meses, Gordon tenía que entregarles a los gerentes detalladas previsiones de ventas continuas correspondientes al resto del año. Cómo se las arreglaba? Hacía lo mejor que podía y cruzaba los dedos, bromea. Sin embargo, en su momento, la situación no tenía nada de gracia. Gordon se dio cuenta de que era necesario que Taleo adoptara un sistema de generación de informes financieros que progresara al mismo ritmo que el resto de la empresa: un sistema que aprovechara los avances tecnológicos que ya se encontraban a disposición de todo tipo de empresas. Los objetivos de Gordon eran muy claros: la información que se les presentaba a los directivos y empleados de Taleo no sólo tenía que ser precisa, estar actualizada y poder compartirse con facilidad, sino que también debía ser coherente (es decir, no presentar contradicciones) y, por último, debía permitir la generación de informes en distintas monedas. Más allá de eso, siendo una empresa prominente y en constante expansión cuyas acciones se cotizan en bolsa, la solución escogida debía satisfacer las necesidades de Taleo a largo plazo en materia de flexibilidad y escalabilidad. Al mismo tiempo, tenía que proporcionar una ruta de actualización sencilla para un grupo de planificadores de finanzas y gerentes comerciales que se sentían cómodos con Excel. Finalmente, Gordon eligió la solución Hyperion Essbase, el servidor de procesamiento analítico en línea (OLAP) que forma parte del conjunto de soluciones de Oracle en materia de inteligencia empresarial (BI) y gestión del rendimiento empresarial (EPM), un conjunto con un gran poder de escalabilidad e integración. Al cabo de sólo tres meses de haber optado por Oracle Hyperion Essbase, ya estaba en marcha la fase inicial de implementación. Además, los beneficios fueron inmediatos: el sistema entró en funcionamiento el 9 de diciembre de 2007, y para enero de 2008, tanto Gordon como su equipo lo habían utilizado para presentar el primer borrador de un presupuesto anual. Para nosotros, preparar un presupuesto en Excel en el transcurso de un mes era, sencillamente, inimaginable, explica Gordon. Pudimos descentralizar el proceso de planificación y cargar toda la información en una sola base Hacía lo mejor que podía y cruzaba los dedos. de datos. Descubrimos que nuestra capacidad de generación de informes ahora es claramente superior. Cada vez es mayor la cantidad de información específica sobre distintos aspectos de la empresa que los gerentes solicitan, y desde luego obtienen. De hecho, esa cantidad es mucho mayor que la que jamás creyeron posible. Por ejemplo, el capital: si un ejecutivo quiere saber la cantidad de dinero que hay en el fondo de capital, lo buscamos en el sistema y podemos saber exactamente cuánto capital se encuentra disponible y cuánto de esa cantidad constituye costos de depreciación. Satisfacción de las necesidades de las medianas empresas La empresa a la que Gordon ingresó hace 18 meses era, y todavía es, un ejemplo de lo que sucede en muchas pymes. En el caso de un gran número de estas empresas, la noción de planificación financiera consiste en cualquier tipo de información que puedan generar en hojas de cálculo de Excel y, al igual que Gordon hace 18 meses, en muchas de ellas, todavía hacen lo mejor que pueden y cruzan los dedos. Sin embargo y por suerte, ya no tiene que ser así. 1

2 Los conceptos que Taleo adoptó hace un año y medio, conceptos que se desarrollaron en torno a la inteligencia empresarial y la gestión del rendimiento empresarial, ya se encuentran al alcance de casi todas las empresas. Estas soluciones resultan particularmente atractivas y tentadoras para el denominado mercado intermedio: empresas que generan entre 25 millones y mil millones de dólares en ventas o empresas de menor envergadura que pertenecen a mercados emergentes, como el de energía, tecnología o atención de la salud. Lisa Davis, CEO y creadora de Analytics Partners, una empresa con sede en Jacksonville, Florida, que provee soluciones de BI y EPM concebidas a partir de la línea de productos de Oracle, señala: Notamos una mayor demanda de capacidades de inteligencia empresarial por parte de empresas que pertenecen a mercados emergentes o al mercado intermedio. Estas empresas se están dando cuenta de que resulta fundamental conocer a los clientes, saber cuánto gastan, y estar al tanto de qué clientes generan ganancias y cuáles no. A raíz de los desafíos económicos que enfrentan en la actualidad, las empresas se están volviendo más proactivas. Se dicen: Necesito saber qué está sucediendo AHORA, por qué y cómo pasó tal cosa, por qué no lo sabíamos, continúa Davis. Nosotros les preguntamos: Si no reciben la información correcta en el momento oportuno, cómo pueden darse el lujo de no implementar esta solución?. Las empresas tienen que poder consultar la información a lo largo del tiempo y aprender de ella. De lo contrario, dadas las características actuales de la economía, mañana mismo podrían estar en la ruina. Una de las premisas fundamentales del mercado en expansión de soluciones de BI y EPM es que todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben contar con un conocimiento cabal tanto de sus operaciones como de sus clientes a fin de poder elaborar planificaciones, previsiones de ventas, modelos y modificaciones en función de datos precisos, accesibles, actualizados y flexibles. A la cabeza de este mercado e impulsándolo con el dinamismo que le es característico, se encuentra Oracle, una empresa que siempre ha sido pionera en el desarrollo de soluciones de software progresivas e industriales, especialmente dirigidas a empresas multinacionales de gran envergadura. Gracias a ciertas adquisiciones y a una infraestructura propia para el desarrollo de software, Oracle hoy dirige su atención al mercado intermedio y lo hace a través de un enfoque coordinado, innovador y de excelencia que, por sobre todo, está muy al tanto de las necesidades y los niveles de precios que exigen las empresas emergentes y del mercado intermedio que precisan soluciones de BI y EPM de vanguardia. En el mundo de los negocios, existen dificultades comunes a todo tipo de empresas, afirma Colin Dover, Director de inteligencia empresarial y gestión del rendimiento empresarial de Oracle. Todas las empresas necesitan generar informes, y todas desarrollan silos de información pequeños contenedores de datos cuyo valor aumenta cuando se combinan de modo que permitan obtener una visión completa y global de los clientes y de las propias operaciones. El enfoque de Oracle con respecto al mercado refleja su visión: la inteligencia empresarial representa un gran continuo. Tal como hizo Taleo en su departamento de finanzas, las empresas pueden comenzar con un sistema centrado en una sola área, que les brinde soluciones para requisitos muy específicos, tales como la elaboración de planificaciones, presupuestos y previsiones de ventas. Luego, a medida que aumentan las necesidades y capacidades de la empresa, se puede adoptar una solución de EPM que abarque toda la organización y proporcione una visión mucho más amplia de la empresa misma y sus clientes. Asimismo, dicha solución puede contar con un sistema que conecte el departamento de ventas, el de finanzas, el de recursos humanos y el de producción para que, como sugiere Dover, la empresa posea una visión completa y global, y tome decisiones conforme a información precisa, actualizada y sobre la cual se puedan ejecutar medidas. Dover considera que el denominador común es un sistema que permita a la empresa actuar sobre la base de información que prevea lo que sucederá en el futuro. Cualquiera que desempeñe tareas relativas a la planificación, las previsiones de ventas y la elaboración de presupuestos debe estar compenetrado con la inteligencia empresarial, asegura Dover. Y Oracle sabe mucho al respecto: la inteligencia empresarial permite estar al tanto de lo que ha ocurrido y ocurre dentro de la empresa. En cierto sentido, la inteligencia empresarial cumple una función semejante a la de un espejo retrovisor. De la mano de soluciones de gestión del rendimiento empresarial, se obtiene un panorama sobre el pasado, el presente y el futuro gracias al cual se logra conocer a los clientes en profundidad y, en consecuencia, es posible comprender por qué ciertos clientes son más valiosos, cuáles son los que generan más ganancias y cuáles son los que más cuesta mantener. Además, la inteligencia empresarial posibilita que los gerentes perfeccionen fácilmente las estrategias de la empresa, porque les permite identificar a los clientes más rentables para luego poder encontrar más clientes que se ajusten a ese tipo de perfil. La gama de soluciones de Oracle para empresas emergentes y medianas empresas refleja la visión de que: (1) todas las empresas, independientemente de su tamaño, pueden adoptar soluciones de BI y EPM, y (2) la implementación de soluciones de BI y EPM es un proceso, es decir que algunas empresas comenzarán por adoptar los sistemas sólo en algunos sectores y se concentrarán en áreas específicas, lo que les permitirá notar los beneficios en forma inmediata. Taleo ejemplifica el empleo de una solución específica para una función empresarial concreta: utiliza Essbase para la generación de informes financieros y previsiones de ventas. Cuando la empresa se plantee expandir sus capacidades de BI y EPM a otras áreas de la empresa por ejemplo, al departamento de ventas, podrá incorporar la solución Oracle Business Intelligence, que permite recuperar datos del sistema Essbase. Si quisiera comenzar de a poco, puede adquirir la solución Oracle Business Intelligence Standard Edition, que está dirigida a pymes y cuyo precio inicial es de 1000 dólares por usuario, con un mínimo de cinco usuarios. Si, por el contrario, deseara emprender una iniciativa de 2

3 EPM a gran escala, puede optar por Oracle Business Intelligence Enterprise Edition, una solución que cuenta con todas las funcionalidades. Desde el punto de vista del cliente, la ventaja es que se puede empezar con la versión Standard y después migrar a la Enterprise sin necesidad de modificar nada de lo que ya se haya implementado. No caben dudas de que la iniciativa dinámica de Oracle para ingresar en el mercado intermedio fue bien recibida y brindó tranquilidad a las empresas del mercado. Al fin y al cabo, que el proveedor líder de software empresarial amplíe su sector del mercado con tal grado de compromiso es sinónimo de afirmar contundentemente que puede contribuir a impulsar dicho sector. No obstante, más allá de esa afirmación, se encuentra el hecho de que el compromiso de Oracle supone un enfoque exhaustivo e integrado en cuanto a inteligencia empresarial y gestión del rendimiento empresarial, así como también un camino ascendente para que las empresas expandan el uso de soluciones de BI y EPM a medida que crecen y reconocen los beneficios de utilizar dichas soluciones en más departamentos, funciones y operaciones de negocios. Una de las razones principales por las que Gordon recurrió a la solución Oracle Essbase para Taleo fue la posibilidad de trabajar en Excel, lo que significaba que el departamento de finanzas, además de otros sectores de la empresa, podía seguir utilizando Excel. Fue un factor decisivo a la hora de decidirnos por comprar el producto, recuerda Gordon. Nuestros gerentes están acostumbrados a trabajar en Excel. Según Gordon, las otras características que lo llevaron a optar por Essbase fueron la posibilidad de trabajar con varias monedas y la flexibilidad que aportan las capacidades Web a la hora tanto de crear como de diseñar formularios que la empresa pudiera estructurar en función de sus necesidades particulares. Ahora, cuando elabora la previsión de ventas mensual, Gordon ya no tiene que cruzar los dedos. Todos los meses, realizamos la previsión de ventas para el resto del año y, todos los meses, nos fijamos si nos estamos ateniendo al plan o desviándonos de alguna forma. El sistema Oracle Hyperion nos brinda una gran flexibilidad para eso y nos permite modificar las operaciones con rapidez. Por ejemplo, si en la previsión de ventas se observa que no vamos a alcanzar el objetivo, podemos hacer algo para remediarlo. Contamos con la flexibilidad necesaria para actuar en consecuencia y que la situación no nos tome por sorpresa. De hecho, lo único que Gordon lamenta es que el sistema no se haya implementado antes. Cuando empecé a trabajar en Taleo, los ingresos casi alcanzaban los 120 millones de dólares y, a decir verdad, el sistema hubiera sido de mucha utilidad antes de llegar a esa cifra, comenta Gordon. Hubiera querido tenerlo cuando nuestros ingresos rondaban entre 50 y 75 millones de dólares y contábamos con 300 empleados. En esos momentos, la empresa indudablemente llegó al punto en que era necesario cambiar la infraestructura. Orchard Supply: superación de las dificultades propias de la planificación Al igual que en el caso de Taleo, no es poco habitual que el departamento de finanzas sea el punto de partida para la implementación de soluciones de BI y EPM. Quienes están a cargo de la planificación y previsión de ventas, los empleados que realizan los modelos de hojas de cálculo, reconocen la necesidad de integrar todos los datos para que adquieran un valor real, explica Dover. Eso se aplica a Orchard Supply Hardware, una cadena de tiendas de materiales de construcción, decoración y mantenimiento del hogar con sede en San José, California, y 85 sucursales en ese estado. Hace dos años, la empresa comenzó a implementar un sistema Oracle Hyperion para superar las dificultades que nos generaba el proceso de planificación, cuenta James DeBenedetti, Analista financiero senior que se ocupa de todos los aspectos de las aplicaciones de sistemas Hyperion en Orchard Supply. Estábamos cansados de hacer la planificación y los presupuestos en Excel, recuerda DeBenedetti. Antes de implementar Essbase, nos llevaba unos nueve meses realizar el presupuesto fiscal de la empresa. Nos urgía encontrar otras opciones para manejar las distintas hojas de cálculo que teníamos y que no estaban consolidadas ni actualizadas. Gracias al sistema Essbase, completamos la primera instancia del presupuesto en unas siete semanas. En la actualidad, el sistema admite entre 75 y 80 empleados de los aproximadamente 250 que se desempeñan en las oficinas centrales de la empresa. Se utiliza para todas las funciones de planificación financiera y generación de informes de la totalidad de los departamentos: marketing, finanzas, recursos humanos, contabilidad, IT, planificación de sucursales y administración de inmuebles. Lo usa cualquier persona que tenga que hacer un presupuesto para un centro de costos, explica DeBenedetti. Antes esos empleados entregaban una cifra en una hoja de cálculo, pero ahora ingresan los planes y previsiones de ventas directamente en la base de datos. Según destaca DeBenedetti: De esta manera, la planificación financiera siempre está en la base de datos, siempre se puede acceder a ella y siempre está actualizada. Los planificadores y ejecutivos de la empresa pueden acceder a informes en línea y obtener las estimaciones más recientes en vez de tener que solicitar informes al departamento de finanzas, lo que solía demorar una hora, un día o incluso más. Orchard Supply también hace uso de la herramienta Oracle Hyperion Web Analysis para crear un cuadro de mando ejecutivo que proporciona, entre otras cosas, tendencias de ventas actualizadas, pronósticos meteorológicos (fundamentales para administrar el inventario en el sector de materiales de construcción, decoración y mantenimiento del hogar), así como también otro tipo de información relacionada con márgenes e inventario. Asimismo, incluye un resumen del estado de resultados y el balance general, y se actualiza tres veces por día. Al cerrar un trimestre, en pocas horas podemos generar informes financieros con la información más reciente, señala con orgullo DeBenedetti. 3

4 Y agrega: Los análisis de ventas se actualizan durante la noche, principalmente porque la empresa considera que tratar de lidiar con esa información en tiempo real podría ser un motivo de distracción tanto para las tiendas como para los ejecutivos. Como la cantidad de datos es enorme, ni siquiera cargamos en tiempo real la información de cada tienda, pero los gerentes pueden consultar las ventas del día anterior y compararlas con las ventas totales del año o el mes en curso ni bien inician sesión por la mañana. Por otro lado, Orchard Supply decidió no otorgarles acceso al sistema a las sucursales. Todavía no queremos enviarles los datos financieros a todos, explica DeBenedetti. Sin embargo, para el equipo de finanzas, las soluciones de BI y EPM de Oracle resolvieron problemas cruciales y crearon oportunidades extraordinarias. Como manifiesta DeBenedetti: Antes la falta de uniformidad de los datos era un verdadero problema. Incluso había hojas de cálculo que no reflejaban las estimaciones más recientes. El sistema Oracle Hyperion disminuyó los problemas en materia de previsión de ventas y planificación, así que ya no tenemos que preocuparnos por que alguien tenga cifras erróneas. Essbase se ha transformado en una herramienta esencial para el equipo de finanzas: sencillamente, no podemos desempeñarnos sin su ayuda. Dado el notable éxito del sistema, Orchard Supply está considerando formas de implementarlo en otros sectores de la empresa. De acuerdo con DeBenedetti, Orchard Supply ya comenzó a analizar detenidamente una aplicación para la planificación de inventario e ingresos que estaría concebida en la misma infraestructura. Nos permitirá realizar tanto análisis de ventas y planificación de inventario por categorías como análisis del margen de ganancias. Pretendemos empezar en unas semanas. Gallup: análisis del enorme potencial de las soluciones de BI y EPM The Gallup Organization es un posible modelo a seguir para aquellas empresas del mercado intermedio, como Taleo y Orchard Supply, que buscan sacar mayor provecho de las soluciones de BI y EPM a fin de ser más eficaces y competitivas. Gallup adoptó un enfoque sumamente progresista respecto de las soluciones de BI y EPM, pues no sólo las utiliza para mejorar sus propias operaciones, sino también como parte del conjunto de soluciones que ofrece a sus clientes. La inteligencia empresarial promete una ayuda para tomar mejores decisiones, afirma Jim Collison, Director de tecnología de The Gallup Organization. Si podemos otorgar a nuestros clientes una herramienta que los ayude a tomar mejores decisiones en menos tiempo, estamos agregando valor a las soluciones que ofrecemos. Antes les dábamos a nuestros clientes un informe estático que, si bien era valioso, no permitía profundizar para obtener información más detallada. Ahora, gracias a las nuevas herramientas que ofrecemos, los clientes tienen más autonomía: pueden obtener información adicional sin nuestra ayuda ni tiempos de espera. Además, al contar con mejores gráficos, nuestras explicaciones son más claras y completas, los datos pueden leerse con mayor facilidad y a los clientes les resulta más sencillo utilizar la información para tomar decisiones. Hace por lo menos ocho años que Gallup usa herramientas de BI y, hasta hace dos años, tenía un sistema con derechos reservados. Investigamos un poco y descubrimos que el mercado de soluciones de BI había madurado y se había consolidado. Entonces, nos dimos cuenta de que era hora de adoptar una plataforma que nos librara de los problemas que traía aparejado nuestro sistema, comenta Collison. Según Collison, Gallup desde un principio abordó el proyecto con intenciones de utilizar las herramientas de BI y EPM tanto para operaciones internas como Todos los meses, nos fijamos si nos estamos ateniendo al plan y desviándonos de alguna forma. El sistema Oracle Hyperion nos brinda una gran flexibilidad para eso y nos permite modificar las operaciones con rapidez. implementaciones de los clientes. La empresa eligió Oracle como proveedor e implementó Oracle E-Business Suite y Oracle Business Intelligence Enterprise Edition, incluyendo varias herramientas específicas, como Oracle Marketing, Oracle Sales, Oracle Learning Management, Oracle Financials y otros productos para aplicaciones específicas. Gallup utiliza el sistema para generar sus propios informes financieros desde febrero de 2008 y, a fines de septiembre de 2008, lo extendió a un cliente externo por primera vez. Dentro de la organización, antes de la implementación de Oracle, Gallup contaba con un sistema de finanzas separado del sistema de ventas y marketing. Ahora que ambos sistemas están integrados, la empresa funciona con más eficacia y menos contratiempos. Nuestra visibilidad de todas las oportunidades de ventas posibles mejoró notablemente, manifiesta Collison. No sólo se simplificó el proceso de integrar las finanzas con las ventas, sino que las cifras son más exactas y se obtienen con mayor facilidad y rapidez. Ya no hay contradicciones en la información que manejamos. En cuanto a las finanzas, si bien no se trata de una empresa cuyas acciones se cotizan en bolsa, los ingresos se declaran dos veces por día dentro de la organización, y todos los empleados pueden acceder a esa información. Collison señala que dicha información se encuentra disponible en todo el mundo y puede visualizarse en varias 4

5 monedas. Asimismo, gracias al sistema Oracle CRM, la empresa puede visualizar negocios en todas las etapas de desarrollo y generar cuadros de mando e informes financieros directamente vinculados con los sectores de ventas y marketing. En lo referente a soluciones de BI y EPM para clientes, Collison señala la generación dinámica de informes sobre resultados de investigación y el hecho de que los clientes pueden generar sus propios informes, así como también una mejor disponibilidad y presentación de los datos. Los beneficios visuales se venden por sí mismos, exclama Collison. En nuestra opinión, se trata de la próxima generación en materia de elaboración de informes. A continuación, Collison ejemplifica la manera en que las herramientas de BI pueden ser útiles para un cliente. Supongamos que me desempeño como gerente de las sucursales de cinco estados de una tienda minorista. Analizo a mis empleados en términos de quién se compromete más y quién menos. Luego consulto qué productos se venden más en unas regiones que en otras y qué tiendas o gerentes de tienda tienen un mejor desempeño. Quizá necesite investigar los aciertos de algunos gerentes y aplicar esa metodología en otras tiendas: encontrar un enfoque que aproveche lo mejor de lo mejor. Antes podríamos haber suministrado esa información en una serie de informes impresos manualmente. Ahora les ofrecemos a nuestros clientes la posibilidad de tomar mejores decisiones en menos tiempo. Collison afirma haber estado completamente seguro de que Gallup se encontraba a la vanguardia de la revolución de soluciones de BI y EPM cuando asistió a la conferencia Oracle OpenWorld, que tuvo lugar recientemente en San Francisco. La gente se enteraba de que habíamos implementado Oracle Business Intelligence Enterprise Edition y que habíamos extendido la implementación a nuestros clientes, recuerda Collison. Se acercaban y me preguntaban: De verdad están haciendo eso?. BI y EPM: la construcción de un futuro prometedor De más está decir que la respuesta es afirmativa. Gallup está implementando soluciones de BI y EPM, al igual que Taleo, Orchard Supply Hardware y miles de otras pequeñas, medianas y grandes empresas de todos los sectores en todo el mundo. Ciertamente, sólo es el comienzo: los avances tecnológicos y empresariales que prometieron las soluciones de BI y EPM apenas se están comenzando a desarrollar, explorar y mejorar. Para Oracle, estar a la vanguardia de una revolución tecnológica no es ninguna novedad. Como expresa Colin Dover, de Oracle: Ninguna empresa es demasiado pequeña para comenzar a pensar en la inteligencia empresarial. Información sobre el autor: Al Perlman es cofundador y socio de New Reality Media. Galardonado periodista y editor ejecutivo, Perlman lanzó con éxito más de una docena de publicaciones multimediales de última generación, entre las que se cuentan Interactive Week, CRN, VARBusiness, Baseline, CIO Insight, CommunicationsWeek e Information Week. CONSEJOS DE LOS EXPERTOS Está pensando en soluciones de BI y EPM? LA PLANIFICACIÓN ES IMPORTANTE. Su organización está considerando implementar soluciones de BI o EPM? A continuación, se ofrecen algunos consejos prácticos de gerentes que atravesaron el proceso. 1. Conozca sus necesidades. Al diseñar el sistema, es preciso saber claramente para qué se necesita, afirma Rob Gordon, Director financiero de Taleo. No es difícil de entender: se reciben los datos seccionados con mayor eficacia y rapidez, pero cuando se está listo para la implementación, la persona que se encuentra a cargo del proceso debe comprender la forma en que los estados financieros se actualizan y cómo se los quiere utilizar. 2. No tema al cambio. Cuando se realiza una implementación de esta índole, resulta muy beneficioso desmenuzar el proceso, manifiesta James DeBenedetti, Analista financiero senior de Orchard Supply Hardware. Deténgase por un momento y vuelva a pensar en cómo genera un informe mensual o realiza una planificación y en cómo unifica todo eso. Hágase y hágale a su equipo las siguientes preguntas: Realmente es necesario este informe? Cómo podría modificar este proceso para que sea más eficaz?. Continúa en la página siguiente 5

6 3. Depure los datos. Si está implementando una aplicación financiera, el momento oportuno para depurar su plan de cuentas es antes de comenzar, señala DeBenedetti. También recomiendo tratar de depurar los datos, que es una de las tareas que más tiempo demanda. Supone la extracción de datos viejos y su conversión en datos coherentes. Jim Collison, Director de tecnología de The Gallup Organization, concuerda: Lo que importa son los datos, no las herramientas. Si los datos no están bien, si no están organizados para que se pueda acceder a ellos con facilidad, todo el trabajo es en vano. Invertimos mucho tiempo en que los esquemas para procesar la información que se ingresa en el sistema fueran exactamente como queríamos. 4. Planifique y luego planifique un poco más. Tómese el tiempo que sea necesario para la arquitectura y la planificación, dice Collison. El mejor consejo que puedo dar es el siguiente: planifique, planifique y planifique. Gordon agrega: Cuando se empieza sin un plan que apunte a un objetivo, pueden tomarse decisiones que no hagan honor al potencial de la empresa. En nuestro caso, evitamos dificultades mediante el diseño de una jerarquía que cubriera los requisitos de los informes que debíamos generar para la Comisión de Valores y Bolsa de los Estados Unidos. 5. Incluya a los gerentes. No se puede prescindir del apoyo de los directivos. De no contar con dicho apoyo, la implementación resulta imposible, manifiesta DeBenedetti. Además, es necesario contar con más de uno o dos ejecutivos. También hay que apelar a los empleados de menor jerarquía y asegurarse de que estén comprometidos y entiendan que es algo importante para ellos. En cada una de las áreas funcionales de la empresa, debe haber alguien que entienda y maneje el sistema a la perfección. Collison revela que la clave para implementar exitosamente las soluciones de BI y EPM en Gallup fue incluir a quienes toman las decisiones. Tienen que estar realmente comprometidos, asegura. 6. Consiga ayuda externa. No imagino a nadie haciendo esto sin ayuda de terceros, dice Gordon. Al ser usuarios finales, resulta difícil percatarse de lo que sucede en segundo plano para lograrlo. Nosotros contratamos los servicios de consultoría de TopDown Consulting, que hicieron un gran trabajo. Collison también recomienda conseguir ayuda externa, pero utilizarla con prudencia. Una de las cosas más importantes que aprendimos fue aprovechar los conocimientos de los consultores (en nuestro caso, la empresa Optimum Solutions), en forma estratégica, advierte Collison. Si se tienen demasiados consultores, habrá un problema con la transferencia de conocimientos. Nos resultó más ventajoso acudir a los consultores con preguntas puntuales. Les pedíamos que nos dijeran qué hacer y lo hacíamos nosotros. 7. Consiga ayuda interna. La situación que hay que evitar es que el equipo de implementación haga todo, termine el proyecto y después se vaya, señala DeBenedetti. Si ningún miembro del personal puede mantener y seguir desarrollando la aplicación y el contenido, la solución pronto va a perder popularidad dentro de la empresa, porque los datos se volverán obsoletos y la aplicación va a fallar. Procure que la organización se comprometa de modo que se dediquen los recursos necesarios para mantener el sistema una vez implementado. 8. Elija al socio tecnológico adecuado. No hace falta contar con una legión de personas para implementar estas soluciones, explica Collison. A nosotros, nos bastó con un grupo reducido. Lo importante es planificar bien las cosas y procurar asociarse con la gente adecuada. Oracle fue nuestro socio desde el principio: acudimos a ellos y les dijimos que queríamos expandirlo al público. Nos dieron los mejores productos. Además, Oracle cuenta con personal de excelencia que sabe muy bien lo que hace. - Al Perlman Copyright 2009, Oracle o sus subsidiarias. Todos los derechos reservados. Este documento se proporciona exclusivamente con fines informativos y sus contenidos están sujetos a cambio sin previo aviso. No se garantiza que el presente documento esté libre de errores, ni tampoco está sujeto a otras garantías y condiciones, ya sea expresadas oralmente o implícitas en la legislación, incluidas garantías y condiciones implícitas de comerciabilidad o adecuación para un propósito en particular. Oracle se exime específicamente de cualquier responsabilidad respecto del presente documento y tampoco se establece relación contractual directa o indirecta alguna mediante el mismo. El presente documento no podrá reproducirse, ni transmitirse de forma ni por medio alguno, sea éste electrónico o mecánico, para finalidad alguna, sin el expreso consentimiento escrito de Oracle Corporation. Oracle es una marca comercial registrada de Oracle Corporation y/o sus subsidiarias. Todos los demás nombres pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios